信息技術(shù)在縣級事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用挑戰(zhàn)

高翔

（延安市安塞區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險經(jīng)辦中心，陜西 延安 716000）

0 引言

信息技術(shù)為檔案管理帶來了諸多優(yōu)勢，同時也存在一定的挑戰(zhàn)。本文將探討信息技術(shù)在縣級事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用與挑戰(zhàn)，以期為我國縣級事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展提供參考。

1 信息技術(shù)在縣級事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

1.1 數(shù)字化存儲與檢索

縣級事業(yè)單位通過數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)存儲空間的大幅度減少，便于檢索和使用。同時，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和檢索系統(tǒng)，提高了檔案查詢的速度和精確度[1]。

1.2 電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

通過建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，提高檔案管理的效率和安全性。此外，還能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程訪問和使用檔案資料，方便工作人員和用戶的需求。

1.3 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合應(yīng)用

縣級事業(yè)單位通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與傳播，拓展檔案利用的渠道。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案宣傳教育，提高公眾對檔案工作的認(rèn)識與支持[2]。

2 信息技術(shù)在縣級事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢與挑戰(zhàn)

2.1 信息技術(shù)在縣級事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

（1）提高檔案管理效率。信息技術(shù)的應(yīng)用大大提高了檔案管理的效率，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，降低了檔案管理的成本。

（2）拓展檔案利用渠道。信息技術(shù)使檔案資源得以更廣泛地傳播和共享，為社會各界提供了更多便利，拓展了檔案利用的渠道[3]。

（3）提升檔案安全性。信息技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案的安全性，可以對檔案資料進(jìn)行加密、備份和恢復(fù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。

2.2 信息技術(shù)在縣級事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用挑戰(zhàn)

（1）技術(shù)更新迅速，難以跟進(jìn)。

信息技術(shù)更新?lián)Q代速度快，縣級事業(yè)單位需要不斷更新技術(shù)和設(shè)備，以適應(yīng)檔案管理的需求，這對于有限的資金和人力資源來說是一個挑戰(zhàn)。

資金投入不足?？h級事業(yè)單位往往面臨資金緊張的問題，難以投入足夠的經(jīng)費(fèi)用于購買更新?lián)Q代的設(shè)備和技術(shù)。信息技術(shù)設(shè)備和軟件通常具有較高的價格，因此，有限的資金使得事業(yè)單位難以應(yīng)對技術(shù)更新帶來的挑戰(zhàn)。人力資源匱乏：縣級事業(yè)單位往往缺乏專業(yè)的IT 人員，這使得他們難以有效地進(jìn)行技術(shù)更新和設(shè)備維護(hù)。同時，培訓(xùn)現(xiàn)有員工以適應(yīng)新技術(shù)的需求，也需要投入大量的時間和精力。技術(shù)培訓(xùn)不足：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，員工需要不斷提升技能以適應(yīng)新技術(shù)。但縣級事業(yè)單位往往缺乏有效的培訓(xùn)體系和教育資源，使得員工技能提升受到限制。系統(tǒng)集成和兼容性問題：技術(shù)更新?lián)Q代過程中，可能會出現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的兼容性問題。這需要專業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)集成和調(diào)試，但縣級事業(yè)單位可能沒有足夠的專業(yè)人才來解決這些問題。更新頻繁帶來的工作壓力：信息技術(shù)更新?lián)Q代速度快，給縣級事業(yè)單位的員工帶來了較大的工作壓力[4]。他們需要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)和新方法，以適應(yīng)工作環(huán)境的變化，這可能導(dǎo)致員工的工作負(fù)擔(dān)加重。

（2）電子檔案的長期保存問題。

隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，越來越多的檔案被數(shù)字化，存儲在電子設(shè)備中。但是，電子檔案的長期保存問題是一個非常嚴(yán)重的問題。這些檔案所存儲的信息可能是非常重要的，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞，將給個人和組織帶來巨大的損失。下面是保障電子檔案長期保存的具體措施。

制定長期保存標(biāo)準(zhǔn)。建立電子檔案長期保存標(biāo)準(zhǔn)，明確電子檔案的保存周期、保存格式、保存介質(zhì)等要求，為電子檔案的長期保存提供規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。定期備份數(shù)據(jù)。對于重要的檔案數(shù)據(jù)，需要定期進(jìn)行備份，將數(shù)據(jù)備份到不同的介質(zhì)和存儲設(shè)備中，以備不時之需。備份數(shù)據(jù)的介質(zhì)和存儲設(shè)備需要選擇可靠的設(shè)備，以確保數(shù)據(jù)的安全和可靠性。選擇合適的存儲介質(zhì)。電子檔案的存儲介質(zhì)需要選擇可靠的介質(zhì)，如磁盤陣列、光盤、硬盤、固態(tài)硬盤等，以確保數(shù)據(jù)的長期保存。定期檢查和更新存儲設(shè)備。對于存儲設(shè)備的損壞和老化，需要進(jìn)行定期檢查和更新，以確保存儲設(shè)備的可靠性和穩(wěn)定性，減少數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險[5]。采用數(shù)字化加密技術(shù)。對于重要的檔案數(shù)據(jù)，可以采用數(shù)字化加密技術(shù)，以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全和保密性。同時，需要建立相應(yīng)的解密機(jī)制，以確保檔案數(shù)據(jù)的合法使用。

