加強(qiáng)水務(wù)檔案管理的實(shí)踐分析

楊紅英

摘 要：檔案管理屬于單位各項(xiàng)管理工作的關(guān)鍵一環(huán)，不僅影響到水務(wù)工作有序開(kāi)展，還對(duì)水務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。新時(shí)代，國(guó)家治理體系及治理能力日益提升，檔案工作漸漸從幕后走到了臺(tái)前，正處于“檔案管理”變革為“檔案治理”的關(guān)鍵時(shí)期。因此，水務(wù)機(jī)構(gòu)必須嚴(yán)格遵循檔案管理相關(guān)規(guī)定，構(gòu)建更加完善的檔案管理制度，確保檔案管理工作可以為水務(wù)工作提供更多助力?；诖耍疚闹攸c(diǎn)分析了現(xiàn)階段水務(wù)檔案管理工作中的突出問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：水務(wù)檔案；管理：分析

引言

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提到，新發(fā)展階段我們應(yīng)貫徹執(zhí)行新發(fā)展理念，致力于構(gòu)建新發(fā)展格局，以高質(zhì)量發(fā)展為核心，積極構(gòu)建檔案管理體系、利用體系、安全體系等，加快檔案信息化發(fā)展，使檔案工作日益現(xiàn)代化。在這一形勢(shì)下，水務(wù)行業(yè)應(yīng)解放思想，積極創(chuàng)新，找準(zhǔn)檔案管理定位，有的放矢地開(kāi)展各項(xiàng)管理工作，探尋有效的管理新路徑。水務(wù)檔案管理是水務(wù)工作的重點(diǎn)，也應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)。尤其是檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，基礎(chǔ)建設(shè)數(shù)字化要求越來(lái)越高，針對(duì)檔案收集、保管等方面提出了更高的技術(shù)要求及專(zhuān)業(yè)化管理規(guī)定?；诖?，怎樣加強(qiáng)水務(wù)檔案管理工作，提高水務(wù)檔案管理水平，是目前水務(wù)機(jī)構(gòu)重點(diǎn)研究的課題。

一、水務(wù)檔案的價(jià)值

水務(wù)工作點(diǎn)多面廣，涉及城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)方方面面，覆蓋工業(yè)、農(nóng)業(yè)、服務(wù)業(yè)和建筑業(yè)等各行業(yè)，水務(wù)檔案作為水務(wù)活動(dòng)真實(shí)、全面的記錄，指導(dǎo)價(jià)值顯著，可為水務(wù)部門(mén)戰(zhàn)略計(jì)劃、執(zhí)法活動(dòng)等提供所需的信息。在水務(wù)工作相關(guān)業(yè)務(wù)中，水務(wù)檔案可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供所需信息。作為水務(wù)工作的第一手資料，水務(wù)檔案科研價(jià)值顯著，通過(guò)深入研究與分析水務(wù)檔案，可獲得更關(guān)鍵、更重要的科研成果。同時(shí)，在水務(wù)部門(mén)科學(xué)規(guī)劃、成本控制和生態(tài)保護(hù)等方面，水務(wù)檔案提供了重要的借鑒，經(jīng)濟(jì)價(jià)值顯著，能夠?yàn)樯鐣?huì)創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益。在人類(lèi)生存與發(fā)展中，水資源尤為必要，為了能夠可持續(xù)、科學(xué)合理地利用水資源，需使用到水務(wù)檔案相關(guān)資料，以此為重要依據(jù)，科學(xué)配置水資源結(jié)構(gòu)，積極迎合社會(huì)用水所需。

