信息化背景下工程設(shè)計(jì)單位圖紙歸檔管理策略探析

朱鵬宇

（廣西華信工程設(shè)計(jì)股份有限公司，廣西 南寧 530000）

圖紙是用標(biāo)明尺寸的圖形和文字說明工程建筑、設(shè)備結(jié)構(gòu)、形狀尺寸以及其他要求的技術(shù)文件。圖紙是工程設(shè)計(jì)單位的重要資料，不同的工程項(xiàng)目在設(shè)計(jì)的過程中應(yīng)用到的圖紙相對(duì)復(fù)雜，在設(shè)計(jì)完畢后，落實(shí)圖紙歸檔管理工作具有非常重要的價(jià)值。圖紙歸檔管理對(duì)于建設(shè)工程的設(shè)計(jì)、施工、使用、管理維護(hù)具有關(guān)鍵的意義。由于工程圖紙專業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)，在歸檔整理的過程中，會(huì)存在各種不同方面的問題，處理方法有一定的差異。尤其是現(xiàn)階段信息化飛速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)推動(dòng)工程設(shè)計(jì)單位的圖紙歸檔管理有一定的幫助作用，需要全面展開創(chuàng)新與應(yīng)用。

1 工程圖紙檔案特點(diǎn)

1.1 復(fù)用價(jià)值高

工程設(shè)計(jì)單位在設(shè)計(jì)工作活動(dòng)實(shí)施的過程中，對(duì)于建筑施工的同類項(xiàng)目往往需要參考工程圖紙檔案或在原有的檔案中展開全面的創(chuàng)新與修改，一般來說，當(dāng)某一工程從項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、準(zhǔn)備施工等多個(gè)工程建設(shè)及管理活動(dòng)中形成的歸檔保存工作，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地做好管理工作工程。圖紙的復(fù)用價(jià)值相對(duì)較高，出現(xiàn)圖紙檔案復(fù)用變更，需要嚴(yán)格地按照相關(guān)的規(guī)定以及具體的程序，對(duì)圖紙進(jìn)行修改或補(bǔ)充整理后做好歸檔[1]。

1.2 參考性強(qiáng)

工程圖紙能夠展示出工程設(shè)計(jì)的整體過程，包含設(shè)計(jì)參考圖紙材料、半成品圖紙、最終圖紙成品等，將工程圖紙作為完整而獨(dú)立的項(xiàng)目展開收集，并及時(shí)做好整理與歸檔，有利于發(fā)揮良好的參考作用。對(duì)比普通的檔案來說，工程圖紙的檔案特殊性相對(duì)較強(qiáng)，存檔價(jià)值相對(duì)較高，即使當(dāng)某一工程項(xiàng)目完成建設(shè)后，圖紙還會(huì)發(fā)揮著有效的作用，在未來具有很強(qiáng)的參考性價(jià)值。

1.3 經(jīng)濟(jì)效益高

工程圖紙屬于工程活動(dòng)在設(shè)計(jì)、建設(shè)以及后期完工整個(gè)活動(dòng)中的產(chǎn)物和重要的依據(jù)，經(jīng)濟(jì)效益相對(duì)較高，屬于施工活動(dòng)參考的重要基礎(chǔ)。工程設(shè)計(jì)圖紙對(duì)內(nèi)可以不斷地參考和復(fù)用，對(duì)外可以作為技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流，屬于工程設(shè)計(jì)單位的知識(shí)技術(shù)產(chǎn)物，經(jīng)濟(jì)效益價(jià)值較高[2]。

1.4 數(shù)量巨大

工程設(shè)計(jì)單位在工作活動(dòng)實(shí)施的過程中，有不同的項(xiàng)目工程展開設(shè)計(jì)活動(dòng)，圖紙歸檔管理工作任務(wù)較多，受到工程圖紙檔案的特點(diǎn)，該管理工作具有整體性和系統(tǒng)性的特色。每個(gè)設(shè)計(jì)單位的工程項(xiàng)目都需要進(jìn)行可行性論證、初步設(shè)計(jì)、繪圖設(shè)計(jì)、圖紙成品一直到項(xiàng)目竣工的存檔管理，在整個(gè)過程中內(nèi)容十分復(fù)雜。需要繪制內(nèi)容豐富、具有獨(dú)特結(jié)構(gòu)、形式以及特點(diǎn)的圖紙文件，在進(jìn)行歸檔管理的過程中，數(shù)量較多，需要嚴(yán)格做好歸檔任務(wù)[3]。

