高速公路文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)分析

陳鑌

（福建省高速公路養(yǎng)護(hù)工程有限公司，福建福州 350019）

0 引言

高速公路作為國(guó)家重要的交通基礎(chǔ)設(shè)施，在社會(huì)生活中有著舉足輕重的作用，高速公路網(wǎng)的質(zhì)量直接影響出行質(zhì)量。在高速公路建設(shè)過程中會(huì)產(chǎn)生大量的工程建設(shè)管理類的文書資料，建成投運(yùn)后還會(huì)逐年產(chǎn)生管理類的文書檔案。高速公路建設(shè)類、運(yùn)營(yíng)類文書檔案均屬于高速公路管理的重要資料，做好相關(guān)管理工作，對(duì)高速公路的建設(shè)和管理至關(guān)重要。高速公路檔案類別多樣，涉及文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等。

作為檔案中的重要類別之一，文書檔案管理的好壞是衡量檔案管理水平的重要指標(biāo)，完善的文書檔案管理可以確保檔案的完整性，如實(shí)反映高速公路建設(shè)和管理的真實(shí)過程。部分高速公路對(duì)收集文件和建立檔案的工作不夠重視[1]，在信息化時(shí)代下沿用傳統(tǒng)的管理方法，難以滿足當(dāng)前的需求，亟須完善文書檔案管理工作。

1 高速公路文書檔案管理的特征

高速公路文書檔案管理主要是對(duì)高速公路建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、管理過程中的各類文件進(jìn)行收集、分類、管理和存檔。對(duì)高速公路建設(shè)管理的每個(gè)階段、每個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生的文書資料進(jìn)行分類歸檔管理，便于后期查閱，是施工過程中最有效的證據(jù)材料。高速公路文書檔案管理過程中應(yīng)注意確保收集檔案信息完整，在存檔管理過程中要有具體的管理辦法，確保紙質(zhì)檔案存放有序、保管安全等。

1.1 高速公路的文書檔案設(shè)計(jì)相對(duì)豐富

文書檔案中的資料內(nèi)容復(fù)雜，涵蓋了管理、經(jīng)濟(jì)等相關(guān)內(nèi)容，又包含黨群工作類檔案、行政管理類檔案、經(jīng)營(yíng)管理類檔案、生產(chǎn)管理類檔案等，使得高速公路文書檔案的內(nèi)容和表現(xiàn)形式呈現(xiàn)多樣性[2]。

1.2 文書檔案保存的信息數(shù)量大

高速公路的施工過程中，每一個(gè)組成部分都會(huì)產(chǎn)生文件檔案，這些資料是有價(jià)值的，必須記錄在案。一條高速公路從計(jì)劃到完成，將有數(shù)以千計(jì)的檔案產(chǎn)生，當(dāng)高速公路投入使用至后期養(yǎng)護(hù)階段也將不斷產(chǎn)生新的文件檔案，這些資料都應(yīng)隨時(shí)納入文書檔案管理過程。以生產(chǎn)管理類文書檔案為例，其中包含生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、標(biāo)準(zhǔn)化工作、基建管理、設(shè)備管理等多方面的資料，內(nèi)容覆蓋面廣，信息量大。

2 高速公路文書檔案管理的重要性

高速公路是社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，可提高公路整體通行水平和運(yùn)輸效率，從而更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。在建立和管理高速公路過程中，存在大量文書文檔，可以從多個(gè)維度分析高速公路的運(yùn)營(yíng)情況，及時(shí)反饋數(shù)據(jù)給相關(guān)部門，使相關(guān)部門做好進(jìn)一步優(yōu)化和施工方案改進(jìn)工作，對(duì)資金節(jié)省和高速公路的養(yǎng)護(hù)、擴(kuò)建均具有重要作用。因此，高速公路管理文書檔案需維護(hù)文書檔案的完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性，所有文書檔案均為原始檔案，并確保文件信息符合可靠性的要求。

在規(guī)范文書檔案的管理、提高效率的當(dāng)下，無論是紙質(zhì)檔案還是數(shù)字檔案都各有優(yōu)缺點(diǎn)。數(shù)字化檔案既來源紙質(zhì)檔案，又可以填補(bǔ)文字檔案管理方面的不足。在高速公路上管理檔案時(shí)，應(yīng)融合紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理，相輔相成，促進(jìn)紙質(zhì)檔案管理的改進(jìn)，是一種有效科學(xué)的文書檔案管理模式[3]。