二、水務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.缺乏健全的資料收集、整理、歸檔制度

水務(wù)檔案材料通常情況下是在水務(wù)系統(tǒng)工程建設(shè)過(guò)程中逐漸形成的，不管是檔案材料的收集、整理或立卷歸檔，都應(yīng)當(dāng)融入工程建設(shè)的整個(gè)流程中，所以，對(duì)不同時(shí)期的檔案材料實(shí)施全面、準(zhǔn)確的收集歸檔，是檔案工作人員必須履行的職責(zé)。為確保上述工作目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)更加完善的檔案管理制度，而基于現(xiàn)階段的具體情況而言，在水務(wù)系統(tǒng)工程檔案管理相關(guān)的參建單位和項(xiàng)目法人之間很容易出現(xiàn)聯(lián)系不緊密、責(zé)任模糊等問(wèn)題，造成相關(guān)檔案無(wú)法第一時(shí)間全面、準(zhǔn)確地收集歸檔，從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)是因?yàn)闆](méi)有構(gòu)建完善的檔案收集、整理以及歸檔制度。

2.水務(wù)檔案資料整理工作缺少統(tǒng)一指導(dǎo)

水務(wù)行政主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極投身于工程項(xiàng)目的建設(shè)管理中來(lái)，雖然其內(nèi)部設(shè)置了檔案室，但僅僅是對(duì)內(nèi)部檔案材料予以整理，并沒(méi)有對(duì)水務(wù)系統(tǒng)工程檔案實(shí)施指導(dǎo)與監(jiān)督，造成水務(wù)檔案整理工作沒(méi)有科學(xué)、有效的指引，不能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一驗(yàn)收，在很大程度上制約了管理工作的開(kāi)展。

3.水務(wù)檔案資源利用效率有待提高

結(jié)束項(xiàng)目資料收集工作之后應(yīng)當(dāng)對(duì)收集到的各類(lèi)材料實(shí)施加工處理，最終得到系統(tǒng)性的檔案資源，尤其是要重視檢索工具的設(shè)置，以促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用效率不斷提高。但是，現(xiàn)階段的管理工作并未對(duì)水務(wù)檔案實(shí)施合理分類(lèi)，僅僅是直接存放于檔案室中。因?yàn)闄z索方式陳舊，水務(wù)檔案查閱利用便捷性不高，無(wú)法充分發(fā)揮其利用價(jià)值。由于水務(wù)檔案有極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，涉及諸多專(zhuān)業(yè)和類(lèi)別，若不能夠?qū)ζ鋵?shí)施合理加工編輯，在后期查閱利用時(shí)會(huì)面臨很大的困難，不但會(huì)導(dǎo)致資源浪費(fèi)，而且在發(fā)生問(wèn)題后還不能夠通過(guò)水務(wù)檔案來(lái)準(zhǔn)確劃分責(zé)任。

三、加強(qiáng)水務(wù)檔案管理的有效方法

1.完善檔案管理體制

新時(shí)代，水務(wù)單位應(yīng)高度重視檔案管理，革新管理思維，立足于實(shí)際工作所需，建立健全水務(wù)檔案管理系統(tǒng)，集中、統(tǒng)一管理水務(wù)檔案。首先，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，集中統(tǒng)籌負(fù)責(zé)檔案管理工作，并對(duì)其他部門(mén)檔案管理工作展開(kāi)全面、專(zhuān)業(yè)及科學(xué)的指導(dǎo)，提高檔案管理水平。安排專(zhuān)業(yè)人員管理檔案，確保管理具有科學(xué)性，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)地開(kāi)展檔案資料的收集、整理與歸檔等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，形成全方位、多層次的檔案管理體系，切實(shí)提高單位整體檔案管理水平。其次，合理劃分檔案管理責(zé)任，明確具體的管理職責(zé)，增強(qiáng)人員責(zé)任意識(shí)，確保各項(xiàng)管理制度能夠真正落到實(shí)處。領(lǐng)導(dǎo)及工作人員應(yīng)意識(shí)到水務(wù)檔案管理的必要性，注重人員管理，制定科學(xué)合理、規(guī)范的檔案管理流程，細(xì)致地審核與識(shí)別檔案。定期檢查檔案，針對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)整改，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案安全問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施。最后，水務(wù)檔案管理人員應(yīng)意識(shí)到水務(wù)檔案管理的意義，更新管理思想，與時(shí)俱進(jìn)，基于新時(shí)代水務(wù)檔案管理各種需求，逐漸形成先進(jìn)的管理思維，并在日常工作中積極發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性。

