做好種子工作檔案管理 促進種子產(chǎn)業(yè)有序發(fā)展

張海波 江 波 張雙應(yīng)

（陜西省種子工作總站，西安 710018）

種子工作檔案是種子業(yè)務(wù)和管理工作的詳細(xì)記錄資料，對種子工作決策具有重要參考價值。種子工作檔案管理質(zhì)量和水平的不斷提升，關(guān)系著種子產(chǎn)業(yè)的有序發(fā)展。科學(xué)保存和正確利用種子工作檔案，利于農(nóng)業(yè)和種業(yè)生產(chǎn)、種子品種研究、種子管理等工作的開展[1]，有利于糧食安全和國家安全。

相對于其他領(lǐng)域的工作檔案，種子工作檔案管理有其特殊性，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。一是種子工作檔案管理有周期性。種子作為植株的起點，生長具有周期性，從萌動到發(fā)芽，從生理生長到生殖生長，從開花到成熟，都必須經(jīng)歷足夠的時間，這就需要有配套的檔案進行記錄和管理。二是種子工作檔案管理有科學(xué)性。種子生產(chǎn)過程中，科學(xué)貫穿其中，常規(guī)種、雜交種、三交種都是經(jīng)過科學(xué)組配和選育而來，海量的組合需要進行復(fù)雜的選育才能獲得優(yōu)良的品種。三是氣候和天氣的變化對種子工作檔案管理非常重要。植物對天氣的變化非常敏感，尤其在成熟期。比如2023 年夏季，連陰雨使接近成熟的小麥種子發(fā)生嚴(yán)重的穗發(fā)芽和霉變。做好種子工作檔案管理將為以后發(fā)生同類事件提供重要參考價值。

種子工作檔案管理，需要對種子生產(chǎn)、審定（登記）和質(zhì)量檢驗等業(yè)務(wù)工作過程中形成的文件資料進行歸納整理，并建立檢索，方便以后的使用。種子工作檔案管理為種子工作檔案的使用提供了極大便利，保證了種子工作單位的正常運轉(zhuǎn)，最終促進種子產(chǎn)業(yè)健康有序發(fā)展。做好種子工作檔案管理，能夠科學(xué)合理地保存工作資料，使種子來源可溯可查，種子質(zhì)量有據(jù)可依，也為后續(xù)的類似案件提供科學(xué)決策依據(jù)。

1 種子工作檔案管理的內(nèi)容

陜西省種子工作總站成立檔案室以來，十分重視種子檔案資料的收集、整理和保存工作，建立了較完備的種子檔案管理工作制度?，F(xiàn)保存了品種審定（登記）檔案、種子生產(chǎn)檔案、種子檢驗檔案、科技資料、種質(zhì)資源檔案，編制了案卷目錄、分類目錄以及索引目錄等。目前各類檔案整理規(guī)范，查詢方便，利用率高，具有較好的社會效益和經(jīng)濟效益。其中業(yè)務(wù)檔案以品種審定（登記）檔案、種子生產(chǎn)檔案和種子檢驗檔案為主（圖1）。

圖1 種子工作檔案主要內(nèi)容

1.1品種審定（登記）檔案品種審定（登記）是國家管理和選育新品種的重要手段。為保證推廣種植的主要農(nóng)作物新品種高產(chǎn)穩(wěn)產(chǎn)，《中華人民共和國種子法》規(guī)定的5 種主要農(nóng)作物需要進行品種審定，以提高糧食產(chǎn)量、改善品質(zhì)，最終保證國家糧食安全。對于能夠促進農(nóng)民增收、發(fā)展特色產(chǎn)業(yè)的7 類29 種非主要農(nóng)作物品種，在推廣前需要進行登記，有利于推進三農(nóng)工作、促進農(nóng)業(yè)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。農(nóng)作物品種審定（登記）檔案主要包括以下幾方面。一是育種者提交的申請材料，一般包括品種基本情況、品種選育報告、品種比較試驗報告、轉(zhuǎn)基因檢測報告以及承諾書等資料。二是田間品種試驗資料檔案，包括區(qū)域試驗、生產(chǎn)試驗和品種特異性、一致性和穩(wěn)定性測試資料檔案。三是技術(shù)論證和發(fā)布結(jié)果等程序中形成的品種種植參數(shù)和行政文書等資料檔案[2]。

1.2種子生產(chǎn)檔案種子生產(chǎn)是種業(yè)的核心，是種子質(zhì)量和數(shù)量符合要求的重要保障。種子生產(chǎn)檔案記錄各品種種子生產(chǎn)的全過程，記錄不同品種在大田的表現(xiàn)和品種特性。主要包括種子生產(chǎn)田塊位置、隔離情況、前茬作物、水肥情況、產(chǎn)地氣象、田間管理以及整個過程質(zhì)量監(jiān)督情況等，保證可追溯。種子管理部門需記錄種子數(shù)量、質(zhì)量、銷售去向等信息。

