機場設備采購流程優(yōu)化研究

張慧君

[摘 要]流程管理是采購管理的重要內容，做好流程管理對保障機場的正常運行具有十分重要的意義。文章以W機場設備采購流程為研究對象，結合W機場近幾年的設備采購實踐進行診斷分析，針對機場設備采購流程中存在的問題和不足，提出了明確和細化崗位職責和標準、制定更加規(guī)范高效明晰的采購流程、利用信息化系統(tǒng)提高采購效率、健全供應商績效評估閉環(huán)管理機制、不斷完善和創(chuàng)新招標采購制度等改進措施和建議，以期為營造更加公開公平公正、效率和效益更高的新時代優(yōu)質營商環(huán)境提供借鑒和參考。

[關鍵詞]機場設備；采購流程；優(yōu)化；管理

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）17-0004-03

機場設備采購作為重要的專業(yè)采購領域，一般金額較大，各方面的監(jiān)督管理要求更為嚴格。隨著政府對公共工程采購法律制度機制的不斷健全，招投標已成為機場設備采購的普遍方式。在實踐中，機場設備采購仍然在一定程度上存在不規(guī)范、不科學、程序繁冗、效率不高和質量把控不嚴等問題。

文章擬以W機場近兩年設備采購工作流程為例，深入剖析其中存在的在組織、決策、質量、效率、供應鏈管理、績效和監(jiān)督等方面的突出問題，從制度、機制及舉措等方面提出改進提升建議，為有關機場設備采購流程優(yōu)化提供參考。

一、采購及采購管理概述

采購是指企業(yè)或個人從供應商處獲取產(chǎn)品或服務，以滿足生產(chǎn)、生活需要的一項活動。而采購管理是對采購活動的有效診斷、管控和不斷改進，其目標是降低成本、提高質量和效率，為企業(yè)運營提供可持續(xù)的物資供應保障，全面提升企業(yè)的市場競爭力[1]。

二、W機場設備采購流程及診斷

（一）W機場采購流程

W機場作為安徽省的重要新型運輸機場，2021年共完成旅客吞吐量近13萬人次，貨運吞吐量330萬噸。機場招標設備包含機務特車部、航務管理部、地面服務部、應急保衛(wèi)部、安檢護衛(wèi)部、運行保障部、勞保用品部和航空管理部等多個業(yè)務部門的200余種。

從采購管理職責上看：公司成立了采購領導小組，將采購工作納入公司重大事項管理，按照“三重一大”決策制度履行決策程序。采購領導小組由該企業(yè)的董事長擔任組長，總經(jīng)理以及分管采購、紀律檢查工作的副總分別擔任常務副組長、副組長，綜合管理部、工程建設部、財務投資部、紀律檢查部等相關職能部門負責人為成員[2]。工程建設部、綜合管理部為公司采購活動的實施部門。工程建設部負責機場工程類項目采購活動的組織、管理和實施；綜合管理部負責機場工程類項目以外的其他項目采購活動的組織、管理和實施。紀律檢查、審計風控等部門為公司采購活動的監(jiān)督部門，在采購活動過程中，發(fā)揮各自的監(jiān)督職能，履行監(jiān)督職責。

從采購流程上看：根據(jù)兩家公司聯(lián)合制訂的《采購管理辦法》及采購工作實踐，按照過程管理理論、流程改進和再造理論有關要素診斷分析，W機場的設備采購流程主要包括以下八個階段。

一是收集需求。采購需求部門填寫《采購審批表》，提出采購申請，明確擬采購的設備名稱、型號、規(guī)格、金額及市場價格等。一般需要報請公司分管領導同意后，送采購部門。

二是制訂計劃，即采購項目立項。按照采購額度實行不同層級的立項審批機制：單項或批量采購項目預算金額10萬元（不含）以下的，由公司主要領導（董事長）審批。單項或批量采購項目預算金額在10萬元（含）以上的，由采購領導小組組織召開會議，對采購項目的必要性和采購方式的選擇進行審查，得出明確結論[3]。根據(jù)采購領導小組或公司主要領導的審查意見，按照采購項目分類提交公司采購實施部門。采購實施部門根據(jù)需要采購設備的緊急程度，分為年度統(tǒng)一采購和應急單項采購，形成采購計劃。

三是實施采購。采購實施部門依法合規(guī)組織實施采購行為，過程中需要做到以下幾點。符合招標額度的，依法招標；未達到招標條件的，按照政府采購相關規(guī)定實施競爭性談判、競爭性磋商、詢價、單一來源采購、在“徽采商城”中采購或者自行采購。招標文件及合同主要條款需經(jīng)采購實施部門、法務部門和財務部門審核后，提交采購領導小組審定。中標通知書需經(jīng)采購領導小組組長確認后蓋章確認。