2.優(yōu)化檔案管理模式

目前，水務(wù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化、信息化發(fā)展趨勢(shì)明顯，對(duì)此，水務(wù)檔案管理模式也應(yīng)積極調(diào)整與創(chuàng)新，促使其能夠更好地適應(yīng)水務(wù)發(fā)展形勢(shì)，切實(shí)發(fā)揮自身價(jià)值，助力水務(wù)事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。因此，水務(wù)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，制定與實(shí)施科學(xué)、合理的檔案管理制度和嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲措施，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)督導(dǎo)檢查，并配備專(zhuān)兼職檔案人員，統(tǒng)一負(fù)責(zé)各門(mén)類(lèi)、各載體的檔案資料的管理。同時(shí)，檔案管理工作各環(huán)節(jié)應(yīng)密切相連，各部門(mén)積極溝通與交流，有利于更高效地收集與整理檔案資料，也可根據(jù)實(shí)際情況開(kāi)展分階段式、追蹤式收集，確保所收集的資料全面、真實(shí)。收集完資料，應(yīng)根據(jù)相關(guān)文件要求規(guī)范化整理與分析檔案資料，并基于分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)歸檔與立卷，便于后期高效率查找與利用檔案資料，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。檔案管理人員需重點(diǎn)掌握檔案管理各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)，抓住管理核心，細(xì)化分類(lèi)與處理重要文件，深入挖掘其價(jià)值。配置適宜檔案保管的庫(kù)房，配齊相關(guān)設(shè)備設(shè)施，根據(jù)檔案載體的不同要求存儲(chǔ)和保管檔案，定期清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查檔案保管狀況，做好檔案防火、防盜、防紫外線(xiàn)、防蟲(chóng)害、防水、防潮、防塵、防高溫和防污染等防護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。

3.加大投入力度，完善設(shè)備設(shè)施配置

增加檔案室業(yè)務(wù)用房，設(shè)立檔案查閱室、檔案專(zhuān)用庫(kù)房、檔案管理人員辦公室。同時(shí)，多渠道爭(zhēng)取投入資金購(gòu)買(mǎi)檔案室所需設(shè)備設(shè)施，檔案庫(kù)房應(yīng)嚴(yán)格按照“防治結(jié)合”的原則配備智能密集架、文件柜、防磁柜、微型消防柜、溫濕度計(jì)、煙霧感應(yīng)器、水噴淋系統(tǒng)、攝像頭和二氧化碳滅火器等設(shè)備設(shè)施，保障檔案資料安全存放。檔案管理人員辦公室增設(shè)碎紙機(jī)、裝訂機(jī)等必備設(shè)施，確保辦公環(huán)境整潔，檔案安全存放。

4.全面整理歸檔，提高規(guī)范化水平

首先，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，集中檢查。水務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)檔案整理的重要性，根據(jù)檔案管理規(guī)章制度對(duì)水務(wù)檔案實(shí)施全方位篩查，對(duì)檔案面簽、封面統(tǒng)一打印，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理工作規(guī)范化開(kāi)展。其次，統(tǒng)一排序，集中整理。根據(jù)收發(fā)資料的時(shí)間以及具體內(nèi)容，按照類(lèi)型編序，規(guī)范制作目錄索引，根據(jù)順序?qū)嵤┱聿⒕庉嬋霂?kù)，認(rèn)真對(duì)待檔案收集、整理以及歸檔的各個(gè)流程，保證水務(wù)檔案能夠全面、準(zhǔn)確地展開(kāi)收集分類(lèi)。與此同時(shí)，要積極和各部門(mén)展開(kāi)溝通交流，明確各類(lèi)檔案文件的真正來(lái)源與具體內(nèi)容，提升檔案材料的全面性和真實(shí)性。還需要第一時(shí)間登記文件，實(shí)時(shí)監(jiān)管文件處理工作，確保水務(wù)檔案材料能夠及時(shí)歸檔，按照規(guī)范流程做好相關(guān)工作后對(duì)水務(wù)檔案實(shí)施排列編碼，為后續(xù)的查閱使用帶來(lái)有力保障。最后，統(tǒng)一梳理，集中保管。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定要求，充分聯(lián)系各部門(mén)具體工作，結(jié)合水務(wù)部門(mén)行政、黨務(wù)等收發(fā)文的具體內(nèi)容展開(kāi)深入研究，按照歸檔文件材料的實(shí)際價(jià)值，合理確定檔案文件的保存期限，隨后統(tǒng)一實(shí)施分類(lèi)整理并制作好檔案目錄，裝訂后編號(hào)歸檔，確保水務(wù)檔案規(guī)范歸檔。

