淺析大數(shù)據(jù)背景下科技檔案利用與保密

文/尹怡晗

經(jīng)濟社會發(fā)展和變革進程中，科技是重要推動力量，由此也生成了大量有價值的檔案資料，這些科技檔案不僅是社會進步的“印證”，也是科技事業(yè)向前發(fā)展的“鋪路磚”。大數(shù)據(jù)時代為科技檔案利用和價值體現(xiàn)提供了契機，同時也對檔案管理部門科技檔案收集、分類、歸檔、開發(fā)、利用都提出了新的要求。既要滿足科技檔案共享與利用的需求，也要保障重要科技檔案資料的保密與安全。如何借助大數(shù)據(jù)實現(xiàn)科技檔案的高效、有序、安全利用成為一項重要課題。

一、大數(shù)據(jù)背景下科技檔案利用面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)背景下，科技檔案開發(fā)利用和保密都是我國檔案事業(yè)的重要組成部分。當前各行各業(yè)在科技創(chuàng)新過程中形成的海量科技檔案需要檔案管理部門對其進行全面收集、科學、保管和合理開發(fā)[1]。目前檔案管理部門在科技檔案利用過程中還面臨著諸多亟待解決的挑戰(zhàn)和問題。

首先，科學技術(shù)發(fā)展對科技檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。一是科技檔案建設(shè)標準不統(tǒng)一。雖然近幾年國家給予了科技檔案信息化建設(shè)足夠關(guān)注，并出臺了相關(guān)政策，加強了頂層設(shè)計。但從具體實踐看，我國多數(shù)地區(qū)科技檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，在建設(shè)過程中不同層級的檔案管理部門針對科技檔案如何開發(fā)利用還沒有形成統(tǒng)一規(guī)范和制度體系。相應(yīng)在科技檔案標準化建設(shè)方面也缺少聯(lián)系。由于不同層級的檔案管理部門采用的系統(tǒng)不同，因此在數(shù)據(jù)對接、信息傳輸方面明顯會存在著不兼容問題。大數(shù)據(jù)時代背景下，科技檔案規(guī)模越來越大，需要科技檔案的橫向傳輸和縱向整合，但如果缺少必要的技術(shù)標準，勢必會影響科技檔案的開發(fā)效率。二是科技檔案數(shù)據(jù)利用存在信息風險。大數(shù)據(jù)背景下，科技檔案無論是收集環(huán)節(jié)，還是利用環(huán)節(jié)都需要通過網(wǎng)絡(luò)途徑進行信息傳輸。相應(yīng)就會增加諸多不確定因素，影響科技檔案信息安全。科技檔案與很多科技創(chuàng)新活動息息相關(guān)，其重要程度可想而知。在科技檔案管理過程中只有切實保障檔案數(shù)據(jù)安全，才能夠更好地發(fā)揮科技檔案的價值和作用。大數(shù)據(jù)背景下對科技檔案信息安全提出了新的挑戰(zhàn)。

其次，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)對科技檔案開發(fā)利用和管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。一是存在保密性和共享性沖突。從科技檔案的特性看，很多科技檔案仍處于研發(fā)階段，因此科技檔案具有一定的保密級別，特別是與國家經(jīng)濟發(fā)展相關(guān)聯(lián)的科技檔案更是保密的重中之重。當前數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)雖然為科技檔案管理研發(fā)和利用提供技術(shù)手段，通過科技檔案信息資源共享，能夠?qū)崿F(xiàn)科技檔案更大范圍利用。但在保密性和共享性方面往往容易出現(xiàn)沖突，進而影響科技檔案開發(fā)的系統(tǒng)性和完整性。二是存在碎片化與整體化沖突。由于科技檔案具有保密性，因此在科技檔案共享和研發(fā)過程中可能會出現(xiàn)不連續(xù)、碎片化現(xiàn)象，這與科技檔案成套性管理是相背離的，因此在科技檔案開發(fā)和利用過程中，如何解決碎片化與整體性之間的沖突成為必須關(guān)注的重點[2]。三是獨立性與知識融合之間的沖突。科技檔案在開發(fā)利用過程中，借助現(xiàn)代信息技術(shù)需要對檔案信息進行重組、資源整合和流程再造。在這一過程中，不同類型、不同形態(tài)的檔案會相互融合，對于科技檔案成套性和獨立性而言，本身也存在著一定的沖突。

