無錫人社檔案信息化建設(shè)的探索和思考

孫靈昕

無錫人社檔案信息化建設(shè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，是在省、市人社系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo)下進(jìn)行的有益探索。主要內(nèi)容有：實(shí)現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)“本地化”建設(shè)、實(shí)現(xiàn)無錫人社業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與人社檔案信息跨平臺(tái)互聯(lián)共享、啟動(dòng)無錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工、助力省人社電子檔案系統(tǒng)“一體化”升級(jí)等工作。取得的成效有：為無錫人社檔案現(xiàn)代化管理提供平臺(tái)、為無錫人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦提供數(shù)字資源、為當(dāng)?shù)厝罕娎脵n案提供便捷服務(wù)體驗(yàn)。通過檔案信息化建設(shè)，無錫人社檔案在民生檔案專業(yè)領(lǐng)域逐漸向電子化檔案管理、智慧型主動(dòng)服務(wù)邁進(jìn)。

一、 無錫人社檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐和成效

（一）建成無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)無錫人社檔案跨平臺(tái)共享互認(rèn)，提升無錫人社檔案公共服務(wù)水平

1. 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工拉開無錫人社檔案信息化建設(shè)的序幕，為電子檔案系統(tǒng)開發(fā)和檔案數(shù)字資源共享利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

為豐富無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)數(shù)字資源，開發(fā)形成“電子檔案袋”，加快推進(jìn)“數(shù)字人社”建設(shè)，無錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作由無錫人社信息中心牽頭，在調(diào)研了解相關(guān)部門檔案管理的現(xiàn)狀和需求后，制定形成《人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，并將企業(yè)退休人員紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工作為試點(diǎn)，啟動(dòng)無錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作。

2018年至2021年，圍繞流動(dòng)（在職、失業(yè)）人員紙質(zhì)檔案和退休（民營(yíng)企業(yè)、國企）人員紙質(zhì)檔案，分別啟動(dòng)5批人員檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目，覆蓋面涉及市、區(qū)和街道三級(jí)人社檔案管理機(jī)構(gòu)，累計(jì)完成數(shù)字化加工223127卷、3574103件、8513612頁。

通過檔案數(shù)字化加工，人員檔案信息數(shù)據(jù)庫已見雛形，形成人員檔案案卷?xiàng)l目數(shù)據(jù)庫、卷內(nèi)目錄數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化影像數(shù)據(jù)庫，以及人員信息采集數(shù)據(jù)庫，為“電子檔案袋”構(gòu)建一人一檔、人員大事記分類提供數(shù)據(jù)支持。

2. 無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)融合業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)

2018年，無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)以實(shí)現(xiàn)各類檔案集中管理，設(shè)計(jì)一體化、采集自動(dòng)化、功能個(gè)性化、數(shù)據(jù)集中化為建設(shè)目標(biāo)。明確將電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)與人社業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理自動(dòng)更新檔案信息，整個(gè)人力資源和社會(huì)保障業(yè)務(wù)體系的核心業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，形成協(xié)同流程、共享信息及流轉(zhuǎn)信息的聯(lián)動(dòng)體系。

2019年，無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)通過接口實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，與人社各業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)。截至2021年5月，無錫市人社電子檔案管理平臺(tái)共計(jì)接收各業(yè)務(wù)條線上傳電子文件8841341件，通過接口提供給無錫人社各業(yè)務(wù)系統(tǒng)查詢利用2984565人/次。

3. 電子檔案數(shù)據(jù)傳輸安全引入簽名驗(yàn)簽服務(wù)

在傳統(tǒng)文件雙軌制向電子文件單軌制的轉(zhuǎn)變過程中，由第三方認(rèn)證的電子簽章確保電子文件的合法性。電子簽章在前期已在無錫人社OA系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)相關(guān)功能，無錫人社相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)后也已開展了對(duì)接，比如身份認(rèn)證、電子簽章、簽名驗(yàn)簽等。為了實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)各類檔案數(shù)據(jù)安全共通，2019年，無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)升級(jí)配置第三方電子簽章服務(wù)，設(shè)置安全電子簽章，增設(shè)簽名驗(yàn)簽服務(wù)器，為電子檔案安全傳輸保駕護(hù)航。

4. 創(chuàng)新線上全文查檔新模式

根據(jù)無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)已有的檔案數(shù)據(jù)資源和業(yè)務(wù)部門提出的查檔需求，無錫人社創(chuàng)新線上查檔方式，選取可開放的數(shù)字檔案資源，為人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦提供線上檔案全文查詢，為方便群眾利用創(chuàng)新推出微信端查檔服務(wù)。

