“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理的創(chuàng)新與思考

◎王杰

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)實現(xiàn)了有效融合，形成協(xié)同發(fā)展的新形勢。同時，隨著信息技術的不斷發(fā)展進步，物聯(lián)網(wǎng)、云計算以及大數(shù)據(jù)等先進技術也隨之出現(xiàn)?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +”形態(tài)，究其根本是將互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展成果應用于社會各行各業(yè)，以此推動其快速高效發(fā)展。如檔案管理作為檔案事業(yè)的基本構成部分，是對檔案實體及其信息予以管理，并開展檔案檢索、查詢以及使用等服務，以此提供給有需要的單位或是個人。而隨著社會不斷地發(fā)展進步，檔案管理要想充分滿足社會發(fā)展需求，就必須不斷提升管理水平。尤其是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，更是給檔案管理提出了更高的要求，在資源共享理念、大量信息用戶以及數(shù)字化模式等條件下，要想充分發(fā)揮檔案管理工作真正的價值，就必須緊跟時代發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，從而推動檔案管理事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理的主要特征

（一）對檔案管理的完整性提出了更高的要求

檔案管理主要涉及檔案的收集、整理、統(tǒng)計以及提供利用等諸多方面。而隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，檔案管理迎來了轉型升級的發(fā)展契機。檔案管理的完整性主要體現(xiàn)在檔案資料和檔案管理流程兩個方面。身處“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，通過網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等平臺可以快速地獲取信息，使檔案資料得以完善，因此，對檔案資料的完整性也提出了更高的要求。另外，在檔案管理過程中，工作流程涉及諸多方面，如收集、整理檔案基礎資料，檔案的歸檔以及查詢等，工作人員可以借助互聯(lián)網(wǎng)等先進技術手段，使工作流程更加高效，這便對管理流程的完整性提出了更高的要求。

（二）檔案管理存儲媒介呈現(xiàn)多元化趨勢

“互聯(lián)網(wǎng)+”的出現(xiàn)，在技術方面對檔案數(shù)據(jù)管理工作提供了極大的支持，使檔案信息逐漸實現(xiàn)了數(shù)字化管理。依托于互聯(lián)網(wǎng)，檔案信息資源得以充分激活，檔案數(shù)據(jù)有效地融入公共信息服務體系中，并與政府、企業(yè)以及社會大眾建立起信息共享機制。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案管理在存儲上擁有了新的媒介，檔案管理實現(xiàn)了數(shù)字化存儲。而數(shù)字化檔案管理使檔案管理在形式上更為多樣，檔案資料能夠以文字、音頻以及視頻等諸多形式存儲和展現(xiàn)。

當前，通過創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可以將檔案信息錄入進去，不僅節(jié)省人力、物力和財力，提高管理效率，還可以進一步防止出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息丟失現(xiàn)象，也更加便于用戶查詢和利用檔案信息。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理創(chuàng)新的重要意義

（一）深入挖掘數(shù)據(jù)的內(nèi)在價值

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，通過檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉型是發(fā)展的必然趨勢，檔案管理應將重點放在數(shù)據(jù)的獲取和分析上，通過挖掘數(shù)據(jù)的內(nèi)在價值，確保決策更加精準。也就是說，借助數(shù)據(jù)挖掘技術深入分析檔案數(shù)據(jù)的深層次價值，可以使檔案數(shù)據(jù)的利用率得到有效提升。過去的檔案管理通常只分析數(shù)據(jù)的外在內(nèi)容，并且極易在數(shù)據(jù)價值的挖掘和轉化過程中受人為因素影響，導致檔案數(shù)據(jù)得不到有效利用。而檔案管理的數(shù)字化轉型，則可以通過利用各種先進技術手段，智能化分析數(shù)據(jù)內(nèi)容，挖掘數(shù)據(jù)間的內(nèi)在關聯(lián)性，以此為使用者提供數(shù)據(jù)參考依據(jù)，使數(shù)據(jù)得到有效利用。

（二）提供多樣化檔案數(shù)據(jù)服務

檔案管理的數(shù)字化創(chuàng)新發(fā)展，可以使數(shù)據(jù)進行有效融合，并最終匯聚成存儲系統(tǒng)，另外，通過檔案系統(tǒng)中搜索引擎這一功能的使用，檔案資源的調用可以更加高效，獲取檔案信息的時間被極大縮短，檔案數(shù)據(jù)共享機制的創(chuàng)建，更利于使用者調閱使用。在對檔案信息進行檢索時，既可以查找和分析系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)，又可以結合搜索記錄，將與之相關聯(lián)的信息推送出去，以此使受眾的使用需求得到更好的滿足。當前，在檔案管理過程中，數(shù)據(jù)服務是重中之重，其不僅可以使數(shù)據(jù)的價值真正地發(fā)揮出來，還可以使數(shù)據(jù)整合利用的成本極大縮減，從而讓檔案數(shù)據(jù)的應用范圍更加廣泛。