3 高速公路文書檔案管理現(xiàn)狀分析

3.1 對(duì)檔案收集與管理重視度不足

在高速公路檔案管理的實(shí)際工作中，面對(duì)不斷產(chǎn)生、數(shù)量龐大的文書檔案，檔案管理人員耗費(fèi)大量精力和時(shí)間進(jìn)行收集和分類檔案，常存在不重視紙質(zhì)檔案的管理的情況，必要時(shí)難以快速獲取相應(yīng)文檔，對(duì)后續(xù)工作的開展造成影響。開展文書檔案管理時(shí)，應(yīng)結(jié)合文書的起草與接收，整合所有步驟和流程，強(qiáng)化對(duì)紙面檔案的管理[4]。

3.2 缺乏完善的檔案管理制度

部分單位已在高速公路文書檔案管理方面建立了檔案管理系統(tǒng)，卻存在責(zé)任不明確、規(guī)則不夠詳細(xì)的情形，未能有效執(zhí)行紙質(zhì)檔案管理。由于缺乏開展文件保存和轉(zhuǎn)移工作的特殊機(jī)制，紙面檔案將會(huì)受到損害；如果文件不完整，管理人員僅憑記憶行事，將造成管理和維護(hù)方面的重大損失。

3.3 檔案管理信息化水平較低

信息化時(shí)代，開展高速公路文書檔案管理，可以充分利用計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)將文件的登記、接收、發(fā)送、分類和儲(chǔ)存機(jī)制科學(xué)地融合起來。在文件儲(chǔ)存方面，文書的檔案無法準(zhǔn)確分類，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用不足，將嚴(yán)重影響電子檔案系統(tǒng)的價(jià)值[5]。目前，在電子文件的收集和分類方面同步進(jìn)行紙質(zhì)文檔的管理工作，大大降低了流程和效率，以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)化管理，無法產(chǎn)生最佳效果。

3.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

紙質(zhì)檔案管理包括檔案收集、整理、保管、保密、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)性、專業(yè)性強(qiáng)，需要具備專業(yè)檔案管理知識(shí)的人員負(fù)責(zé)執(zhí)行，通過充分了解檔案管理的重要性和檔案管理的基本要求、步驟和方法等，定期開展專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)等方式提高檔案管理水平。目前，部分管理人員不熟悉檔案管理相關(guān)流程，年齡較大，對(duì)信息化的管理模式不熟悉、不適應(yīng)，對(duì)新技術(shù)較為陌生，使得管理效果差強(qiáng)人意，檔案管理人員的素質(zhì)亟待提升[6]。此外，部分人員在日常工作中存在不善于主動(dòng)學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)和措施、懈怠的情形，習(xí)慣按照常規(guī)的管理形式開展對(duì)文書的管理工作，很難達(dá)到對(duì)管理工作質(zhì)量進(jìn)行提升的目的。

4 高速公路文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)

4.1 提升對(duì)高速公路文書檔案管理的重視度

為了有條理地管理高速公路文書檔案，相關(guān)管理層應(yīng)強(qiáng)化對(duì)高速公路文書檔案科學(xué)管理的重視，給予更多的資金支持。高速公路企業(yè)的負(fù)責(zé)人應(yīng)重視檔案管理體系建設(shè)，建立健全高速公路檔案管理系統(tǒng)，指派數(shù)量合理、能力合適的工作人員負(fù)責(zé)檔案管理，使高速公路建設(shè)管理部門、工程技術(shù)人員也參與文書檔案管理，為檔案管理提供充足的人力資源。當(dāng)前，檔案管理信息化程度越來越高，應(yīng)在檔案管理方面加大投資，使文書檔案管理從傳統(tǒng)的管理型逐漸向數(shù)字化服務(wù)發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化。

4.2 做好高速公路文化檔案的收集和管理工作

實(shí)施紙面檔案管理需要科學(xué)地收集與文件檔案有關(guān)的數(shù)據(jù)和信息，應(yīng)考慮以下要點(diǎn)：第一，文書檔案收集采取特定模式，將內(nèi)容一致的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、分類和存檔，從而提高文書檔案質(zhì)量。第二，加強(qiáng)與工程建設(shè)、管理等各類業(yè)務(wù)部門之間的溝通和交流，科學(xué)高效處理部門之間關(guān)系，以便高效獲得真實(shí)有效的信息，確保整個(gè)信息收集渠道順暢。此外，文件的格式要科學(xué)規(guī)范，包括組織提出的規(guī)范登記、建檔和傳閱。第三，檔案管理人員在收集有關(guān)資料時(shí)，應(yīng)積極收集有關(guān)高速公路開發(fā)和運(yùn)營(yíng)的檔案資料，最大限度地發(fā)揮文件的實(shí)際價(jià)值[7]。

