國有企業(yè)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展路徑研究
——以陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案事業(yè)發(fā)展為例

文/張 靜

國有企業(yè)是黨領(lǐng)導(dǎo)的中華民族偉大復(fù)興事業(yè)的重要支柱和依靠力量，是國民經(jīng)濟(jì)中的中流砥柱，是重要物質(zhì)基礎(chǔ)和政治基礎(chǔ)，也是黨領(lǐng)導(dǎo)的國家治理體系的重要組成部分。國有企業(yè)檔案，是國有企業(yè)的重要的信息資源財富。本文以陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案事業(yè)發(fā)展為例，重點研究國有企業(yè)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的路徑，無疑對國有企業(yè)的發(fā)展會起到有力的助推作用

國有企業(yè)檔案是非常重要的信息資源，是一個企業(yè)寶貴的精神和物質(zhì)財富，是企業(yè)歷史經(jīng)驗的積累與見證。如何不斷提升國有企業(yè)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展水平，近年來，陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司進(jìn)行了積極探索，找到了一些問題的癥結(jié)，取得了非常好的經(jīng)驗，提出了客觀可行的操作方案。

一、陜鋼集團(tuán)檔案管理工作取得的成績

陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司的前身是龍鋼公司，龍鋼公司檔案室保管了自建廠以來六十多年的企業(yè)檔案，不僅庫存量多、檔案類別特別齊全，而且專業(yè)檔案工作人員穩(wěn)定。近年來，陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司對企業(yè)檔案工作高度重視，采取了一系列有力有效的舉措予以加強(qiáng)，取得了顯著成效。目前，陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司總體檔案工作已經(jīng)走上了科技化、信息化、規(guī)范化軌道，優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)創(chuàng)建完備，層級職責(zé)明確、任務(wù)清晰；檔案管理制度健全，歸檔范圍明確，歸檔辦法具體可操作；電子檔案管理工作已經(jīng)邁出實質(zhì)性步伐。通過不懈努力，龍鋼公司檔案室于2021年10月被陜煤集團(tuán)提級命名為標(biāo)準(zhǔn)化示范檔案館，同月被列為陜煤集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位。

陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案館之所以取得如此好的成績，重點在于全面加快數(shù)字檔案館的全方位、系統(tǒng)性、重塑性變革。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.對標(biāo)先進(jìn)，確定數(shù)字檔案館建設(shè)思路

陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司組織人員先后到陜西小保當(dāng)?shù)V業(yè)有限公司、韓城市檔案局等數(shù)字檔案館（室）建設(shè)標(biāo)桿單位進(jìn)行了對標(biāo)學(xué)習(xí)，認(rèn)真查擺與先進(jìn)企業(yè)檔案管理、軟件配套、硬件配置、數(shù)字化應(yīng)用等方面的短板和不足，結(jié)合自身實際情況，分析明確目標(biāo)任務(wù)，提出改進(jìn)措施。同時，先后到韓城檔案局、韓城鄉(xiāng)村振興局的數(shù)字化加工現(xiàn)場進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)研，了解設(shè)備配置、加工流程等具體要求，為深入開展數(shù)字檔案館建設(shè)打好了基礎(chǔ)。

2.建章立制，確保數(shù)字檔案館規(guī)范建設(shè)

2021年，經(jīng)過歷時5個月、投入200余萬元，對原有的檔案區(qū)域進(jìn)行了擴(kuò)容改造提升，建設(shè)了智能檔案密集架管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案安全配套系統(tǒng)、智能消防聯(lián)動系統(tǒng)、監(jiān)控防盜系統(tǒng)等多項現(xiàn)代化檔案智能化綜合管理系統(tǒng)，是一個集收集保管、查閱利用、展覽陳列、智能管理于一體的現(xiàn)代化智能檔案室。在此基礎(chǔ)上，陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案館依照國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價方法》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《GBT 39784-2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》的相關(guān)要求，結(jié)合公司實際，制定了《龍鋼公司數(shù)字檔案館建設(shè)方案》《龍鋼公司數(shù)字檔案館項目建設(shè)投資估算表》《數(shù)字檔案館數(shù)字化建設(shè)技術(shù)要求》，進(jìn)一步明確建設(shè)任務(wù)、工作步驟及配套保障，為高效規(guī)范開展數(shù)字檔案館建設(shè)做好了支撐。

