基于醫(yī)院內(nèi)部控制的合同審計(jì)成效

姚遠(yuǎn) 貴州省人民醫(yī)院

引言

單位實(shí)施內(nèi)部控制主要是指為了達(dá)到控制的目標(biāo)及要求，借助于制定合適制度，提供管理的措施以及執(zhí)行管理的流程，針對(duì)單位中的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和監(jiān)控的特殊模式，醫(yī)院的內(nèi)部審計(jì)是實(shí)施內(nèi)部控制建設(shè)監(jiān)督評(píng)價(jià)的有效途徑和方法，也是相應(yīng)的保證。伴隨著醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展，已經(jīng)簽訂了更多的經(jīng)濟(jì)合同，而合同管理又會(huì)涉及醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程，包括醫(yī)院的預(yù)算管理、采購(gòu)管理、項(xiàng)目管理、資產(chǎn)管理、合同管理等多個(gè)方面的業(yè)務(wù)內(nèi)容，這些都是醫(yī)院開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)的過程中需要做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的重點(diǎn)。基于內(nèi)部控制管理為基礎(chǔ)實(shí)施的醫(yī)院合同審計(jì)，有助于發(fā)現(xiàn)其中潛藏的問題，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)作評(píng)估，了解問題產(chǎn)生的原因，讓醫(yī)院的內(nèi)部控制管理效果得到提高和增強(qiáng)。

一、醫(yī)院實(shí)施醫(yī)院合同審計(jì)的主要流程

首先，做好醫(yī)院中合同的分類。新醫(yī)改政策讓醫(yī)院的管理制度及模式產(chǎn)生了較大的變化，根據(jù)現(xiàn)行醫(yī)院的運(yùn)行規(guī)律及特點(diǎn)，可以將醫(yī)院中所掌握的合同劃分為不同的類別，包括醫(yī)療設(shè)備器械以及維修保養(yǎng)類合同、信息軟件以及維護(hù)類合同、服務(wù)類合同、基礎(chǔ)建設(shè)類合同以及貨物類合同等多元的內(nèi)容。在分類的過程中，不僅包括合同本身也要涉及合同全生命周期的其他材料和信息，例如針對(duì)醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)計(jì)劃及申請(qǐng)，還有采購(gòu)預(yù)算定額、請(qǐng)購(gòu)的申請(qǐng)、各項(xiàng)審批的手續(xù)流程、投招標(biāo)文件、材料的驗(yàn)收入庫(kù)、付款記賬憑證以及相關(guān)的信息記錄等，這種合同的分門別類管理有助于讓合同審計(jì)的效率及質(zhì)量得到提高，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在合同管理中存在的關(guān)鍵問題，并對(duì)其做進(jìn)一步的優(yōu)化和突破，讓合同在材料的審核效果更加優(yōu)良，也能在這個(gè)過程中了解到醫(yī)院實(shí)施內(nèi)部控制管理時(shí)存在的缺陷之處，對(duì)相關(guān)的問題做進(jìn)一步的解決和革新。

其次，收集以及整理內(nèi)部控制制度結(jié)構(gòu)體系涉及相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容以及文件資料都是要收集的重點(diǎn)包括醫(yī)院實(shí)施內(nèi)部控制管理的制度流程方案以及相對(duì)應(yīng)的規(guī)范性文件，讓基于醫(yī)院內(nèi)部控制的合同審計(jì)工作的開展更加順利，也能有相應(yīng)的參照要求以及各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。

再次，對(duì)合同審計(jì)編制的控制要素進(jìn)行明確。要根據(jù)醫(yī)院中不同合同簽訂的需求以及簽訂的過程，簽訂的審批，還有合同條款中的內(nèi)容細(xì)節(jié)，合同的解除方式以及合同的執(zhí)行來對(duì)業(yè)務(wù)流程的控制要素進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的編制，在編制過程中需要進(jìn)一步明確關(guān)鍵的環(huán)節(jié)以及風(fēng)險(xiǎn)控制的要點(diǎn)、交接內(nèi)容和信息，做進(jìn)一步的整理，編制成表單，為相關(guān)工作人員實(shí)施控制管理也提供說明。這樣的模式相對(duì)來說更加完善，其中的細(xì)節(jié)更加完整和清晰，因此在應(yīng)用的過程中更具合理性以及條理性，針對(duì)性更高，最終呈現(xiàn)出更加優(yōu)質(zhì)的成效，展現(xiàn)出合同審計(jì)在醫(yī)院管理過程中所具有的重要價(jià)值和意義，推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)步。