2 工程設(shè)計(jì)單位圖紙歸檔管理問題

圖紙歸檔管理屬于工程設(shè)計(jì)單位工作活動(dòng)的重要內(nèi)容，具體進(jìn)行分析來看，現(xiàn)階段很多工程設(shè)計(jì)單位在圖紙歸檔管理的過程中，仍然存在部分問題，使得整體圖紙歸檔管理工作效率不高，影響整體工作活動(dòng)的順利實(shí)施，主要存在以下幾個(gè)方面問題。

2.1 缺乏完善的圖紙歸檔管理制度

工程設(shè)計(jì)單位在實(shí)施圖紙歸檔管理的過程中，存在缺乏完善的圖紙歸檔管理制度問題，現(xiàn)階段的管理制度不夠健全，在具體落實(shí)的過程中，并未發(fā)揮出制度的引導(dǎo)作用，嚴(yán)重影響到設(shè)計(jì)單位工程圖紙管理的實(shí)際工作質(zhì)量。比如針對(duì)工程圖紙的歸檔時(shí)間、分類、要求、具體原則等多方面的規(guī)定，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，圖紙歸檔工作人員在工作的過程中，缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)與要求，時(shí)常會(huì)存在信息錯(cuò)誤、歸檔出現(xiàn)問題的情況，這對(duì)于圖紙?jiān)诤笃诘膽?yīng)用造成了阻礙。很多圖紙資料在后期進(jìn)行復(fù)用的過程中，出現(xiàn)模糊不清、與實(shí)際工程不相符的情況，缺乏完善的人員管理制度，對(duì)圖紙歸檔管理工作人員的具體工作職責(zé)、工作要求并未明確地進(jìn)行確定，部分人員只能夠結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)展開工作，容易出現(xiàn)工作中的失誤[4]。

2.2 重復(fù)圖紙的歸檔問題

工程設(shè)計(jì)單位在進(jìn)行圖紙?jiān)O(shè)計(jì)的過程中，會(huì)結(jié)合甲方的要求展開設(shè)計(jì)，后期圖紙會(huì)經(jīng)過多重修改，最后進(jìn)行使用，在最終歸檔環(huán)節(jié)，部分設(shè)計(jì)工作人員通常會(huì)將所有階段的圖紙全部打包交付于歸檔管理工作人員手中，時(shí)常會(huì)存在圖紙重復(fù)的問題。對(duì)于重復(fù)的圖紙，需要嚴(yán)格按照?qǐng)D紙檔案整理的要求實(shí)施整理活動(dòng)，同時(shí)還需要耗費(fèi)大量的人工和費(fèi)用，用于購買檔案裝具的費(fèi)用，重復(fù)的圖紙會(huì)出現(xiàn)浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力的情況，為歸檔工作活動(dòng)帶來了一定的難度。

