基于B/S 架構的醫(yī)學裝備管理系統(tǒng)功能設計研究

韓超，鄧勛，沈吟意

（湖州市健康集團有限公司信息采供部，浙江 湖州 313000）

1 前言

醫(yī)療設備在醫(yī)院固定資產中所占比重越來越大，其質量安全有效直接關系著醫(yī)療安全，我們有必要對其進行科學管理。目前，國家多個部門都出臺了醫(yī)療器械規(guī)范化管理的相關政策法規(guī)文件，如《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》《醫(yī)療衛(wèi)生機構醫(yī)學裝備管理辦法》等，醫(yī)療設備的依法依規(guī)管理已經迫在眉睫。現有的醫(yī)學裝備信息化系統(tǒng)只是對醫(yī)療設備資產臺賬的管理，缺乏對其安全性、有效性及流程進行管理。所以，我們亟需專業(yè)、完善和成熟的醫(yī)學裝備管理信息系統(tǒng)，以實現對其進行科學、有效的管理。

本系統(tǒng)的建立和應用旨在提供一套利用現代化的技術手段來提高醫(yī)療機構醫(yī)學裝備管理水平，保障醫(yī)療設備安全。建立后，主要用于醫(yī)療機構醫(yī)學裝備管理部門的日常事務管理，包括采購、驗收啟用、維修保養(yǎng)、質量控制、報廢處置等全流程，以及在線與供應商及售后服務機構進行互動完成相關工作。系統(tǒng)全覆蓋地對醫(yī)療設備全生命周期進行管理，一方面，提高了醫(yī)學裝備管理部門的工作效率，進一步落實了國家對醫(yī)療設備管理的各項政策法規(guī)，確保醫(yī)療設備質量安全有效，保護醫(yī)療安全。另一方面，也為醫(yī)院領導和上級主管部門提供豐富準確的信息，達到了科學決策的目的。

2 設計思路與原則

2.1 基本思路

在醫(yī)學裝備管理系統(tǒng)功能設計思路方面，其醫(yī)學裝備管理秉承法規(guī)制度化、標準流程化和管理專業(yè)化，要始終以醫(yī)療設備質量安全和有效管理為核心，要充分反映醫(yī)療設備的技術特殊性，落實好國家對醫(yī)療設備管理的各項政策法規(guī)，要體現出整個醫(yī)療設備生命周期全程管理的新模式和工作流程。同時，系統(tǒng)功能上分為三個層次：管理層、作業(yè)層和支持層，且需以醫(yī)療設備管理相關的法律法規(guī)、規(guī)章制度、規(guī)范、工作指南等標準化文件以管理支撐，從而真正實現有的放矢、精準管理（圖1）。

圖1

2.2 設計原則

（1）全過程管理原則。醫(yī)學裝備的不同環(huán)節(jié)的管理都直接影響著醫(yī)療設備的質量安全有效，系統(tǒng)功能上必須全覆蓋地從計劃、采購、驗收、資產、報廢等多個環(huán)節(jié)對醫(yī)學裝備進行管理，同時，系統(tǒng)還需將不同用戶身份（管理人員、助理人員、工程師、業(yè)務公司）也統(tǒng)一納入管理中，真正實現了對醫(yī)學裝備的全過程管理。

（2）工作路徑化原則?？紤]到針對醫(yī)學裝備管理的政策法規(guī)較多，系統(tǒng)設計時將充分研究政策，并將每個法規(guī)要求的醫(yī)學裝備管理要素提煉出來，并納入系統(tǒng)管理的每個環(huán)節(jié)中，也就是說，將每項工作都進行路徑化設計，從而實現標準統(tǒng)一、流程統(tǒng)一和結果統(tǒng)一的醫(yī)學裝備管理的“三統(tǒng)一”。如驗收管理，系統(tǒng)將驗收所需要的資料全部一次性地形成驗收資料核查清單，包括采購合同、配置清單、售后承諾、維修授權、裝箱清單、商檢證書、機器照片（正面全圖、規(guī)格型號、銘牌序號）、相關證書（3C、計量、消毒等）、培訓報告、驗收報告等，用戶只需按照這個路徑進行逐一核對，即可完成驗收工作。