一是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線全文查檔。人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中按照查檔權(quán)限，查詢無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)中所存儲(chǔ)的數(shù)字檔案。例如：無錫社保中心相關(guān)業(yè)務(wù)部門可在金保核三系統(tǒng)中直接調(diào)閱無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)中已完成數(shù)字化加工的企業(yè)退休人員數(shù)字檔案，通過在線全文查看的方式開展企業(yè)退休人員待遇審核、審批業(yè)務(wù)；賦權(quán)無錫人社下轄各區(qū)退休人員社會(huì)化管理部門的檔案人員，開通“企業(yè)退休人員個(gè)人情況登記表”在線查詢功能，保障企業(yè)退休人員及時(shí)享受到社會(huì)化管理服務(wù)。

二是實(shí)現(xiàn)微信端實(shí)名查檔。2019年，在無錫人社微信公眾號(hào)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了個(gè)人通過實(shí)名認(rèn)證在線查看本人“無錫市企業(yè)參保人員退休（職）審批及待遇核定表”功能，為無錫人社業(yè)務(wù)部門提高辦事效率，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”，打通線上利用渠道。2019—2021年，無錫人社微信公眾號(hào)上“無錫市企業(yè)參保人員退休（職）審批及待遇核定表”查詢量為332234人/次。

（二）參與“江蘇省人社一體化信息平臺(tái)電子檔案系統(tǒng)”（以下簡(jiǎn)稱“省系統(tǒng)”）建設(shè)，助力全省人社電子檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化邁上新臺(tái)階

1. 展示無錫人社“電子檔案袋”特色成果，提供省系統(tǒng)建設(shè)借鑒

無錫人社“電子檔案袋”的創(chuàng)新實(shí)踐為省系統(tǒng)電子檔案建設(shè)整合數(shù)字檔案資源、開發(fā)應(yīng)用場(chǎng)景提供先行示范。無錫人社“電子檔案袋”（見圖1）以一人一檔為視角，對(duì)人員基本信息、人事檔案材料、人社各業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行整合，將數(shù)字化和電子化檔案原文進(jìn)行關(guān)聯(lián)，打造人員電子檔案庫；作為無錫人社核心數(shù)據(jù)庫，支撐上層各類應(yīng)用，提高了人社一窗式業(yè)務(wù)辦理效率。

2. 探索歸檔模塊嵌入業(yè)務(wù)平臺(tái)，加快電子檔案歸檔

由于省系統(tǒng)是在省人社一體化信息平臺(tái)的項(xiàng)目建設(shè)中統(tǒng)一推進(jìn)和部署，無錫人社在參與省系統(tǒng)的建設(shè)中，與建設(shè)團(tuán)隊(duì)達(dá)成共識(shí)，提出在業(yè)務(wù)經(jīng)辦平臺(tái)上可以將業(yè)務(wù)事項(xiàng)歸檔范圍和保管期限表前置，通過系統(tǒng)進(jìn)行配置，自動(dòng)識(shí)別人社業(yè)務(wù)事項(xiàng)的歸檔口徑，通過自動(dòng)化的方式加快電子檔案歸檔。

3. 協(xié)助省系統(tǒng)在無錫上線使用，完善全省人社一體化系統(tǒng)建設(shè)布局

2021年5月，省系統(tǒng)在無錫順利上線。為了協(xié)助省系統(tǒng)在無錫上線運(yùn)行使用，無錫人社開展了如下工作：

參加省人社廳信息中心來錫開展的省人社一體化信息平臺(tái)電子檔案系統(tǒng)調(diào)研活動(dòng)，了解省一體化電子檔案系統(tǒng)建設(shè)情況、調(diào)研需求，以及后續(xù)優(yōu)化方向，做好協(xié)助工作。

研究學(xué)習(xí)上級(jí)人社系統(tǒng)傳達(dá)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，如《省人社一體化信息平臺(tái)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》《省人社一體化信息平臺(tái)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》，結(jié)合無錫市人社部門業(yè)務(wù)檔案規(guī)范和省平臺(tái)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)人社電子業(yè)務(wù)檔案單軌制開展落實(shí)作進(jìn)一步思考。

