基于內(nèi)部控制的事業(yè)單位財務信息化建設(shè)路徑探析

王靜

（太原市青少年宮，山西 太原 030002）

一、內(nèi)部控制視角下的事業(yè)單位財務信息化建設(shè)的意義

（一）提高信息管理與資金管理水平

首先，從信息管理角度來看，財務信息化模式有效打破了財務部門與職能部門間的“信息孤島”，將事業(yè)單位運營期間產(chǎn)生的全部數(shù)據(jù)信息進行匯總整理、集成分析，全面掌握單位財務狀況和經(jīng)營管理狀況。同時，也可通過信息采集、分析結(jié)果來實時監(jiān)督各套管理方案與單位內(nèi)控制度的實際落實情況，及時糾正錯誤操作行為與提供業(yè)務指導，幫助事業(yè)單位順利實現(xiàn)內(nèi)部控制目標。

其次，從資金管理角度來看，運用財務信息化平臺，財務人員加強與業(yè)務部門之間的聯(lián)系。業(yè)務部門將實時產(chǎn)生的業(yè)務數(shù)據(jù)上傳至平臺存儲，財務人員查閱相關(guān)數(shù)據(jù)即可全面了解事業(yè)單位的收支情況、資金流入流出情況，并通過數(shù)據(jù)分析手段來找出事業(yè)單位利潤關(guān)鍵點、合理安排各項資金的使用方向，最終起到提高資金使用率、創(chuàng)造更多收益的作用。

（二）減輕管理負擔

在事業(yè)單位傳統(tǒng)財務管理模式下，普遍采取手工記賬方式，要求財務人員投入主要精力來開展財務信息收集、整理、審核、生成財務報表等基礎(chǔ)性工作，不但占用了大量財務管理資源，還會出現(xiàn)數(shù)據(jù)漏算、錯算等問題，進而影響財務管理效果。相比之下，財務信息化模式的推廣實施，將由信息化平臺替代財務人員完成數(shù)據(jù)收集、報表生成等基礎(chǔ)性工作，把財務人員從繁雜工作中解放出來。這不但可以切實提高財務管理效率與降低錯誤率，同時，還間接起到推動財務會計向管理會計轉(zhuǎn)型的作用，財務人員逐漸參與到經(jīng)營決策、戰(zhàn)略決策等活動中[1]。

（三）強化內(nèi)控能力

事業(yè)單位內(nèi)部控制是一項長期性、綜合性活動，涉及預算管理、資金管理等諸多方面。目前來看，部分事業(yè)單位由于管理資源不足，實際內(nèi)控能力較弱，很難主動識別到各類風險隱患，而是被動處理各道環(huán)節(jié)出現(xiàn)的突發(fā)問題。相比之下，通過財務信息化建設(shè)，財務人員既可以遠程掌握管理方案與內(nèi)部控制制度的落實情況，同時，也可以運用信息化手段來識別潛在風險隱患，根據(jù)風險識別結(jié)果采取相應防治措施，以此來消除內(nèi)部控制薄弱環(huán)節(jié)，從根源上預防、減少各類突發(fā)問題、財務風險事件的出現(xiàn)。

二、基于內(nèi)部控制的事業(yè)單位財務信息化建設(shè)現(xiàn)狀問題

（一）信息系統(tǒng)相互獨立

事業(yè)單位推動財務信息化建設(shè)，通過全面整合財務數(shù)據(jù)來實現(xiàn)對財務管理水平、效率、時效性的有效提升，進而營造理想的內(nèi)部控制環(huán)境，確保內(nèi)部控制制度與各項財務管理工作得以貫徹落實、有效開展。但根據(jù)實際情況來看，部分事業(yè)單位并未對財務部門與其他職能部門的信息系統(tǒng)進行整合處理，系統(tǒng)間存在數(shù)據(jù)互聯(lián)共享阻礙。例如，從財務管理角度來看，財務人員無法在系統(tǒng)上實時查閱全部的財務數(shù)據(jù)，而是需要與其他職能部門進行溝通、辦理煩瑣手續(xù)后，掌握所需數(shù)據(jù)，且財務數(shù)據(jù)的使用價值將會隨著時間推移而持續(xù)下降。而從內(nèi)部控制角度來看，很難通過信息系統(tǒng)來掌握單位內(nèi)部經(jīng)營狀況、判斷內(nèi)控目標實現(xiàn)程度，而是在后續(xù)通過績效考核、內(nèi)部審計等手段來掌握內(nèi)控制度落實情況，還會因違規(guī)、違章行為發(fā)現(xiàn)不及時而產(chǎn)生實質(zhì)性的影響與損失。