（三）有利于優(yōu)化整合信息資源

以往檔案資源管理處于分散狀態(tài)，如人事、文書以及經(jīng)濟等類型的檔案資源會被分別儲存于不同系統(tǒng)，但是隨著檔案資源日漸增多，數(shù)據(jù)間出現(xiàn)了相互交叉的情況，且存儲內(nèi)容繁復，那么分散模式也就難以滿足當前檔案管理的發(fā)展需求。檔案的數(shù)字化轉型升級，使檔案資源存儲得到了有效的優(yōu)化整合。通過對檔案數(shù)據(jù)進行科學分類和精準標識，進而對檔案編制機制進行不斷完善，同時借助多種計算機算法，針對檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)建關聯(lián)機制，立足于多個層面不斷優(yōu)化檔案資源，使檔案數(shù)據(jù)存在更強的內(nèi)在聯(lián)系，從而將檔案數(shù)據(jù)以精準高效的方式提供給使用者。由此可見，數(shù)字化創(chuàng)新發(fā)展，使得檔案資源信息得到進一步的優(yōu)化整合，同時也為檔案資源的開發(fā)和利用提供更多的便利條件，進而提升檔案資源的管理效率。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展面臨的主要問題

（一）數(shù)據(jù)規(guī)模擴大非常迅速

當前，影響數(shù)字化創(chuàng)新發(fā)展步伐的一個重要因素是數(shù)據(jù)規(guī)模的迅速擴大，這使讀取檔案的難度不斷增加。在數(shù)字化發(fā)展過程中，檔案數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)了數(shù)據(jù)規(guī)模擴大速度不斷加快的情況，而以往通常是采用擴大存儲平臺來解決此類問題?，F(xiàn)階段，云存儲技術日益成熟，為檔案數(shù)據(jù)管理提供了相應的平臺，但隨著數(shù)據(jù)量的持續(xù)增多，類型也越發(fā)復雜，致使其無法快速地讀取和分析檔案，檔案管理的難度也因此大幅增加。另外，數(shù)據(jù)價值的分析更加有難度。傳統(tǒng)的檔案管理是由管理人員分析和鑒定數(shù)據(jù)價值，并確定其具體利用方式。雖說現(xiàn)在已采用信息化技術手段鑒定檔案的價值，但由于信息技術類型較少，無法對大數(shù)據(jù)技術的應用方式進行深層次挖掘，尚處于對數(shù)據(jù)的存儲、收集等階段，在數(shù)據(jù)鑒定方面能力較為薄弱。

（二）檔案管理人員綜合素養(yǎng)偏低

在檔案管理工作過程中，檔案管理人員是影響工作效果的重要因素，就目前檔案管理人員的實際情況看，存在部分人員綜合素養(yǎng)不足的情況，未能將新技術和新理念充分應用在工作中。專業(yè)管理人才較為缺失，現(xiàn)有工作人員的檔案管理理論知識掌握不足，不能將專業(yè)手段和知識進行科學合理地運用，對數(shù)字化檔案管理缺少清楚的認知，導致檔案管理工作模式的創(chuàng)新步伐緩慢。部分檔案管理人員認為只是對檔案數(shù)據(jù)進行收集、整理以及保存即可，將重點放在確保檔案資源完整性上，未形成成熟的數(shù)字化思維模式，未積極地借助大數(shù)據(jù)等先進技術手段來創(chuàng)新管理方式。除了思想認識不到位之外，部分檔案管理人員并不能熟練操作信息化系統(tǒng)，只能簡單地通過檔案管理平臺進行數(shù)據(jù)傳輸，而無法運用大數(shù)據(jù)技術分析數(shù)據(jù)信息的深層次價值。

（三）檔案資源的利用率不高

檔案資源只有得到有效的利用，其價值才能真正凸顯出來。而在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案信息通常由檔案管理人員提供給使用者，許多檔案數(shù)據(jù)并未得到有效的利用，檔案服務過于被動。因此，如果在數(shù)據(jù)化轉型發(fā)展中未能有效創(chuàng)新檔案服務模式，則無法真正發(fā)揮檔案信息的價值，對現(xiàn)代化檔案管理機制的創(chuàng)建也極為不利。另外，在對檔案管理工作進行改革創(chuàng)新時，檔案資源的利用方式并未及時地作出相應的調整，致使檔案資源利用難以向數(shù)據(jù)化進行深入地推進。

（四）安全問題日益凸顯

數(shù)據(jù)在存儲過程中，隱私數(shù)據(jù)被竊取的情形時有發(fā)生，電子檔案中包含許多重要的數(shù)據(jù)，而有些不法分子會通過非法手段來竊取信息。在檔案系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)信息存儲量大、類型豐富多樣，且運行環(huán)境極為復雜，因此，網(wǎng)絡平臺上數(shù)據(jù)濫用、個人信息被盜用等現(xiàn)象頻發(fā)，檔案安全存在極大的隱患。目前，檔案管理面臨的最大安全隱患就是黑客攻擊，黑客采取非法手段入侵電子檔案系統(tǒng)中，破壞其防護體系，進而竊取數(shù)據(jù)庫中的信息。此外，還有病毒會通過網(wǎng)頁、軟件等不同渠道進行傳播，一旦管理人員鼠標點擊包含病毒的網(wǎng)頁或是軟件，則會對檔案系統(tǒng)的安全造成一定的威脅。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）推動檔案資源加快數(shù)據(jù)化發(fā)展步伐

