新形勢(shì)下科研單位干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理1

儲(chǔ)炎芳

（上海船舶設(shè)備研究所，上海 200031）

0 引言

干部人事檔案作為干部在工作、成長和組織培養(yǎng)過程中產(chǎn)生的真實(shí)記錄，是干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)的重要依據(jù)[1]。相較于一般人事檔案工作，干部人事檔案工作具有更強(qiáng)的政治性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性和機(jī)密性[2]。

如今，干部人事檔案已成為我國開展干部監(jiān)督工作、實(shí)現(xiàn)干部選拔、落實(shí)人才培養(yǎng)、優(yōu)化干部人才評(píng)鑒的重要依托，也是維護(hù)廣大干部隊(duì)伍應(yīng)有權(quán)益的基礎(chǔ)，符合當(dāng)前我國建設(shè)服務(wù)型政府的現(xiàn)實(shí)需求[3]。

新時(shí)期按照全面從嚴(yán)治黨的相關(guān)要求，科研單位應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)干部人事檔案管理的相關(guān)制度機(jī)制，嚴(yán)把干部檔案入關(guān)口，加強(qiáng)干部人事檔案收集整理和管理工作，進(jìn)一步明確標(biāo)準(zhǔn)化改革背景下科研單位干部人事檔案建設(shè)的重要意義[4]。

2018 年11 月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，對(duì)干部人事檔案工作從管理體制、內(nèi)容分類、日常管理、檔案利用、檔案審核等方面提出了更高的要求，從政策層面為干部人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化提供了頂層指導(dǎo)。

本文對(duì)新形勢(shì)下做好干部人事檔案工作的重要性和必要性進(jìn)行闡述。在此基礎(chǔ)上，對(duì)當(dāng)前干部人事檔案工作中存在的典型問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的對(duì)策及建議。

1 新時(shí)期做好干部人事檔案管理工作的重要性

培養(yǎng)造就大批德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才是國家和民族的長遠(yuǎn)發(fā)展大計(jì)。檔案工作是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、延續(xù)歷史、支撐發(fā)展等方面具有重要作用。檔案工作存史資政育人，是一項(xiàng)利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)。檔案工作看似平凡，卻是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)黨和國家負(fù)責(zé)、對(duì)人民負(fù)責(zé)的崇高事業(yè)。

干部人事檔案是對(duì)干部個(gè)人經(jīng)歷、思想政治、業(yè)務(wù)能力、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、工作業(yè)績、廉潔自律、家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等方面真實(shí)情況的反映，也是作為考察了解和正確選任干部的重要依據(jù)。因此，做好干部人事檔案管理工作具有十分重要的意義。

2 當(dāng)前干部人事檔案管理工作中存在的問題

當(dāng)前，我國科研單位的干部人事檔案主要包括如下內(nèi)容：干部的履歷和簡歷、自傳和思想?yún)R報(bào)、考核鑒定、學(xué)歷教育培訓(xùn)和職稱材料、政治審查材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)表彰材料等。干部人事檔案全面體現(xiàn)了干部成長發(fā)展的動(dòng)態(tài)過程，系統(tǒng)反映了干部個(gè)人的教育工作成長經(jīng)歷，為單位選拔、培養(yǎng)和使用干部提供了重要的信息支撐和決策依據(jù)，為干部隊(duì)伍的建設(shè)發(fā)揮了重要作用。

科研單位長期以來對(duì)干部人事檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，且部分管理人員重視程度不夠，這就導(dǎo)致了各種問題的產(chǎn)生，主要表現(xiàn)在以下4 個(gè)方面：

1）干部人事檔案信息不準(zhǔn)確、不一致

在檔案管理和審核的過程中，時(shí)常會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案記載的信息與實(shí)際不一致的問題，如：文件中的出生日期與身份證上不一致；多份材料記錄的日期不一致；缺少相關(guān)證明材料，無法證明干部的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷；入黨審批、事業(yè)單位招聘錄用審批等材料信息不準(zhǔn)確，無法說明干部的政治面貌及錄用情況；學(xué)歷學(xué)位材料、入黨材料造假，嚴(yán)重破壞了檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，對(duì)檔案的正常利用產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。

2）干部人事檔案事前審核不嚴(yán)、材料缺項(xiàng)較多

在新員工入職時(shí)，若未對(duì)其人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，或未及時(shí)補(bǔ)充完善缺失材料，會(huì)造成后續(xù)檢查的麻煩。一般情況下，常出現(xiàn)缺項(xiàng)的材料主要包括：中學(xué)階段的入團(tuán)志愿書和入團(tuán)申請(qǐng)書；畢業(yè)生登記表；高等教育階段的學(xué)生登記表、授予學(xué)位決定、入黨考察材料；前任職單位的履歷表、離職證明、工資材料等。上述材料均為各階段的原始材料，一旦缺失則很難補(bǔ)充，甚至?xí)?duì)個(gè)人職業(yè)晉升造成無法彌補(bǔ)的損失。

3）干部人事檔案材料填寫不規(guī)范，收集不完整，補(bǔ)充不及時(shí)

相關(guān)部門對(duì)干部人事檔案的重要性缺乏正確認(rèn)識(shí)，歸檔意識(shí)較為淡薄，對(duì)材料及時(shí)歸檔的重視程度不夠，往往會(huì)造成材料填寫不規(guī)范、收集不完整、補(bǔ)充不及時(shí)等問題。