4.3 高速公路文書檔案管理中信息化技術(shù)的引入

長(zhǎng)期以來，紙質(zhì)形式的檔案占主導(dǎo)地位，其作用是不可替代的。為了更好地管理高速公路上的紙面檔案，應(yīng)將傳統(tǒng)和現(xiàn)代檔案管理模式進(jìn)行組合。目前，電子檔案的優(yōu)勢(shì)明顯，其可靠性、法律性仍有待改進(jìn)；紙面檔案在檔案價(jià)值和法律方面有許多優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，電子文件也存在易于復(fù)制和更改的不足，涉及資產(chǎn)等重要信息的電子文件存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，與此同時(shí)，電子檔案的數(shù)字化和密集性涉及一定的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，便需要紙面檔案的支持。電子和紙面檔案各有優(yōu)勢(shì)，可以通過詳細(xì)比較、分析和找出不足之處，互相改正，完善高速公路文書檔案管理的行政管理策略，提高管理水平。

4.4 建立完善的文書檔案管理制度

在實(shí)施高速公路檔案管理時(shí)，為了確保文書檔案的規(guī)范，應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)，對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行管理約束，合理分配有關(guān)檔案管理責(zé)任，如果遇到突發(fā)問題，可及時(shí)找到相關(guān)責(zé)任人，從而更好地處理和解決檔案管理問題。此外，檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)建立賞罰機(jī)制，若遇到部分檔案的管理員操作有誤、不夠?qū)I(yè)等問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)處理和懲罰管理人員，以取得警示他人的效果，保證完善檔案管理工作井井有條、有據(jù)可依[8]。同時(shí)，在日常管理工作中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)管理工作的方式進(jìn)行完善與優(yōu)化，確保管理制度更貼合當(dāng)前的實(shí)際情況，為文書檔案工作管理的綜合效率提升奠定基礎(chǔ)。

4.5 加強(qiáng)文書檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

文書檔案管理工作的實(shí)施，需要有高素質(zhì)的檔案管理小組，能夠理解收集和整理檔案的必要性，掌握檔案管理的具體細(xì)節(jié)，從而開展更專業(yè)的檔案管理。檔案管理人員在掌握基本檔案管理能力的同時(shí)，還應(yīng)精通信息管理技術(shù)，提高完善檔案管理的效率，能夠快速、有針對(duì)性地查閱和檢索文書。在從事檔案管理工作之前，檔案管理人員應(yīng)接受統(tǒng)一測(cè)試，測(cè)試合格方可上崗。通過技能測(cè)試的人員，應(yīng)積極參加崗前培訓(xùn)，掌握了操作信息系統(tǒng)所需的技能和經(jīng)驗(yàn)。在職人員應(yīng)定期開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和深造，獲取最新的專業(yè)技能，從而有效地管理檔案。同時(shí)，在開展日常管理工作中應(yīng)強(qiáng)化對(duì)高速公路文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)各方面管理知識(shí)，提升自身的綜合能力。注重對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，包括目前使用率較高的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)等，確保各方面管理措施適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，進(jìn)一步提升高速公路文書管理工作的綜合效果。

4.6 工作合理劃分，加強(qiáng)文檔管理

技術(shù)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)繁榮加快了高速公路的建設(shè)，提升了對(duì)文件管理的需求，文件管理的壓力劇增。目前，高速公路的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理和研究模式，嚴(yán)重影響了工作效率和質(zhì)量。為了使文件管理的工作更加完善合理，應(yīng)合理分配工作人員的工作范圍，崗位間相互配合，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)使管理更具創(chuàng)造性和專業(yè)性。此外，為適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，在高速公路的建設(shè)中結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的科學(xué)儲(chǔ)存，安全性更高，不僅方便及時(shí)查閱資料，還節(jié)省了成本[9]。當(dāng)前，高速公路文檔管理中，應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理技術(shù)的提升和完善，對(duì)數(shù)量龐大的文檔資料進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，方便及時(shí)地查看與調(diào)取對(duì)應(yīng)的文檔資料，保障管理工作的綜合效果。

5 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理符合當(dāng)代發(fā)展需要和高速公路業(yè)務(wù)管理的實(shí)際模式，通過合理利用信息技術(shù)提升文書檔案管理流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而提高文書檔案管理的效率。在推進(jìn)高速公路高質(zhì)量發(fā)展階段，高速公路企業(yè)應(yīng)同步推進(jìn)高質(zhì)量文書檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，通過提升檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，建立完善、高效的電子檔案管理系統(tǒng)，制定科學(xué)有效的制度體系，明確檔案管理各階段、各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，高質(zhì)量提升文書檔案管理的模式與水平，助力高速公路高質(zhì)量發(fā)展。