高校項目管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用研究

摘? 要：項目管理系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)提升了高校的數(shù)字化建設(shè)，文章從項目管理系統(tǒng)總體業(yè)務(wù)架構(gòu)出發(fā)，對項目管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行了明確的需求分析，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了軟件的架構(gòu)設(shè)計，闡述了每個模塊的功能設(shè)計。項目管理系統(tǒng)以J2EE為平臺，采用B/S交互模式，跨平臺的模塊組合方法的技術(shù)為支撐，對其數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)進(jìn)行了分析設(shè)計，構(gòu)建了一個完整、嚴(yán)密的信息系統(tǒng)，以此對項目管理系統(tǒng)進(jìn)行了統(tǒng)籌管理，對系統(tǒng)的安全體系進(jìn)行了設(shè)計，對系統(tǒng)的應(yīng)用加以說明，完成了項目管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；項目管理系統(tǒng)；模塊

中圖分類號：TP393? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? 文章編號：2096-4706（2023）19-0102-05

Research on Design and Application of University Project Management System

CHANG Li

（Hebi Polytechnic， Hebi? 458030， China）

Abstract： The construction and maintenance of the project management system has improved the digital construction of colleges and universities. This paper starts from the overall business architecture of the project management system， and analyzes the needs of each link of the project management clearly. On this basis， the software architecture design is carried out， and the function design of each module is described. The project management system takes J2EE as the platform， adopts the B/S interactive mode and the technology of cross-platform module combination method as the support， carries on the analysis and design of its data flow， builds a complete and rigorous information system. It carries on the overall management of the project management system， designs the security system of the system， explains the application of the system， and completes the design and application of project management system.

Keywords： digitalization; project management system; module

0? 引? 言

在教育信息化2.0發(fā)展中，針對信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的發(fā)展，國家結(jié)合高等學(xué)校信息化發(fā)展實際，提高教育教學(xué)質(zhì)量和科研服務(wù)水平，以及提升科學(xué)決策和教育治理能力，制定了《高等學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范（試行）》，結(jié)合鶴壁職業(yè)技術(shù)學(xué)院“建設(shè)雙高?！钡哪繕?biāo)，提升學(xué)院管理能力、管理效率，建立一個高效的數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)學(xué)校項目庫中項目的數(shù)字化管理，減少材料的重復(fù)提交，提升工作效率，從而設(shè)計出高效服務(wù)性軟件—項目管理系統(tǒng)。

1? 項目管理系統(tǒng)的內(nèi)容和意義

項目管理系統(tǒng)主要是解決高校各類采購類或非采購類項目進(jìn)行數(shù)字化全流管理，主要包含項目管理、采購管理、招投標(biāo)管理、合同管理、驗收支付管理、供應(yīng)商管理等模塊，對項目進(jìn)行實時管理和監(jiān)督，實現(xiàn)全流程的監(jiān)管。

項目管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)大量煩瑣的項目文檔收集、整理、審核等工作的在線操作，實現(xiàn)項目管理系統(tǒng)的統(tǒng)一管理和存儲，將與項目相關(guān)的信息錄入或上傳到項目管理系統(tǒng)里，后續(xù)表單需要重復(fù)上傳的文件可以直接關(guān)聯(lián)過來，無須重復(fù)錄入或上傳[1]。每個階段的審批和資料全部在線流轉(zhuǎn)上傳以供相關(guān)人員進(jìn)行下載、查看、審核，減輕了管理人員工作強(qiáng)度，降低了管理成本，從而提高整個項目過程管理的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)流程化和自動化。

項目管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對項目的一個全程跟蹤，通過該系統(tǒng)，能夠周詳、及時、精準(zhǔn)提供項目的相關(guān)信息。同時能夠?qū)崟r用各類圖表展示項目進(jìn)展情況、實施進(jìn)度。能夠按項目、分類、流程、模塊、角色等多種方法進(jìn)行統(tǒng)計查詢、報表分析。項目相關(guān)方可通過系統(tǒng)隨時查詢自己相關(guān)項目的實時狀態(tài)，提高了信息的透明度。該系統(tǒng)服務(wù)于項目管理部門，提高了項目管理工作的質(zhì)量和效率，使得項目過程管理更加規(guī)范化、流程化。