1.3種子檢驗檔案種子檢驗是種子監(jiān)管的技術(shù)支撐，是保障用種安全和糧食安全的最后一道屏障。種子檢驗檔案包括以下幾個方面。一是種子檢驗機構(gòu)檔案，包括檢驗機構(gòu)設(shè)立、評審、變更以及管理體系等檔案資料。二是人員和儀器檔案，包括人員簡歷、教育培訓(xùn)、年度考評、儀器設(shè)備檢定校準(zhǔn)、使用記錄等檔案資料。三是檢驗原始記錄、報告、技術(shù)成果和標(biāo)準(zhǔn)等檔案，包括檢驗原始數(shù)據(jù)、分析結(jié)果、檢驗結(jié)論、檢驗技術(shù)研究報告、成果、種子檢驗規(guī)程和種子質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等檔案資料。種子檢驗檔案能夠真實地反映種子檢驗機構(gòu)的發(fā)展情況，檢驗技術(shù)和檢測工作的開展情況[3]。

2 種子工作檔案管理存在的問題

種子工作檔案是種子管理機構(gòu)日常管理工作中的重要環(huán)節(jié)，銜接著各項其他管理工作。隨著時代的變遷，種子生產(chǎn)、審定（登記）和檢驗技術(shù)的不斷革新，原有的管理規(guī)范已經(jīng)顯現(xiàn)出不足，影響了種子工作檔案管理的正常運轉(zhuǎn)，主要存在以下幾個問題。

2.1人員素質(zhì)參差不齊目前種子管理機構(gòu)的種子工作檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高，主要原因是從業(yè)人員缺乏必要的培訓(xùn)，理論知識與技術(shù)水平不足。一些從事種子工作檔案管理的人員雖然取得了種子或農(nóng)學(xué)類相關(guān)資格職稱證書，但對檔案管理的專業(yè)能力不足。相反，一些取得檔案管理資質(zhì)的人員，卻對種子專業(yè)技術(shù)工作理解不夠，無法滿足新時代對種子工作檔案管理的更高要求。有些單位不重視檔案管理工作，安排既不是種子專業(yè)技術(shù)人員，也沒有經(jīng)過檔案管理培訓(xùn)的人員來進行檔案管理，甚至安排兼職人員從事檔案管理，致使種子檔案管理工作非常難以開展，管理效率不高，管理水平停滯不前，使用起來非常不便。這些問題的存在，影響了種子工作檔案管理的正常開展，更影響了種子管理機構(gòu)的形象。

2.2經(jīng)費投入不足種子工作檔案管理不只是對種子檔案進行收集和分類，更要進行不斷歸納整理，建立檢索系統(tǒng)，方便查閱。目前我國種業(yè)進入高質(zhì)量發(fā)展階段，對種子工作檔案管理提出了更高要求，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的升級和改造是必然趨勢。目前很多單位的檔案保管條件簡陋，基礎(chǔ)設(shè)施不健全，缺乏必要的溫度、濕度控制設(shè)施，防蟲、防霉變設(shè)備。電子化、信息化設(shè)備不全，檢索軟件落后，大部分工作主要靠人力完成，費時費力，不利于檔案管理人員發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性，導(dǎo)致種子檔案管理工作的效率和質(zhì)量低下。而為了不斷提高種子工作檔案管理的信息化程度，對系統(tǒng)信息及軟硬件進行管理、維護與升級，都需要充足的經(jīng)費來支撐。

2.3信息化不足隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，無紙化辦公成為環(huán)保新潮流，數(shù)字化檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案是大勢所趨。種子生產(chǎn)、審定（登記）和檢驗等工作中產(chǎn)生的電子文件越來越多，但種子工作單位的檔案管理普遍重紙質(zhì)檔案、輕電子檔案，這不利于檔案的存儲、檢索和利用，也無法充分發(fā)揮種子工作檔案的作用?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)作為重要手段，能夠極大地改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中存在的問題。大部分種子工作單位不重視檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化升級改造，現(xiàn)有軟硬件設(shè)施落后，無法實現(xiàn)電子檔案管理的基本條件，種子工作檔案管理信息化意識不強、現(xiàn)代化管理效率不高的問題亟待解決。

3 做好種子工作檔案管理的幾點意見和措施

做好種子工作檔案管理需要從檔案管理人員素質(zhì)提升、檔案管理制度體系完善、強化電子檔案管理和保障檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全等方面入手，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌資源、分級負(fù)責(zé)的管理制度，不斷加大投入，更新和優(yōu)化檔案管理軟硬件，提升管理效率。