四是合同簽訂。中標通知書發(fā)出30個工作日內，采購需求部門負責牽頭與中標單位根據(jù)《中華人民共和國合同法》、招標文件、投標文件及公司合同管理等規(guī)定簽訂書面合同。原則上采購合同一經(jīng)簽訂不得隨意變更。但在招標后或合同執(zhí)行過程中，采購需求部門需追加與合同標的相同的貨物、工程或服務的，在不改變合同條款的前提下，雙方可以簽訂補充合同，但補充采購金額以不超過原金額10%為限。簽訂補充合同需由需求部門提出，需經(jīng)采購實施部門、法務部門和財務部門審核后，提交采購領導小組審定。

五是交付驗收。按照投標文件、簽訂的書面合同及補充合同等，中標人按照約定的時間、價格、數(shù)量、質量和標準等，將設備運送至機場，按約定完成安裝、調試等工作。采購實施部門、提出需求的機場有關職能部門組織監(jiān)理公司、施工單位等一并檢查驗收。驗收合格由各方簽字確認后，完成正式交付[4]。一般在機場試運行或驗收時有調試需求的，仍需由中標人到現(xiàn)場開展相關配合工作。

六是支付貨款。由中標人按照協(xié)議約定的金額，提交付款申請及發(fā)票，由采購實施部門報請公司分管領導審批同意后，送財務部支付。

七是資料歸檔。采購完成后，由采購實施部門（綜合管理部、工程建設部）將采購過程中的全部資料整理歸檔，以備查用。

八是售后服務。按照合同約定，協(xié)調處理設備采購使用過程中出現(xiàn)的各類問題，執(zhí)行設備質保期及其他合同約定應當提供的相關技術培訓等售后服務或保障。

（二）W機場存在的問題診斷

1.責任不清，層層報批重復審核

在采購流程和實踐操作過程中，可以看出兩個問題。一是所有事情往上推，事無巨細找領導。從采購流程的各個環(huán)節(jié)來看，幾乎每個環(huán)節(jié)都需要企業(yè)負責人或采購領導小組進行會議審議，層層審核，時間過長，嚴重影響工作效率，也影響了一線員工的工作積極性和主動性。主要原因在于：一是設備采購流程的設計不夠合理，崗位職責不清晰或者設置不合理。二是過度追求程序公正，忽略了效率。W機場作為國有企業(yè)，設備采購達到規(guī)模標準按照法律規(guī)定必須采用招標方式，這種方式可以避免各種不廉潔、不公正等行為的產(chǎn)生，但是容易導致部分急需的設備不能得到及時采購，從而影響機場的正常運行。

2.內部采購流程有待優(yōu)化改進

W機場雖然制訂了《采購管理辦法》，規(guī)定了主要的采購過程審批機制，但是缺乏針對采購流程各環(huán)節(jié)的系統(tǒng)規(guī)范，也缺乏更為詳細的管理細則。特別是基于平等關系的員工內部原則來看，內部各個部門的職責、各部室配合的協(xié)調責任、采購管理各個崗位的自主決策范圍等，都缺乏較為合理的分工細化和權限界定。

同時，在八個采購環(huán)節(jié)的內部流程上，每個環(huán)節(jié)基本都需要部門負責人、分管領導，甚至企業(yè)主要領導簽字，大的環(huán)節(jié)還需要領導小組會審議，導致采購周期被拉長，嚴重影響了工作效率。此外，各環(huán)節(jié)在降低成本、提高效率和促進增值等方面的改進工作上仍有較大空間。

3.信息化率不高，影響機場競爭力

W機場在采購設備時基本沒有將設備采購與ERP辦公系統(tǒng)有效銜接，全過程信息化系統(tǒng)的應用較少，在需求收集階段，主要依靠各部門手工填寫采購需求單；在后期流程的其他環(huán)節(jié)，也是依靠傳統(tǒng)的手工方式進行管理和歸檔等，效率不高，不利于信息的歸集和管理，不利于需求的快速統(tǒng)計分析，也不利于未來設備運轉和備件的管理。這既影響了采購流程的效率，也極為可能增加機場運行的成本，不利于監(jiān)督部門實施動態(tài)監(jiān)管，在一定程度上會制約機場競爭力的提升。

4.閉環(huán)管理不到位

公司雖然也建立了審計監(jiān)督機制，但是僅限于內部管理控制上，缺乏售后服務、供應商評價考核等閉環(huán)管理機制，存在供應商管理不到位的問題。

5.現(xiàn)行的招投標采購制度或機制仍需改革

招投標采購制度的實施在一定程度上保證了招投標采購的公開、公正和公平，但是在實踐中，仍然不同程度地存在著招標程序過于煩瑣、部分投標人惡意投標、部分投標人非法圍標串標等問題。

在政府采購法律法規(guī)中規(guī)定的競爭性談判、競爭性磋商、詢價、單一來源采購及地方自行設定的部分采購方式，往往只是走形式、走過場。W機場在設備采購過程中存在的程序過于煩瑣導致采購效率偏低的問題，也多由于此原因。此外，在其他機場設備的招投標過程中，還存在因惡意投訴反復核查，或重新招標評標導致招標采購時間被耽誤的問題。