二、大數(shù)據(jù)背景下科技檔案的利用策略

大數(shù)據(jù)時代背景下，要提升科技檔案利用效率，保障科技檔案管理質(zhì)量，就需要主動適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代到來以及大數(shù)據(jù)對科技檔案利用開發(fā)產(chǎn)生的深刻影響。為此，一方面，檔案管理部門要明確科技檔案未來管理思路，樹立大數(shù)據(jù)理念，充分認識到科技檔案管理的特殊性，借助大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)手段助力科技檔案信息資源開發(fā)和共享；另一方面，完善管理制度、加大人才培養(yǎng)，進一步提升科技檔案管理質(zhì)量。為此：

（一）基于檔案系統(tǒng)化數(shù)據(jù)庫推動檔案規(guī)范建設(shè)

為更好適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展要求，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)在科技檔案管理中的特殊功能和作用，實現(xiàn)科技檔案信息資源的合理開發(fā)和利用。檔案管理部門應(yīng)充分重視科技檔案開發(fā)和利用策略制定，完善科技檔案系統(tǒng)化數(shù)據(jù)庫，積極推進科技檔案相關(guān)技術(shù)標準制定，進一步提升科技檔案規(guī)范化水平。一是要轉(zhuǎn)變科技檔案管理思路，傳統(tǒng)科技檔案管理并沒有認識到大數(shù)據(jù)對科技檔案生成和管理產(chǎn)生的影響，也沒有主動地迎合時代發(fā)展，借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢和特點，實現(xiàn)科技檔案的系統(tǒng)開發(fā)和利用。新時期，檔案管理部門應(yīng)徹底轉(zhuǎn)變思路，樹立大數(shù)據(jù)思維，圍繞科技檔案開發(fā)利用實際形成科技檔案信息數(shù)據(jù)庫。將海量的科技檔案信息存儲到數(shù)據(jù)庫之中，為后續(xù)合理開發(fā)和利用創(chuàng)造有利條件。二是要增強規(guī)范化意識?？萍紮n案信息本身就非常精密復(fù)雜。在科技檔案管理過程中一旦出現(xiàn)信息泄密或丟失，就無法保證科技檔案的系統(tǒng)性和完整性，也就無法對科技檔案進行系統(tǒng)開發(fā)和利用。因此，有必要增強科技檔案管理人員的規(guī)范化意識。既要學習大數(shù)據(jù)相關(guān)理論知識，也要提升檔案管理人員的規(guī)范化意識，對科技檔案信息進行綜合開發(fā)和利用，實現(xiàn)科技檔案信息資源的最大化價值。

（二）利用大數(shù)據(jù)提升檔案利用的方向性和針對性

一是要明確科技檔案的復(fù)雜性和長周期性?？萍紕?chuàng)新并不是一朝一夕的事情，既要“靈光一現(xiàn)”的靈感，也需要大量扎實的科學實驗，才能夠創(chuàng)造出有價值的能夠推動人類進步，推動經(jīng)濟社會發(fā)展的科技創(chuàng)新成果，在這一過程中所形成的大量科技檔案成為科技創(chuàng)新未來趨勢和重要方向的重要參考。

二是借助大數(shù)據(jù)技術(shù)明確科技檔案利用方向。大數(shù)據(jù)時代背景下，科技檔案存儲不再以簡單的紙質(zhì)方式存在。在科技創(chuàng)新過程中形成的海量信息可以被大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)開發(fā)利用，提煉出有價值的檔案信息，實現(xiàn)對科技創(chuàng)新未來方向的精準預(yù)測，更好地實現(xiàn)科技檔案的價值[3]，使科技的信息呈現(xiàn)出更鮮活的一面。

三是需要高素質(zhì)復(fù)合型科技檔案管理人才作為前提保障。利用大數(shù)據(jù)提升檔案利用的方向性和針對性，需要檔案管理人員具備較高的信息素養(yǎng)和專業(yè)水平。相應(yīng)在科技檔案信息管理和開發(fā)過程中，一定要對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，進一步增強檔案管理人員的科技專業(yè)知識和信息化業(yè)務(wù)水平，能夠?qū)Ａ康目萍紮n案信息進行整合、利用、開發(fā)，能夠確實保護檔案信息安全。

