信息化視域下的糧食儲(chǔ)備檔案管理工作

文/陳虹睿

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和普及，各行各業(yè)都迎來(lái)了變革發(fā)展的重要時(shí)期，糧食儲(chǔ)備檔案的信息化管理也開(kāi)始成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。本文立足于信息化視域之下，分析了糧食儲(chǔ)備檔案信息化的多重特征、思考了糧食儲(chǔ)備檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀、研究了完善糧食儲(chǔ)備檔案工作的多項(xiàng)措施，旨在推進(jìn)糧食儲(chǔ)備檔案盡快推進(jìn)信息化變革，并不斷提升管理工作效率和管理水平

近幾年來(lái)，國(guó)家持續(xù)推進(jìn)政務(wù)信息化建設(shè)，各機(jī)關(guān)信息化已取得了顯著成效，糧食和物資儲(chǔ)備系統(tǒng)也逐漸邁入了現(xiàn)代化管理之路，這也為我們今后的糧食儲(chǔ)備檔案管理工作帶來(lái)了新的方向和思考。在信息化的視域之下，以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、5G為代表的現(xiàn)代技術(shù)逐漸走進(jìn)我們的生活，為糧食儲(chǔ)備檔案管理提供發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了一系列挑戰(zhàn)，如糧食儲(chǔ)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、糧食檔案信息參差不齊、糧食儲(chǔ)備檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平不足等等。隨著世界發(fā)展形勢(shì)日益嚴(yán)峻、糧食安全問(wèn)題日益復(fù)雜，黨和國(guó)家對(duì)于糧食和物資儲(chǔ)備行業(yè)也提出了更高要求。因此，如何在貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院2022年最新頒布的《糧食流通管理?xiàng)l例》的前提下，利用好信息化手段切實(shí)做好當(dāng)代糧食儲(chǔ)備檔案管理工作已然成為我們不可忽略的關(guān)鍵任務(wù)，也是我們每一位糧食儲(chǔ)備檔案管理工作人員的重要課題。

一、糧食儲(chǔ)備檔案信息化的多重特征

傳統(tǒng)意義上的糧食儲(chǔ)備檔案管理要求相關(guān)人員將大量的時(shí)間和精力放在對(duì)檔案的整理和保管上，工作對(duì)象單一、工作效率低下，檔案利用率更是難以提升。而在信息化視域的要求下，糧食儲(chǔ)備檔案管理的主要對(duì)象開(kāi)始轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，管理核心和重點(diǎn)則側(cè)重于對(duì)檔案的收集、分析和運(yùn)用，數(shù)字檔案獨(dú)特的可傳輸性也使得其便捷性和利用率大大增加。具體來(lái)說(shuō)，立足于信息化視域進(jìn)行糧食儲(chǔ)備檔案管理一方面有助于充分挖掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，即通過(guò)糧食儲(chǔ)備檔案與人工智能、大數(shù)據(jù)等科學(xué)技術(shù)的有機(jī)融合來(lái)為各個(gè)單位提供更加豐富的資源支持和技術(shù)支持，從而進(jìn)一步開(kāi)展業(yè)務(wù)工作；另一方面還有助于全方位提升糧食儲(chǔ)備系統(tǒng)的檔案管理水平，即通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的電子掃描、快速歸類(lèi)、整理和利用，在節(jié)約空間和時(shí)間的同時(shí)更有效提升了糧食儲(chǔ)備檔案的管理質(zhì)量。

二、糧食儲(chǔ)備檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀

目前，我國(guó)糧食儲(chǔ)備檔案管理工作總體發(fā)展形勢(shì)穩(wěn)中向好，但也難免存在一些問(wèn)題：

1.糧食儲(chǔ)備檔案的管理意識(shí)薄弱

部分領(lǐng)導(dǎo)只重視單位的業(yè)務(wù)工作，忽視了糧食儲(chǔ)備檔案的重要性，導(dǎo)致其管理工作難以開(kāi)展。而部分工作人員則簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案就是上級(jí)下發(fā)的紅頭文件，更不了解如何按要求將檔案整理和歸檔，為推進(jìn)糧食儲(chǔ)備檔案管理工作帶來(lái)了一系列障礙。

2.糧食檔案信息參差不齊，不利于其規(guī)范化管理

目前，糧食和物資儲(chǔ)備系統(tǒng)內(nèi)仍有很多單位和企業(yè)尚不具備齊全的硬件設(shè)施和基礎(chǔ)設(shè)備，已有軟件設(shè)施也存在功能不完善、程序系統(tǒng)復(fù)雜等問(wèn)題，為信息化檔案管理帶來(lái)困難。而在錯(cuò)綜復(fù)雜的互聯(lián)網(wǎng)中，海量的糧食檔案信息也使得管理人員眼花繚亂，對(duì)于信息真實(shí)性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性的鑒別程度有待提高，科學(xué)高效的信息化糧食儲(chǔ)備檔案管理系統(tǒng)建設(shè)更是難以實(shí)現(xiàn)。

