基于信息化平臺(tái)的醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理

劉 晶，鄺鵬蝶，左秀然

（華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬武漢中心醫(yī)院信息科，湖北 武漢 430014）

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)也日益劇烈，重視科研工作的發(fā)展，越來(lái)越成為醫(yī)院提高綜合實(shí)力的重要抓手，而科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷工作的有效管理能促進(jìn)科研項(xiàng)目的順利展開(kāi)。隨著科研經(jīng)費(fèi)不斷增加，經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道多樣，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷分級(jí)管理復(fù)雜，且缺乏信息技術(shù)手段支持，在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理工作并未有效地執(zhí)行，再結(jié)合各醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理制度、科研管理制度、行政審批制度等，醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷管理還存在報(bào)銷政策傳達(dá)滯后、部門流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)脫勾、紙質(zhì)單據(jù)審批困難等現(xiàn)象[1]，需要不斷地改進(jìn)與完善。因此，科學(xué)合理的管理科研經(jīng)費(fèi)、規(guī)范經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程是科研管理者必須要高度重視的一個(gè)問(wèn)題[2]。借助信息技術(shù)手段，建立科研報(bào)銷信息化平臺(tái)是勢(shì)在必行，該平臺(tái)不僅將系統(tǒng)資源整合到了業(yè)務(wù)流程中，還將各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行了互聯(lián)互通，形成了一套新的線上報(bào)銷管理閉環(huán)流程，能夠有效提高對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理的效率?，F(xiàn)對(duì)科研報(bào)銷信息化平臺(tái)建設(shè)總結(jié)如下。

1 科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷現(xiàn)狀

我院是一所融醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防、培訓(xùn)為一體的大型現(xiàn)代化三級(jí)甲等醫(yī)院。近年來(lái)，科研工作被提到了前所未有的高度，科研經(jīng)費(fèi)投入也逐年增加，經(jīng)費(fèi)管理難、報(bào)銷難的問(wèn)題日益突出，在一定程度上影響了科研項(xiàng)目的正常執(zhí)行。原有科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷為線下模式，流程如下：

第一，報(bào)銷人發(fā)起紙質(zhì)報(bào)銷申請(qǐng)，填寫科研項(xiàng)目進(jìn)度表、科研項(xiàng)目用款申請(qǐng)表，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科室領(lǐng)導(dǎo)審批。

第二，報(bào)銷人將發(fā)票、申請(qǐng)資料提交至科研科進(jìn)行審核，由科研科工作人員、科研科主任、科研分管院長(zhǎng)審批。

第三，報(bào)銷人將發(fā)票、申請(qǐng)資料提交至財(cái)務(wù)科進(jìn)行審核，由財(cái)務(wù)科工作人員、財(cái)務(wù)科主任、財(cái)務(wù)分管院長(zhǎng)審批。

第四，通過(guò)之后，由財(cái)務(wù)科人員將報(bào)銷費(fèi)用打入指定報(bào)銷人賬戶。

該流程效率低，周期長(zhǎng)。若出現(xiàn)對(duì)報(bào)銷政策不了解、報(bào)銷政策有變動(dòng)、需要增減報(bào)銷材料、任一環(huán)節(jié)審批不通過(guò)等突發(fā)情況，所有流程都必須重新再審批。同時(shí)所有的業(yè)務(wù)流程與科研管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)脫節(jié)，需再次進(jìn)行系統(tǒng)操作?？蒲腥藛T的大量精力都會(huì)被消耗在科研報(bào)銷中，這就構(gòu)成了科研經(jīng)費(fèi)使用的基本矛盾[3]。因此迫切需要借助信息化平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)有報(bào)銷模式及資源進(jìn)行重新整合，從而建立基于信息化平臺(tái)的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式[4，5]，解決原有模式存在的問(wèn)題。

2 基于信息化平臺(tái)的科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程設(shè)計(jì)

2.1 業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì) 醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理新模式是借助信息化平臺(tái)，打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的壁壘，串起各個(gè)報(bào)銷環(huán)節(jié)，在報(bào)銷科室、科研科、財(cái)務(wù)科之間，將各系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息互通互用，形成一套新的線上報(bào)銷管理閉環(huán)流程，從而優(yōu)化科研報(bào)銷流程，提高報(bào)銷工作效率[6，7]。流程再造后科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程為：

第一，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)：報(bào)銷人登錄財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，填寫報(bào)銷申請(qǐng)單，上傳發(fā)票等附件資料，確認(rèn)之后，程序自動(dòng)發(fā)起經(jīng)費(fèi)報(bào)銷OA流程申請(qǐng)，并暫時(shí)凍結(jié)報(bào)銷明細(xì)金額。

第二，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷審核：先由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與科室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行流程審批。通過(guò)之后此流程轉(zhuǎn)到科研科，由科研科及科研分管院長(zhǎng)進(jìn)行網(wǎng)上審批。通過(guò)之后此流程轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)科，再由財(cái)務(wù)科及財(cái)務(wù)分管院長(zhǎng)進(jìn)行網(wǎng)上審批。此時(shí)，報(bào)銷明細(xì)金額仍處于凍結(jié)狀態(tài)。

