淺談化工企業(yè)的檔案電子化管理

陳婕

青海鹽湖工業(yè)股份有限公司 青海 格爾木 816000

1 化工企業(yè)檔案電子化管理的特點(diǎn)

1.1 信息化發(fā)展趨勢

在以往的檔案管理中，普遍采取人工的方式。在信息化時代背景下，利用信息技術(shù)對檔案開展管理成了主流。借助信息化手段，可以提升企業(yè)檔案信息整理、編寫、查詢的工作效率，同時避免了人工操作的失誤，從整體上提升了檔案管理的整體水平，推動著化工企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展[1]。

1.2 管理流程更加規(guī)范

雖然，人工操作也可以保證檔案信息的安全，但卻無法確保檔案管理流程的規(guī)范化進(jìn)行。而借助信息化手段就可以輕松解決這一問題，促進(jìn)檔案管理朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展[2]。此時，電子檔案成了檔案管理的主流，使用相應(yīng)的管理系統(tǒng)就可以按照流程完成相關(guān)操作。

2 化工企業(yè)電子檔案管理中的問題

2.1 缺少對檔案管理的重視

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時代，化工企業(yè)以獲得最大的經(jīng)濟(jì)利潤、擴(kuò)大企業(yè)為發(fā)展目標(biāo)，忽視了檔案的管理，不僅無法對企業(yè)發(fā)展提供有效的依據(jù)，而且會降低企業(yè)的責(zé)任感[3]。另外，檔案管理者的意識不足，導(dǎo)致檔案管理投資不斷下降。最后是文件管理效率的下降，影響著化工企業(yè)在新時代的發(fā)展。

2.2 缺少完善的檔案管理制度

檔案管理制度是提升檔案管理效率的保障。實(shí)際上，在檔案管理中，因企業(yè)未能建立健全的管理制度，不能對事物的發(fā)展做出有效的預(yù)判，導(dǎo)致管理的局限性，并進(jìn)一步影響了檔案管理質(zhì)量的提升。在以往的檔案管理中，對管理者素養(yǎng)的要求和當(dāng)下的管理制度不同，這就說明管理者本身的素養(yǎng)無法滿足當(dāng)下檔案管理的需要，導(dǎo)致各種問題的出現(xiàn)，影響著企業(yè)自身的發(fā)展。

2.3 檔案管理者自身的素養(yǎng)不高

為了提升電子檔案的管理水平，檔案管理者要在對有關(guān)政策進(jìn)行解讀的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，以增強(qiáng)自身的信息意識、提升自身的信息技術(shù)能力。它為電子檔案管理的開展提供了動力支持，但化工企業(yè)在檔案管理人員安排上很少。另外，檔案信息的收集、整理是一項難度繁瑣的工作，加之化工企業(yè)未對管理者開展定期的培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員信息意識弱、綜合能力不夠，難以推動化工企業(yè)電子檔案管理在新時期的發(fā)展。

3 化工企業(yè)檔案電子化管理的重要性和必要性

3.1 重要性

檔案信息是企業(yè)發(fā)展的主要資源。做好檔案管理，將經(jīng)營中的有關(guān)信息整理起來，可以為日后各項工作有條不紊的開展、公司角色提供依據(jù)。隨著化工企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，生產(chǎn)過程也不斷復(fù)雜，各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息也越來越多。所以，對化工企業(yè)檔案做好電子化管理有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。

3.1.1 共享檔案資源

檔案電子化管理的開展，可以為員工提供信息交換的平臺，通過信息資源的共享，避免重復(fù)性的勞動，為化工企業(yè)生產(chǎn)效率的提升提供了堅實(shí)的保障。

3.1.2 提供可靠信息路徑

電子檔案管理的開展，可以利用信息技術(shù)完成對各種信息的收集、整理，通過對數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)工作中的不足，從而優(yōu)化和改進(jìn)內(nèi)容，提升可靠、真實(shí)的信息，為各項工作的開展提供真實(shí)的數(shù)據(jù)。

3.1.3 提升員工本身的工作效率

對化工企業(yè)檔案開展電子化管理，可以實(shí)現(xiàn)資源共享，可以減少信息的重復(fù)收集，而且支持著各項活動的開展，有助于提升工作人員的工作效率。員工還能根據(jù)公司自身的情況，開發(fā)和利用信息，并提出合理的發(fā)展建議。

3.2 必要性

3.2.1 方便工作人員查詢和篩選

檔案管理的一大目標(biāo)就是為工作人員提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理，可以有效提升檔案管理的水平。開展電子檔案管理，將原始檔案存在于計算機(jī)系統(tǒng)中，方便用戶對檔案信息的查詢和篩選。

3.2.2 有效儲存信息資源

和紙質(zhì)信息檔案存檔相比，電子檔案存檔的優(yōu)勢更為明顯。紙質(zhì)檔案信息存檔占據(jù)空間大且安全系數(shù)比較低。電子檔案存儲和空間占用無關(guān)，而且存儲的方式有很多，在安全性上也有保障。電子檔案文件介質(zhì)層的密封性比較好，有助于長時間的保存。