2? 項目管理系統(tǒng)的設(shè)計與技術(shù)支撐

2.1? 項目管理系統(tǒng)的設(shè)計

數(shù)字化全流程-項目管理系統(tǒng)主要目的在于實現(xiàn)高校信息化項目的數(shù)字管理的自動化，加強(qiáng)各部門的資源共享，提高信息化項目的管理水平和管理效率。通過對用戶前期的需求調(diào)研進(jìn)行分析，將數(shù)字化建設(shè)全流程-項目管理系統(tǒng)的功能模塊劃分為項目管理、采購管理、招標(biāo)管理、代理商管理、供應(yīng)商管理，合同管理、協(xié)同工作、系統(tǒng)管理[2]。其功能結(jié)構(gòu)如圖1所示。

項目管理系統(tǒng)的功能模塊是從項目申請到項目驗收的一個全數(shù)字化的流程，它主要包含以下幾個重要方面。

2.1.1? 項目管理

主要實現(xiàn)以下功能：新建、申報、審核、審批項目庫項目，可以靈活地設(shè)置項目分類，自定義項目審批流程等同時生成項目檔案，能夠?qū)崟r查看項目實施進(jìn)度，能夠提交項目管理任務(wù)的過程性文檔。具體有：

1）項目申報。由發(fā)起人對項目的名稱、類型、是否是項目庫項目等信息進(jìn)行填寫，上傳項目申報書，對項目進(jìn)行申報。

2）項目立項。對項目的基本信息（項目名稱、項目類型、主管部門等），詳細(xì)信息（起止日期、項目概要等）、項目文檔進(jìn)行新建、申報、審核、審批等，可以自動計算項目工期，項目立項流程結(jié)束后自動創(chuàng)建項目檔案[3]。

3）項目擬實施。項目庫項目立項后，需要提交院長辦公會進(jìn)行評審，評審附件、評審結(jié)果及資金分配方案上傳附近，進(jìn)行項目的實施。

4）項目進(jìn)度的查看。項目在執(zhí)行的過程中可以查看實施進(jìn)度，自動更新項目進(jìn)度。

2.1.2? 采購管理

按照學(xué)校要求定義采購審批流程、權(quán)限分配和角色設(shè)置，完成采購審批?？梢愿鶕?jù)項目的金額、項目類別等不同條件進(jìn)行采購審批，生成采購檔案。具體有：

1）采購申請。用戶根據(jù)使用需求向采購部門提出物資采購申請，流程審批通過后，采購申請信息自動存入采購檔案。

2）采購備案。采購的基本信息，如數(shù)量、金額、規(guī)格型號等相關(guān)資料留存。

2.1.3? 招標(biāo)管理

根據(jù)業(yè)務(wù)部門提出的采購需求，選定招標(biāo)方式，制定并審核招標(biāo)文件。能夠建立招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)庫并對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)服務(wù)情況進(jìn)行評價，按照要求可以將招標(biāo)信息、中標(biāo)結(jié)果等信息同步至官網(wǎng)。具體有：

1）招標(biāo)信息。包含基礎(chǔ)信息，比如招標(biāo)名稱、招標(biāo)方式、金額，數(shù)量等；詳細(xì)信息，如招標(biāo)內(nèi)容、資質(zhì)要求、招標(biāo)文件等；公告信息，如公告方式、發(fā)布媒體、發(fā)布網(wǎng)址等；評標(biāo)信息，如評標(biāo)小組，評標(biāo)方案等。

2）中標(biāo)結(jié)果。根據(jù)規(guī)定時間開標(biāo)，評標(biāo)小組按照評標(biāo)方案進(jìn)行商務(wù)談判，經(jīng)評標(biāo)小組確認(rèn)中標(biāo)單位，由經(jīng)辦人發(fā)放中標(biāo)通知書。同時將中標(biāo)結(jié)果同步到官方網(wǎng)站。

3）招標(biāo)變更。項目在招標(biāo)過程中需要對項目的信息進(jìn)行調(diào)整時，根據(jù)表單要求填寫變更原因和需要變更的項目信息，經(jīng)相關(guān)部門審批后，系統(tǒng)自動更新項目信息。

2.1.4? 代理商管理

能夠建立并維護(hù)代理商檔案，通過系統(tǒng)記錄的招標(biāo)過程來分析代理商的情況，并對代理商的服務(wù)進(jìn)行評價。

2.1.5? 供應(yīng)商管理

受邀請或自助注冊的供應(yīng)商，使用授權(quán)的賬戶登錄系統(tǒng)，在供應(yīng)商注冊表單中錄入所屬公司的基本信息、詳細(xì)信息、證書附件、財務(wù)信息等，通過審核進(jìn)入供應(yīng)商檔案。當(dāng)供應(yīng)商的信息，如名稱、證照、法人信息等發(fā)生變更時，供應(yīng)商可以發(fā)起信息變更流程。