3.主動作為，開展存量檔案數(shù)字化

前期，陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案館已積極探索存量檔案數(shù)字化，已實現(xiàn)40%存量檔案數(shù)字化。在總結(jié)前期經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，結(jié)合數(shù)字化檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，該館先后購置了一臺文檔高速掃描儀（柯達(dá)I3300）、一臺平板掃描儀（虹光AT262+）、一臺工程圖紙掃描儀（卡萊泰克Color‐trac SmartLF SCi 36C）、一臺檔案級藍(lán)光光盤打印刻錄機(jī)（派美雅Bravo 4202 Blu），藍(lán)光光盤50張，設(shè)立了數(shù)字化加工間，配置了四臺電腦、三臺掃描儀、安裝了實時監(jiān)控系統(tǒng)、四組文件柜，購買安裝了HT數(shù)字化加工流程系統(tǒng)V6.5軟件，組建專人經(jīng)過培訓(xùn)后上崗，對庫存剩余存量檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。

4.創(chuàng)新思維，推動增量檔案數(shù)字化

自創(chuàng)建數(shù)字化檔案館以來，陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案館對公司利用率高等具有保存價值的資料進(jìn)行了摸底調(diào)研，動員和督促相關(guān)單位通過自動化流程進(jìn)行辦公，同步為其創(chuàng)造條件、提供服務(wù)，搭建好OA及ERP辦公到檔案系統(tǒng)的一鍵存檔橋梁，真正端口遷移，實現(xiàn)檔案的一鍵歸檔，確保檔案歸存的完整性。目前，陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司所有收發(fā)文、采購合同，全部實現(xiàn)電子檔案的一鍵歸檔，為后期更多增量檔案實時歸檔樹好了標(biāo)桿。

5.系統(tǒng)謀劃，全面布局?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)

為了統(tǒng)籌推進(jìn)，建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)又接地氣的公司檔案館，委托第三方專業(yè)公司，從更專業(yè)的角度，制定了《龍鋼公司數(shù)字檔案館數(shù)字化建設(shè)項目方案》。目前，該項目已于2022年6月開工，目前正在進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)及系統(tǒng)部署階段。該項目實施主要分為五個階段：項目啟動階段主要是調(diào)研系統(tǒng)的應(yīng)用范圍、應(yīng)用運行環(huán)境、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、應(yīng)用系統(tǒng)接口、歷史數(shù)據(jù)等；系統(tǒng)開發(fā)階段主要依據(jù)《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《GBT 39784-2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》，對該館現(xiàn)有數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展；系統(tǒng)部署階段主要是系統(tǒng)環(huán)境搭建、安裝、部署、調(diào)試和培訓(xùn)工作。在系統(tǒng)部署完成后，針對原系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)完成歷史數(shù)據(jù)遷移。今后，將繼續(xù)加快推進(jìn)數(shù)字檔案館數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度，督促按期完成系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)部署、歷史數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)試運行使用，實現(xiàn)現(xiàn)有的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能擴(kuò)展。持續(xù)深入推進(jìn)存量檔案的數(shù)字化工作，計劃利用1-2年的時間，實現(xiàn)所有存量檔案數(shù)字化。進(jìn)一步升級檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)所有數(shù)字化檔案的全文檢索，利用多媒體進(jìn)一步提升檔案查閱效率，減少頻繁查閱對紙質(zhì)文件的損壞。繼續(xù)對標(biāo)先進(jìn)，拓展視野，建設(shè)更高標(biāo)準(zhǔn)、更高質(zhì)量、更切合實際的，具有企業(yè)特色的數(shù)字化檔案館。

