基于用戶自定義的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

劉 冬

(丹東市留置看護(hù)與公安技術(shù)服務(wù)中心 遼寧 丹東 118000)

0 引言

檔案,指的是國家、個人或企事業(yè)單位在政治、經(jīng)濟(jì)以及文化活動中所記錄的重要載體,主要以聲像、文字、圖像等模式存儲。檔案能夠?qū)顒蛹?xì)節(jié)進(jìn)行客觀反映,是分辨和處理以往事務(wù)的依據(jù)之一。但有的電子檔案多在個人計算機(jī)中分散存儲,科學(xué)管理不足,而且檔案安全性不高,檢索和檔案共享訪問控制難度大,由此就導(dǎo)致檔案價值與應(yīng)用率的下降。隨著科技的發(fā)展,電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運而生,此為企事業(yè)單位管理檔案的一種現(xiàn)代化模式,用戶可借助電子檔案管理系統(tǒng)查詢和管理所需檔案,也可結(jié)合單位辦公自動化和設(shè)計管理,實現(xiàn)現(xiàn)代信息管理水平的提升[1]。本文基于用戶自定義探討電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn),以期能夠降低檔案查閱與監(jiān)管難度,為檔案信息提供安全保障。

1 電子檔案管理系統(tǒng)的功能與需求分析

1.1 電子檔案管理系統(tǒng)的功能

現(xiàn)階段,電子檔案管理系統(tǒng)用戶還有必要深入研究檔案登記項目與登記項格式,基于用戶自定義的檔案管理系統(tǒng),一方面可以為用戶提供文檔結(jié)構(gòu)信息、目錄信息以及文檔信息等查詢服務(wù),另一方面還可對檔案管理目錄、用戶登記表結(jié)構(gòu)等進(jìn)行自定義。用戶借助目錄信息,管理電子檔案目錄,設(shè)置電子檔案多級管理目錄,各級別又包含大量的子目錄,而登記表充當(dāng)電子檔案目錄樹葉子結(jié)點。根據(jù)登記項差異性,對文檔結(jié)構(gòu)登記表展開自定義操作,其中包括數(shù)據(jù)類型、登記項名稱以及長度等。

1.2 電子檔案管理系統(tǒng)的需求

借助目錄樹存儲電子檔案管理目錄層次,而登記表文檔充當(dāng)?shù)氖悄夸洏淙~子結(jié)點,各層次目錄的圖表也有所差異,整理目錄層次結(jié)構(gòu)難度較大。各層次目錄也有著不同的圖表,目錄層次結(jié)構(gòu)缺乏清晰度。而用戶自定義登記表結(jié)構(gòu),可提高登記表結(jié)構(gòu)的靈活度,其適用性比較強(qiáng),系統(tǒng)設(shè)計過程中,應(yīng)防止通過鍵盤輸入數(shù)據(jù),應(yīng)下拉列表對所需輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行選擇,點擊鼠標(biāo)輸入,選擇人性化信息錄入模式[2]。電子檔案信息管理內(nèi)容包括:未歸檔文件、歸檔文件、資料、卷內(nèi)文檔以及案卷級檔案的管理,可著錄不同類型檔案文件,查詢電子檔案的信息刪除、掛接以及修改等操作。電子檔案內(nèi)部需要掛接檔案管理,清晰顯示出檔案的掛接數(shù)量、掛接失敗數(shù)量等,同時管理電子檔案信息數(shù)據(jù),其中包括數(shù)據(jù)導(dǎo)入和檢查等。數(shù)據(jù)檢查是指基于指定條件,搜索同屬性檔案文件,刪除重復(fù)檔案,而數(shù)據(jù)導(dǎo)入則是指現(xiàn)階段系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息導(dǎo)入情況。

2 基于用戶自定義的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

2.1 電子檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計

電子檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建時,與外界條件影響相關(guān)性極為密切。因此,系統(tǒng)設(shè)計期間,需要對其外部運行條件加以綜合考慮。本文的電子檔案管理系統(tǒng)是基于Web技術(shù),該技術(shù)可確保信息安全性,節(jié)約系統(tǒng)安全開支?；谟脩糇远x的電子檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

圖1 基于用戶自定義的電子檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)

2.2 系統(tǒng)硬件設(shè)計

應(yīng)用Web技術(shù),有效保障了系統(tǒng)信息安全,避免在管理和應(yīng)用電子檔案過程中出現(xiàn)檔案信息泄露問題?；谟脩糇远x的電子檔案管理系統(tǒng)的核心硬件為Web服務(wù)器,以服務(wù)器為路由器與數(shù)據(jù)庫的溝通橋梁,實現(xiàn)兩者有效銜接,由此可便于用戶操作,有效管理不同類型電子檔案。為保證Web技術(shù)可以充分用于電子檔案管理系統(tǒng)中,在設(shè)計系統(tǒng)服務(wù)器期間,可采用單個CPU、支持容量最大為64 GB、主頻1 600 MHz的Web服務(wù)器,借助該接口連接外界管理設(shè)備,為電子檔案管理操作提供條件。實際應(yīng)用基于用戶設(shè)計的電子檔案管理系統(tǒng)中,Web服務(wù)器一方面可提供更大存儲空間,另一方面還具有可擴(kuò)展性。在Web服務(wù)器內(nèi)引入ECC,不僅有助于解決服務(wù)器藍(lán)屏引發(fā)的電子檔案工作效率低與檔案管理質(zhì)量不高的現(xiàn)象,而且能夠?qū)⒆詣蛹m錯功能提供給服務(wù)器內(nèi)存,確保電子檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器穩(wěn)定運行。