3.從業(yè)人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，難以推動(dòng)工作持續(xù)開(kāi)展

從客觀角度來(lái)看，糧食檔案管理多為兼職人員，在崗位輪換、人員流動(dòng)等情況下容易出現(xiàn)檔案管理工作斷檔的問(wèn)題；而從主觀角度來(lái)說(shuō)，眾多事務(wù)纏身的檔案管理人員沒(méi)有太多精力去鉆研專(zhuān)業(yè)知識(shí)，單調(diào)、繁瑣的檔案工作任務(wù)也容易使人滋生厭煩情緒，難以滿(mǎn)足自身的職業(yè)成就感和社會(huì)認(rèn)同感。

三、信息化視域下完善糧食儲(chǔ)備檔案工作的措施

1.完善管理機(jī)制，加快信息化進(jìn)程

在新形勢(shì)的要求下，加強(qiáng)糧食儲(chǔ)備檔案工作的首要要求就是構(gòu)建完善的管理機(jī)制，加快檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。需要大力推動(dòng)糧食儲(chǔ)備數(shù)字檔案室建設(shè)，為相關(guān)單位配備檔案柜、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存器等基礎(chǔ)設(shè)施，并選擇容易掌握和運(yùn)用的軟件，逐步推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化和系統(tǒng)化。同時(shí)，信息化視域之下更應(yīng)該充分利用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)在微信公眾號(hào)、微博、客戶(hù)端等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上發(fā)布糧食業(yè)務(wù)工作動(dòng)態(tài)等方式開(kāi)展檔案的收集、整理、編排等工作，持續(xù)完善糧食儲(chǔ)備電子檔案庫(kù)，在不斷豐富檔案資源的同時(shí)做好信息的篩選和整合工作。

2.推進(jìn)糧食儲(chǔ)備檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，做好涉密檔案的保密工作

信息化視域必然要求檔案管理走向現(xiàn)代化，即以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化管理模式取代傳統(tǒng)的管理模式，這也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。這就需要各地各單位為糧食儲(chǔ)備建立管理網(wǎng)絡(luò)，在開(kāi)展業(yè)務(wù)工作的同時(shí)拓寬檔案管理途徑。對(duì)于工作中產(chǎn)生的資料和文件可以進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的整理，并借助計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、硬盤(pán)等現(xiàn)代媒介做好儲(chǔ)存和查閱工作，實(shí)現(xiàn)糧食儲(chǔ)備檔案信息的溝通共享。還需要注意的是，由于部分地方糧食儲(chǔ)備檔案與當(dāng)?shù)氐膬?chǔ)備糧地點(diǎn)、數(shù)量、規(guī)模等資料息息相關(guān)，這些涉密內(nèi)容一旦泄露會(huì)給國(guó)家?guī)?lái)不可估量的損失。因此，相關(guān)部門(mén)要嚴(yán)格做好保密工作，對(duì)儲(chǔ)存涉密檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)置密碼和防火墻，嚴(yán)格禁止涉密計(jì)算機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)，杜絕糧食儲(chǔ)備檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)的泄密問(wèn)題。

3.加強(qiáng)人才隊(duì)伍構(gòu)建，逐步提升工作人員的業(yè)務(wù)能力水平

人才是信息化建設(shè)有序開(kāi)展的重要保障，也是強(qiáng)化糧食儲(chǔ)備檔案管理的必要措施。因此一方面，各個(gè)單位可以確立專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)糧食儲(chǔ)備檔案管理工作，強(qiáng)化對(duì)相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和信息化熟練程度；另一方面還要重視繼續(xù)教育的作用和價(jià)值。堅(jiān)持定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行新興技術(shù)教育，積極適應(yīng)變化發(fā)展的時(shí)代需要。與此同時(shí)，各級(jí)糧食儲(chǔ)備檔案管理人員也需要堅(jiān)持“終身學(xué)習(xí)”，不斷培養(yǎng)自身的責(zé)任意識(shí)和學(xué)習(xí)意識(shí)，加強(qiáng)自身職業(yè)能力訓(xùn)練、充分調(diào)動(dòng)工作積極性，更好地服務(wù)于當(dāng)代糧食儲(chǔ)備檔案管理工作。