2.3 歸檔管理人員綜合素質(zhì)有待提升

工程設(shè)計(jì)單位圖紙歸檔管理工作活動(dòng)，屬于一項(xiàng)長期性復(fù)雜性的過程，受到工程圖紙?zhí)攸c(diǎn)的影響，數(shù)量較多，在實(shí)施工作中，對(duì)于歸檔管理工作人員的綜合素質(zhì)要求相對(duì)較高，必須要具備專業(yè)的歸檔管理知識(shí)，同時(shí)還要具備有關(guān)于工程設(shè)計(jì)方面的內(nèi)容，能夠?qū)D紙有所了解。但具體進(jìn)行分析來看，現(xiàn)階段很多工程設(shè)計(jì)單位歸檔工作人員的綜合素質(zhì)有待提升問題相對(duì)嚴(yán)重，部分單位通常是由兼職工作人員從事圖紙歸檔工作，頻繁調(diào)整管理人員，增加了人員的流動(dòng)性。部分人員并未掌握?qǐng)D紙歸檔方面的工作流程，同時(shí)也不了解有關(guān)于工程圖紙方面的內(nèi)容，使得在管理的過程中存在各種阻礙。另外，部分工程設(shè)計(jì)單位并未注重現(xiàn)有人員的培養(yǎng)與管理，人員工作積極性相對(duì)較低，未認(rèn)識(shí)到圖紙歸檔管理工作的關(guān)鍵意義，出現(xiàn)工作人員缺乏責(zé)任心、缺乏專業(yè)技術(shù)的情況，影響到整體歸檔管理的質(zhì)量[5]。

2.4 信息化應(yīng)用程度相對(duì)較低

當(dāng)前時(shí)代屬于信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，工程設(shè)計(jì)單位在實(shí)施圖紙歸檔管理的過程中，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，及時(shí)應(yīng)用數(shù)字化與信息技術(shù)做好工程圖紙歸檔管理工作，以此發(fā)揮管理的有效性。但具體分析來看，現(xiàn)階段很多工程設(shè)計(jì)單位在實(shí)施圖紙歸檔管理的過程中，仍然采用傳統(tǒng)的打印圖紙，利用紙質(zhì)版進(jìn)行歸檔管理，加大了工作人員的工作量，同時(shí)紙質(zhì)版的文檔資料占據(jù)的空間較大，需要工程設(shè)計(jì)單位有專門的檔案室存儲(chǔ)大量的相關(guān)資料，占據(jù)空間較多；現(xiàn)有的信息化應(yīng)用強(qiáng)度較低整體的工作質(zhì)量不高，所以今后應(yīng)當(dāng)積極推動(dòng)信息化建設(shè)應(yīng)用與發(fā)展，全面創(chuàng)新圖紙歸檔管理工作[6]。

3 工程設(shè)計(jì)單位圖紙歸檔管理策略

通過上述分析可以明顯地看出，在新時(shí)期背景下，工程建設(shè)數(shù)量不斷增加，工程設(shè)計(jì)單位圖紙歸檔管理工作任務(wù)繁重，存在多方面的問題，整體的歸檔管理并未實(shí)現(xiàn)理想的工作目標(biāo)。在具體實(shí)施的過程中，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐展開創(chuàng)新，結(jié)合圖紙歸檔管理的特點(diǎn)，實(shí)施全方位的創(chuàng)新管理。

3.1 建立健全圖紙歸檔管理制度

工程設(shè)計(jì)單位在實(shí)施圖紙歸檔管理過程中，必須要建立健全完善的圖紙歸檔管理制度，確保后期各項(xiàng)工作活動(dòng)能夠在管理制度的引導(dǎo)下展開管理。首先，明確圖紙歸檔管理工作人員的崗位職責(zé)和工作要求，保證內(nèi)部每一位人員都能夠認(rèn)識(shí)到圖紙歸檔管理工作的重要意義，并配合對(duì)應(yīng)的工作人員及時(shí)做好管理，加強(qiáng)內(nèi)部的溝通與交流，形成內(nèi)部溝通互聯(lián)機(jī)制，為圖紙歸檔管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)與保障。其次，嚴(yán)格建立圖紙歸檔管理保密工作，圖紙?jiān)O(shè)計(jì)屬于知識(shí)型產(chǎn)物，在后期歸檔的過程中，需要明確圖紙歸檔責(zé)任與保密制度，設(shè)置對(duì)應(yīng)的操作權(quán)限，避免出現(xiàn)圖紙信息被篡改的情況發(fā)生。積極完善圖紙歸檔管理工作的辦法，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)者和負(fù)責(zé)人做好統(tǒng)籌，盡可能地安排業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員，從事圖紙歸檔管理工作管理與實(shí)踐。明確圖紙歸檔管理工作的重要意義，嚴(yán)格做好技術(shù)文件的保密工作，在工程設(shè)計(jì)單位內(nèi)部任何個(gè)人不得擅自打印、復(fù)制或利用U 盤對(duì)歸檔的圖紙進(jìn)行拷貝；出于工作原因需要打印或復(fù)制時(shí)，必須要通過提交申請(qǐng)表，經(jīng)過上級(jí)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行打印使用[7]。