（3）數據標準化原則。由于醫(yī)學裝備管理工作涉及的環(huán)節(jié)多、流程也較為負責，為了實現信息互動以及便于后期數據的有效利用，系統(tǒng)設計時，需要充分考慮數據標準化工作，包括計劃、采購、維修、使用及資產等各類工作模板，醫(yī)療器械產品注冊證信息，生產經營企業(yè)證件信息以及各類信息字典庫信息等，確保系統(tǒng)錄入的信息標準統(tǒng)一，從而提高管理質量和效率。

（4）PDCA 管理原則。 所謂PDCA， 即是計劃(Plan)、實施(Do)、檢查(Check)、處理(Act)的首字母組合。隨著政策法規(guī)和監(jiān)管部門對醫(yī)學裝備管理的不斷重視，PDCA 管理也被引入醫(yī)學裝備管理的重要環(huán)節(jié)當中，也就是說，部分重要環(huán)節(jié)被要求按照PDCA 管理原則進行管理，所以系統(tǒng)需要將這些工作進行拆解成計劃、執(zhí)行計劃、檢查計劃、對計劃進行調整并不斷改善這四個環(huán)節(jié)，并通過計算機流程來強制管理人員按照程序開展相關工作。

2.3 系統(tǒng)架構

本系統(tǒng)采用B/S 架構，即瀏覽器和服務器架構，該模式下，系統(tǒng)用戶只需通過web 瀏覽器輸入訪問地址即可使用，其他的大部分事務邏輯均是在服務器端(Server)實現的，這樣降低了客戶端的壓力，也簡化了系統(tǒng)的部署程序。采用這種模式，同時也是為了方便系統(tǒng)后期的維護和升級，為系統(tǒng)的不斷迭代提供了良好的技術基礎。

3 主要功能模塊設計

3.1 系統(tǒng)功能模塊按照用戶身份及相應權限進行分配

其身份與模塊對應表如表1 所示。

表1

3.2 模塊功能介紹

（1）計劃采購模塊。對醫(yī)療設備的采購過程進行管理，包括采購計劃、計劃論證、預算批復、采購需求、技術參數，采購執(zhí)行、合同簽訂、到貨安裝、驗收履約等關鍵環(huán)節(jié)。其主要功能有：對醫(yī)療設備采購計劃進行管理，包括臨床科室計劃申請、計劃論證、已批計劃及計劃執(zhí)行情況；管理醫(yī)療設備采購信息，包括采購前的準備，與供應商進行參數和配置的確認，制作技術參數，以及采購項目的具體實施（政府采購和自行采購兩種模式）；管理醫(yī)療設備采購合同和維修合同，包括合同的起草、討論、審核和簽訂等，同時，系統(tǒng)可對合同中的相關附件與采購文件進行自動比對；對醫(yī)療設備驗收信息進行管理，包括設備的到貨管理、裝機管理、技術培訓和驗收時文件的核對、現場的核驗、相關證件資料和檢測報告的記錄等；對醫(yī)療設備的銷售發(fā)票進行管理，包括發(fā)票的寄送管理、發(fā)票的付款組審和會審，確保按時按量付款。

（2）維修管理模塊。對醫(yī)療設備的維修及保養(yǎng)過程進行管理，包括報修、受理、派工、維修、修復以及過程中的相關配件耗品等。其主要功能有：利用圖形結構實時、直觀展現當前全院醫(yī)療設備運行狀況，包括已停止使用、間歇使用、條件使用的設備，同時，系統(tǒng)自動給出故障率和在用率；在線受理醫(yī)療設備的故障報修，信息包括故障的描述、設備當前的狀態(tài)和所在地點等，維修工程師通過系統(tǒng)受理后，并進行維修分流（自修、來修和送修）；對正在維修的醫(yī)療設備進行維修業(yè)務管理，包括維修時的檢查信息、處理過程、實際維修內容、維修機構及其經辦人和使用的配件耗品等；管理所有送出去維修的醫(yī)療設備，包括設備的寄出和返回信息，維修信息等，從而確保送出去的設備能夠及時修復和返回；建立醫(yī)療設備維修檔案數據庫，并提供多種查詢方式來檢索維修檔案，包括按設備、按分類、按時間等，同時，以設備為主線，建立設備健康檔案；管理保修醫(yī)療設備，包括新設備的質保和老設備的購保等，主要針對保修時間、保修內容和每次保修業(yè)務信息進行跟蹤管理，形成保修評價報告；對維修過程中需要的維修配件和日常使用的耗品進行管理，包括對其采購進行競價管理、出入庫管理和溯源管理等。