最后，合理應(yīng)用審計(jì)的結(jié)果。要將醫(yī)院的內(nèi)部控制作為出發(fā)的關(guān)鍵點(diǎn)，借助于合同審計(jì)途徑來了解在不同的流程業(yè)務(wù)中存在的不合理問題以及不規(guī)范的現(xiàn)象，也能夠?qū)ふ移渲械谋∪醐h(huán)節(jié)和效率較低的狀態(tài)，了解到內(nèi)部控制中的關(guān)鍵問題，形成更具可執(zhí)行性和可參考性的內(nèi)部控制實(shí)施方法，讓內(nèi)部控制的建議在醫(yī)院的發(fā)展過程中得到靈活的應(yīng)用。

二、合同審計(jì)中發(fā)現(xiàn)存在的主要問題

（一）缺乏醫(yī)院專用的合同范本

醫(yī)院在建設(shè)以及發(fā)展的過程中會(huì)涉及很多的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，事實(shí)上也會(huì)牽扯到諸多的業(yè)務(wù)部門以及外部交流，在這個(gè)過程中簽訂的合同數(shù)量相對(duì)比較多，他們可以劃分成不同的類型，在前述合同分類環(huán)節(jié)已經(jīng)有所體現(xiàn)。根據(jù)過去已經(jīng)簽訂的合同內(nèi)容，很多情況下使用的都是對(duì)方提供的合同文本，而沒有結(jié)合醫(yī)院自身的情況做好相對(duì)應(yīng)的合同內(nèi)容文本要求對(duì)方在其中簽字，這種合同管理的模式體現(xiàn)出了一定的混亂性，可能工作人員在簽訂合同時(shí)并沒有對(duì)合同中的細(xì)節(jié)進(jìn)行深層次的挖掘及分析，對(duì)于簽訂合同雙方的職責(zé)以及義務(wù)履行的要求都并不明確，因此而導(dǎo)致醫(yī)院可能會(huì)存在一些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，致使醫(yī)院的利益遭受到了損失，讓醫(yī)院自身的發(fā)展受到限制，也會(huì)致使醫(yī)院的內(nèi)部控制工作開展比較困難。

（二）醫(yī)院合同管理規(guī)范性不高

針對(duì)醫(yī)院中簽訂的各項(xiàng)合同缺乏專人實(shí)施管理。具體的歸口部門以及職能部門在實(shí)施管理工作中會(huì)各自建立Excel 臺(tái)賬表單，這種模式?jīng)]有辦法保證合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、全面性以及完整性，同樣針對(duì)合同進(jìn)行歸檔管理時(shí)的各項(xiàng)要求并不統(tǒng)一和嚴(yán)格，合同管理的資料并不是十分完整，在后續(xù)追查信息以及獲得關(guān)鍵資料時(shí)，速度較為緩慢，效率相對(duì)較低，也影響到了之后合同執(zhí)行監(jiān)督、查詢以及預(yù)警等功能的順利實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院中的歸口管理部門并沒有實(shí)現(xiàn)及時(shí)的合同歸檔管理，在監(jiān)管的環(huán)節(jié)存在較大的薄弱之處以及很多的漏洞，存在著監(jiān)管不足的現(xiàn)象，還有一些醫(yī)院中的部門在合同管理上缺乏足夠的認(rèn)知，甚至在上月簽訂合同的基礎(chǔ)上和對(duì)方的單位之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來，還可能會(huì)出現(xiàn)倒簽合同的現(xiàn)象，致使醫(yī)院自身的發(fā)展受到了限制及影響。