第三，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷發(fā)放：全部審核完成之后，報(bào)銷人需要將所有的紙質(zhì)票據(jù)等資料送到財(cái)務(wù)科存檔。同時(shí)，該報(bào)銷OA流程審核信息同步傳入財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，由財(cái)務(wù)科人員將報(bào)銷費(fèi)用打入指定報(bào)銷人賬戶，并制作憑證。也同步傳入科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)，更新科研經(jīng)費(fèi)余額。

到此，科研報(bào)銷流程全部完成，這種線上報(bào)銷模式大大節(jié)省了科研人員的報(bào)銷時(shí)間，提高了報(bào)銷工作效率，且整個(gè)報(bào)銷過(guò)程可實(shí)時(shí)監(jiān)控，可隨時(shí)查詢進(jìn)度及處理人。業(yè)務(wù)流程見(jiàn)圖1。

圖1 科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程

2.2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì) 基于信息化平臺(tái)的科研報(bào)銷管理是以科研項(xiàng)目為基礎(chǔ)、以經(jīng)費(fèi)預(yù)算為支撐、以O(shè)A審批為手段，實(shí)時(shí)掌握科研報(bào)銷動(dòng)態(tài)情況，促進(jìn)科研部門、財(cái)務(wù)部門由“被動(dòng)式服務(wù)”轉(zhuǎn)為“主動(dòng)式服務(wù)”，提升各方對(duì)科研報(bào)銷工作的滿意度?；谛畔⒒脚_(tái)的科研報(bào)銷流程主要涉及科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)[8]，各系統(tǒng)涉及報(bào)銷環(huán)節(jié)的主要功能見(jiàn)圖2。

圖2 系統(tǒng)功能模塊

項(xiàng)目管理：科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的功能模塊，由科研科進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理。主要是對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行日常管理，提供項(xiàng)目基本情況、參與人員信息、拔付經(jīng)費(fèi)信息等。該系統(tǒng)科研項(xiàng)目信息的新增、修改、刪除都會(huì)同步更新到財(cái)務(wù)經(jīng)管管理系統(tǒng)，也會(huì)同步接收財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息。

經(jīng)費(fèi)管理：財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中的功能模塊，由財(cái)務(wù)科進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理。主要是對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行管理，提供預(yù)算、報(bào)銷、查詢等信息。該系統(tǒng)同步接收科研管理系統(tǒng)中科研項(xiàng)目的相關(guān)信息，也會(huì)同步更新科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)信息。

流程審批：OA辦公系統(tǒng)的功能模塊，由報(bào)銷人進(jìn)行流程管理。當(dāng)報(bào)銷人發(fā)起行政審批流程申請(qǐng)后，各級(jí)管理人員進(jìn)行審批。該系統(tǒng)同步接收財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息，也會(huì)同步更新財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中的報(bào)銷狀態(tài)。

數(shù)據(jù)交換：基于Ensemble集成平臺(tái)，將科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)交換。具體做法：在3個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中建立中間表，每產(chǎn)生一次業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)后臺(tái)就自動(dòng)將數(shù)據(jù)寫入各自的中間表。Ensemble集成平臺(tái)每隔5 s定時(shí)輪巡一次各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的中間表，將新產(chǎn)生的數(shù)據(jù)取出并實(shí)時(shí)傳遞給需要接收數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，避免了業(yè)務(wù)系統(tǒng)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)直連。

除上述主要功能外，各功能模塊還提供了統(tǒng)計(jì)查詢相關(guān)功能，方便報(bào)銷人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)科、科研科對(duì)各自負(fù)責(zé)工作的總體監(jiān)控。

3 基于信息化平臺(tái)的科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷應(yīng)用效果

基于信息化平臺(tái)的科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理經(jīng)過(guò)應(yīng)用，受到了醫(yī)院科研人員、科研科、財(cái)務(wù)科的廣泛認(rèn)可。新的報(bào)銷模式的工作效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于舊的報(bào)銷模式，使用傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)卡記錄報(bào)銷信息模式不利于跟蹤、統(tǒng)計(jì)、分析[9]。針對(duì)2022年1月-3月、30個(gè)已完成報(bào)銷的OA流程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，平時(shí)處理時(shí)間僅為3.5 d。新的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式簡(jiǎn)化了工作流程，更利于報(bào)銷科室掌握?qǐng)?bào)銷的明細(xì)與動(dòng)態(tài)，也方便科研科、財(cái)務(wù)科進(jìn)行科研質(zhì)控與管理[10，11]。