此外，部分事業(yè)單位構(gòu)建數(shù)據(jù)共享平臺，但將集財務數(shù)據(jù)經(jīng)過匯總整理后分類存儲到預算業(yè)務、收支業(yè)務、合同業(yè)務等模塊單元中，各個模塊的數(shù)據(jù)調(diào)用查閱操作煩瑣，財務人員僅查閱辦理各項業(yè)務所需的少量財務數(shù)據(jù)，而沒有掌握全部財務數(shù)據(jù)。在這一情況下，財務人員有可能使用到虛假信息，且缺乏有效的虛假信息辨別手段，最終影響到財務報告實際參考價值、財務管理與內(nèi)部控制效果。

NT-proBNP與BNP同屬于鈉尿肽家族，是心肌細胞受牽拉后心室反應性分泌的一種神經(jīng)激素。兩者均來自腦利鈉肽前體，釋放入血后具有拮抗腎素-醛固酮-血管緊張素系統(tǒng)、利尿利鈉、調(diào)節(jié)體內(nèi)電解質(zhì)酸堿平衡及抑制交感神經(jīng)系統(tǒng)等多種生物學作用[8-9]。此外，有研究[10-11]提示NT-proBNP較BNP性質(zhì)更加穩(wěn)定，具有半衰期長、特異性強、敏感性高、不受運動和體位影響等特點，在心力衰竭的診斷、鑒別診斷和預后分析等方面具有更顯著的優(yōu)勢。

（二）財務信息格式不統(tǒng)一

事業(yè)單位財務數(shù)據(jù)的采集源頭較多，當前部分事業(yè)單位并未統(tǒng)一財務信息格式，在采集各類財務信息期間，需要財務人員持續(xù)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式，由此產(chǎn)生了額外工作量，造成財務管理效率下降的后果。同時，在數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換過程中，受到人為因素影響，難免會出現(xiàn)工作上的失誤，進而導致數(shù)據(jù)亂碼、財務數(shù)據(jù)文件無法正常打開，重要財務數(shù)據(jù)丟失或損失等。

（三）財務管理與內(nèi)控制度相脫離

在事業(yè)單位經(jīng)營管理期間，內(nèi)部控制與財務管理活動保持緊密的聯(lián)系，內(nèi)部控制是規(guī)范財務管理行為活動的重要依托，財務管理則是單位貫徹實施內(nèi)部控制制度、順利實現(xiàn)內(nèi)控目標的重要手段。應增強內(nèi)部控制與從財務管理二者的銜接程度，使二者相互作用、相輔相成，從而改善事業(yè)單位經(jīng)營管理狀態(tài)與財務狀況[2]。

然而，當前部分事業(yè)單位卻存在財務管理與內(nèi)控制度相互脫離的現(xiàn)象，這一問題的根源在于，信息化建設(shè)背景下的財務管理模式、內(nèi)容發(fā)生明顯改變，但事業(yè)單位沒有根據(jù)全新財務管理狀況來再造業(yè)務流程，導致內(nèi)控流程與財務信息系統(tǒng)處于分離狀態(tài)，形成內(nèi)控薄弱環(huán)節(jié)與監(jiān)管盲區(qū)，財務管理效果主要受到財務人員主觀因素影響，內(nèi)部控制制度沒有在財務管理期間發(fā)揮約束與控制作用。

（四）缺乏總體規(guī)劃

事業(yè)單位財務信息化建設(shè)是一項長期性、綜合性活動，其建設(shè)周期長，涉及內(nèi)容多，內(nèi)部要素相互影響，需要制定科學的戰(zhàn)略規(guī)劃方案，有效把控財務信息化建設(shè)方向?，F(xiàn)階段，一些事業(yè)單位并未提前做好總體規(guī)劃工作，忽視單位自身情況，過度借鑒同類項目案例設(shè)定建設(shè)目標，由此引發(fā)信息化平臺與原有業(yè)務系統(tǒng)不兼容、平臺系統(tǒng)使用功能單一、全新財務管理制度與單位實際情況不符等一系列問題的出現(xiàn)。同時，也沒有在財務信息化建設(shè)期間做好資金、組織、制度等方面的保障工作，建設(shè)期間遇到諸多難點問題得不到有效解決。例如，在資金保障方面，沒有提前預留足夠資金，后續(xù)建設(shè)期間因資金匱乏而無法采購足夠數(shù)量的硬件設(shè)備與軟件產(chǎn)品，或是因資金調(diào)撥不及時而延長財務信息化建設(shè)周期。