3.2 優(yōu)化圖紙歸檔管理辦法

在進(jìn)行圖紙歸檔管理的過程中，圖紙的整理工作格外關(guān)鍵，包括圖紙的折疊、組卷、盒裝、編號(hào)、編目等，在進(jìn)行整理的過程中，需要全面地做好整理工作活動(dòng)，歸檔的圖紙通常是采用不裝訂的折疊方式，極個(gè)別的情況下會(huì)采用裝訂成冊(cè)的方式管理，應(yīng)當(dāng)積極優(yōu)化圖紙歸檔管理的方法，例如圖紙的折疊方面管理工作人員，需要嚴(yán)格的檢查圖紙折疊是否符合現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)和要求，如圖紙應(yīng)當(dāng)折疊為A4 紙張大小、標(biāo)題欄外露的手風(fēng)琴式，避免圖紙?jiān)谡归_時(shí)出現(xiàn)撕裂的情況；未按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行折疊的圖紙，需要再次折疊后進(jìn)行管理，盡可能地保持原有的折痕，能夠在最大的程度上進(jìn)行圖紙的保護(hù)。

圖紙組卷、裝盒、編號(hào)、編目工作方法應(yīng)當(dāng)及時(shí)地進(jìn)行優(yōu)化，圖紙組卷、裝盒，是指把圖紙按一定的聯(lián)系和順序組成案卷，裝入檔案盒，使之有序化的過程。圖紙編號(hào)包括編頁號(hào)、編序號(hào)、編卷號(hào)、編檔號(hào)，圖紙編目包括編制卷內(nèi)目錄、編制案卷目錄等。在進(jìn)行歸檔的過程中，圖紙嚴(yán)格按照一盒一卷的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，圖樣目錄可作為卷內(nèi)目錄使用，圖樣目錄不蓋檔號(hào)章、不編序號(hào)和頁號(hào)，每張圖紙上蓋檔號(hào)章、編序號(hào)和頁號(hào)，避免出現(xiàn)混亂情況的發(fā)生，方便在后期使用的過程中及時(shí)地進(jìn)行查閱和尋找，避免“一盒多卷”問題的出現(xiàn)，從現(xiàn)階段的情況來看，部分工程設(shè)計(jì)單位在實(shí)施圖紙歸檔管理的過程中，有些成套圖紙一張或兩張即為一套，有時(shí)在一個(gè)檔案盒內(nèi)存儲(chǔ)多個(gè)工程的圖紙資料，出現(xiàn)混亂情況，必須要及時(shí)杜絕該類情況的發(fā)生。

3.3 提升歸檔人員綜合素質(zhì)