2.1.6? 合同管理

根據(jù)用戶要求，可按照項目類別選用不同的合同模板，并能夠進(jìn)行統(tǒng)計查詢、報表分析等。合同金額、付款方式等信息能夠從前置流程中提取?？勺远x合同審簽流程，形成合同檔案庫，以便對合同進(jìn)行統(tǒng)一管理。如需變更合同模板內(nèi)容，可自定義設(shè)置合同變更審批流程，同步更新項目檔案庫中的信息。具體有：

1）合同簽訂。合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)起草合同，合同應(yīng)做到內(nèi)容合法、條款齊全、文字清楚、標(biāo)書規(guī)范、權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任分明，期限和數(shù)字準(zhǔn)確。經(jīng)相關(guān)部門及管理者審批后，上傳正式合同文檔，雙方簽字蓋章，存檔備案，即為合同完成。

2）項目驗收。項目完成后需要進(jìn)行驗收時，經(jīng)辦人選擇需要驗收的項目，按照表單要求填寫驗收信息，如：驗收負(fù)責(zé)人、項目總結(jié)、驗收結(jié)果、驗收日期等，并上傳驗收文檔，經(jīng)相關(guān)部門及管理者審批后，系統(tǒng)會自動更新項目狀態(tài)[4]。

3）收付款。按照合同履約及付款進(jìn)度進(jìn)行付款，對付款情況、付款信息、發(fā)票信息等進(jìn)行檔案化管理，并能夠進(jìn)行統(tǒng)計查詢、報表分析等。

2.1.7? 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)具有業(yè)務(wù)流程執(zhí)行管理功能，包括：流程建模、流程監(jiān)控、流程仿真等可視化管理，同時又可靈活進(jìn)行表單設(shè)計，支持多種審批流形式、按不同的匯報體系取審批人、按業(yè)務(wù)字段分流程分支。具體有：

1）表單管理。支持按需提供表單的業(yè)務(wù)處理流程，表單數(shù)據(jù)項的內(nèi)容，數(shù)據(jù)的計算、關(guān)聯(lián)，大小寫轉(zhuǎn)換，在表單填寫時可以進(jìn)行復(fù)制、刪除，可以設(shè)置表單的布局、樣式與權(quán)限控制，對表單數(shù)據(jù)可以進(jìn)行查詢及分析，表單流程處理意見落款可以手寫簽名。

2）權(quán)限管理。維護(hù)單位組織信息的管理，如：部門、崗位、職務(wù)級別、人員、角色、工作范圍控制的設(shè)置和管理?？梢园凑斩嗑S度組織體系分級分權(quán)管理、分角色的權(quán)限管理、表單列表的權(quán)限控制、表單字段的權(quán)限控制。

3）日志管理。項目管理系統(tǒng)可以提供日志監(jiān)控、日志審計和日志統(tǒng)計，系統(tǒng)中發(fā)生的所有對數(shù)據(jù)產(chǎn)生變更的操作和系統(tǒng)本身的運行檢測情況都要被記錄在平臺日志中[5]，所記錄的事件包括組織信息變動、授權(quán)、系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置、失敗的登錄嘗試、用戶忘記密碼時對用戶賬號的重置以及用戶的應(yīng)用和操作行為。記錄的事件信息包含操作時間、操作人員、IP地址、操作類型和詳情描述。

4）數(shù)據(jù)安全管理。根據(jù)信息系統(tǒng)安全、信息數(shù)據(jù)安全等多方面的要求，支持多級多種安全管理。

2.2? 項目管理系統(tǒng)的技術(shù)支撐平臺

2.2.1? 基于J2EE平臺

J2EE作為主流技術(shù)體系已成為一個工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的穩(wěn)定性、高可靠性、可移植性和擴(kuò)展性。J2EE平臺適應(yīng)多層次分布式應(yīng)用模型，包含客戶層、展示層、業(yè)務(wù)層、集成層和信息系統(tǒng)部分?？蛻魧咏M件是運行在客戶端機(jī)器上的Web瀏覽器中。展示層包括了應(yīng)用成語中用于展示的模塊，使用到的J2EE應(yīng)用構(gòu)件包括WEB容器內(nèi)的JSP、Servlet及JSTL，并采用了基于Struts的MVC架構(gòu)。業(yè)務(wù)層包括了用于實現(xiàn)組織業(yè)務(wù)操作的程序，使用到的J2EE應(yīng)用構(gòu)件包括了EJB容器中的無狀態(tài)會話Bean及P0J0。集成層用于實現(xiàn)業(yè)務(wù)層的P0J0與信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)源的CRUD操作。