二、陜鋼集團(tuán)檔案管理工作存在的問題

成績面前看不足，方能繼續(xù)前進(jìn)不停步?；仡欔兾麂撹F集團(tuán)有限公司在肯定優(yōu)秀子公司檔案管理工作成績的同時，更加高度關(guān)注下屬其他子公司的檔案管理工作存在的一些問題：

1.缺乏科學(xué)的管理制度和完善的基礎(chǔ)管理設(shè)備

首先，在檔案資料的收集管理上，沒有明確的歸檔范圍和健全的工作流程，導(dǎo)致部分應(yīng)該收集的資料缺失，檔案記錄不完善。其次，在檔案資料的存儲上，普遍缺乏固定的專門的檔案室以及固定的檔案工作人員，缺乏相應(yīng)的保管制度。由于檔案存放設(shè)施不夠或者標(biāo)準(zhǔn)不達(dá)標(biāo)，勢必造成一定的損毀和遺失，這是檔案管理中最容易出現(xiàn)漏洞的因素之一。再次，在檔案的使用流程方面，缺乏完善的檔案使用流程，致使部分檔案收集后沒有得到恰當(dāng)利用。

2.缺乏企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)足夠的力量支撐

由于企業(yè)檔案管理長期以來不被重視、檔案工作人才匱乏以及“走馬燈”式的變動等因素，導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理方面嚴(yán)重缺乏相應(yīng)的力量支撐，使之難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的時代潮流，難以滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的需要，容易造成檔案管理效率低下、管理質(zhì)量低下、檔案利用率不高等現(xiàn)象，給企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展帶來了種種阻礙和不利影響。

3.檔案管理科技化和信息化程度不高

在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷滲透下，企業(yè)檔案的載體不再是單一的紙質(zhì)版，更多的是使用電子版的存檔模式?，F(xiàn)實是陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司部分基層單位檔案管理方式不夠科技化和信息化，檔案管理方法無法有效融入新時代企業(yè)發(fā)展。就目前而言，部分企業(yè)檔案管理方法呈現(xiàn)出滯后性，無法滿足時代發(fā)展的要求，尤其在近幾年科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，信息化水平有所提高，但是部分企業(yè)沒有及時引入信息化水平，仍舊采取傳統(tǒng)的管理方法，效率無法提高。

4.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

就陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司來講，目前，部分下屬單位檔案管理部門的工作人員基本處于“兼職”狀態(tài)，多是其他崗位的人員進(jìn)行兼管。檔案人員的“兼職”和“走馬燈”式的更換，導(dǎo)致檔案在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。這是企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的人為因素方面的障礙。

5.缺乏對檔案管理工作的高度重視

在對檔案工作的認(rèn)識上，陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司一些人存在一個誤區(qū)，即檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。由于受傳統(tǒng)因素的影響與制約，企業(yè)檔案管理一直處于弱勢地位，相關(guān)的管理者與領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對其重視，沒有從根本上認(rèn)識國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實意義，所以在軟件、硬件上缺乏投資，如此一來，自然就會對檔案管理工作的發(fā)展造成影響。

三、陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的路徑

推動國有企業(yè)檔案管理工作的全面高質(zhì)量發(fā)展，要從現(xiàn)實出發(fā)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度機(jī)制，強(qiáng)化培訓(xùn)，調(diào)動工作人員積極性，等等。主要在于：