5.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

水務(wù)檔案材料包含諸多業(yè)務(wù)內(nèi)容，也表現(xiàn)出極強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化的特征，水務(wù)檔案管理既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性的管理工作，又是一項(xiàng)技術(shù)性的操作工作，對(duì)檔案工作人員素質(zhì)要求極高。因此，需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，應(yīng)當(dāng)通過(guò)強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的工作能力與專(zhuān)業(yè)水平。可采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去”的方式，邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)專(zhuān)家開(kāi)展檔案知識(shí)培訓(xùn)講座，指導(dǎo)其學(xué)習(xí)檔案管理工作先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，傳授檔案業(yè)務(wù)實(shí)操技術(shù)，培訓(xùn)具體內(nèi)容不單要包含檔案材料的收集、整理、歸檔等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還應(yīng)重視文書(shū)擬稿、印制等相關(guān)發(fā)文規(guī)范，通過(guò)培訓(xùn)使檔案管理人員熟練掌握工作方法與技巧，嚴(yán)格遵循檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。

6.推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，提高管理能力

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，紙質(zhì)檔案逐漸向數(shù)字檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變屬于必然。現(xiàn)階段，水務(wù)機(jī)構(gòu)在檔案管理的過(guò)程中，對(duì)數(shù)字化管理的重視度不夠，導(dǎo)致工作存在脫節(jié)的情況，依然沿用著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，或者只是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案展開(kāi)數(shù)字化處理，未構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，在線(xiàn)使用與管理功能不完善。對(duì)此，要想促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提高，并確保各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，必須重視數(shù)字化建設(shè)。水務(wù)機(jī)構(gòu)要把檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)成是智慧水務(wù)建設(shè)工作中的重要任務(wù)，要開(kāi)展好學(xué)習(xí)調(diào)研活動(dòng)，積極組織專(zhuān)題會(huì)議，盡快打造數(shù)字檔案室。借助水務(wù)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，銜接公文辦理系統(tǒng)，不斷拓寬檔案材料的來(lái)源渠道，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效傳輸共享，電子文件歸檔及時(shí)、快速。另外，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)存在開(kāi)放性強(qiáng)的特點(diǎn)，使得檔案數(shù)字化管理可能會(huì)遭受部分風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理部門(mén)需要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，定期更新防火墻軟件，并對(duì)數(shù)據(jù)展開(kāi)備份與加密，避免遭受網(wǎng)絡(luò)黑客與病毒的攻擊。