（三）借助大數(shù)據(jù)挖掘科技檔案深層次價值

新時期，科技檔案呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)規(guī)模大、信息價值大、信息密度低的特征。在對科技檔案深度挖掘過程中如果還沿用傳統(tǒng)的人工挖掘方式或“淺嘗輒止”的大數(shù)據(jù)技術(shù)運用，很難獲得更深層次的科技檔案價值。因此，在科技檔案開發(fā)利用過程中，一方面，要明確新時期科技檔案的特殊性，深刻認識到如果不借助大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)手段，就難以從海量數(shù)據(jù)中挖掘有價值的信息，就難以滿足科技部門對檔案信息的現(xiàn)實訴求，會使科技檔案管理工作落后于時代發(fā)展，落后于科技創(chuàng)新的現(xiàn)實訴求。這一背景下，需要對科技檔案整個流程進行再造，加速科技檔案系統(tǒng)整合，打破傳統(tǒng)科技檔案管理方式和開發(fā)模式，將科技檔案信息資源開發(fā)融入到科技事業(yè)發(fā)展的大背景之中，做好頂層設(shè)計，加強科技檔案的橫向流通和縱向兼容，打破制約科技檔案信息開發(fā)的各種壁壘和制度機制；另一方面，要善于借助技術(shù)手段對科技檔案信息進行整合，在形成專門數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)之上，圍繞科技檔案創(chuàng)新需求形成專門科技檔案課題，借助大數(shù)據(jù)計算等技術(shù)，實現(xiàn)對科技檔案信息資源的深度挖掘。

三、大數(shù)據(jù)背景下科技檔案的保密策略

大數(shù)據(jù)背景下，科技檔案管理、利用、開發(fā)的內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了深刻變化，要想進一步提升科技檔案保密水平，就需要圍繞科技檔案特征制定更有針對性的保密策略。在具體實施過程中，一方面，要認識到大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的先進性，主動地運用先進技術(shù)保障科技檔案數(shù)據(jù)安全；另一方面，要組建專業(yè)人才隊伍，進一步提升科技檔案管理專業(yè)化水平，加強對科技檔案監(jiān)管，優(yōu)化科技檔案管理、開發(fā)、利用流程。

（一）提高技術(shù)水平，保障科技檔案數(shù)據(jù)安全

大數(shù)據(jù)時代背景下，海量的科技檔案都需要存儲到數(shù)據(jù)庫軟件平臺和共享平臺之上，通過對科技檔案信息資源的開發(fā)、利用和共享，實現(xiàn)科技檔案信息價值最大化。當前國家非常支持科技創(chuàng)新成果共享，并組建區(qū)域性科技創(chuàng)新聯(lián)盟，在科技創(chuàng)新聯(lián)盟的支持之下，越來越多的開放共享平臺成了檔案數(shù)據(jù)存在的重要載體。一方面，隨著共享平臺開放性越來越強，形成的科技檔案規(guī)模越來越大。有利于不同行業(yè)、不同類型科技創(chuàng)新的交融，進而形成新的科技創(chuàng)新成果；另一方面，需要主動地引進現(xiàn)代信息技術(shù)，有效地解決在開放共享平臺科技檔案信息泄密問題，提升科技檔案管理質(zhì)量。在具體實施過程中，首先，要加大資金投入，對科技檔案共享平臺、大數(shù)據(jù)庫以及傳輸設(shè)備進行更新?lián)Q代。檔案管理部門要向政府相關(guān)部門申請資金，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，夯實科技檔案數(shù)字化設(shè)施。從技術(shù)和設(shè)備兩個層面保障科技檔案數(shù)據(jù)信息安全。其次，檔案管理部門要加強與信息技術(shù)企業(yè)深度合作，圍繞科技檔案管理是要開發(fā)利用實際需要，引進更尖端、更針對性的大數(shù)據(jù)技術(shù)，做好大數(shù)據(jù)備份，既能夠保障科技檔案信息安全，還能夠滿足當前各個領(lǐng)域?qū)τ诳萍紮n案信息的多元化訴求。