一是要提高政治站位。要把政治標(biāo)準(zhǔn)貫穿業(yè)務(wù)工作始終。堅持“黨管檔案工作”和“檔案工作姓黨”，牢記檔案工作的政治定位、政治特質(zhì)和政治功能，把自己擺進(jìn)去、把職責(zé)擺進(jìn)去、把工作擺進(jìn)去，聚焦譜寫陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展新篇章的工作主題，著手補(bǔ)短板、用力解決最突出的問題，推進(jìn)整體工作高質(zhì)量發(fā)展。要結(jié)合檔案工作職能特點，全面學(xué)習(xí)領(lǐng)會、系統(tǒng)準(zhǔn)確理解貫徹習(xí)近平總書記對檔案工作的重要指示批示，這是檔案工作的總綱，各項工作都必須服務(wù)和服從于這個工作總綱，用這個總綱研究謀劃工作、推進(jìn)開展工作，絕不能心中無數(shù)、腳下無向。要清晰陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司發(fā)展的坐標(biāo)方位是陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司蘭臺人圍繞中心、服務(wù)大局的出發(fā)點，也是推動檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展的聚焦點，必須在深刻體會中準(zhǔn)確把握，在履行職能中貫徹落實，不斷增強(qiáng)戰(zhàn)略定力，防止出現(xiàn)工作基點模糊漂移的現(xiàn)象。要堅持把新發(fā)展理念貫穿始終。在貫徹落實中，加強(qiáng)前瞻性思考、全局性謀劃、戰(zhàn)略型布局、整體性推進(jìn)，把著力點放在加強(qiáng)系統(tǒng)集成和精準(zhǔn)施策上，堅持不斷提升業(yè)務(wù)能力、依法依規(guī)做好業(yè)務(wù)工作。

二是要創(chuàng)新管理方式。未來的成功不在過去的答案里，當(dāng)新模式被重構(gòu)，當(dāng)數(shù)字化時代來臨，當(dāng)?shù)谒拇喂I(yè)革命開啟，原有的檔案工作管理方式無法適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作時代化信息化需要，檔案管理系統(tǒng)運行環(huán)境所需服務(wù)器配置不滿足《數(shù)字檔案室評審要求》，下一步需加快啟動服務(wù)器配置優(yōu)化工作。必須完善檔案管理方式，實現(xiàn)創(chuàng)新性至關(guān)重要。要利用計算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大功能，遵循文件運動周期理論，對文件從制作、現(xiàn)行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理，達(dá)到文件與檔案數(shù)據(jù)資源的最佳管理和利用效果。要構(gòu)建切實有效的接收與征集制度，將傳統(tǒng)模式積極摒棄，采取事前監(jiān)控收發(fā)文件的方式；要進(jìn)一步明確檔案收集的范圍，不能僅僅局限于紙質(zhì)載體，需要將國有企業(yè)生產(chǎn)中的各種具有價值的資料加以整合；要加強(qiáng)應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)，要針對實際情況構(gòu)建全面且完整的檔案管理信息網(wǎng)，將信息網(wǎng)絡(luò)的輻射作用發(fā)揮出來，實現(xiàn)檔案資源共享。

三是要健全制度體系。企業(yè)管理具有綜合性和復(fù)雜性，同時需要動態(tài)性地開展工作，這導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理也具有以上三方面的特征。針對現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，首先，陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司總部和下屬不同的企業(yè)要根據(jù)自身的特點和實際，細(xì)化制度和規(guī)范的具體內(nèi)容，從每一條細(xì)則著手，健全制度體系。其次，要根據(jù)《檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》《綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價辦法》《檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價標(biāo)準(zhǔn)》，落實綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價工作要求，強(qiáng)化數(shù)字檔案建設(shè)關(guān)注事項、貫徹企業(yè)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度及《檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)申報辦法》《檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)項目庫建設(shè)與管理辦法》。再次，要建立健全檔案工作人員培訓(xùn)制度，強(qiáng)化檔案工作人員綜合素質(zhì)，給檔案工作者建立晉升機(jī)制，激發(fā)檔案工作人員做好工作的內(nèi)生動力。還要重視和落實責(zé)任追究制度，從制度上明確檔案管理相關(guān)人員應(yīng)負(fù)的責(zé)任，確保制度的優(yōu)質(zhì)高效運作。