對(duì)高校檔案實(shí)體分類整理問題的思考

■ 吳志虹

2008 年，教育部、國家檔案局印發(fā)了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），2016 年，施行了二十二年的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（DA/T 10-1994）廢止?！耙涣⒁粡U”，很多高校檔案人員對(duì)高校檔案實(shí)體如何分類、如何整理產(chǎn)生了困惑。帶著這兩個(gè)問題，筆者在對(duì)省教育廳直管的近20 所高校進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和調(diào)研中作了重點(diǎn)了解。從了解的情況看，絕大多數(shù)高校依然沿用了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，將檔案實(shí)體劃分為10 個(gè)一級(jí)類目，44 個(gè)二級(jí)類目，附聲像檔案的8 個(gè)二級(jí)類目，整理時(shí)檔號(hào)的結(jié)構(gòu)依然為：年度號(hào)-分類號(hào)-案卷號(hào)，且擴(kuò)展為：全宗號(hào)-年度號(hào)-分類號(hào)-案卷號(hào)-件號(hào)。就此，筆者想談四點(diǎn)看法，期望與同行探討，起到解疑釋惑的微效。

一：2008 年印發(fā)的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》已經(jīng)2015 年第二十三次全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)，于2016 年1 月起正式廢止。不應(yīng)當(dāng)繼續(xù)執(zhí)行，至今仍執(zhí)行該辦法的，應(yīng)當(dāng)停止執(zhí)行。

二：2015 年國家檔案局發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）。該《規(guī)則》適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。高校檔案中的文書檔案亦在此列。高校檔案實(shí)體中的黨群、行政、教學(xué)、外事、出版等方面的文件材料從檔案門類劃分上看屬于文書檔案范疇，且數(shù)量占比大，完全適宜按照《規(guī)則》進(jìn)行整理，可以簡(jiǎn)化整理、深化檢索。

三：2022 年4 月，國家檔案局發(fā)布了《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13—2022），該規(guī)則明確表述了其適用范圍，既適用于檔案室，也適用于檔案館，且不僅限于某類檔案館。筆者認(rèn)為高校檔案館（室）檔案實(shí)體的檔號(hào)適宜按照該規(guī)則編制。

四：無論是按“件”整理或按“卷”整理，檔號(hào)結(jié)構(gòu)中的一級(jí)類別號(hào)（檔案門類代碼）均為必選要素。2018 年10 月國家檔案局發(fā)布令第13 號(hào)，即《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）?！兑?guī)定》第十三條規(guī)定：機(jī)關(guān)檔案門類宜按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會(huì)計(jì)（KU）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（SJ）、公務(wù)電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁信息（WZ）、社交媒體（MT）、實(shí)物（SW）設(shè)置一級(jí)門類代碼，按照科研（KJ.KY）、基建（KJ.JJ）、設(shè)備（KJ.SB）設(shè)置二級(jí)門類代碼。第六十九條規(guī)定：事業(yè)單位、《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》界定的社會(huì)團(tuán)體可參照?qǐng)?zhí)行?！稒n號(hào)編制規(guī)則》在示例中也列出了一級(jí)類別13 類，與《規(guī)則》相同，且代碼一一對(duì)應(yīng)，其對(duì)應(yīng)的代碼分別為：WS、KJ、RS、KU、ZY、ZP、LY、LX、SJ、YJ、WY、MT、SW，共13 個(gè)代碼。筆者認(rèn)為高校檔案實(shí)體既然按照《檔號(hào)編制規(guī)則》編制檔號(hào)，并參照《規(guī)定》執(zhí)行，那么一級(jí)類別及代碼宜統(tǒng)一設(shè)置為文書“WS”、專業(yè)“ZY”等13 類。

在高校的教學(xué)、科研、行政管理實(shí)踐工作中，各院系、處室、中心等內(nèi)設(shè)部門形成了大量不同內(nèi)容（問題）的不同門類的檔案，如果檔號(hào)要素中只標(biāo)識(shí)必選要素，那么不同內(nèi)設(shè)部門、不同內(nèi)容（問題）的檔案交叉是難以避免的，因此，有必要標(biāo)注檔號(hào)要素中的可選要素，即二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題代碼，從而最大限度地發(fā)揮檔號(hào)作為檔案的唯一一組代碼所具有的存取、統(tǒng)計(jì)、檢索、反映和固定識(shí)別檔案排列順序的作用和功能。