協(xié)調(diào)跟進(jìn)省一體化電子檔案系統(tǒng)完善建設(shè)配置、上線培訓(xùn)、安全運(yùn)維等工作。（1）通過對(duì)接省一體化電子檔案建設(shè)項(xiàng)目來錫駐場(chǎng)人員，協(xié)調(diào)開展檔案工作調(diào)研，并根據(jù)調(diào)研反饋情況，及時(shí)收集匯總調(diào)研反饋材料。（2）完成與省平臺(tái)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)服務(wù)商簽署保密協(xié)議。（3）對(duì)接業(yè)務(wù)部門開展省系統(tǒng)上線工作座談。（4）按照省人社廳要求，統(tǒng)一無錫人社業(yè)務(wù)檔案歸檔單位，草擬并提交《關(guān)于無錫人社業(yè)務(wù)檔案按件歸檔的申請(qǐng)報(bào)告》。（5）通過分配的賬號(hào)，分別登錄省人社一體化業(yè)務(wù)平臺(tái)和電子檔案系統(tǒng)，進(jìn)行測(cè)試和使用，完成試運(yùn)行報(bào)告確認(rèn)。（6）跟進(jìn)電子檔案系統(tǒng)配置工作。如配置權(quán)限、組織機(jī)構(gòu)、部門代碼、歸檔事項(xiàng)和保管期限。為流動(dòng)人員檔案上線，做好出入庫數(shù)據(jù)、賬號(hào)權(quán)限、虛擬庫房設(shè)計(jì)、檔案袋標(biāo)簽等配置。（7）協(xié)調(diào)推進(jìn)省系統(tǒng)操作培訓(xùn)。2021年共針對(duì)無錫市社保中心、宜興市社保中心、無錫市就管中心、無錫市仲裁中心分批開展電子檔案系統(tǒng)操作培訓(xùn)，做到培訓(xùn)有重點(diǎn)、后續(xù)有保障。2022年分別開展線上和線下培訓(xùn)，培訓(xùn)總?cè)藬?shù)達(dá)200人。2023年以來，根據(jù)業(yè)務(wù)部門培訓(xùn)需求，安排培訓(xùn)人員下沉各區(qū)開展針對(duì)性培訓(xùn)和操作指導(dǎo)。（8）圍繞電子檔案使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行反饋和跟蹤記錄。一部分是解決業(yè)務(wù)部門在使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題；另一部分是關(guān)于電子檔案系統(tǒng)需要完善的問題，由駐場(chǎng)人員統(tǒng)一反饋給開發(fā)人員進(jìn)行解決。

4. 推進(jìn)無錫人社電子檔案規(guī)范化管理工作

自2021年5月省系統(tǒng)上線后，無錫人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦數(shù)據(jù)逐步向省人社一體化信息平臺(tái)集中，無錫人社根據(jù)《省人力資源和社會(huì)保障廳辦公室關(guān)于切實(shí)做好電子檔案管理工作的通知》《省人力資源和社會(huì)保障廳關(guān)于印發(fā)省一體化信息平臺(tái)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范的通知》要求，加快組織開展無錫人社電子檔案規(guī)范化管理，通過無錫市人社綜合服務(wù)中心組織開展省系統(tǒng)操作培訓(xùn)，定期開展業(yè)務(wù)檔案電子歸集率通報(bào)。通過各責(zé)任單位的重視和組織，業(yè)務(wù)檔案電子歸集率逐步提升，無錫人社電子檔案管理總體向新的規(guī)范和要求不斷靠攏。

5. 探索省一體化平臺(tái)電子檔案人員畫像無錫試點(diǎn)建設(shè)

2023年，無錫人社根據(jù)省市共建的要求，憑借已有的檔案數(shù)字化資源和無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)實(shí)踐優(yōu)勢(shì)，探索開展省一體化平臺(tái)電子檔案人員畫像應(yīng)用試點(diǎn)工作。計(jì)劃通過數(shù)據(jù)遷移將無錫市人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)中的歷史數(shù)據(jù)遷移至省系統(tǒng)中；通過開展前期項(xiàng)目需求和內(nèi)部應(yīng)用場(chǎng)景演練，明確建設(shè)方案，避免重復(fù)應(yīng)用場(chǎng)景開發(fā)建設(shè)；通過與省人社廳信息中心組成專題小組，定期開展專題匯報(bào)和工作討論，將項(xiàng)目架構(gòu)和功能建設(shè)統(tǒng)一到省人社一體化信息平臺(tái)，明確通用型建設(shè)和個(gè)性化建設(shè)，為電子檔案系統(tǒng)功能復(fù)用，電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用場(chǎng)景創(chuàng)新提供新的優(yōu)化途徑。