（五）缺少復合型財務人才

在財務信息化建設(shè)背景下，財務業(yè)務流程、財務管理內(nèi)容、方法手段發(fā)生明顯變化，財務人員固有工作經(jīng)驗與實際工作情況不相符，難以在短時間內(nèi)適應全新財務模式，由于不熟悉電算化財務軟件與平臺系統(tǒng)的操作方法，導致各類錯誤操作問題發(fā)生。同時，一些財務人員對財務制度與內(nèi)部控制制度缺乏深入研究，仍采取傳統(tǒng)方法手段開展預算編制、預算執(zhí)行控制、會計核算等各項工作，使財務信息化建設(shè)流于形式，沒有發(fā)揮出應有作用。

三、基于內(nèi)部控制的事業(yè)單位財務信息化建設(shè)路徑

（一）構(gòu)建一體化信息平臺

為徹底解決信息孤島問題，滿足財務管理與內(nèi)部控制工作開展需要。事業(yè)單位需要構(gòu)建一體化信息平臺，具體從數(shù)據(jù)共享、信息對稱處理、完善平臺使用功能三方面著手。

1．數(shù)據(jù)共享

事業(yè)單位構(gòu)建一體化的數(shù)據(jù)共享平臺，將財務部門、其他職能部門的操作系統(tǒng)接入平臺，在各套操作系統(tǒng)中預留標準格式的通信接口，子系統(tǒng)所產(chǎn)生與收集的財務數(shù)據(jù)實時上傳至數(shù)據(jù)共享平臺中存儲管理。如此，財務人員僅訪問數(shù)據(jù)共享平臺，即可查閱所需了解的信息數(shù)據(jù)，開展會計核算等各項工作，并依托數(shù)據(jù)共享平臺向各部門下達管理指令、跟蹤監(jiān)督業(yè)務活動開展情況[3]。

2．信息對稱處理

為有效識別與篩出所采集財務數(shù)據(jù)中的虛假信息，需要在數(shù)據(jù)共享平臺中對信息進行對稱處理，準確描述分析各類財務數(shù)據(jù)間的內(nèi)涵關(guān)聯(lián)性，以此來判斷數(shù)據(jù)信息是否真實準確。例如，對于款項信息和款額信息，財務人員在平臺上將兩類信息進行統(tǒng)計處理，對比統(tǒng)計結(jié)果是否一致，如果款項、款額統(tǒng)計值存在明顯差異，則表明在統(tǒng)計過程中使用到虛假信息。

3．完善平臺使用功能

事業(yè)單位需要在數(shù)據(jù)共享平臺中增設(shè)電子發(fā)票、公務開支報銷審批、薪酬查詢、零星費用繳納等功能模塊，以滿足財務管理工作開展需要，并通過數(shù)據(jù)共享平臺來全面掌握事業(yè)單位在各個方面的管理情況。以電子發(fā)票功能為例，把電子發(fā)票和記賬憑證保持關(guān)聯(lián)關(guān)系，財務人員使用硬件設(shè)備掃描發(fā)票二維碼，即可識別發(fā)票號碼、開票金額等關(guān)鍵信息，并把信息上傳到電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫中歸檔保存，如果在后續(xù)重復報銷電子發(fā)票，平臺則向財務人員進行提醒。如此，將由“機器識別制”徹底取代傳統(tǒng)的“人為承諾制”，從根源上杜絕發(fā)票重復錄入、重復性報銷問題的出現(xiàn)。