在設(shè)計電子檔案管理系統(tǒng)中的上位機(jī)操作終端時,應(yīng)具備電子檔案收集功能、整理與存儲功能、鑒別功能等,同時還要考慮到各個管理操作的實際運行需求,保證操作終端具備需求如下:其一,上位機(jī)操作終端可以為百位用戶同時提供支持,且在電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部,可通過設(shè)置COM參數(shù),接收不同設(shè)備所傳輸?shù)男畔?shù)據(jù);其二,電子檔案管理系統(tǒng)會基于數(shù)據(jù)接收情況,通過曲線圖的方式顯示在上位機(jī)中,并且為共享電子檔案信息資源,可將傳輸層協(xié)議引入到上位機(jī)操作終端,從而為電子檔案管理系統(tǒng)提供安全保障。

2.3 系統(tǒng)登錄模塊

注冊電子檔案管理系統(tǒng)后,輸入用戶名和密碼,即可登錄該系統(tǒng),可在系統(tǒng)登錄界面確定用戶身份,依照用戶身份,系統(tǒng)會在對應(yīng)數(shù)據(jù)表檢索是否有該賬號和密碼,只有輸入正確的用戶名、密碼方可成功登錄。用戶身份驗證,是確保系統(tǒng)穩(wěn)定與安全的重中之重,能夠有效防止非法授權(quán)用戶登錄,維護(hù)合法用戶正當(dāng)權(quán)益[3]。

2.4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入

電子檔案管理者借助數(shù)據(jù)錄入模塊編輯或者修改檔案信息數(shù)據(jù),確保檔案文本可以掛接電子檔案元件,數(shù)據(jù)錄入流程如圖2所示。用戶錄入問卷與案卷過程中,需要電子檔案管理系統(tǒng)具備刪除、編輯、排序以及添加等功能,能夠任意復(fù)制某檔案記錄。修改完成后,取代原有檔案信息,確保用戶查詢操作時,可以瀏覽所修改新文件,也便于用戶對檔案修改進(jìn)行實時掌握。除此之外,電子文件批量掛接可依照設(shè)置規(guī)則對應(yīng)用戶所錄入檔案記錄,便于用戶檢索條目時對電子元件進(jìn)行實時瀏覽。

圖2 數(shù)據(jù)錄入流程

2.5 設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限模塊

登錄電子檔案管理系統(tǒng)后,用戶會看到很多模塊,且各模塊的子模塊較多,要有效區(qū)分各子模塊,一些用戶僅會對該頁面數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢,還有的用戶僅會維護(hù)頁面,對于如何控制并不了解。因此,需要增加系統(tǒng)權(quán)限模塊,借助權(quán)限有效區(qū)分限制各個模塊功能。用戶借助計算機(jī)查詢、下載電子資料,是電子檔案管理的主要功能[4]。而檔案以保密為主要特性,設(shè)置權(quán)限模塊,只有具備權(quán)限的用戶才能應(yīng)用該檔案,也可限制用戶權(quán)限,為電子檔案信息安全性、可靠性提供保障。電子檔案管理人員借助互聯(lián)網(wǎng),對檔案權(quán)限進(jìn)行設(shè)置,同時細(xì)化案卷和文件權(quán)限,權(quán)限設(shè)置完成后,既可臨時授權(quán),又無須煩瑣歸還,用戶通過網(wǎng)絡(luò)即可查詢或者瀏覽檔案。

系統(tǒng)權(quán)限創(chuàng)建后,就需要關(guān)聯(lián)檔案內(nèi)容,因此要注意以下7點:(1)一個操作對應(yīng)一個權(quán)限,這一權(quán)限被稱為原子,即劃分操作為三個自操作,如果用戶存在A操作權(quán)限,則該用戶也具備B、C權(quán)限。如果用戶不具備A權(quán)限,則無法操作B和C;(2)可多次設(shè)置用戶權(quán)限,即一個用戶組可包含多個用戶,然而,一個用戶必須在同一用戶組;(3)定義集合A為用戶所在權(quán)限組的權(quán)限集合,如果A

