電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的問(wèn)題及發(fā)展方向

張 帥

（河南省人民醫(yī)院省直第一醫(yī)院，河南 鄭州 450003）

在新時(shí)代的背景下，信息技術(shù)早已融入到人們的日常工作和學(xué)習(xí)當(dāng)中，信息技術(shù)具有一定的先進(jìn)性、可靠性和廣泛性，可以促進(jìn)了企業(yè)和用人單位的信息化平臺(tái)建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)，現(xiàn)在企業(yè)和用人單位一般都采用電子檔案的形式。電子檔案相較于紙質(zhì)檔案而言有一定程度上的優(yōu)勢(shì)，比如電子檔案不需要人工識(shí)別，減少了工作人員的勞動(dòng)時(shí)間的同時(shí)，降低了在人工識(shí)別工程中的失誤率，電子檔案保存在專門的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)電子檔案有加密保護(hù)作用，所以具有較高的安全性，就目前來(lái)看，電子政務(wù)市場(chǎng)的前景良好，電子檔案的發(fā)展使順應(yīng)時(shí)代的主流和趨勢(shì)的；紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的，時(shí)間久了很容易損壞不易保存，人們使用紙質(zhì)檔案的歷史時(shí)間很長(zhǎng)，對(duì)紙質(zhì)檔案有依賴性，所以紙質(zhì)檔案作為原始檔案在短時(shí)間內(nèi)是不可替代的，因此對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理和兩者的發(fā)展方向是一種新問(wèn)題。

1 電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理問(wèn)題

1.1 檔案管理和保護(hù)工作不健全

電子檔案發(fā)展使用周期短，電子檔案是以電子信息為主要載體的。一般情況下，管理人員會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理流程和保護(hù)工作比較熟悉，而對(duì)電子檔案相關(guān)的內(nèi)容和文件認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不了解，所以管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行保存和管理時(shí)，極大程度上會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，企業(yè)和用人單位也沒(méi)有形成對(duì)電子檔案的科學(xué)的管理制度，對(duì)電子檔案的結(jié)構(gòu)與電子檔案的分類存在一定的缺失，也尚未開(kāi)通專門的檔案信息管理功能；紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)形成相應(yīng)的流程，管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理也是得心應(yīng)手，但紙質(zhì)檔案的管理仍有很多問(wèn)題。紙質(zhì)檔案的載體是紙張，而紙質(zhì)使用時(shí)間長(zhǎng)會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成損害，管理人員缺少對(duì)紙質(zhì)檔案的重視，不適宜的管理和保護(hù)都會(huì)加速紙質(zhì)檔案的損害程度，比如存放紙質(zhì)檔案的庫(kù)房溫度過(guò)高，會(huì)使檔案上的字體模糊不清，庫(kù)房過(guò)于潮濕也會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)霉讓人無(wú)法閱讀。由于管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理流程比較熟悉，所以會(huì)出現(xiàn)“摸魚(yú)”的行為，對(duì)紙質(zhì)檔案的擺放和整理工作不到位，亂擺亂放，極容易導(dǎo)致檔案信息的內(nèi)容不準(zhǔn)確，嚴(yán)重的話則造成檔案丟失并產(chǎn)生嚴(yán)重后果。

1.2 管理人員的綜合素質(zhì)不高

管理人員的工作能力會(huì)對(duì)檔案管理和保存產(chǎn)生直接影響。很多管理人員對(duì)保存電子檔案的操作流程不熟悉，對(duì)電子信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)不全面，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不徹底，所以經(jīng)常導(dǎo)致電子檔案信息錯(cuò)誤的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，比如管理人員在系統(tǒng)上搜集檔案信息的過(guò)程中，因其電子系統(tǒng)的靈活性和便利性，會(huì)對(duì)不熟悉操作的人員造成影響，極容易出現(xiàn)失誤刪除電子檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，會(huì)對(duì)電子檔案的可靠性產(chǎn)生威脅，管理人員雖然對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)和管理流程比較熟悉，但缺少一定的責(zé)任心和耐心，對(duì)檔案的歸檔和管理上出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性極高，檔案的分類不夠明確，沒(méi)有遵循檔案文件形成的特點(diǎn)，也沒(méi)有保持文件質(zhì)檢的系統(tǒng)排列，歸檔的檔案文件材料不齊全，企業(yè)也沒(méi)有指定專門的工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理，在管理人員離職或者發(fā)生工作變動(dòng)之后，檔案交接的環(huán)節(jié)沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的處理。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的發(fā)展方向

2.1 信息安全的發(fā)展方向

紙質(zhì)檔案和電子檔案在一定程度上具有同一性和相互否定性這就導(dǎo)致了二者的發(fā)展方向也是不同的，要發(fā)揮各自的優(yōu)點(diǎn)，促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步。從信息安全的發(fā)展方向看，電子檔案大多是信息技術(shù)為主，人工操作為輔的方式，所以會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)的影響。一方面如果電腦病毒開(kāi)始傳播，而電腦病毒一旦攻擊電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)致使電子信息數(shù)據(jù)受到破壞，從而對(duì)電子檔案造成嚴(yán)重的危害，導(dǎo)致電子檔案丟失或者被惡意篡改，給人們的工作和學(xué)習(xí)帶來(lái)極大的不便；另一方面因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)操作的靈活性和簡(jiǎn)捷性會(huì)讓管理人員在檔案信息編輯中造成一些負(fù)面影響，可能因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽刪除了電子檔案的數(shù)據(jù)和信息，因?yàn)殡娮訖n案的管理系統(tǒng)具有一定程度的安全性和保密性，所以發(fā)生多次錯(cuò)誤會(huì)給電子檔案“上鎖”，這也是管理人員面對(duì)的難題。而紙質(zhì)檔案大多都是人工管理，與電子檔案相比不存在操作流程的錯(cuò)誤率高的情況，紙質(zhì)檔案一旦形成，則是“白紙黑字，板上釘釘”，絕不會(huì)出現(xiàn)信息被篡改的可能，所以紙質(zhì)檔案的安全性比電子檔案的安全性要高一些。

2.2 檔案的利用方面

電子檔案的保存和管理主要依靠網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)，雖然提高了工作效率，節(jié)省了勞動(dòng)時(shí)間，檔案的內(nèi)容會(huì)通過(guò)計(jì)算機(jī)的開(kāi)放、共享的方式傳播到任意的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，給工作人員帶來(lái)了很多的便利，但如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法運(yùn)行，也會(huì)給檔案的管理帶來(lái)不良的影響，并且增加了電子檔案的不穩(wěn)定性；紙質(zhì)檔案雖然相較于電子檔案有一定程度的可靠性，但查閱起來(lái)十分繁瑣復(fù)雜，工作量大，給管理人員的工作帶來(lái)很大的麻煩，但是相對(duì)而言，紙質(zhì)檔案與其他檔案相比，具有較高的安全性，目前來(lái)看紙質(zhì)檔案仍處于主流位置。

3 總結(jié)

總之，本文針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的問(wèn)題與發(fā)展做出了上述分析。通過(guò)提高對(duì)工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)以及建立健全檔案管理制度來(lái)保護(hù)和管理檔案，電子檔案在傳輸和查閱的方面上具有很大的優(yōu)勢(shì)，但可靠性比較弱，容易受到信息技術(shù)和電腦計(jì)算機(jī)的影響；而紙質(zhì)檔案可靠性高，不易受外來(lái)因素的干擾，但紙質(zhì)容易受損，影響人們的閱讀，只有實(shí)行“雙軌制”的管理方法，才能方便紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理。