董秘工作的精進(jìn)之道

張菊芳

我始終認(rèn)為董秘應(yīng)堅(jiān)持“三度修煉”并不斷精進(jìn)。所謂“三度修煉”，即高度規(guī)范、追求極致；廣度鏈接、真誠(chéng)溝通；深度思考、持續(xù)學(xué)習(xí)

董事會(huì)秘書，是上市公司在復(fù)雜的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)世界里不可或缺的重要角色。對(duì)外，董秘是公司與監(jiān)管機(jī)構(gòu)、投資者以及其他利益相關(guān)者相互溝通的重要紐帶；對(duì)內(nèi)，董秘則是公司戰(zhàn)略規(guī)劃、制度治理、合規(guī)經(jīng)營(yíng)以及高質(zhì)量信息披露等事項(xiàng)的協(xié)助制定者和跟蹤落實(shí)者。

我于2009年碩士畢業(yè)后加入瑞茂通供應(yīng)鏈管理股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“瑞茂通”），初期主要負(fù)責(zé)公司的法務(wù)工作。2010年，公司著手啟動(dòng)上市工作，我也因此有幸全程參與整個(gè)上市過(guò)程，并得到了非常多的鍛煉和提升。經(jīng)過(guò)兩年多的努力，公司于2012年成功登陸上海證券交易所，我也由此開(kāi)始了精彩且充滿挑戰(zhàn)的董秘職業(yè)生涯。

履職十余年來(lái)，我親歷了瑞茂通的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，也見(jiàn)證了其成長(zhǎng)與壯大，一路走來(lái)既有勤勉艱苦，亦有累累碩果。公司從上市之初單一動(dòng)力煤品種、受限的線下供應(yīng)鏈以及有限的國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)布局，逐漸發(fā)展到如今多品類全面發(fā)展、“全球買，全球賣”以及線上線下相結(jié)合產(chǎn)業(yè)互聯(lián)的局面，伴隨其中的還有不斷擴(kuò)大的公司影響力。2016年，公司子部門成功成為亞太地區(qū)使用最為廣泛的煤炭指數(shù)——ICI指數(shù)的編委，成為唯一具有中國(guó)背景且在編委中權(quán)重較高的成員；2021年，公司正式入選商務(wù)部等8單位評(píng)選的“供應(yīng)鏈創(chuàng)新與應(yīng)用示范企業(yè)”，并榮獲中物聯(lián)評(píng)選的5A級(jí)供應(yīng)鏈服務(wù)企業(yè)。

從事董秘工作10余年的時(shí)間里，我始終堅(jiān)持董秘的“三度修煉”并不斷精進(jìn)。所謂“三度修煉”，即高度規(guī)范、追求極致；廣度鏈接、真誠(chéng)溝通；深度思考、持續(xù)學(xué)習(xí)。

高度規(guī)范，追求極致

規(guī)范運(yùn)作是上市公司的立足之本，只有合規(guī)經(jīng)營(yíng)，才能為公司長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障，才能使公司在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中不斷前行，為股東和社會(huì)創(chuàng)造更多的價(jià)值。目前，瑞茂通證券部配有專門的合規(guī)人員負(fù)責(zé)每天的違規(guī)預(yù)防工作，包括查閱最新監(jiān)管規(guī)則要求、對(duì)董監(jiān)高等“關(guān)鍵少數(shù)”培訓(xùn)的通知簡(jiǎn)況，對(duì)資本市場(chǎng)上違規(guī)案例、問(wèn)詢函件的整理匯總，等等。通過(guò)對(duì)以上相關(guān)信息的認(rèn)真研讀和分析，證券部得以結(jié)合公司具體情況，及時(shí)修改完善公司治理制度，編制提示注意事項(xiàng)并發(fā)送給相關(guān)人員，預(yù)防底線意識(shí)松動(dòng)和對(duì)紅線的潛在觸碰。

