事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量提升的路徑

文/胡家芳

檔案管理在各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中占有重要地位，事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中檔案的重要位置亦是如此。而文書檔案是檔案管理的基礎(chǔ)，是在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有一定的考查、保存價(jià)值。本文圍繞事業(yè)單位文書檔案管理的意義展開論述，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)分析，并在此基礎(chǔ)上探討了事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量的提升路徑

一、事業(yè)單位文書檔案管理的意義

（一）為國(guó)家事務(wù)管理提供依據(jù)

通過對(duì)事業(yè)單位的調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)，他們?cè)谶M(jìn)行每項(xiàng)有意義的活動(dòng)時(shí)，都會(huì)安排專門的工作人員進(jìn)行記錄，這就是文書檔案資料的由來，通常涉及到命令、指示、決定、布告等諸多內(nèi)容。這些檔案資料不僅是為了服務(wù)單位內(nèi)部人員，當(dāng)上級(jí)管理部門或監(jiān)督部門進(jìn)行單位檢查時(shí)，也需要依靠這些文書檔案，以便他們更全面地了解單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展情況，如果檔案資料不完整或者存在錯(cuò)誤，就會(huì)影響到上級(jí)部門對(duì)事業(yè)單位的檢查。所以，從這個(gè)方面來說，事業(yè)單位進(jìn)行文書檔案管理，具有重要意義。

（二）為社會(huì)大眾提供相關(guān)服務(wù)

事業(yè)單位具有公益性質(zhì)，其主要職能是為生產(chǎn)服務(wù)、為改善人民文化生活服務(wù)的，服務(wù)對(duì)象是全社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和方面，這充分說明了事業(yè)單位在社會(huì)發(fā)展中的重要性。與此同時(shí)，文書檔案又記錄著事業(yè)單位的所有運(yùn)轉(zhuǎn)軌跡，比如會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、銀行賬戶管理、下屬單位工作成果等等，這些資料具有非常重要的保存價(jià)值，在日常工作中會(huì)被經(jīng)常翻閱使用，為管理者做出正確的決策提供參考依據(jù)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治等方面的發(fā)展提供有效支持。所以，從某種程度上來說，事業(yè)單位進(jìn)行文書檔案管理，也是為了給社會(huì)大眾提供相關(guān)服務(wù)，促使社會(huì)運(yùn)行更加穩(wěn)定。

二、當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

（一）對(duì)文書檔案管理缺乏足夠的重視

意識(shí)是行為的先導(dǎo)，只有具備良好的文書檔案管理意識(shí)，才能保證這項(xiàng)工作得到有效落實(shí)。但是，從目前的實(shí)際情況來看，仍有很多事業(yè)單位未意識(shí)到文書檔案管理的重要性，認(rèn)為沒有必要進(jìn)行專項(xiàng)管理，因而沒有建立專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，導(dǎo)致該單位的文書檔案資料不全，不僅無(wú)法為單位內(nèi)部管理提供幫助，也無(wú)法給上級(jí)管理監(jiān)督部門提供完整的資料，這對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展十分不利。即使有的單位加強(qiáng)了文書檔案管理力度，但由于相關(guān)的人員安排不到位、工作職責(zé)劃分不清晰，導(dǎo)致文書檔案管理工作很不規(guī)范。

（二）文書檔案管理流程和機(jī)制不完善

通過相關(guān)了解發(fā)現(xiàn)，很多人對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠全面，認(rèn)為這只是非常簡(jiǎn)單的一項(xiàng)資料管理工作，但實(shí)際上并非如此。由于文書檔案涉及的資料內(nèi)容非常豐富，為保證后期查閱方便，必須要制定一套完善的工作流程，包括分類、組卷、編目、歸庫(kù)等一系列操作，同時(shí)還要注意不同資料的保存年限。然而，從目前的實(shí)際情況來看，在一些事業(yè)單位中，文書檔案管理的流程及機(jī)制都存在一定缺陷，導(dǎo)致很多資料都難以滿足要求，嚴(yán)重影響后期的查閱。