對(duì)于干部履歷表、畢業(yè)證書、獲獎(jiǎng)榮譽(yù)證書等需要干部個(gè)人提供的材料，有時(shí)由于個(gè)人重視程度不夠或沒有歸檔意識(shí)，未能及時(shí)向人事檔案管理部門反饋?zhàn)兏畔ⅲ挥袝r(shí)由于提供的材料不完整，檔案信息滯后、不能真實(shí)反映當(dāng)前干部的實(shí)際情況，進(jìn)而影響了檔案的實(shí)時(shí)準(zhǔn)確性。

有些干部在填寫歸檔材料時(shí)存在思想不重視、敷衍了事等問題，如：填寫履歷材料時(shí)字跡潦草；對(duì)個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、家庭成員情況填寫不完整；對(duì)能體現(xiàn)科研學(xué)術(shù)水平、工作業(yè)績和專業(yè)能力的工作總結(jié)、年度考核等材料撰寫不認(rèn)真。在干部選拔任用時(shí)，這些問題往往會(huì)導(dǎo)致組織無法從個(gè)人檔案中提取有價(jià)值的信息，進(jìn)而無法作為評(píng)價(jià)和使用干部的重要依據(jù)。

4）干部人事檔案轉(zhuǎn)遞造成部分材料缺失

因工作變動(dòng)等情況，需要對(duì)干部的人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。不同單位對(duì)轉(zhuǎn)遞的具體要求和規(guī)定不同，且部分檔案管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，往往會(huì)造成檔案轉(zhuǎn)遞過程中材料的缺失。

3 對(duì)策和建議

相較于其他業(yè)務(wù)工作，干部人事檔案管理更偏重內(nèi)部管理，所以往往不被大家了解和熟悉，進(jìn)而忽略了干部人事檔案管理工作的重要性。對(duì)于人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，本文從以下5 個(gè)方面提出改進(jìn)對(duì)策和建議：

1）提高政治站位和意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

部分單位對(duì)干部人事檔案管理工作的重視程度不夠。科研單位應(yīng)提高政治站位，從思想上高度重視，將干部人事檔案管理工作放在重要位置，把政治要求自覺落實(shí)到檔案管理工作的各個(gè)方面。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案工作負(fù)責(zé)人和具體檔案管理人員，落實(shí)責(zé)任，保證檔案工作的正常有序開展。

檔案管理工作看似不起眼，實(shí)際是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、工作量大且十分繁瑣的工作，加強(qiáng)干部人事檔案管理人員的配備是做好檔案管理工作的必要條件。

2）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，健全檔案管理機(jī)制

加強(qiáng)干部人事檔案管理制度的建設(shè)，是做好科研事業(yè)單位檔案管理工作的重要保證。各單位要建立和完善干部人事檔案在收集、歸檔、審核等方面的相關(guān)配套制度，確保制度全面、準(zhǔn)確、可用。

3）加強(qiáng)檔案的事前審核機(jī)制，嚴(yán)把檔案管理“入口關(guān)”

科研單位干部的學(xué)歷、經(jīng)歷、工作能力都能通過翔實(shí)的檔案記載予以反映，因此要加強(qiáng)入職前干部人事檔案的審核把關(guān)，即把好“入口關(guān)”。及時(shí)對(duì)新入職人員的人事檔案開展專項(xiàng)審核，以“三齡二歷一身份”、家庭成員、職稱等重要信息為重點(diǎn)，逐個(gè)核實(shí)人員信息。一旦發(fā)現(xiàn)缺失材料，立刻通知相關(guān)人員補(bǔ)齊材料。若發(fā)現(xiàn)檔案材料涉嫌造假等情況，立即展開查核，嚴(yán)格按照有關(guān)程序進(jìn)行認(rèn)定，確保每一份干部人事檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確。

4）建立干部人事檔案資料協(xié)同和動(dòng)態(tài)管理機(jī)制

應(yīng)建立以組織人事部門為主體、相關(guān)部門協(xié)同配合的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，定期組織單位相關(guān)部門及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，齊抓共建，確保檔案收集齊全、完整與準(zhǔn)確。同時(shí)，通過建立各部門人事專員聯(lián)絡(luò)機(jī)制進(jìn)行網(wǎng)格化管理。組織人事部門要定期發(fā)放歸檔通知，制定歸檔計(jì)劃，明確歸檔材料。組織人事部門要定期與各部門人事專員溝通，收集符合歸檔條件的檔案材料，審核鑒別并及時(shí)歸檔。要加強(qiáng)干部人事檔案管理工作重要性的宣貫教育，讓干部員工有意識(shí)、自覺地補(bǔ)充完善檔案信息，從源頭上保證檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。

5）加強(qiáng)干部人事檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，干部人事檔案管理的信息化、數(shù)字化是必然趨勢(shì)。以現(xiàn)有材料為基礎(chǔ)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建設(shè)信息資源數(shù)據(jù)庫，通過專業(yè)的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)高效收集、輕松查閱、有效利用，逐步完成干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

4 結(jié)論

干部人事檔案管理工作對(duì)于干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)非常重要。本文闡述了新形勢(shì)下做好干部人事檔案工作的重要性和必要性，分析了當(dāng)前干部人事檔案工作中存在的典型問題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策及建議。本文的研究成果可為科研單位干部人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理提供一定參考。