3.2.3 檔案電子化管理是企業(yè)未來的發(fā)展趨勢

在信息化時代的深入發(fā)展中，更多的智能設(shè)備被應(yīng)用于企業(yè)生活中。先進(jìn)技術(shù)的引入，為企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，提升企業(yè)業(yè)務(wù)水平提供了有力的支持?；て髽I(yè)在發(fā)展中，要做好對各類數(shù)據(jù)的收集、管理工作，分門別類的建立設(shè)備檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等，這樣才能提升信息利用率。為了提升化工企業(yè)的市場競爭力，需要企業(yè)借助信息技術(shù)對外部資源進(jìn)行整合與分析，同樣要不斷完善信息化系統(tǒng)，這樣才能與市場需求相適應(yīng)，才能提升企業(yè)的應(yīng)急處理能力，才能在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟。

4 化工企業(yè)的檔案電子化管理的基本策略

4.1 提升對電子檔案管理的重視度

要想推動檔案電子化管理的有序開展，將其價值發(fā)揮到位，工作人員必須對檔案信息有明確的了解，包含它創(chuàng)辦的目的、發(fā)展歷程、屬性等，以此為基礎(chǔ)為企業(yè)下一步發(fā)展計劃的制定提供依據(jù)。不僅如此，還要建立健全的管理制度。因此，企業(yè)管理者要從思想上重視檔案管理，通過投入資金、人力、物力等，強(qiáng)化管理人員對檔案信息管理重要性的認(rèn)識，促使他們主動參與到檔案信息管理中來。當(dāng)然，有關(guān)部門還可以開展宣傳活動，轉(zhuǎn)變員工陳舊的思想。比如，將企業(yè)的發(fā)展史、人才成長事跡以及和檔案有關(guān)的信息制作成宣傳片，在屏幕上來回滾動。還可以開展以“公司發(fā)展”為主題的座談會，讓學(xué)生意識到檔案管理的重要性，為化工企業(yè)檔案管理水平的提升提供保障。

4.2 建立健全的檔案管理制度

要想提升化工企業(yè)的檔案管理水平，推動化工企業(yè)檔案管理活動的有序開展，就必須制定健全的檔案管理制度。因此，有關(guān)部門要加強(qiáng)重視，不斷優(yōu)化。首先，管理者要對檔案管理制度進(jìn)行分析，以此為依據(jù)制定合理的措施。其次，檔案管理者要加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)、積極參與培訓(xùn)，主動了解檔案管理制度，并結(jié)合本企業(yè)的情況建立合理的檔案管理制度，為企業(yè)檔案電子化管理的開展提供保障。再次，管理者要學(xué)習(xí)《檔案法》的規(guī)定，確保制度制定符合《檔案法》，保證各項管理措施的有序開展。最后，為了提升檔案管理質(zhì)量，相關(guān)部門不僅要建立合適的制度，更要完善監(jiān)督制度，確保工作者依照規(guī)定落實(shí)有關(guān)要求，助力化工企業(yè)的發(fā)展。

4.3 制定合理的化工企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

合理、有效的檔案管理體系對化工企業(yè)本身的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。首先，管理者要考慮當(dāng)下的管理環(huán)境與要求，設(shè)計規(guī)范的管理路程，并對其中的細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的說明，確保檔案管理流程的明晰、準(zhǔn)確，為管理者的檔案管理提供依據(jù)。其次，管理人員要根據(jù)各流程進(jìn)行責(zé)任劃分，讓每個人員都堅守好自己的責(zé)任，一旦檔案信息出現(xiàn)別樣的情況，管理者第一時間就能發(fā)現(xiàn)然后匯報，以此提升檔案信息管理的安全性、有效性，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。再次，為了提升檔案管理的質(zhì)量與效率，管理者要針對各階段制定合理的操作建議并下發(fā)給管理的各個部門，讓他們熟悉有關(guān)流程，按照要求操作。最后，要建立檔案管理管控措施，讓各個監(jiān)督機(jī)構(gòu)了解各階段檔案管理的質(zhì)量，主要包含檢查、分類、歸檔等。如若出現(xiàn)不合理的情況，總主管就要記錄下來，并組織相關(guān)人員分析原因、提出解決的措施，為檔案管理質(zhì)量的提升奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

5 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)如今，信息技術(shù)在各個行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，對化工企業(yè)檔案管理造成了一定的沖擊。尤其是在無紙辦公持續(xù)深入前，借助信息化技術(shù)開展檔案管理工作是改革的主要發(fā)展趨勢。開展檔案電子化管理，可以提升企業(yè)的檔案管理效率，可以為企業(yè)各項工作開展、企業(yè)的發(fā)展提供決策依據(jù)?；て髽I(yè)要想在新時代做好檔案的科學(xué)化管理，必須從多個方面分析檔案管理情況，從多個方面提出相應(yīng)的管理措施，為化工企業(yè)決策提供真實(shí)的數(shù)據(jù)。唯有如此，才能實(shí)現(xiàn)化工企業(yè)的發(fā)展壯大，才能提升自身的競爭力。所以，在信息化時代，化工企業(yè)檔案管理也要秉持信息化的發(fā)展步伐，積極引進(jìn)信息技術(shù)，做好員工培訓(xùn)，建立完善的制度，為化工企業(yè)檔案管理工作效率的提升、信息化的發(fā)展提供堅實(shí)的保障。