2.6 系統(tǒng)查詢檢索模塊

基于用戶自定義的電子檔案管理關(guān)鍵在于,借助互聯(lián)網(wǎng)檢索用戶電子檔案,用戶在可訪問權(quán)限范圍內(nèi),通過瀏覽器對所需檔案信息原文進(jìn)行瀏覽,也可在所用計算機(jī)中下載,便于用戶隨時隨地使用檔案信息。電子檔案檢索查詢模塊,便于用戶應(yīng)用電子檔案瀏覽、下載以及檢索等相關(guān)功能,用戶可輸入主題詞語、案卷或者分類等模式,檢索所需檔案信息,也可采用更為直觀的卡片檢索電子檔案信息。除此之外,管理人員也可以組合檢索電子檔案系統(tǒng)中的用戶庫與日志庫等,根據(jù)需要對檢索信息下載、打印,系統(tǒng)查詢檢索模塊流程如圖3所示。通常來說,電子檔案管理系統(tǒng)檢索模塊所用檢索方法較多,應(yīng)用組合檢索的用戶,需要依照項目字段與文件信息,達(dá)到不同條件組合的目的,以實現(xiàn)條件表達(dá)式檢索。錄入界面中,卡片檢索方法可以展示出相關(guān)文件與項目,系統(tǒng)用戶可在字段中將信息填入進(jìn)去,以檢索符合條件的電子檔案信息。

圖3 系統(tǒng)查詢檢索模塊流程

2.7 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

基于用戶自定義的電子檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)主要含借閱檔案、檔案解密、達(dá)標(biāo)申請、檔案審核以及移交等,查詢電子檔案審核記錄和申請,申請工作主要由檔案員開展,并由審核員與保密員開展檔案申請的審核工作。系統(tǒng)查詢員在搜索相關(guān)電子檔案后,點擊借閱文件按鈕,此時系統(tǒng)就會自動判斷是否屬于開放性文件,對于開放文件無須審批,如果屬于非開放文件,一律被視為保密文件,對于保密文件,必須有保密員加以審核[6]。待保密員和審核員審核相關(guān)借閱申請后,需要檔案員再次查看,以保證系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程準(zhǔn)確無誤。

2.8 電子檔案管理系統(tǒng)配置

基于用戶自定義電子檔案管理系統(tǒng)配置內(nèi)容主要有密級管理、角色管理、按鈕管理、用戶管理、區(qū)域管理、菜單管理等,借助菜單管理可以有效配置電子檔案管理系統(tǒng)的菜單,通過角色管理分配角色給指定的用戶,系統(tǒng)按鈕管理主要為電子檔案管理系統(tǒng)安全按鈕,同時有效設(shè)置系統(tǒng)按鈕。而用戶管理可以對用戶進(jìn)行修改或者刪除,區(qū)域管理的功能在于創(chuàng)建全新區(qū)域。此外,電子檔案管理系統(tǒng)中的密集管理模塊,可以對密集等級參數(shù)進(jìn)行設(shè)置[7]。

3 基于用戶自定義電子檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

3.1 電子檔案系統(tǒng)的管理界面

電子檔案系統(tǒng)管理界面的JSP文件如表1所示,主要為文件功能說明,具體實現(xiàn)系統(tǒng)界面各屬性和框架的修改、增加以及刪除等功能。為便于系統(tǒng)的集中維護(hù)與日常管理,需要在不同界面設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)與屬性維護(hù),通過鏈接設(shè)置成屬性具有差異性的URL后綴,以調(diào)用不同屬性的控制器。

表1 電子檔案系統(tǒng)管理界面的JSP文件

3.2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理

電子檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理界面僅包含JSP文件,以輸入檔案信息為重點,業(yè)務(wù)層環(huán)節(jié),業(yè)務(wù)管理中的功能和JAVA類,說明該業(yè)務(wù)管理包含控制器類、實現(xiàn)類以及檔案產(chǎn)生接口的JavaBean,通過Spring參數(shù)配置法,借助框架管理電子檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理,大大降低了系統(tǒng)代碼量[8]。

4 結(jié)語

隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的迅猛發(fā)展,電子商務(wù)、電子政務(wù)以及辦公自動化進(jìn)程的加速,使得檔案信息以驚人速度實現(xiàn)數(shù)字化和電子化發(fā)展。現(xiàn)如今,電子文件已是人類社會記錄、傳達(dá)以及存儲信息的一個重要工具。信息技術(shù)的普及,使得傳統(tǒng)檔案工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展需求,為此,必須研制開發(fā)出與當(dāng)前檔案工作相適應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)。為實現(xiàn)電子檔案信息化與數(shù)字化管理,本文基于用戶自定義分析電子檔案管理系統(tǒng)功能,對電子檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)進(jìn)行有效設(shè)計,并且闡述了用戶登錄、查詢檢索以及數(shù)據(jù)錄入等模塊功能,有效保障了電子檔案管理系統(tǒng)運行穩(wěn)定性。相比傳統(tǒng)檔案管理,基于用戶自定義檔案管理效率更高,更便于用戶檔案信息的查詢和維護(hù),為電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)展提供理論支持。