（二）組建人才隊伍，促進科技檔案管理專業(yè)化

新時期，國家對科技創(chuàng)新更為重視，認為科技創(chuàng)新是推動經(jīng)濟社會發(fā)展的決定性力量。相應(yīng)地也給予了科技檔案管理更多關(guān)注，要求檔案管理部門要將科技檔案管理作為檔案事業(yè)的重要組成部分，積極圍繞科技檔案信息，創(chuàng)新科技檔案管理制度，加強科技檔案人才隊伍建設(shè)，重視科技檔案信息化建設(shè)，形成專門的制度機制和相關(guān)方案，進一步提升科技檔案管理的專業(yè)化水平。為了更好地落實國家關(guān)于科技檔案管理的相關(guān)要求，切實保障科技檔案信息安全，有必要組建專門人才隊伍。提升科技檔案管理人才的整體素養(yǎng)，更好地完成科技信息資源開發(fā)和檔案信息保密工作[4]。在具體實施過程中，一方面，要充分認識到當前科技檔案管理人才隊伍的現(xiàn)實問題。當前多數(shù)檔案管理部門缺乏專業(yè)的科技檔案管理人才，在科技檔案管理過程中沒有充分尊重科技檔案管理的內(nèi)在規(guī)律，沒有將科技檔案管理與其他類型檔案區(qū)分開來，在科技檔案保密和信息資源共享利用過程中辦法過于老舊，難以體現(xiàn)出科技檔案的特殊價值。因此，只有認識到存在的問題，才能夠以問題為導(dǎo)向，對科技檔案管理人員進行有針對性的培訓，進一步提升科技檔案管理人員的創(chuàng)新意識、服務(wù)意識，尊重科技檔案管理內(nèi)在規(guī)律，實現(xiàn)對科技檔案更大范圍的共享共用；另一方面，要加大對科技檔案管理人員教育培訓，提升科技檔案管理人員的科技素養(yǎng)、信息技術(shù)素養(yǎng)和專業(yè)化素養(yǎng)，將科技檔案管理人員打造成為復(fù)合型優(yōu)秀人才，主動地投身到科技檔案信息化建設(shè)之中，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，切實保障科技檔案信息安全，進一步提升科技檔案保密水平。

（三）加強檔案監(jiān)管，優(yōu)化科技檔案保密流程

對于重要科技檔案而言，要實行全流程保密，才能夠切實保障科技的信息安全，在具體實施過程中，要圍繞科技檔案的特殊性，制定科學合理的科技檔案保密流程，圍繞科技檔案信息收集、歸檔、整理、開發(fā)、利用、服務(wù)形成一套完整的科技檔案保密流程。盡量減少科技檔案核心數(shù)據(jù)接觸人數(shù)，保護科技檔案核心數(shù)據(jù)安全[5]。同時還要形成專門的監(jiān)管部門，對檔案管理部門科技檔案保密工作進行全方位監(jiān)管，通過定期檢查和抽查相結(jié)合方式對檔案管理部門科技檔案開發(fā)、管理、共享等各個流程進行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題要及時提醒，對能夠立即彌補的錯誤要及時糾正；對不能解決的科技檔案保密問題要會同相關(guān)部門共同研究制定相關(guān)方案，切實保障科技檔案信息安全。同時要引進大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈的技術(shù)，通過區(qū)塊鏈技術(shù)實現(xiàn)節(jié)點備份，即使某一節(jié)點遭受攻擊，其他節(jié)點也能夠保障科技檔案信息的完整性。

毋庸置疑，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，形成的海量科技檔案信息需要對其進行合理開發(fā)和利用。當前大數(shù)據(jù)、云計算等數(shù)據(jù)已經(jīng)成為科技檔案信息資源開發(fā)利用的重要工具和手段。在具體開發(fā)利用過程中，通過對海量科技的信息進行深度挖掘，能夠為科技創(chuàng)新提供依據(jù)和方向，同時也要重視科技的信息保密工作，從制度、人才、資金等多個方面，提升科技檔案信息安全。