三、W機場設備采購流程優(yōu)化建議

（一）明確和細化崗位職責和標準

明確采購流程各崗位的職責和責任，健全崗位工作標準，選用符合主客觀條件的崗位人員。避免建立以推卸責任為核心的責任分擔流程，除了計劃制訂和竣工驗收考評“一頭一尾”由公司主要領導、采購領導小組進行審核審議外，其他環(huán)節(jié)和崗位各司其職，減少其中不必要的層層審核環(huán)節(jié)。實施公平公正的績效考核，落實采購流程上各環(huán)節(jié)、各崗位的責任及追責辦法。

（二）制定更加規(guī)范高效明晰的采購流程

1.加強采購流程管理的宣傳教育

要加強對采購流程的全面宣傳及教育培訓，讓涉及的所有崗位人員都熟悉和嚴格執(zhí)行采購流程。要注意發(fā)動群眾，避免流程脫離實際，動員大家積極發(fā)現(xiàn)采購流程中存在的不經(jīng)濟、不便捷、影響成本和效率的因素和問題，及時進行動態(tài)優(yōu)化和調整，不斷提升流程管理的時效性和適用性。

2.建立動態(tài)采購流程，優(yōu)化工作機制

要結合自身實際，堅持以整改當前階段存在的問題為導向，建立由企業(yè)主要領導牽頭的機場設備采購流程優(yōu)化專項工作機制，集中梳理問題，確定優(yōu)化方向和舉措，制定以提高采購效率和效益為導向的閉環(huán)采購流程。每年定期對流程進行動態(tài)評估診斷分析，不斷優(yōu)化調整，提升采購流程的科學性、規(guī)范性和高效性。

3.精簡采購流程并減少采購成本

按照流程改進理論，按照企業(yè)增值、定期優(yōu)化、非必要環(huán)節(jié)一律精簡的原則，定期優(yōu)化現(xiàn)有機場設備采購流程，避免出現(xiàn)重疊或斷頭現(xiàn)象，形成更加規(guī)范高效、合理便捷、可操作性強的招投標采購“路線圖”“流程圖”，切實降低采購成本，提高采購效率，確保采購設備的數(shù)量、質量和時效。對于操作中仍存在爭議事項的，建立及時協(xié)調機制，避免因陷入無休止的爭議中而耽誤時間，要定期評估流程運作績效，建立持續(xù)優(yōu)化機制。

（三）利用信息化系統(tǒng)提高采購效率

針對機場設備專業(yè)性強、安全要求高、時間要求緊、設備種類多型號多及提出需求的部門多等特殊性，必須將機場設備的需求收集、計劃制訂、招標采購、合同簽訂、設備安裝調試、資料歸檔及售后服務等全流程有關信息歸集起來，做好與ERP信息系統(tǒng)的整合和銜接，確保信息的高速流轉和利用。

（四）健全供應商績效評估閉環(huán)管理機制

機場設備的專業(yè)性強，需要培育更加高效可靠的供應商隊伍。這就需要加強對已中標合作的供應商的績效評估，建立對每個中標采購項目執(zhí)行情況的客觀評估制度，形成對機場設備采購管理的閉環(huán)機制。動員各部門特別是設備使用部門充分參與到績效評估工作中，形成更加穩(wěn)定、高質量的供應商管理制度。

（五）不斷完善和創(chuàng)新招投標采購制度

結合機場設備招投標過程中發(fā)現(xiàn)的招投標、政府采購等程序實施過程中存在的問題，總結現(xiàn)行招投標、政府采購、公共資源交易等方式的成功與不足，盡快提出更適合中國國情和文化、更有效率、更加公平、有助于提升國家競爭力的采購方式，完善現(xiàn)行公共資源交易平臺和機制，建立更加適應我國實際的市場交易新機制。

四、結語

流程管理是采購與供應管理的重要內容，也是采購管理的最大增值環(huán)節(jié)。文章通過對采購管理相關概念和理論的闡釋，以W機場的采購流程為例，詳細剖析了采購流程中存在的組織管理、效率、績效和機制等方面的突出問題，提出了流程優(yōu)化相關建議，采購流程必須結合實際進行動態(tài)優(yōu)化，以期推動機場設備乃至公共資源交易機制的不斷改進和完善。

參考文獻：

[1]黃靖.A集團公司物資采購管理研究[D].昆明理工大學，2021.

[2]胡存.基于Petri網(wǎng)的采購流程優(yōu)化研究[J].經(jīng)營與管理，2018（05）：114-116.

[3]張金龍，李宏博，李照江，等.智慧民航體系下機場電子化采購平臺應用研究[J].中國物流與采購，2021（19）：37-38.

[4]陳桂波，李雋波.廣州白云機場設備采購模式與流程改進策略研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2014（19）：39-40.