2.2.2? 采用B/S模式

系統(tǒng)交互形式為B/S模式，采用JSP、XML等編程技術(shù)和面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計，將復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理邏輯、流程控制邏輯和數(shù)據(jù)存取邏輯系統(tǒng)封裝的服務(wù)接口來實現(xiàn)，并運行在應(yīng)用服務(wù)器之上。

2.2.3? 跨平臺設(shè)計

采用跨平臺設(shè)計的開發(fā)方式主要是使用模型驅(qū)動軟件開發(fā)（Model Develoment， MDD）[4]和基于服務(wù)的體系架構(gòu)（Service-Oriented Architecture， SOA）。模型驅(qū)動軟件MDD是對現(xiàn)實世界建立模型、轉(zhuǎn)換模型，直到生成可執(zhí)行代碼的過程?；诜?wù)的架構(gòu)體系SOA體現(xiàn)了使用業(yè)務(wù)建模的開發(fā)模式，在此模式下，用戶是以業(yè)務(wù)模型應(yīng)用資源為主要目標(biāo)對象，進(jìn)行信息系統(tǒng)的設(shè)計、構(gòu)造、發(fā)布、集成、維護(hù)和管理[6]。

2.2.4? 采用流程引擎

采用獨創(chuàng)的二元化工作流WMFC參考模型的設(shè)計，采用J2EE、Flash技術(shù)實現(xiàn)。具體有：

1）采用可視化流程。采用可視化流程配置，能夠直觀描繪用戶的業(yè)務(wù)流程。流程基于角色、群組、人員、部門、提供圖形化顯示方式與設(shè)置工具，可用拖拉方式制定流程。

2）流程控制。流程控制模式實現(xiàn)從流程實例的生成、節(jié)點驅(qū)動、狀態(tài)管理直到流程終止的全過程管理。

2.2.5? 智能表單技術(shù)

采用XML技術(shù)，提供可視化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、操作設(shè)置、流程設(shè)置、空間設(shè)置等、經(jīng)過業(yè)務(wù)梳理和流程設(shè)計之后，可以搭建完整的業(yè)務(wù)流程體系。智能表單通過工作流的原理來建立表單流轉(zhuǎn)機(jī)制，通過流程模板和流程節(jié)點保證業(yè)務(wù)流程[7]。

CAP是一種低代碼業(yè)務(wù)應(yīng)用定制平臺，包含業(yè)務(wù)設(shè)計器、業(yè)務(wù)運行期以及對運行數(shù)據(jù)、狀態(tài)進(jìn)行檢測的監(jiān)控器構(gòu)成。業(yè)務(wù)設(shè)計器構(gòu)架于協(xié)同運營中基礎(chǔ)技術(shù)平臺（CTP、CMP、CIP、CDP）之上，組合表單、報表、業(yè)務(wù)關(guān)系、業(yè)務(wù)空間、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等組件、部件，通過內(nèi)部復(fù)雜而操作簡單的可視化、面向業(yè)務(wù)建模的業(yè)務(wù)架構(gòu)，通過簡單的數(shù)個步驟完成業(yè)務(wù)應(yīng)用定制，經(jīng)過測試運行后，發(fā)布給業(yè)務(wù)運行器支撐業(yè)務(wù)運行，能夠適應(yīng)多種客戶的操作端。業(yè)務(wù)設(shè)計器是CAP應(yīng)用制作的核心，涵蓋一個應(yīng)用制作的完整過程，統(tǒng)一設(shè)計入口，包含一個獨立業(yè)務(wù)應(yīng)用所需要的全部要素：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、表單、流程、業(yè)務(wù)關(guān)系、報表、門戶、菜單、權(quán)限。

報表設(shè)計可以為平臺的各層數(shù)據(jù)展現(xiàn)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，平臺的數(shù)據(jù)查詢和展示模式，提升整個平臺的數(shù)據(jù)分析能力，豐富的報表和圖表模板，可以對系統(tǒng)運行數(shù)據(jù)、表單數(shù)據(jù)、多表單數(shù)據(jù)進(jìn)行取數(shù)分析。報表設(shè)計器的應(yīng)用架構(gòu)圖如圖2所示。