3.1培養(yǎng)高素質(zhì)種子工作檔案管理人才種業(yè)發(fā)展新時代需培養(yǎng)更多的復(fù)合型人才。新形勢下，推進種子工作檔案管理現(xiàn)代化，實現(xiàn)種子工作檔案高效利用，離不開優(yōu)秀的種子工作檔案管理人才。高素質(zhì)的種子工作檔案管理人才不僅要懂檔案管理專業(yè)知識，懂種子相關(guān)技術(shù)，還要對信息化手段有所了解。一是加強檔案管理基礎(chǔ)、種業(yè)專業(yè)知識和計算機技能的培訓(xùn)教育。組織種子工作檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識，了解種子和農(nóng)作物生長規(guī)律，熟練掌握計算機操作技能，靈活運用種子檔案管理軟件，不斷提升種子工作檔案管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)。二是提高意識，正確認(rèn)識制約種子工作檔案管理的關(guān)鍵問題，把解決實際問題作為種子工作檔案管理的出發(fā)點，增強種子工作檔案管理人員的責(zé)任感和事業(yè)心，不斷推動種子工作檔案管理走上發(fā)展快車道，提高服務(wù)意識。三是不斷強化種子工作檔案管理人才隊伍建設(shè)，引導(dǎo)更多年輕人才發(fā)揮專業(yè)技能[4]，利用多種手段，強化信息服務(wù)，增強檔案管理人才隊伍的專業(yè)性和活力。

3.2建立完善的種子工作檔案管理體系種業(yè)發(fā)展新時代種子工作檔案管理應(yīng)有完善的管理體系，繼續(xù)加強檔案收集全覆蓋，推進檔案整理歸納有條理，聚焦檔案利用高效方便，并將檔案保密制度貫穿始終。一是適當(dāng)簡化各種子部門的歸檔管理制度，優(yōu)化歸檔流程，提高種子工作檔案歸檔的便利性，保證高質(zhì)量全覆蓋完成種子工作檔案的歸檔。二是細(xì)化檔案歸納整理分類體系，按照種子工作檔案的內(nèi)容和時間線，細(xì)分檔案類別，形成體系文件，做到歸檔整理有條理，有秩序。三是優(yōu)化種子工作檔案查詢和借閱的程序，簡化審批流程。以方便使用為原則，用規(guī)范的檔案管理制度提高檔案借閱的便利度，確保使用的良好效果。四是完善檔案保密制度，明確每份種子檔案的密級，指定專人負(fù)責(zé)保密工作，落實保密工作范圍，保證種子工作檔案的機密性和安全性。

3.3制定種子工作電子檔案管理制度種業(yè)發(fā)展新時代需要建立種子工作電子檔案管理制度，需要在思想上將種子工作電子檔案的重要性等同于紙質(zhì)檔案。種子工作電子檔案能夠極大地提高檔案收集、整理、查詢、利用的便捷性和高效性，能夠節(jié)約大量的時間，從而提高工作效率。規(guī)范種子工作電子檔案錄入，推進建立種子工作電子檔案借閱制度，加強對種子工作電子檔案瀏覽進行記錄。一是提升種子工作檔案電子錄入水平，建立適用于種子工作檔案管理的錄入系統(tǒng)，設(shè)置檔案管理軟硬件系統(tǒng)，培訓(xùn)專人進行檔案錄入，提高錄入質(zhì)量和水平。二是建立嚴(yán)格的種子工作電子檔案借查閱制度。按照檔案密級設(shè)置詳細(xì)的查閱權(quán)限，制定細(xì)致的管理程序，建立防火墻，定期組織計算機網(wǎng)絡(luò)專家對電子檔案管理系統(tǒng)進行風(fēng)險核查和評估，確保種子工作電子檔案信息的安全。三是建立種子工作電子檔案操作工作日志記錄制度，對種子工作電子檔案進行的任何增加、瀏覽、下載操作進行詳細(xì)記錄，能夠及時溯源到操作的個人賬號，保障種子工作電子檔案管理和使用的規(guī)范性。

3.4建立種子工作檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全保障種業(yè)發(fā)展新時代需要做好種子工作檔案信息安全工作，防止網(wǎng)絡(luò)信息泄漏事件發(fā)生，切實保障種子工作檔案安全，就是保障種業(yè)安全和糧食安全。一是種子工作檔案管理系統(tǒng)根據(jù)不同級別的人員、不同檔案密級細(xì)化分類，設(shè)定不同級別的訪問權(quán)限。二是使用先進的防火墻，定期更換密鑰，實名制注冊，定期評估網(wǎng)絡(luò)安全，加強軟硬件升級。三是設(shè)立安全防護措施，建立人臉識別、密碼、指紋雙重識別等功能，從而確保種子工作電子檔案的安全。

綜上所述，要積極做好種子工作檔案管理工作，提升開展種子工作檔案管理的實際效果，充分結(jié)合信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為種子審定（登記）、生產(chǎn)和檢驗工作的順利開展提供全方位的支撐服務(wù)，充分發(fā)揮種子工作檔案在種業(yè)發(fā)展中的作用。當(dāng)前形勢對種子工作檔案管理發(fā)展有了新的要求和目標(biāo)，對此，從推動人才培養(yǎng)、加強制度體系、優(yōu)化種子工作電子檔案管理和強化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)等方面入手，不斷加強理論學(xué)習(xí)與研究，促進新時代種子工作檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展，切實提高種子工作檔案管理的水平，為我國種業(yè)振興和種子產(chǎn)業(yè)健康有序發(fā)展提供強大支持。