二、 無錫人社檔案信息化建設(shè)新階段的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

2018—2020年，無錫人社電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、建設(shè)和順利運(yùn)行，為無錫人社檔案管理部門開展電子檔案現(xiàn)代化管理開啟了一個(gè)新平臺(tái)，改變了原來傳統(tǒng)檔案管理的理念和方式。2020—2023年，從參與省系統(tǒng)建設(shè)，到省系統(tǒng)2021年5月在無錫順利上線運(yùn)行，再到省系統(tǒng)在無錫落地運(yùn)行了一段時(shí)間后，無錫人社檔案信息化程度得到大幅提高。但在使用省系統(tǒng)的過程中，還存在如下突出問題：

（一）電子檔案數(shù)量多，歸檔進(jìn)展不及時(shí)

目前，省系統(tǒng)中的電子檔案是指在省人社一體化業(yè)務(wù)經(jīng)辦平臺(tái)中通過歸檔步驟已辦結(jié)的各類人社業(yè)務(wù)歸檔文件。由于人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦事項(xiàng)數(shù)據(jù)量龐大，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在事中歸檔難度較大，存在材料收集不及時(shí)、材料掃描不規(guī)范、對(duì)歸檔流程不熟悉等問題，以致存在事后集中電子歸檔的情況，電子檔案歸檔進(jìn)展較為緩慢。

（二）檔案利用需求高，數(shù)字資源不集中

由于無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)在省系統(tǒng)上線前，已完成跨系統(tǒng)檔案全文查詢，在省系統(tǒng)上線后，歷史數(shù)字資源未開展遷移，導(dǎo)致原有業(yè)務(wù)線上全文查詢暫時(shí)難以實(shí)現(xiàn)。

（三）檔案管理機(jī)構(gòu)多，分級(jí)管理不順暢

省系統(tǒng)中，檔案管理機(jī)構(gòu)按照省、市、區(qū)三級(jí)進(jìn)行設(shè)置，但在無錫實(shí)際業(yè)務(wù)流程中，存在市級(jí)業(yè)務(wù)下沉區(qū)級(jí)甚至街道的情況，由于管理流程的差異，導(dǎo)致目前存在相關(guān)電子檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、收集、統(tǒng)計(jì)不暢通。

（四）檔案系統(tǒng)升級(jí)快，業(yè)務(wù)素質(zhì)待提高

隨著省系統(tǒng)的不斷升級(jí)優(yōu)化，對(duì)使用者的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方法在數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)代需要及時(shí)更新轉(zhuǎn)變。

三、 無錫人社檔案信息化建設(shè)的思考與展望

（一）利用新技術(shù)，提高電子歸檔率

根據(jù)業(yè)務(wù)事項(xiàng)和經(jīng)辦流程，明確應(yīng)歸檔事項(xiàng)，加強(qiáng)自動(dòng)歸檔事項(xiàng)向省廳統(tǒng)一申請(qǐng)、半自動(dòng)歸檔事項(xiàng)規(guī)范必傳項(xiàng)、手動(dòng)歸檔事項(xiàng)流程優(yōu)化等工作，探索系統(tǒng)對(duì)歸檔情況開展自動(dòng)分析，加強(qiáng)歸檔提醒、歸檔統(tǒng)計(jì)、四性檢測(cè)等功能。

（二）結(jié)合新項(xiàng)目，加快歷史檔案數(shù)據(jù)遷移

為了整合新老系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)資源，健全省人社一體化人員畫像項(xiàng)目數(shù)據(jù)資源，無錫人社已著手開展歷史數(shù)據(jù)遷移工作，為省系統(tǒng)應(yīng)用做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

（三）響應(yīng)一體化，提供系統(tǒng)功能優(yōu)化需求

省人社一體化信息平臺(tái)的建設(shè)初衷是為了統(tǒng)籌協(xié)同，消弭數(shù)字鴻溝。無錫人社將及時(shí)反饋業(yè)務(wù)部門在使用該平臺(tái)過程中遇到的各類問題，以利于確定省系統(tǒng)功能優(yōu)化方向，為推動(dòng)全省上下一體、部門聯(lián)動(dòng)、業(yè)務(wù)協(xié)同、打破壁壘和信息煙囪不斷助力。

（四）結(jié)合新平臺(tái)，提升檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)

省系統(tǒng)作為目前無錫人社正在使用的新平臺(tái)，是集全省之力打造開發(fā)并不斷完善的一體化平臺(tái)，作為使用者需要有適應(yīng)的能力和長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和思考，激發(fā)數(shù)字創(chuàng)新能力，不斷提升智慧化服務(wù)水平。