（三）采購(gòu)管理質(zhì)量不高

醫(yī)院中有一些采購(gòu)項(xiàng)目在具體的執(zhí)行環(huán)節(jié)并沒有嚴(yán)格遵循內(nèi)部控制的流程，也沒有掌握合適的內(nèi)部控制方法。針對(duì)采購(gòu)的主體物資，缺乏完善的技術(shù)論證、客觀的討論以及市場(chǎng)的調(diào)查和分析，雖然有一些采購(gòu)環(huán)節(jié)開展了這些工作，也體現(xiàn)出表面化和形式化的現(xiàn)象，包括采購(gòu)的招投標(biāo)資料不充足，還有一些具體的采購(gòu)項(xiàng)目并沒有嚴(yán)格按照采購(gòu)的流程和程序篩選物資的供應(yīng)商，并與之長(zhǎng)期簽訂合同，建立合作關(guān)系，或者是整個(gè)采購(gòu)計(jì)劃相對(duì)比較復(fù)雜，在實(shí)踐中并沒有嚴(yán)格按照最初設(shè)定的采購(gòu)計(jì)劃來實(shí)施采購(gòu)的任務(wù)，存在著一些臨時(shí)性采購(gòu)的項(xiàng)目。有一些貨物在合同簽訂之前就開始了使用，導(dǎo)致合同管理的流程不清晰，執(zhí)行的成效相對(duì)較弱，出現(xiàn)了醫(yī)院補(bǔ)簽合同的現(xiàn)象和問題，致使合同管理工作的實(shí)施太過困難。由于當(dāng)時(shí)的醫(yī)院并沒有設(shè)立專門的物資采購(gòu)部門來負(fù)責(zé)物資的采購(gòu)各項(xiàng)事項(xiàng)的協(xié)商和管理，導(dǎo)致醫(yī)院中的物資采購(gòu)缺乏固定的流程和形式，開展的過程中有著明顯的隨意性特點(diǎn)，因而導(dǎo)致相對(duì)應(yīng)的合同管理成效不良，也致使內(nèi)部控制極度混亂。

（四）付款不遵守合同約定

醫(yī)院中某些特殊項(xiàng)目的貨款支付和合同中的規(guī)定不匹配，沒有嚴(yán)格按照合同的要求來執(zhí)行，比如，如果醫(yī)院購(gòu)置信息化軟件合同中要求的是在雙方簽約之后交首付，在軟件安裝并且試運(yùn)行三個(gè)月沒有任何問題之后進(jìn)行驗(yàn)收，并合格按照實(shí)際情況采取分期支付的方式，但也有些醫(yī)院在采購(gòu)信息軟件時(shí)，并沒有按照合同中的規(guī)定來做支付，他們?cè)谑盏搅诵畔⒒浖缶鸵淮涡愿肚?，因此而?dǎo)致合同無法得到嚴(yán)格的執(zhí)行，醫(yī)院負(fù)責(zé)付款的申請(qǐng)部門在控制管理的過程中缺乏內(nèi)控意識(shí)，在實(shí)際內(nèi)部控制過程中缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn)和權(quán)限，可能會(huì)只憑借自己的經(jīng)驗(yàn)來完成管控，因此而導(dǎo)致內(nèi)部控制太過于隨意付款的管理成效不良，可能會(huì)出現(xiàn)潛在的問題，導(dǎo)致醫(yī)院中出現(xiàn)貨款流失的現(xiàn)象，還可能會(huì)潛藏著合同乙方事項(xiàng)約束力下降的隱患，致使內(nèi)部控制的成效達(dá)不到理想狀態(tài)。

三、加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部控制管理的有效途徑

（一）強(qiáng)化內(nèi)部控制意識(shí)