歸檔人員的綜合素質(zhì)將直接決定工程設(shè)計(jì)單位整體圖紙歸檔管理的質(zhì)量，在今后必須要積極推動(dòng)歸檔管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，打造高素質(zhì)專業(yè)化的人才隊(duì)伍，強(qiáng)化人員管理水平，以此推動(dòng)圖紙歸檔管理工作活動(dòng)順利進(jìn)行。首先，工程設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)化檔案管理工作人才，確保工作人員的穩(wěn)定性和專業(yè)性，保證從事圖紙歸檔管理工作的人員懂得有關(guān)于圖紙檔案管理工作方面的內(nèi)容，明確歸檔管理工作的具體流程，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)具備有關(guān)于工程專業(yè)方面的基本知識(shí)，懂得相應(yīng)的圖紙方面的管理內(nèi)容，提升工作人員的專業(yè)性。其次，對(duì)現(xiàn)有的工作人員展開全面的培訓(xùn)與管理，提升人員歸檔管理的操作水平，通過線上、線下相結(jié)合的培訓(xùn)工作，積極學(xué)習(xí)工程設(shè)計(jì)單位圖紙歸檔管理的工作難點(diǎn)問題，結(jié)合以往存在的問題展開學(xué)習(xí)，不斷拓寬工作人員的視野，豐富理論知識(shí)和操作知識(shí)，保障人員能夠積極主動(dòng)的參與。培養(yǎng)人員的保密意識(shí)，圖紙歸檔管理工作保密性相對(duì)較強(qiáng)，一旦出現(xiàn)泄露，不僅會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)引起其他的負(fù)面影響，所以必須要強(qiáng)化人員思想意識(shí)，認(rèn)識(shí)到工作活動(dòng)的重要性，及時(shí)做好管理工作。最后，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的步伐，積極做好信息技術(shù)管理方面的內(nèi)容，鼓勵(lì)人員嘗試引入信息化的管理方式，了解信息系統(tǒng)的使用，熟練掌握相應(yīng)的管理操作，對(duì)工作人員實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的考核，與績效福利相掛鉤，以此激發(fā)工作熱情，推進(jìn)圖紙歸檔管理穩(wěn)步進(jìn)行。

3.4 推進(jìn)歸檔管理信息化發(fā)展

工程設(shè)計(jì)單位在實(shí)施圖紙歸檔管理的過程中，應(yīng)當(dāng)融合信息技術(shù)推進(jìn)工作活動(dòng)，朝著信息化的方向發(fā)展，利用信息化管理的方式，方便圖紙檔案后期進(jìn)行查閱和復(fù)用，滿足相關(guān)的需求，推進(jìn)圖紙數(shù)字化加工。首先，應(yīng)當(dāng)做好基礎(chǔ)設(shè)施方面的保障，工程設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合圖紙歸檔管理工作的需求，引入先進(jìn)的管理系統(tǒng)，做好基礎(chǔ)和保障，在引進(jìn)信息系統(tǒng)時(shí)，需要結(jié)合現(xiàn)階段圖紙歸檔管理工作的要求，合理地進(jìn)行確定。其次，定期對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)等相應(yīng)的機(jī)器設(shè)備做好檢查，確保信息技術(shù)能夠與歸檔管理工作活動(dòng)相融合，在實(shí)施電子化歸檔的過程中，由于圖紙的嚴(yán)肅性相對(duì)較強(qiáng)，必須要做好基礎(chǔ)的憑證管理，歸檔的圖紙必須要有相關(guān)負(fù)責(zé)人的電子簽章；保證電子圖紙的可讀性，不同的電子圖紙會(huì)由于系統(tǒng)和軟件的不同影響到可讀性，一旦不兼容不匹配的情況，會(huì)出現(xiàn)亂碼或無法讀取，影響后期的閱讀與利用，在進(jìn)行歸檔的過程中需要統(tǒng)一按照PDF 格式進(jìn)行歸檔，確保后期能夠順利地讀取和利用。最后，需要嚴(yán)格做好信息安全管理方面的內(nèi)容，工程設(shè)計(jì)單位的圖紙價(jià)值含量較高，一旦被不法分子攻擊獲取后，會(huì)出現(xiàn)信息泄露問題，影響單位效益，需要嚴(yán)格設(shè)置防火墻，定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)與更新，避免出現(xiàn)信息泄露。

總而言之，工程設(shè)計(jì)單位實(shí)施圖紙歸檔管理工作活動(dòng)的過程中，必須要明確工程圖紙檔案的特點(diǎn)，結(jié)合單位的實(shí)際情況展開綜合性的管理與創(chuàng)新活動(dòng)?，F(xiàn)階段，很多單位在實(shí)施圖紙歸檔管理的過程中，仍然存在很多共性的問題，在今后需要建立健全圖紙歸檔管理制度、優(yōu)化圖紙歸檔管理辦法、提升歸檔人員的綜合素質(zhì)，積極推進(jìn)歸檔管理信息化發(fā)展，從多個(gè)方面展開實(shí)踐，為圖紙歸檔管理做好保障，實(shí)現(xiàn)更好的管理與創(chuàng)新。