（二）統(tǒng)一財務信息格式

為簡化財務管理流程，避免因格式偏差而出現(xiàn)財務數(shù)據(jù)丟失等問題。事業(yè)單位需要在財務信息化建設(shè)期間，對財務信息格式進行統(tǒng)一處理，明確規(guī)定財務數(shù)據(jù)格式要求、各類報表文件中的信息填寫要求。正常情況下，事業(yè)單位可選擇提前在數(shù)據(jù)共享平臺中設(shè)定格式規(guī)則與制定多套模板文件，在財務數(shù)據(jù)采集、分類整理完畢后，系統(tǒng)按照既定規(guī)則自動將財務數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為標準格式，再根據(jù)信息采集源頭、屬性關(guān)聯(lián)狀態(tài)來導入對應模板文件中，自動生成財務報表等表格文件。隨后，再由財務人員對報表文件的格式、內(nèi)容、數(shù)據(jù)口徑進行人工校核，對不合理部位進行修改處理，校核通過后即可把財務報表與財務數(shù)據(jù)投入使用[4]。

（三）再造財務業(yè)務流程

為實現(xiàn)內(nèi)部控制與財務管理的統(tǒng)籌管理目標，強化風險防控能力與提升內(nèi)部管理水平。事業(yè)單位需要在財務信息化建設(shè)背景下再造財務業(yè)務流程，具體從預算業(yè)務、收支業(yè)務、合同業(yè)務、采購業(yè)務等方面著手。

1．再造預算業(yè)務流程

事業(yè)單位構(gòu)建由預算目標設(shè)定、目標分解、預算文件編制審核、預算執(zhí)行控制、差異分析、調(diào)整、考核等多道步驟組成的閉環(huán)管理流程，將執(zhí)行控制與差異分析等作為內(nèi)部控制的關(guān)鍵點，有效把控預算管理過程，順利實現(xiàn)預算管理目標。同時，運用信息化系統(tǒng)在線上開展各項操作，將起到簡化流程步驟、保障管理時效性與降低溝通成本的作用。例如，在預算文件編制步驟，預算管理委員會在系統(tǒng)上把既定預算文件移交給各部門負責人，負責人判斷預算文件是否具備可行性、是否符合本部門下一階段工作情況，將不合理問題反饋給委員會來修改文件內(nèi)容。在預算執(zhí)行控制步驟，管理人員通過信息化系統(tǒng)實時收集相關(guān)資料信息，判斷預算執(zhí)行情況與預期情況的偏差值是否超限，及時采取糾偏調(diào)控措施。

2．再造收支業(yè)務流程

事業(yè)單位在財務信息化系統(tǒng)中推行“收支兩條線”的管理方式，分別設(shè)置收入業(yè)務模塊與支出業(yè)務模塊。其中，收入業(yè)務模塊的管控流程由收入計劃編制、統(tǒng)計各類收入取得、確認核算、出具分析報告等步驟組成。支出業(yè)務模塊的管控流程由預算批復、計劃編制、支出申請審批、報銷核算、分析報告與資料歸檔等步驟組成。同時，財務部門在信息化系統(tǒng)上定期和業(yè)務部門開展收入支出對賬工作，判斷實際收入情況和收入計劃內(nèi)容是否一致、實際支出是否超過定額/限額標準。

3．再造合同業(yè)務流程

傳統(tǒng)管理模式下采取手工管理方式，存在文本審查流程復雜、審核批復周期過長、難以掌握合同全過程的局限性。對此，需要在信息化平臺中構(gòu)建合同業(yè)務管理系統(tǒng)，運用大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)實現(xiàn)合同全周期管理，并把業(yè)務流程拆分為信息收集、文本審核、履行監(jiān)督、統(tǒng)計分析等步驟。第一，在信息收集步驟，系統(tǒng)持續(xù)收集與合同有關(guān)的信息數(shù)據(jù)，包括預算數(shù)據(jù)、征信數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)等，將各類數(shù)據(jù)集成處理后形成合同范本。第二，在文本審核步驟，管理人員線上對合同文本的條款內(nèi)容完整性、雙方責任義務、是否存在歧義性語句等內(nèi)容進行審核，根據(jù)審核結(jié)果來修改合同要素、文本內(nèi)容[5]。第三，在履行監(jiān)督步驟，系統(tǒng)跟蹤監(jiān)督合同履行情況，如果識別到各類異常問題，自動向管理人員發(fā)送報警信號。第四，在統(tǒng)計分析步驟，在合同到期后對所收集信息數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成預算執(zhí)行報表、合同報賬進度報表等財務報表，用于反映合同執(zhí)行過程。