首先要求醫(yī)院針對(duì)內(nèi)部控制問題做進(jìn)一步的宣傳和推廣，讓一些更加專業(yè)的人員前來醫(yī)院，為醫(yī)院的員工提供知識(shí)方面的培訓(xùn)以及教育，更要求所有的醫(yī)院工作人員都能夠及時(shí)參與到其中，形成包括醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)以及基層員工共同參與的培訓(xùn)模式，讓所有的員工都能對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生認(rèn)同，自覺主動(dòng)地配合到內(nèi)部控制管理的實(shí)施過程中，體現(xiàn)出內(nèi)部控制的優(yōu)良成效，讓內(nèi)部控制的價(jià)值得到充分體現(xiàn)。也要制定醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)工作的流程及方案，將其看作醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重點(diǎn)，讓內(nèi)部控制建設(shè)工作實(shí)現(xiàn)制度化以及常態(tài)化的目標(biāo)，并借助于宣傳和培訓(xùn)工作。另外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要提高對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)的高度重視，讓這項(xiàng)制度能真正得到落實(shí)，使醫(yī)院的員工能學(xué)會(huì)怎樣使用內(nèi)部控制制度以及執(zhí)行內(nèi)部控制制度，展現(xiàn)出優(yōu)良的成果[1]。

（二）制定醫(yī)院獨(dú)屬的合同范本

醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)過程中，要求各部門根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和流程規(guī)范對(duì)近幾年簽訂的合同做全面以及精細(xì)化的整理和參考，在此基礎(chǔ)上對(duì)合同的類型做進(jìn)一步的劃分，并且和財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員以及醫(yī)院的法務(wù)工作人員相互合作，交流討論，結(jié)合有關(guān)方面的要求，對(duì)醫(yī)院中各方面的問題做統(tǒng)一的規(guī)范，并針對(duì)主要的業(yè)務(wù)制定醫(yī)院讀書專用的合同范本，真正意義上為標(biāo)準(zhǔn)化合同條款管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，這種方式能幫助維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，也能讓合同管理的效率及質(zhì)量得到升級(jí)。現(xiàn)如今，很多醫(yī)院中所使用的合同都是往期簽訂的合同，這些合同的內(nèi)容相對(duì)比較豐富，整理起來存在一定的困難，在這些內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編制合同的模板添加有修改的意見，更容易保證醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，確保醫(yī)院的內(nèi)部控制活動(dòng)實(shí)施順利，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成更快，也能夠防止在簽訂其他的類似合同時(shí)遇到內(nèi)容不清晰的現(xiàn)象而影響到合同的效力。

（三）實(shí)現(xiàn)信息化合同管理，強(qiáng)化內(nèi)部控制

醫(yī)院的信息化管理平臺(tái)中要融入合同管理的功能模塊，減少在合同管理過程中存在的人員操作風(fēng)險(xiǎn)，讓信息的安全問題得到最大程度的提升和保障，讓醫(yī)院中的各項(xiàng)交易結(jié)果處理更加真實(shí)、準(zhǔn)確和完整，實(shí)現(xiàn)更加長(zhǎng)效的合同管理目標(biāo)。由于醫(yī)院中有著不同類別的合同，他們的金額比較大，但采取手工管理的合同管理模式會(huì)存在著很多的不足，導(dǎo)致合同管理的信息不夠集中以及實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，對(duì)合同進(jìn)行查找和使用的速度相對(duì)比較緩慢等現(xiàn)象，這樣的機(jī)制無法滿足當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下對(duì)于醫(yī)院提出的要求。近年來，信息技術(shù)的使用，對(duì)于合同管理產(chǎn)生了更大的影響，合同的信息化管理，能對(duì)業(yè)務(wù)控制的流程做進(jìn)一步的優(yōu)化和編制，錄入關(guān)鍵的信息內(nèi)容，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)針對(duì)合同的全過程管理目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院的合同管理水平得到了升級(jí)，效率得到了增長(zhǎng)，同樣有關(guān)部門也能在開展內(nèi)部控制管理的過程中規(guī)范各自的行為，提高管理的水平[2]。