（三）文書檔案管理隊(duì)伍能力有待提升

文書檔案管理看似簡(jiǎn)單，無(wú)需動(dòng)腦，實(shí)際上工作內(nèi)容很繁瑣和復(fù)雜，需要考慮的因素有很多，比如在進(jìn)行檔案分類時(shí)，不僅要關(guān)注文書內(nèi)容的重要性、影響力，同時(shí)還要關(guān)注文書的不同保存年限以及查閱權(quán)限等等，所以對(duì)管理人員的要求也很高。但是，就實(shí)際現(xiàn)狀來看，部分事業(yè)單位在招聘文書檔案管理人員時(shí)，并沒有做出特別明確的專業(yè)要求，在人員培訓(xùn)時(shí)，也大多是以崗位職責(zé)方面的培訓(xùn)內(nèi)容為主，缺少對(duì)技能、素養(yǎng)方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員的綜合能力相對(duì)不足，不會(huì)跟隨社會(huì)發(fā)展變化及時(shí)更新和完善自身的技能，進(jìn)而影響了最終的管理效果。

（四）文書檔案管理設(shè)施建設(shè)不夠完備

文書檔案管理中，為保證檔案資料的完整性與有效性，還必須要重視管理設(shè)施的建設(shè)，包括檔案室、電腦設(shè)備、軟件系統(tǒng)等等，只有確保檔案室的安全防護(hù)做到位、電腦設(shè)備的配置齊全、軟件系統(tǒng)的更新，才能更好地提升文書檔案管理質(zhì)量。然而，就實(shí)際情況來看，部分事業(yè)單位對(duì)管理設(shè)施建設(shè)的力度并不大，雖然會(huì)配置檔案室及相關(guān)的管理設(shè)備，但并沒有定期對(duì)這些設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)與更新，導(dǎo)致有的文書檔案放在檔案室內(nèi)出現(xiàn)發(fā)霉、蟲咬等情況，難以保證資料的完整性，有的電子檔案因安全防護(hù)不到位而出現(xiàn)被泄露、盜取或篡改等情況，給事業(yè)單位造成極大的損失。

三、事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量提升的路徑

（一）積極轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的文書檔案管理理念

為了提高事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量，首先需要做的就是轉(zhuǎn)變單位全體人員對(duì)文書檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)知，只有讓單位內(nèi)部各人員都能充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的意義與價(jià)值，才能為這項(xiàng)工作的開展構(gòu)建一個(gè)良好的環(huán)境，從而實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量的提升?；诖?，在具體實(shí)施過程中，首先需要事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)重視起來，積極參與到文書檔案管理的建設(shè)中來，并主動(dòng)出謀劃策，為文書檔案管理創(chuàng)造有利條件，通過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶動(dòng)下屬部門及其他人員的思維轉(zhuǎn)變，以此提升文書檔案管理質(zhì)量。其次需要加大宣傳力度，利用單位內(nèi)部公告欄、宣傳欄以及網(wǎng)上的各種平臺(tái)，來宣傳文書檔案管理的重要性，確保各人員可以逐步提高思想認(rèn)識(shí)，從而更好地配合檔案管理人員的工作，保證文書資料的完整性。最后還需要不斷創(chuàng)新管理理念，學(xué)習(xí)和借鑒優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)與方法，提高管理人員的積極性與創(chuàng)新性。