以往的檔案管理工作是將紙質化檔案轉化成可讀的圖像文本形式，而要想實現(xiàn)數(shù)據(jù)化轉型發(fā)展，檔案資源的數(shù)據(jù)化轉變是一個重要環(huán)節(jié)，檔案管理部門需要合理地運用各種類型的先進技術手段，提升自身的數(shù)據(jù)處理與分析能力，并在技術上提供有力的支持，如通過光學符號識別、語音識別以及格式轉換等技術，對數(shù)據(jù)予以結構化處理，在檔案管理系統(tǒng)中創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，以此為數(shù)據(jù)的存儲、調取以及分析等提供全新的數(shù)據(jù)支持，進一步加快數(shù)據(jù)化發(fā)展的步伐。相關工作者應充分運用智能化技術分解數(shù)據(jù)，并將其轉化為可讀取、可處理的數(shù)據(jù)形式，重新構建數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在關系，通過可視化技術展示給使用者，以此使數(shù)據(jù)的利用率得到有效提升。

（二）提升檔案管理人員的創(chuàng)新意識

檔案管理人員應具備一定的數(shù)據(jù)創(chuàng)新意識，對檔案數(shù)據(jù)化的重要性形成正確的認知，為檔案數(shù)據(jù)化的實現(xiàn)儲備人才資源。一方面，積極引導已有工作人員增加自身知識儲備，學習先進的理念和技術，定期組織開展培訓活動，尤其是有關于數(shù)據(jù)化概念、數(shù)字化和數(shù)據(jù)化的區(qū)別等相關內(nèi)容，能夠使工作人員的檔案數(shù)據(jù)化認知水平得到進一步提升，進而形成敏銳靈活的數(shù)據(jù)創(chuàng)新意識。另一方面，加大力度引進復合型優(yōu)秀人才，既要能夠具備充足的檔案理論知識，又要能夠熟練使用大數(shù)據(jù)、人工智能等先進的信息化技術手段，在工作實踐過程中，應充分發(fā)揮數(shù)據(jù)意識，不斷優(yōu)化創(chuàng)新工作模式，使檔案管理工作效率得到有效提升。

（三）不斷優(yōu)化升級檔案服務

首先，推動檔案服務朝著知識化方向發(fā)展。知識化主要是指借助知識圖譜、語義識別等技術手段合并或是拆分檔案內(nèi)容，通過恰當?shù)姆绞秸故緳n案知識成果，并積極獲取使用者對檔案信息滿意度的反饋，進而對檔案服務內(nèi)容進行優(yōu)化。其次，多領域協(xié)同合作。多領域合作可以使檔案資源得以高效利用，并為社會發(fā)展起到一定的推動作用。如高校檔案管理涉及種類繁多的知識性數(shù)據(jù)資源，其中包括歷史文化資源的相關內(nèi)容，而高?？梢院臀幕^、博物館等機構建立合作共享關系，從而使數(shù)據(jù)資源得以充分利用。最后，針對用戶提供個性化服務。不同的使用者會有不同的檔案數(shù)據(jù)使用需求，這便需要檔案管理人員根據(jù)用戶以往的瀏覽記錄形成用戶畫像，掌握他們的需求偏好，并有針對性地提供優(yōu)質精準的服務。

（四）進一步強化檔案數(shù)據(jù)的安全性

對于檔案管理來說，確保數(shù)據(jù)的安全性是重中之重，因為其中涉及諸多方面的重要信息，一旦發(fā)生泄露等情況，會產(chǎn)生難以挽回的不良后果，因此，必須要建立完善的數(shù)據(jù)安全管理機制，加強對先進安全防護技術的應用，如采用身份認證方式，通過密碼、指紋識別等方式來確定身份信息，以免發(fā)生他人盜用而非法進入數(shù)據(jù)系統(tǒng)的情況。在識別過程中，使用者應輸入動態(tài)口令，憑借其優(yōu)勢確保身份認證的有效性，這樣可以極大地規(guī)避數(shù)據(jù)盜用等情況的出現(xiàn)。除此之外，也要注重對防火墻、入侵檢測技術等的應用，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，并有針對性地采取應對手段，確保數(shù)據(jù)安全不受侵害，從而有效避免病毒、不法分子入侵等對檔案管理系統(tǒng)造成的攻擊，確保檔案的數(shù)據(jù)化發(fā)展步伐不會因此受到影響。

五、結語

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，檔案管理要想實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，就必須加快數(shù)據(jù)化發(fā)展步伐，對數(shù)據(jù)的內(nèi)在價值進行深層次挖掘，優(yōu)化整合數(shù)據(jù)資源，以此為廣大使用者提供更加多元的數(shù)據(jù)服務，但在檔案管理的數(shù)據(jù)化創(chuàng)新發(fā)展過程中，仍然存在一些問題需要解決，這就需要檔案管理部門結合“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的實際發(fā)展需求，采取科學合理的應對策略，使檔案管理的效率和品質得到進一步提升，為廣大用戶提供更加便捷高效的服務。