7.建立健全監(jiān)督體系，提高管理規(guī)范度

水務(wù)檔案管理部門(mén)和上級(jí)主管部門(mén)之間需要建立上下聯(lián)動(dòng)的管理監(jiān)督體系，展現(xiàn)出監(jiān)督指導(dǎo)職能，通過(guò)定期或是不定期的方式，對(duì)水務(wù)檔案行政與業(yè)務(wù)管理展開(kāi)全面的監(jiān)督檢查，促進(jìn)水務(wù)檔案工作意識(shí)的提高，落實(shí)水務(wù)檔案管理問(wèn)責(zé)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展。同時(shí)，水務(wù)機(jī)構(gòu)需要結(jié)合《檔案管理工作條例》提出的相關(guān)要求，制定與水務(wù)工作特點(diǎn)相符的檔案管理制度，秉承“真抓、嚴(yán)抓、常抓”的原則，實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)督檢查，制定完善的檔案工作責(zé)任追究制度。在優(yōu)化水務(wù)檔案管理的過(guò)程中，需要將重點(diǎn)放在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理上，防止人為因素對(duì)檔案形成干擾與破壞。針對(duì)水務(wù)檔案材料的形成、整理、歸檔、流轉(zhuǎn)及運(yùn)用等相關(guān)環(huán)節(jié)，運(yùn)用具有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特點(diǎn)的管理模式，合理使用各類(lèi)現(xiàn)代信息技術(shù)，如圖像分類(lèi)技術(shù)、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)以及智能檢索技術(shù)等，通過(guò)特定程序固化水務(wù)檔案管理中的流程化操作，即審核、登記和流轉(zhuǎn)等，以此讓水務(wù)檔案更具規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性。為了能夠解決水務(wù)檔案管理過(guò)程中存在的檔案完整性差，出現(xiàn)檔案遺漏、遺失等問(wèn)題，水務(wù)機(jī)構(gòu)需做到齊抓共管，嚴(yán)肅責(zé)任追究。另外，水務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合專(zhuān)項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題，構(gòu)建規(guī)范的檔案管理長(zhǎng)效考核機(jī)制，將“嚴(yán)建、嚴(yán)管、嚴(yán)用”等作為立足點(diǎn)，優(yōu)化水務(wù)檔案管理環(huán)境。

8.加強(qiáng)檔案宣傳，提高利用力度

堅(jiān)持常態(tài)化走出單位，組織更加多元化的宣傳活動(dòng)，進(jìn)一步拓展檔案材料的利用范圍，促進(jìn)檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，讓人們更加科學(xué)有效地運(yùn)用檔案。或者選擇國(guó)際檔案日印發(fā)《檔案利用服務(wù)手冊(cè)》等方式，設(shè)計(jì)制作展板，借助電視、廣播、新媒體等不同途徑做好宣傳工作，介紹水務(wù)檔案管理過(guò)程中取得的成績(jī)，讓越來(lái)越多的人真正了解自己擁有依法利用檔案的權(quán)利。同時(shí)，利用室藏檔案資料編輯《水務(wù)志》《水務(wù)全宗指南》等材料，有效記錄單位組織機(jī)構(gòu)沿革、領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)介和大事記。另外，為方便查找利用，數(shù)字化掃描文書(shū)檔案，檔案室編制適用的檢索工具和參考資料，全部檔案目錄實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。建立高效、快捷的檔案查閱和借閱機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、工程建設(shè)以及竣工驗(yàn)收等方面需要的檔案資料，能夠第一時(shí)間提供查閱和利用，有效服務(wù)水務(wù)工作。同時(shí)，還可以籌辦水務(wù)史展，通過(guò)圖片、文字和實(shí)物集中展現(xiàn)水務(wù)發(fā)展成就，宣傳水務(wù)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

作為一種重要的信息資源，水務(wù)檔案可體現(xiàn)出水務(wù)工作的必要性與價(jià)值。在水務(wù)工作中，水務(wù)檔案管理必不可少，應(yīng)認(rèn)識(shí)到水務(wù)檔案管理的重要性，在實(shí)際工作中做好各類(lèi)水務(wù)檔案材料的收集、整理以及歸檔工作，建立統(tǒng)一的檔案管理模式，提升檔案管理水平，加強(qiáng)信息化建設(shè)，深層次挖掘水務(wù)檔案價(jià)值，促使其在水務(wù)事業(yè)發(fā)展中發(fā)光發(fā)亮。

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（作者單位：濟(jì)南市水務(wù)服務(wù)中心）