創(chuàng)新檔案管理 服務(wù)農(nóng)業(yè)科技
——關(guān)于上海市科技興農(nóng)項目管理的思考

■ 唐玉姝 吳立峰

上海市科技興農(nóng)項目由上海市農(nóng)業(yè)農(nóng)村委員會利用市級財政科技興農(nóng)專項資金設(shè)立而來，每年圍繞上海農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新重點方向和重點領(lǐng)域，實施市科技興農(nóng)項目計劃，支持涉農(nóng)科研院校、技術(shù)推廣單位和企業(yè)等新型經(jīng)營主體共同開展技術(shù)創(chuàng)新研究與示范，有效引導(dǎo)了科技創(chuàng)新和成果轉(zhuǎn)化，為都市現(xiàn)代農(nóng)業(yè)綠色發(fā)展提供了堅實的科技支撐。在這個過程中，從建議征集、材料申報、立項評審、情況跟蹤、項目審計、項目驗收到績效評價等環(huán)節(jié)，形成了大量的項目檔案，詳細記錄了科技項目的研究內(nèi)容、研究目標、技術(shù)路線、考核指標、研究成果及示范應(yīng)用推廣情況等，具有憑證性、權(quán)威性和延續(xù)性。

因此，標準化、規(guī)范化、科學(xué)化地管理農(nóng)業(yè)科技檔案，對于指導(dǎo)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展，提高農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化水平具有非常重要的現(xiàn)實意義。本文對農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀進行了思考及分析，并在管理制度、管理質(zhì)量、檔案數(shù)字化及開發(fā)利用等方面提出了創(chuàng)新理念和方法，旨在為提高農(nóng)業(yè)科技項目檔案管理水平及農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新提供思路和參考。

一、上海市科技興農(nóng)項目檔案管理現(xiàn)狀

以科技興農(nóng)項目為例，從1989年至今，已歸檔科技興農(nóng)項目課題累計超過數(shù)千卷。且隨著立項課題數(shù)量的不斷增長，以及新的歸檔任務(wù)的增加，現(xiàn)有檔案室空間顯然不足。

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和上海市委辦公廳、市政府辦公斤《關(guān)于加強和改進新形勢下本市檔案工作的實施意見》等文件指出，各地區(qū)各部門各單位要從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入整體規(guī)劃，切實推進檔案存儲數(shù)字化。

因此，上海農(nóng)業(yè)科技服務(wù)中心近年來率先開展了檔案室改造和科技檔案電子化工作。將傳統(tǒng)檔案柜改建為密集柜，節(jié)省空間約2/3，原有存儲壓力得到極大緩解；完成檔案電子化近30萬余頁，并掛接了檔案專用軟件，便于存儲及查閱。通過上述舉措，使存儲質(zhì)量提升、查閱效率提高、檔案利用價值增加。

二、農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的不足之處

作為農(nóng)業(yè)科技中不可或缺的資料庫，高質(zhì)量的科技檔案對于快捷查閱、積累經(jīng)驗和少走彎路具有重要作用，不僅關(guān)系到農(nóng)業(yè)科研工作的開展，也在一定程度上關(guān)系到我國現(xiàn)代農(nóng)業(yè)創(chuàng)新戰(zhàn)略的發(fā)展。但當前農(nóng)業(yè)科技檔案工作中仍存在著制度意識不夠、專業(yè)能力有限、管理方式落后及開發(fā)利用不足等問題，很大程度上限制了農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、分析和開發(fā)利用。

（一）制度意識不足

由于統(tǒng)一規(guī)范和標準的缺乏或不完善，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作無章可循、無法可依。某些農(nóng)業(yè)科研單位或者雖有制度，但只流于形式。部分檔案管理部門自身在管理理念上也存在偏差，僅將農(nóng)業(yè)科技檔案視為一種單純的保管對象，而沒有將其作為一種重要的資源來看待，也必然會影響農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的有效開展。

（二）專技能力有限

檔案管理人員多為各單位年齡較大的員工，利用電腦及軟件等新設(shè)備新技術(shù)開展檔案管理的工作能力偏低；即使也有部分年紀較輕的檔案管理人員，但大都并非檔案管理專業(yè)，專技能力有限；有的單位還聘請兼職人員進行科技檔案管理，但由于不能夠保證工作的連續(xù)性，檔案管理質(zhì)量受到了影響。

（三）管理方式落后

大多數(shù)農(nóng)業(yè)科技檔案仍停留在手工立卷和保存的水平，其存在形式主要是紙質(zhì)，管理方式比較落后，存儲條件得不到保證。一些農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理部門并未配套必要的檔案管理軟硬件設(shè)備，導(dǎo)致其農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化進程受阻。