（二）提高檔案管理機(jī)制和流程的完整性

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展壯大，相應(yīng)的文書檔案規(guī)模及數(shù)量也會(huì)大大提升，傳統(tǒng)的管理機(jī)制和管理流程顯然無(wú)法滿足實(shí)際需求，想要保證文書檔案管理質(zhì)量，還必須要注重管理機(jī)制的創(chuàng)新以及管理流程的優(yōu)化。基于此，在具體實(shí)施過程中，事業(yè)單位需要制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制，對(duì)現(xiàn)有文書檔案進(jìn)行全面梳理，并根據(jù)內(nèi)容、格式、保存期限等的不同進(jìn)行分類歸檔，對(duì)已過期的文書檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行統(tǒng)一登記，然后集中處理銷毀，以節(jié)省文書檔案存儲(chǔ)空間。此外，還可以根據(jù)文書檔案具體內(nèi)容進(jìn)行重新組合，將相似的內(nèi)容放在一起記錄，這樣不僅可以節(jié)省查閱的時(shí)間，而且還能進(jìn)一步明晰文書檔案的內(nèi)在脈絡(luò)。除此之外，考慮到文書檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，為避免管理過程中出現(xiàn)失誤和遺漏，還必須要對(duì)文書檔案的各個(gè)流程進(jìn)行優(yōu)化，并加強(qiáng)檔案部門與其他部門的配合，以此來提高管理工作效率與質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度

想要進(jìn)一步提高事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量，必然少不了管理隊(duì)伍的建設(shè)與完善，因?yàn)楣芾砣藛T的專業(yè)能力及素養(yǎng)水平，一定程度上就決定了這項(xiàng)工作的整體質(zhì)量，因此加大文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度非常有必要。具體來說，需要做好如下幾項(xiàng)工作：其一，加大專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，文書檔案管理工作也將變得越來越規(guī)范化和專業(yè)化，相應(yīng)的管理人才也必須要具備更強(qiáng)的管理能力，才能更好地勝任這份工作，因此事業(yè)單位必須要積極引進(jìn)技術(shù)人才，并為他們提供學(xué)習(xí)發(fā)展的機(jī)會(huì)；其二，重視內(nèi)部人員的管理。對(duì)于事業(yè)單位現(xiàn)有的管理人員，也需要加大培訓(xùn)力度和考核力度，并制定完善的工作規(guī)范，如果出現(xiàn)工作失誤或者不作為的情況，應(yīng)當(dāng)予以通報(bào)批評(píng)或者給予一定的處罰，以此來提高他們的業(yè)務(wù)能力，從而更好地保障文書檔案管理工作高效開展。

（四）加快文書檔案管理信息化建設(shè)速度

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，文書檔案管理的信息化建設(shè)也很有必要，不僅可以大大提升管理工作質(zhì)量，而且還能有效解決紙質(zhì)文書檔案資料受潮、蟲咬、丟失等問題，保證檔案的完整。具體來說，可以從以下幾個(gè)方面出發(fā)：其一，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文書檔案的規(guī)模來配置相應(yīng)的設(shè)備，并聘請(qǐng)專業(yè)人士構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，及時(shí)將紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化，方便工作人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，提高工作效率；其二，加強(qiáng)人員的教育和培訓(xùn)。為確保管理人員可以熟練運(yùn)用這些新設(shè)備，還必須要定期安排相應(yīng)的培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化他們的綜合應(yīng)用能力，以便更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求，另外還要注重安全意識(shí)的培養(yǎng)，因?yàn)殡娮游臅鴻n案會(huì)面臨被病毒攻擊或黑客入侵等情況，所以必須要具備一定的安全意識(shí)，定期檢查軟件系統(tǒng)，并更新和升級(jí)安全防護(hù)體系，以保證文書檔案的安全。

總而言之，在新時(shí)期社會(huì)背景下，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量提升路徑的深入探究與分析，具有十分深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義，尤其是對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展起到了促進(jìn)作用。因此，相關(guān)管理人員務(wù)必要提高重視，充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，并加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前管理工作中現(xiàn)存問題的研究，積極采取有效措施加以解決，不斷提升文書檔案管理質(zhì)量，這樣才能更好地發(fā)揮其在事業(yè)單位中的作用，并為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供服務(wù)與支撐。