系統(tǒng)可以接入學(xué)校智慧校園門戶訪問業(yè)務(wù)，提供“一站式”服務(wù)。平臺利用Portal技術(shù)為單位、領(lǐng)導(dǎo)、部門、個人、主題門戶分別進(jìn)行空間門戶配置，支持不同風(fēng)格和內(nèi)容定制，按需展示數(shù)據(jù)。系統(tǒng)可支持多門戶管理，可按照人員、組織等定義不同視角的門戶。

2.3? 項目管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)分析

項目管理系統(tǒng)各個功能模塊都是獨立存在的。其界面如圖3所示。

用戶填寫項目的申請書，如項目名稱、項目類別、是否是項目庫的項目等信息，提交給項目類別所對應(yīng)的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，如項目申請沒有通過，則流程結(jié)束，如項目申請通過，則提交采購申請；采購申請會根據(jù)不同的預(yù)算金額確定是否需要進(jìn)行招標(biāo)，如項目類型為貨物或服務(wù)且預(yù)算金額為20萬～30萬，項目類型為工程且預(yù)算金額為400萬以下的直接進(jìn)行招標(biāo)即可，若項目類型為貨物或服務(wù)且預(yù)算金額為50萬以上，則需要到市財政局提交備案材料進(jìn)行備案，方可進(jìn)行招標(biāo)信息的審批，根據(jù)招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行合同審簽；若項目預(yù)算金額小于2萬的無須招標(biāo)可直接進(jìn)行合同的審簽；其數(shù)據(jù)分析流轉(zhuǎn)過程如圖4所示。

3? 項目管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用

在具體的項目實施過程中，作為一種較新的管理思想，項目管理系統(tǒng)在高校的建設(shè)和發(fā)展過程中發(fā)揮了不可替代的重要作用，其主要應(yīng)用有以下幾個方面。

3.1? 基礎(chǔ)設(shè)施維修改造項目

主要指校舍教學(xué)樓修繕改造、校園綠化、水電氣暖配套設(shè)施維修改造等?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)由于資金投入大、施工周期長，因而更加需要重視項目管理的有序及進(jìn)度[8]?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為高校建設(shè)的重要工作內(nèi)容，項目管理的重點是控制其成本，及時了解項目的進(jìn)度。

3.2? 實訓(xùn)基地建設(shè)項目

主要指為滿足必要的實習(xí)實訓(xùn)開展的基地改擴(kuò)建、儀器設(shè)備購置等條件建設(shè)。實訓(xùn)基地是高等院校培養(yǎng)人才的必要場所，建設(shè)教學(xué)實踐基地，訓(xùn)練職業(yè)技能，需要一定的實訓(xùn)教學(xué)條件，在項目管理系統(tǒng)中推行實訓(xùn)基地建設(shè)項目可以確保項目按照計劃時間和要求完成任務(wù)，取得良好效果。

3.3? 信息化建設(shè)項目

主要指校園網(wǎng)絡(luò)改造升級、智慧校園軟硬件搭建、教學(xué)及行政管理的信息化應(yīng)用等，不含教師和學(xué)生的信息化應(yīng)用個人終端設(shè)備。高校信息化是時代競爭的必然結(jié)果，是貫穿教育改革與發(fā)展全局的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，信息化建設(shè)項目管理的推行，既可以確保工作的順利進(jìn)行，也可以促進(jìn)教職工的信息化水平的提升，使管理和服務(wù)更加高效。

3.4? 學(xué)科專業(yè)建設(shè)項目

主要指支持本校示范、特色學(xué)科、專業(yè)建設(shè)開展的教學(xué)改革、課程改革、課題研究、教材研發(fā)等，不含儀器設(shè)備購置、場地建設(shè)改造等。學(xué)科專業(yè)建設(shè)是目前高?？蒲邪l(fā)展的重要手段，通過實施項目管理，良好的前期策劃，有序穩(wěn)妥地實施步驟，可以很好地推動學(xué)科建設(shè)的開展。

4? 結(jié)? 論

高校的數(shù)字化項目管理系統(tǒng)是以數(shù)字化信息和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上建立起來管理應(yīng)用平臺，它涉及需求調(diào)研、方案論證、部署與集成、人員培訓(xùn)、推廣應(yīng)用、運行反饋、修改完善等多個環(huán)節(jié)，使各個部門實現(xiàn)項目管理信息化，幫助高校實現(xiàn)項目管理的“過程透明化”并提升項目管理能力，為宏觀監(jiān)督和調(diào)控多項目信息提供直觀的管理手段。

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作者簡介：常莉（1982—），女，漢族，河南安陽人，講師，本科，研究方向：信息管理與信息系統(tǒng)。

收稿日期：2023-03-17