（3）信息安全風(fēng)險。

制定安全管理制度。建立檔案信息安全保護(hù)體系，制定安全管理制度，明確檔案管理中各種信息安全措施的具體要求和執(zhí)行程序，為檔案信息安全提供規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的保障。加強(qiáng)信息安全培訓(xùn)。加強(qiáng)檔案工作人員的信息安全培訓(xùn)，提高他們的安全意識和安全技能，讓他們能夠正確使用安全工具，增強(qiáng)對信息安全風(fēng)險的認(rèn)識和應(yīng)對能力。實(shí)施訪問控制。采用身份驗(yàn)證技術(shù)和訪問控制機(jī)制，對檔案信息進(jìn)行安全控制，保護(hù)檔案信息的安全和保密性。數(shù)據(jù)加密和備份。對于重要的檔案數(shù)據(jù)，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，以確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性[6]。同時，建立檔案信息備份體系，定期備份數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。安全審計(jì)和漏洞掃描。建立安全審計(jì)機(jī)制和漏洞掃描機(jī)制，定期進(jìn)行安全審計(jì)和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全風(fēng)險。

3 應(yīng)對挑戰(zhàn)、推動信息技術(shù)在縣級事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的策略

3.1 增加投入，提高技術(shù)水平

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也需要不斷地更新、改進(jìn)和提高。在這個過程中，增加投入，提高技術(shù)水平是非常重要的。以下是增加投入，提高技術(shù)水平的具體措施。

（1）爭取政府支持?？h級事業(yè)單位應(yīng)積極爭取政府支持，爭取政府對檔案管理信息化建設(shè)的投入。政府的支持可以為縣級事業(yè)單位提供更多的經(jīng)費(fèi)、技術(shù)和人力資源，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（2）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高檔案數(shù)字化處理的效率和準(zhǔn)確性。

（3）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備。引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，如高清晰度掃描儀、自動歸檔系統(tǒng)等，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

（4）培訓(xùn)檔案管理人員。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的信息化技術(shù)水平和操作技能，使他們能夠更好地應(yīng)對信息技術(shù)的發(fā)展。

（5）建立檔案信息安全保護(hù)體系。建立檔案信息安全保護(hù)體系，采取措施確保檔案信息的安全性和保密性，防止信息泄露和損失。

通過以上措施，可以增加投入，提高技術(shù)水平，跟上信息技術(shù)的發(fā)展步伐，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。同時，還可以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，提高檔案管理的水平和質(zhì)量。

3.2 健全檔案管理法規(guī)制度

隨著數(shù)字化時代的到來，電子檔案已經(jīng)逐漸成為檔案管理的主要形式。為了保障電子檔案管理的安全和有效性，需要建立健全的檔案管理法規(guī)制度。下面是健全檔案管理法規(guī)制度的具體措施。

（1）制定電子檔案管理相關(guān)法規(guī)。制定電子檔案管理相關(guān)法規(guī)，明確電子檔案的保存期限、使用權(quán)限、管理責(zé)任等問題，為電子檔案管理提供法制保障。

（2）完善檔案管理規(guī)定。完善檔案管理規(guī)定，規(guī)范檔案管理的流程、程序和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的完整性、可信度和可追溯性。

（3）加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。建立完善的電子檔案歸檔管理制度，確保電子檔案歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。

（4）建立檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)。建立檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)和要求，提高檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的質(zhì)量和效率。

（5）加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督。加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督，建立檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中的問題，確保檔案管理的規(guī)范性和合法性。

通過以上措施，可以健全檔案管理法規(guī)制度，明確電子檔案的保存期限、使用權(quán)限等問題，為電子檔案管理提供法制保障，提高檔案管理的規(guī)范性和合法性。

3.3 加強(qiáng)信息安全防護(hù)

隨著數(shù)字化時代的到來，檔案管理工作也逐漸向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展。在這個過程中，檔案信息的安全性也變得更加重要。為了確保檔案數(shù)據(jù)的安全，需要加強(qiáng)信息安全防護(hù)。以下是加強(qiáng)信息安全防護(hù)的具體措施。

（1）建立信息安全管理制度。建立完善的信息安全管理制度，制定各項(xiàng)規(guī)章制度，明確各個崗位的職責(zé)，建立檔案信息安全管理檔案，加強(qiáng)檔案信息的管理和監(jiān)督。

（2）采用信息安全技術(shù)。采用信息安全技術(shù)，如身份認(rèn)證、訪問控制、加密解密等，確保檔案信息在傳輸、存儲、處理等各個環(huán)節(jié)的安全性。

（3）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，建立防火墻、入侵檢測、防病毒等安全措施，保障檔案系統(tǒng)和檔案信息的安全。