（四）開發(fā)利用不夠

就現(xiàn)狀而言，農(nóng)業(yè)科技檔案的開發(fā)利用還未達到應(yīng)有的深度和廣度。由于檔案管理部門與科技管理部門通常處于分立狀態(tài)，檔案管理部門無法及時準確獲得科研工作信息，無法提供有針對性的檔案指導(dǎo)，也就無法有效配合科技人員參與科研開發(fā)和市場交易。

三、農(nóng)業(yè)科技檔案管理思考及創(chuàng)新

應(yīng)充分認識到農(nóng)業(yè)科技檔案管理在我國現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技進步中的重要地位和作用，針對農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的不足之處進行全面優(yōu)化調(diào)整，加強農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的資金和技術(shù)投入，全面提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平和質(zhì)量，建立健全農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度、加強檔案管理人才培養(yǎng)、基于新興技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫以及全面拓展農(nóng)業(yè)科技檔案利用途徑。

（一）完善管理制度，增強檔案意識

首先要使科技人員認識到自身有義務(wù)和責任將日常形成的科研資料加以收集、整理，并按科技檔案規(guī)章制度及時歸檔；還應(yīng)打造一支業(yè)務(wù)過硬、專業(yè)能力強的農(nóng)業(yè)科技檔案管理隊伍，檔案人員不僅要具備政治素質(zhì)和專業(yè)知識，還應(yīng)掌握信息采集、編排、網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)等多種技術(shù)，以提升管理水平。

（二）配合管理流程，提高歸檔質(zhì)量

應(yīng)要求科研人員配合管理流程，注重相關(guān)資料收集工作，把控歸檔細節(jié)，強化歸檔質(zhì)量；另一方面，科技檔案管理人員可主動提供歸檔工作規(guī)范手冊及日常指導(dǎo)，明確和完善項目歸檔的內(nèi)容，以降低歸檔問題的發(fā)生頻次。同時，可在項目申報、評價機制及成果轉(zhuǎn)化等方面制定相應(yīng)激勵機制，進一步促進廣大檔案管理人員主動參與到農(nóng)業(yè)科研工作中來。

（三）順應(yīng)時代趨勢，實現(xiàn)數(shù)字歸檔

傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)文檔為主，保存和挖掘利用勢必會消耗大量的人力物力。在信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的背景下，電子文檔作為新型的信息載體，逐步替代傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔已成為一種必然趨勢。通過在科技文件的管理中附加信息技術(shù)并備份紙文內(nèi)容，可以打破時間、空間上的限制，能夠?qū)⒑唵蔚男畔⒋鎯D(zhuǎn)化為高級的信息資源，可最大效率提高科技檔案的管理水平，減少科技檔案的不當損失。

（四）圍繞科技創(chuàng)新，積極開發(fā)利用

首先要認真鑒別科技檔案的內(nèi)容和屬性，對于公開的科技檔案，要加大開放力度，對于秘密的科技檔案，要依法從嚴管理；以項目檔案內(nèi)容為依托，采取多種方式對信息進行開發(fā)，在提供常規(guī)利用如著錄、檢索等工作基礎(chǔ)上進行信息深加工，提供高水準和有深度的編研成果；搭建農(nóng)業(yè)科技信息服務(wù)平臺，向服務(wù)對象提供參考咨詢、專題服務(wù)、動態(tài)提供、個性化推送及借閱等服務(wù)，提高檔案服務(wù)水平；全面配合農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化及開發(fā)工作，收集并整理農(nóng)業(yè)科研工作進程中產(chǎn)生的第一手材料，利用檔案數(shù)據(jù)庫進行綜合分析，并通過生產(chǎn)、推廣以及轉(zhuǎn)讓等途徑，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化及開發(fā)，有效促進農(nóng)業(yè)科研工作的開展，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的價值。

由封閉向開放轉(zhuǎn)變、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變、由行政管理向依法管理轉(zhuǎn)變。這是習(xí)近平總書記關(guān)于新時期檔案工作的要求，是新形勢下檔案事業(yè)的必由之路，也是農(nóng)業(yè)科技檔案工作的永恒主題；而其最終目標，就是要最大程度地發(fā)揮出農(nóng)業(yè)科技檔案的真正價值，為三農(nóng)事業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)，為實現(xiàn)鄉(xiāng)村振興、繁榮農(nóng)村經(jīng)濟做出應(yīng)有貢獻。