（四）設(shè)置物資采購(gòu)部門

醫(yī)院可以對(duì)設(shè)置的機(jī)構(gòu)做進(jìn)一步的調(diào)整，讓物資采購(gòu)部門獨(dú)立于其他業(yè)務(wù)部門之外單獨(dú)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)工作任務(wù)。這就需要對(duì)物資采購(gòu)部門人員的職責(zé)范圍以及權(quán)限做明確，并針對(duì)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的工作人員展開系統(tǒng)性的培訓(xùn)，讓他們樹立更新穎的物資采購(gòu)管理理念，形成更具現(xiàn)代化的學(xué)思維和方法。在醫(yī)院內(nèi)部，這種完善的采購(gòu)管理部門的構(gòu)建有利于采購(gòu)理念的順利落實(shí)，也有助于物資采購(gòu)招標(biāo)體系的構(gòu)建，可以讓物資采購(gòu)工作朝向標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的方向發(fā)展，防止在物資采購(gòu)過程中存在著不良問題而影響到內(nèi)部控制成效[3]。

（五）強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作加大重視的力度，在其中提供內(nèi)部監(jiān)督以及評(píng)價(jià)內(nèi)部控制建設(shè)的權(quán)利，并配備專業(yè)的負(fù)責(zé)內(nèi)部審計(jì)的工作人員，讓人才的作用得到充分的發(fā)揮，醫(yī)院的內(nèi)部審計(jì)部門要針對(duì)審計(jì)工作負(fù)責(zé)，了解審計(jì)工作中存在的問題及不規(guī)范之處，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的處理，這就需要在合同管理制度中對(duì)合同的審批流程進(jìn)行明確和規(guī)范，必須經(jīng)過具體的使用部門、業(yè)務(wù)管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等多個(gè)環(huán)節(jié)的審批，也會(huì)明確審計(jì)的主要流程以及管理的辦法，讓審計(jì)工作的實(shí)施更加順利和方便。醫(yī)院中的審計(jì)部門要提前審計(jì)經(jīng)濟(jì)合同，判斷其是否符合法律方面的規(guī)定及要求，是否具備可操作性和可執(zhí)行性，又是否符合當(dāng)前醫(yī)院的水平和條件，針對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同開展的事前審計(jì)工作，有助于醫(yī)院管理水平的提高[4]。

（六）構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度

內(nèi)部控制是醫(yī)院全部部門及人員都需要配合的工作，在其中發(fā)揮人員的價(jià)值及作用，要優(yōu)化崗位流程，明確崗位職責(zé)，也要做好合同管理制度的進(jìn)一步修訂和優(yōu)化，遵循合同管理環(huán)節(jié)不相容崗位相互分離的原則，并采取人員的崗位輪換制度，讓每一個(gè)人員都能了解合同管理中不同崗位的具體要求、執(zhí)行的細(xì)則、對(duì)合同的簽訂以及履行登記等多方面問題做進(jìn)一步的確定。將醫(yī)院辦公室作為合同歸口管理部門，由合同執(zhí)行部門針對(duì)合同的起草、簽訂以及其中的一些細(xì)節(jié)做認(rèn)真的把關(guān)，財(cái)務(wù)部門則需要把控好資金的收付監(jiān)察，審計(jì)部門強(qiáng)化內(nèi)部控制，讓醫(yī)院的內(nèi)部控制制度更加完善，對(duì)合同的審計(jì)效果進(jìn)行保障，最終提高合同管理的水平[5]。

結(jié)語

總而言之，醫(yī)院內(nèi)部控制體系的建設(shè)對(duì)醫(yī)院自身的持久發(fā)展具有關(guān)鍵影響，應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)部控制的建設(shè)情況做進(jìn)一步的審查和評(píng)價(jià)，讓醫(yī)院的內(nèi)部控制體系更加優(yōu)良，風(fēng)險(xiǎn)管理成效更高。經(jīng)濟(jì)合同的管理本身就是醫(yī)院管理工作中的重點(diǎn)，在經(jīng)濟(jì)合同的內(nèi)部控制管理過程中，需要投入更多的精力，加大重視，提出合同審核及管理的有效措施和方法，使醫(yī)院的內(nèi)部控制管理提高到一個(gè)更高的水平。