（4）實(shí)行權(quán)限管理。實(shí)行權(quán)限管理，確保檔案信息只能被授權(quán)人員查看和操作，避免信息泄露和篡改。

（5）加強(qiáng)安全教育和培訓(xùn)。加強(qiáng)檔案工作人員的安全教育和培訓(xùn)，提高檔案工作人員的信息安全意識，增強(qiáng)其信息安全防護(hù)能力。

通過以上措施，可以加強(qiáng)信息安全防護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全，提高檔案管理的安全性和可靠性。

3.4 提升檔案工作人員的信息素養(yǎng)

信息素養(yǎng)是指人們利用信息技術(shù)處理信息的能力和水平。對于檔案工作人員來說，提升信息素養(yǎng)是非常重要的，因?yàn)樗麄冃枰幚泶罅康臋n案信息，涉及信息的收集、整理、存儲、檢索等多個方面。以下是提升檔案工作人員的信息素養(yǎng)的具體措施。

（1）制訂信息素養(yǎng)培訓(xùn)計(jì)劃。制定一份完整的信息素養(yǎng)培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、時間、方法和考核方式等。該計(jì)劃應(yīng)該針對檔案工作人員的實(shí)際需求和現(xiàn)狀進(jìn)行設(shè)計(jì)。

（2）組織信息技術(shù)培訓(xùn)。組織各種形式的信息技術(shù)培訓(xùn)，如課堂培訓(xùn)、研討會、在線學(xué)習(xí)等，培養(yǎng)檔案工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力和操作技能。

（3）引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)。引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，如數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化處理設(shè)備等，提高檔案工作人員的信息處理效率和準(zhǔn)確性。

（4）加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)。在培訓(xùn)中注重實(shí)踐教學(xué)，讓檔案工作人員在實(shí)際操作中掌握信息技術(shù)應(yīng)用技能，培養(yǎng)其實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)和能力。

（5）建立檔案工作人員信息素養(yǎng)考核機(jī)制。建立檔案工作人員信息素養(yǎng)考核機(jī)制，通過考核激勵，促進(jìn)檔案工作人員的信息素養(yǎng)提高。

通過以上措施，可以提升檔案工作人員的信息素養(yǎng)，使其能夠更好地應(yīng)對信息技術(shù)在檔案管理中的挑戰(zhàn)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.5 深化檔案信息資源共享

檔案信息資源共享是指將分散在不同地方、不同部門、不同機(jī)構(gòu)的檔案信息進(jìn)行整合，形成一個共享平臺，使得各個單位之間可以互相利用、共享和交流這些信息資源。這樣的做法可以打破地域和部門壁壘，優(yōu)化檔案資源配置，提高檔案利用效益。以下是深化檔案信息資源共享的具體措施。

（1）建立檔案信息資源共享平臺。建立一個檔案信息資源共享平臺，將各地區(qū)和部門的檔案信息整合在一起，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和檢索。該平臺應(yīng)該支持多種檢索方式，如按照時間、地點(diǎn)、主題等進(jìn)行檢索。

（2）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保各個檔案信息資源的統(tǒng)一性和可比性，便于資源的整合和利用。

（3）加強(qiáng)檔案信息資源的數(shù)字化處理。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案，提高檔案的利用效益和保存性能，降低管理和存儲成本。

（4）加強(qiáng)檔案信息資源的安全保護(hù)。在檔案信息資源共享平臺上，需要加強(qiáng)安全措施，確保檔案信息的安全性和保密性，避免信息泄露和損失。

（5）加強(qiáng)檔案信息資源的推廣與應(yīng)用。加強(qiáng)檔案信息資源的推廣與應(yīng)用，拓展檔案信息資源的使用范圍，提高檔案利用效益。同時，需加強(qiáng)對檔案信息資源利用的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案信息資源利用的質(zhì)量和效率。

通過以上措施，可以深化檔案信息資源共享，打破地域、部門壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置，提高檔案利用效益。

4 結(jié)語

綜上所述，為提高縣級事業(yè)單位檔案管理工作，縣級事業(yè)單位需要加大投入，提高技術(shù)水平，健全檔案管理法規(guī)制度，加強(qiáng)信息安全防護(hù)，提升檔案工作人員的信息素養(yǎng)，并深化檔案信息資源共享。通過這些措施，我們可以更好地應(yīng)對挑戰(zhàn)，推動信息技術(shù)在縣級事業(yè)單位檔案管理中的廣泛應(yīng)用，為檔案管理領(lǐng)域的持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新提供強(qiáng)有力的支持。

總之，信息技術(shù)在縣級事業(yè)單位檔案管理中具有巨大的潛力和價值。只有充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，有效應(yīng)對挑戰(zhàn)，我們才能為縣級事業(yè)單位檔案管理帶來更多的便利與效益。讓我們攜手共進(jìn)，為縣級事業(yè)單位檔案管理的未來發(fā)展做出貢獻(xiàn)。