4 基于信息化平臺(tái)的科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

4.1 實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷信息在系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通 以醫(yī)院集成平臺(tái)為支撐，將OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)無(wú)縫交互，避免了信息孤島。將經(jīng)費(fèi)預(yù)算、預(yù)算調(diào)整、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷等經(jīng)費(fèi)管理環(huán)節(jié)全部電子化，前后設(shè)置了關(guān)聯(lián)關(guān)系，避免經(jīng)費(fèi)管理脫節(jié)。無(wú)論是科研項(xiàng)目基本信息、科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)信息還是流程審批信息，只用在一個(gè)系統(tǒng)中操作即可，其它相關(guān)系統(tǒng)同步接收，避免了參與報(bào)銷人員在多個(gè)系統(tǒng)中重復(fù)操作[12，13]。報(bào)銷流程涉及到的相關(guān)系統(tǒng)，也做了門戶統(tǒng)一單點(diǎn)登錄，只用登錄一次用戶名和密碼，即可直接使用相關(guān)系統(tǒng)，避免了重復(fù)登錄。

4.2 提高了業(yè)務(wù)部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理水平 在對(duì)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程優(yōu)化的同時(shí)，重新梳理了項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理體系。目前，從項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目執(zhí)行到項(xiàng)目結(jié)題，針對(duì)這個(gè)過(guò)程中的經(jīng)費(fèi)到賬、預(yù)算明細(xì)、報(bào)銷申請(qǐng)、報(bào)銷審核、經(jīng)費(fèi)結(jié)余、報(bào)銷到賬等情況進(jìn)行了全流程的閉環(huán)跟蹤與管理，便于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人隨時(shí)查詢了解經(jīng)費(fèi)相關(guān)情況，從而及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度[14，15]。相關(guān)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)查詢功能還提供了項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算匯總、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)銷明細(xì)、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)結(jié)余情況等報(bào)表，為科研科、財(cái)務(wù)科作項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理決策提供了依據(jù)，從而提升了對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理水平[16，17]。

4.3 完善了經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程的事前預(yù)審機(jī)制 財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)提前預(yù)置了項(xiàng)目任務(wù)書中的各項(xiàng)預(yù)算明細(xì)，提供了經(jīng)費(fèi)報(bào)銷預(yù)審基礎(chǔ)。報(bào)銷人在提交報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，會(huì)先自動(dòng)進(jìn)行預(yù)審，將紙質(zhì)版報(bào)銷的事后審核轉(zhuǎn)移為了電子化報(bào)銷的事前審核，完善了經(jīng)費(fèi)報(bào)銷事前預(yù)審機(jī)制[18]。除預(yù)審材料是否缺項(xiàng)外，還審核了報(bào)銷金額是否有足夠的預(yù)算支付，若預(yù)算不夠，反饋報(bào)銷人要進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，避免了行政審批流程的重復(fù)審核，還在報(bào)銷單功能中融合了報(bào)銷政策及標(biāo)準(zhǔn)，在附件上傳環(huán)節(jié)明確報(bào)銷所需材料名稱及要求，幫助報(bào)銷人隨時(shí)了解到最新的報(bào)銷信息及精確準(zhǔn)備相關(guān)材料[19，20]，讓報(bào)銷人真正的實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”。

4.4 增加了經(jīng)費(fèi)報(bào)銷過(guò)程的信息提醒渠道 在OA審批流程中設(shè)置審批超時(shí)提醒功能，對(duì)于滯留8 h未審批的流程，OA系統(tǒng)將定向發(fā)送提醒消息，信息分別在OA系統(tǒng)內(nèi)部和手機(jī)企業(yè)微信公眾號(hào)上同步顯示，提醒審批人盡快審批，節(jié)省了科研人員經(jīng)常奔跑在報(bào)銷路上的時(shí)間，也省去了經(jīng)常咨詢財(cái)務(wù)科、科研科的弊端。此外，當(dāng)財(cái)務(wù)科已經(jīng)辦理付費(fèi)手續(xù)后，財(cái)務(wù)經(jīng)管管理系統(tǒng)也會(huì)將處理結(jié)果以文字的形式發(fā)到報(bào)銷人的企業(yè)微信公眾號(hào)，提醒報(bào)銷人及時(shí)查收?qǐng)?bào)銷費(fèi)用?；谵k公自動(dòng)化與審批無(wú)紙化的報(bào)銷信息提醒機(jī)制，大大縮短了報(bào)銷時(shí)間，極大地提高了報(bào)銷工作的效率。

5 總結(jié)

基于信息化平臺(tái)的醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理建立了報(bào)銷科室、科研科、財(cái)務(wù)科相互溝通的新機(jī)制，是解決科研報(bào)銷工作中存在問(wèn)題的有效途徑之一，但還存在著一些管理機(jī)制、績(jī)效評(píng)估對(duì)報(bào)銷工作的影響。隨著科研管理工作的不斷發(fā)展，以科學(xué)管理與信息技術(shù)為手段，通過(guò)完善科研經(jīng)費(fèi)管理制度、簡(jiǎn)化各部門工作流程等方式，可為科研人員提供最便利的報(bào)銷模式。