4．再造采購業(yè)務流程

事業(yè)單位搭建采購操作執(zhí)行系統(tǒng)與采購監(jiān)督管理系統(tǒng)，在采購操作執(zhí)行系統(tǒng)上開展委托管理、編制招標文件、投標資格預審、評標等工作，在采購監(jiān)督管理系統(tǒng)上開展采購計劃審核、采購合同備案、采購人管理、采購過程監(jiān)督等工作，并保持兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通狀態(tài)。如此，既可以簡化采購業(yè)務流程、保障采購時效性，也可以做到對采購過程的有效監(jiān)督。

（四）做好頂層設(shè)計工作

首先，事業(yè)單位需要把財務信息化建設(shè)活動拆解為若干階段，明確各個階段的建設(shè)目標與具體內(nèi)容，逐步推進建設(shè)過程。正常情況下，事業(yè)單位需要依次設(shè)置前期調(diào)研、平臺系統(tǒng)建設(shè)、試點先行、整體推進四個階段。第一，在前期調(diào)研階段，遵循從實際出發(fā)的原則，全面調(diào)查單位內(nèi)部情況，包括業(yè)務財務部門工作開展需要、財務數(shù)據(jù)總量規(guī)模、財務管理內(nèi)容等，在其基礎(chǔ)上明確財務信息化建設(shè)要求。第二，在平臺系統(tǒng)建設(shè)階段，根據(jù)建設(shè)要求來搭建數(shù)據(jù)共享平臺、會計核算系統(tǒng)、采購執(zhí)行系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)等平臺系統(tǒng)，并對平臺系統(tǒng)的運行穩(wěn)定性、兼容性與功能完整性進行審查驗證。第三，在試點先行階段，單位在內(nèi)部挑選財務部門或是其他部門作為試點，試點內(nèi)投運使用信息化平臺系統(tǒng)，根據(jù)反饋信息來找出、處理平臺系統(tǒng)或是全新管理制度的問題[6]。第四，在整體推行階段，確定平臺系統(tǒng)試運行狀況無誤、滿足單位財務管理與內(nèi)部控制需要后，著手將平臺系統(tǒng)與全新財務模式在事業(yè)單位內(nèi)部推廣實施。

其次，事業(yè)單位應落實經(jīng)費、組織、理念、制度等方面的保障措施，掃清財務信息化建設(shè)期間阻力。例如，在經(jīng)費保障方面，根據(jù)實際情況來估算軟硬件設(shè)施采購費用、系統(tǒng)安裝與調(diào)試費用、平臺系統(tǒng)全壽命周期內(nèi)運維費用、系統(tǒng)集成費用、職工培訓費用等各項成本費用，并在估算結(jié)果上預留一定比例的冗余資金，后續(xù)使用冗余資金來應對變更建設(shè)要求、增加系統(tǒng)功能模塊等突發(fā)狀況[7]。

（五）培養(yǎng)復合型人才

為保障財務信息化模式得到順利實施，事業(yè)單位需要加大財務人員的專業(yè)培訓力度，以培養(yǎng)復合型人才為目標。將平臺系統(tǒng)正確操作方法、信息化財務管理概念、全新業(yè)務流程與管理流程、方法手段、常見問題應對方法與注意事項等作為培訓內(nèi)容。同時，建立配套考核機制，定期對財務人員的專業(yè)素養(yǎng)、綜合能力進行考核評價，根據(jù)考評結(jié)果來確定財務人員的能力短板，將其作為下一階段培訓計劃的制定依據(jù)。此外，事業(yè)單位根據(jù)財務管理制度和內(nèi)容制度來編制作業(yè)指導書，以具體操作方法、工作流程作為指導書內(nèi)容，如基礎(chǔ)檔案設(shè)置方法、總賬管理日常業(yè)務處理方法、財務報表編制方法等，約束、指導各項工作開展。

四、結(jié)束語

綜上所述，財務信息化模式是事業(yè)單位內(nèi)部控制體系的重要組成部分，也是財務管理的未來發(fā)展趨勢。事業(yè)單位必須提高對財務信息化建設(shè)活動的重視程度，堅持走構(gòu)建一體化信息平臺、統(tǒng)一財務信息格式、再造財務業(yè)務流程、做好頂層設(shè)計工作、培養(yǎng)復合型人才等發(fā)展路徑，以此推動財務管理轉(zhuǎn)型發(fā)展，幫助事業(yè)單位更好地實現(xiàn)內(nèi)部控制目標，保持良好發(fā)展態(tài)勢。