在高度合規(guī)意識(shí)的指引下，我對(duì)信息披露工作同樣提出了嚴(yán)要求、高標(biāo)準(zhǔn)。我經(jīng)常向證券部的同事們強(qiáng)調(diào)“信息披露無(wú)小事”，告誡他們一定要養(yǎng)成認(rèn)真、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁?xí)慣，在證券事務(wù)上切不可粗心大意、敷衍應(yīng)付。信息披露工作應(yīng)嚴(yán)格遵守公告“三部曲”：第一步，先找相應(yīng)的法律法規(guī)及交易所對(duì)應(yīng)的公告格式指引，以此作為標(biāo)準(zhǔn)和參照，對(duì)照核校，糾正訛誤；第二步，以資本市場(chǎng)上已經(jīng)披露的同類型公告作為參考，擇其善者以為師資；第三步，搜集公司內(nèi)部資料以充實(shí)和完善公告內(nèi)容。由于披露的公告信息須一次性成功，容錯(cuò)率幾乎為零，因此對(duì)待編制出的信息內(nèi)容還要進(jìn)行多人多次檢查核對(duì)，對(duì)信息文本的表述也要斟詞酌句、追求精確，務(wù)必做到披露的信息詞句達(dá)意、言簡(jiǎn)意賅、不存歧義。合規(guī)是信息披露的第一要?jiǎng)?wù)，在合規(guī)的基礎(chǔ)上我們才能通過(guò)公告內(nèi)容跟市場(chǎng)建立有效的溝通，站在投資者的角度去審視公告，做到公告內(nèi)容通俗易懂、言之有物。

廣度鏈接，真誠(chéng)溝通

董秘的工作離不開(kāi)廣泛的溝通，因而平時(shí)要以積極、開(kāi)放、真誠(chéng)、共贏的理念做好溝通工作。董秘日常溝通匯報(bào)對(duì)象眾多，需要及時(shí)將監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)管理念要求、分析師和投資者對(duì)公司的發(fā)展建議傳達(dá)給公司，同時(shí)要將公司的戰(zhàn)略方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)成果傳遞給投資者，另外還需保證公司內(nèi)部董事會(huì)、管理層及控股股東、實(shí)際控制人之間的信息暢通。這就需要董秘具備深刻的洞察能力和快速的信息處理能力，要“眼觀六路、耳聽(tīng)八方”，第一時(shí)間掌握公司外部的相關(guān)輿論信息和內(nèi)部的各類重大信息，并迅速做好應(yīng)對(duì)解決方案。

我們要根據(jù)各種不同的場(chǎng)景，針對(duì)不同的對(duì)象，采用最合適的溝通方式，準(zhǔn)確清晰地表達(dá)公司的立場(chǎng)和信息，還要敏銳地捕捉和理解各方的需求和關(guān)切，并予以及時(shí)的回應(yīng)和反饋。我們的溝通一定是要有溫度的，不能冷冰冰的，要學(xué)會(huì)換位思考，并時(shí)刻保持共情能力。比如在公司股價(jià)下跌之際遇到投資者的埋怨甚至指責(zé)時(shí)，我們除了解釋股價(jià)影響因素較多，更多的還是需要傾聽(tīng)和安慰，就像朋友聊天一樣，感同身受，并給予足夠的重視和理解，多正向引導(dǎo)，這樣才能避免進(jìn)一步的沖突和矛盾。

心懷尊重和真誠(chéng)就是最好的溝通，相信真誠(chéng)的力量，越簡(jiǎn)單，越真誠(chéng)，越有效。

深度思考，持續(xù)學(xué)習(xí)

如上所述，董秘的工作離不開(kāi)廣泛的溝通。而提高溝通的效率、減少障礙與隔閡的存在，擴(kuò)大共通的語(yǔ)義空間是行之有效的方法，這就要求董秘必須具備廣泛的知識(shí)和技能，從而在溝通中保持足夠的知識(shí)面、專業(yè)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，隨著商業(yè)環(huán)境的不斷變化、法律法規(guī)和資本市場(chǎng)規(guī)則的不斷更新、公司業(yè)務(wù)和行業(yè)情況的持續(xù)演變以及市場(chǎng)趨勢(shì)和技術(shù)發(fā)展的不斷推陳出新，董秘也必須保持深度的思考、獨(dú)立的判斷以及持續(xù)的學(xué)習(xí)能力，以此來(lái)適應(yīng)周圍的這些變化和不確定性，從而作出正確的決策。

如果說(shuō)以上“三度修煉”是為了提升董秘的個(gè)人職業(yè)能力，那么我覺(jué)得一個(gè)優(yōu)秀的董秘還應(yīng)該用好團(tuán)隊(duì)的力量、平臺(tái)的力量。正所謂“獨(dú)行快，眾行遠(yuǎn)”，一個(gè)公司的證券部是彼此互知的，全國(guó)5000多家上市公司的董秘也絕不是彼此斷聯(lián)的，在更寬廣的平臺(tái)或組織中分享交流、互助協(xié)同，董秘工作才會(huì)有更廣闊的前景和無(wú)限的可能。未來(lái)我將繼續(xù)秉持高度的責(zé)任感和職業(yè)精神，保持初心，持續(xù)修煉，為在董秘履職生涯中不斷精益求精、黽勉上征而努力！

作者系瑞茂通供應(yīng)鏈管理股份有限公司董事會(huì)秘書