（3）使用管理模塊。多種方式管理計量器具臺賬，在線制定計量檢定計劃以及管理計量檢定記錄的關鍵信息（結論、日期、證書編號及掃描件等）。對設備的預防性維護進行管理，包括巡檢事務的安排和實施、相關工作的表格模板以及相關的規(guī)章制度等；對大型醫(yī)用設備進行管理。包括配置許可證的管理、操作和診斷人員資質證件、設備的應用分析和詳細的質量控制信息等；對八大類的高風險醫(yī)療設備進行質量控制（PDCA 管理），包括日常監(jiān)測、持續(xù)改進、風險評估等。同時，建立風險設備臺賬；管理醫(yī)療設備安全使用相關的各類環(huán)評報告，以及定期對設備使用環(huán)境進行檢測等信息；對醫(yī)療設備或器械的不良事件進行收集和上報，并有針對性地對事件進行持續(xù)改進式的分析，避免同類事件在臨床上再次發(fā)生；對在用的醫(yī)療設備進行使用評價，包括發(fā)現問題、針對問題的分析、整改措施和再評估；對設備的操作規(guī)程進行“一對一”的管理，包括建立SOP文檔，按類別建立操作規(guī)程數據庫，從而規(guī)范設備的使用流程。

（4）資產綜合模塊。其主要功能有：管理全院醫(yī)療設備資產信息，包括形成動態(tài)編碼管理設備臺賬、標簽條形碼管理、計量器具臺賬等，同時，還可進行資產清點盤查；對設備的報廢和處置信息進行監(jiān)管，包括設備報廢的理由、批準的文件、殘值評估及處置方式等；對本系統(tǒng)中的設備供貨商和維修服務提供商進行管理，包括單位的基本信息、人員信息和發(fā)生的業(yè)務信息以及系統(tǒng)登錄信息等；對設備管理人員進行業(yè)務培訓管理，包括制定培訓計劃、實際培訓實施以及培訓效果反饋等；管理全院與醫(yī)療設備相關的機構及其職能、開展工作的相關記錄（會議、活動等）和醫(yī)療設備發(fā)展規(guī)劃；按照醫(yī)療設備相關法律法規(guī)，對整個設備管理進行梳理和分析，并進行管理與法規(guī)相對應，真正做到依法管理、依規(guī)管理；對職能科室及相關人員、整個系統(tǒng)的信息字典庫以及系統(tǒng)的相關設置進行管理。

4 討論

本系統(tǒng)自2014 年在某三甲醫(yī)院啟用以來，按照相關科室的工作實際，逐步開發(fā)和完善了系統(tǒng)功能，目前整體運行良好，具體應用情況包括全程管理。本系統(tǒng)已經完全可以對醫(yī)療設備從計劃、采購、驗收、資產、報廢進行全部管理。

目前，系統(tǒng)中申報資產已達3 億多，采購項目300余項；解放工作。系統(tǒng)絕大部分的信息錄入工作，均由醫(yī)療設備生產或經營企業(yè)輸入，科室工程師只需進行確認。目前，系統(tǒng)中有業(yè)務關系的設備供貨單位700 余家，設備維修商近300 家；工作模板。系統(tǒng)中已形成各類工作模板100 余個，涉及計劃、采購、維修、使用及資產等。系統(tǒng)下一步將繼續(xù)改進和完善相關功能，包括完善賬務管理、增加移動辦公、引入條碼技術、“互聯網+”、向患者公布設備質量信息、打通設備管理信息鏈以及進一步完善系統(tǒng)動態(tài)編碼機制，為提高醫(yī)療設備質量管理信息利用率打下基礎等。

5 結語

醫(yī)學裝備管理信息系統(tǒng)提供的超50 個功能模塊，基本滿足了醫(yī)學裝備管理部門的在現行政策法規(guī)背景下對醫(yī)療設備的科學高質量管理的需求。該系統(tǒng)是在數字化改革大背景下，結合目前醫(yī)學裝備管理存在的迫切問題，找出了利用信息化解決問題的方法和路徑，從而建立的一套專業(yè)化的醫(yī)學裝備管理系統(tǒng)，其建立和應用，將進一步提高醫(yī)學裝備管理水平，更有力地保障醫(yī)療設備質量安全有效，為醫(yī)療安全保駕護航，造福百姓。