需要明確的是二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)和機(jī)構(gòu)（或問題）代碼作為可選要素，并非高校檔案實(shí)體檔號(hào)結(jié)構(gòu)的必標(biāo)要素，各院校可自行選取標(biāo)或不標(biāo)。另外，對(duì)如何劃分二級(jí)及三級(jí)類別，國家相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范中尚未見強(qiáng)制性、約束性或引導(dǎo)性規(guī)定。因此，筆者認(rèn)為高校檔案實(shí)體檔號(hào)中的二級(jí)及三級(jí)類別的劃分可根據(jù)實(shí)際需要?jiǎng)澐?，也可根?jù)歸檔材料反映的內(nèi)容（主題）劃分，既可以按問題（主題）分，如黨務(wù)、群團(tuán)、工會(huì)、紀(jì)檢、教學(xué)、疫情等等，也可以按其他方法分，如按文種、文號(hào)分等。實(shí)際工作中，按問題（主題）劃分的居多。至于分為哪幾類問題，國家和省級(jí)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)并無硬性規(guī)定，各高校檔案館可根據(jù)歸檔文件反映的主要內(nèi)容劃分，少則幾類，多則可若干類，如黨務(wù)、群團(tuán)、組織、宣傳、紀(jì)檢、安保、?？粕逃⒈究粕逃?、研究生教育、博士生教育、疫情防控、外事等等。需要注意的是，既選擇按問題（主題）作為二級(jí)類別，同時(shí)也選擇機(jī)構(gòu)（或問題）要素的，機(jī)構(gòu)（或問題）要素應(yīng)以機(jī)構(gòu)標(biāo)識(shí)。

劃分二級(jí)及三級(jí)類別時(shí)首先需要遵守的一個(gè)重要原則是類別不能交叉重疊，即二級(jí)類別不能與一級(jí)類別交叉重疊，三級(jí)類別不能與二級(jí)類別交叉重疊。其次，編制二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)時(shí)可采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字或二者的組合進(jìn)行編制。鑒于高校文書檔案的主題內(nèi)容一般不會(huì)超過99 類，且內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一般不會(huì)超過99個(gè)，因此，二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)字符數(shù)以2 位數(shù)為宜。無論采取何種編制方法，代碼必須具有單一性、唯一性，同時(shí)，代碼應(yīng)盡量簡(jiǎn)單明了，保持穩(wěn)定。筆者認(rèn)為可以考慮將我省高校檔案實(shí)體中的文書檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)（按“件”整理）統(tǒng)一為：全宗號(hào)—一級(jí)類別代碼（檔案門類代碼）.二級(jí)類別代碼.年度.保管期限代碼.機(jī)構(gòu)代碼—件號(hào)，或?yàn)椋喝谔?hào)—一級(jí)類別代碼（檔案門類代碼）.二級(jí)類別代碼.三級(jí)類別代碼.年度.保管期限代碼.機(jī)構(gòu)代碼—件號(hào)。例如，某高校檔案館的某全宗的全宗號(hào)為X008，文書檔案二級(jí)類別按問題分出“共青團(tuán)工作”類，代碼設(shè)置為07，該類中的某份文件的年度為2008 年，其保管期限為定期30 年，代碼設(shè)置為D30，歸檔機(jī)構(gòu)為“人事處”，代碼設(shè)置為0E，該歸檔文件件號(hào)為0008，最終生成的檔號(hào)是：X008—WS.07.2008.D30.0E—0008。按“卷”整理的，檔號(hào)結(jié)構(gòu)可以根據(jù)實(shí)際需要選取不同的要素，無論選取哪些要素，生成的檔號(hào)應(yīng)當(dāng)完全符合《檔號(hào)編制規(guī)則》的要求，如學(xué)籍檔案的分類宜以年級(jí)、專業(yè)、班次進(jìn)行，生成的檔號(hào)結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)—一級(jí)類別代碼（檔案門類代碼）.二級(jí)類別代碼.三級(jí)類別代碼.年度.保管期限代碼—案卷號(hào)—件號(hào)，其中一級(jí)類別代碼為專業(yè)檔案代碼ZY；二級(jí)類別為學(xué)籍，代碼由高校自定；三級(jí)類別為專業(yè)，代碼由高校自定；年度為年級(jí)，標(biāo)注為4 位數(shù)字；案卷號(hào)為案卷的排列順序號(hào)，標(biāo)注為3 位數(shù)字。

調(diào)研中筆者看到有個(gè)別高校檔案館的全宗號(hào)以內(nèi)設(shè)各部門機(jī)構(gòu)設(shè)置，其理由一是檔案館管理檔案是以全宗為單位進(jìn)行的，因此，檔案館必然會(huì)存在若干全宗，國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)全宗號(hào)的編制規(guī)定適用于高校檔案館的全宗設(shè)置；二是遵循了全宗理論中的來源原則；三是體現(xiàn)了高校檔案管理實(shí)踐中誰形成誰歸檔的部門立卷歸檔整理的管理機(jī)制。筆者認(rèn)為這種模式有其合理性，值得檔案主管部門進(jìn)一步研討，各高校檔案館應(yīng)積極摸索新的分類整理方法。

總之，《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》廢止后，現(xiàn)有的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)足以滿足高校檔案實(shí)體分類整理實(shí)踐的需要，高校檔案館（室）應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思路，不再因循守舊，參照《規(guī)定》，依照《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔號(hào)編制規(guī)則》規(guī)定規(guī)范開展檔案實(shí)體中文書檔案的分類整理。其他門類載體檔案實(shí)體的分類整理，也應(yīng)當(dāng)按照已有的相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，如《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》、《照片檔案管理規(guī)范》、《印章檔案整理規(guī)則》等規(guī)范進(jìn)行，避免執(zhí)行檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)跑偏走樣。