淺議會(huì)計(jì)電子發(fā)票的檔案管理

◎文/顧西淳

一、基層單位整體檔案管理現(xiàn)狀與問題

總體來說，當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展還是不夠均衡，大多數(shù)基層單位檔案管理都存在著以下問題：日常工作中對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度不夠，結(jié)合實(shí)際對于檔案工作的基礎(chǔ)管理制度距離健全完善仍存在一定的差距；檔案管理崗位職責(zé)不明確、不具體，工作隊(duì)伍穩(wěn)定性、專業(yè)性不夠，檔案信息化管理技術(shù)水平有待提高。上述問題導(dǎo)致當(dāng)前推進(jìn)基層檔案的科學(xué)有效管理上相對弱化。

二、基層單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及原因

在年度專項(xiàng)審計(jì)的過程中發(fā)現(xiàn)，部分基層單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作也同樣存在許多不盡人意的地方。制度的不健全和電子化手段應(yīng)用的不到位，導(dǎo)致工作中存在嚴(yán)重的漏洞和不足。如在對某單位經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)中發(fā)現(xiàn)，該單位上年度的憑證、賬簿、報(bào)表未按制度及時(shí)裝訂成冊，原始憑證仍零散存放，嚴(yán)重影響審計(jì)工作進(jìn)度。在對部分單位的預(yù)算執(zhí)行大數(shù)據(jù)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)，某單位對上年財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)未進(jìn)行備份；某單位雖然做了備份但是只在使用的計(jì)算機(jī)中進(jìn)行了備份，沒有使用其他存儲(chǔ)介質(zhì)對數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，電腦一旦產(chǎn)生故障，所有財(cái)務(wù)資料將隨之丟失等。

產(chǎn)生上述問題的主要原因除了上文中提到的基層單位普遍存在的重視程度不夠、管理制度不健全外，最重要的原因是基層單位對加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子信息化管理的執(zhí)行力度和應(yīng)用專業(yè)度不足。

近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，國家為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，對財(cái)務(wù)工作進(jìn)行了一系列的改革。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理的方法在當(dāng)前瞬息萬變的時(shí)代環(huán)境面前，已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。檔案管理的主要方式也發(fā)生了變化，會(huì)計(jì)檔案管理工作必須與時(shí)代潮流相結(jié)合，與時(shí)俱進(jìn)開拓創(chuàng)新。

三、會(huì)計(jì)檔案電子信息化電子發(fā)票管理現(xiàn)狀

隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，應(yīng)積極推進(jìn)會(huì)計(jì)憑證電子化應(yīng)用，通過電子文檔、電子存儲(chǔ)等手段，提高會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率。同時(shí)，也可以通過信息化手段，加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)控和跟蹤，確保檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

這里就必須要提到應(yīng)用越來越廣的電子發(fā)票。2013年，隨著全國第一張電子發(fā)票被開出，代表著以重點(diǎn)城市為主的電子發(fā)票前期試點(diǎn)工作正式展開。2015年，國家稅務(wù)總局頒布《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》，電子發(fā)票在全國范圍進(jìn)行推廣。在日常經(jīng)營活動(dòng)中，電子發(fā)票作為收付款憑證已成常態(tài)。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票，不僅簡化發(fā)票的交易過程，提升服務(wù)質(zhì)量，還迎合了電子商務(wù)的發(fā)展需求。與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票具有收取及保存更為便利的優(yōu)勢，且電子發(fā)票易于保存，可長期儲(chǔ)存在電腦中，不易發(fā)生因發(fā)票丟失而無法報(bào)銷的情況。雖然擁有諸多優(yōu)點(diǎn)，但由于推行電子發(fā)票的時(shí)間尚短，在基層單位日常應(yīng)用及歸檔的過程中，還存在著許多問題。

一是未完全建立電子發(fā)票檔案管理。降低時(shí)間成本節(jié)約紙張，本應(yīng)是電子發(fā)票的優(yōu)點(diǎn)，但現(xiàn)階段實(shí)際業(yè)務(wù)中目前大多數(shù)情況下仍需將電子發(fā)票打印出來作為原始單據(jù)，這樣就容易出現(xiàn)一筆費(fèi)用內(nèi)附多張紙質(zhì)版電子發(fā)票的情況“顯得尤其厚重”不利于翻閱“增加了財(cái)務(wù)人員發(fā)票審核的時(shí)間”也造成了紙張的浪費(fèi)。

二是電子發(fā)票真?zhèn)坞y以鑒定。雖然新型的增值稅電子發(fā)票內(nèi)嵌了電子簽名信息，通過數(shù)據(jù)提取和稅務(wù)局?jǐn)?shù)據(jù)庫的校驗(yàn)很容易進(jìn)行真?zhèn)涡ｒ?yàn)，但打印出紙質(zhì)版后則直接損耗了這部分關(guān)鍵的校驗(yàn)信息。財(cái)務(wù)審核人員通過發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)輸入發(fā)票信息、一張張驗(yàn)證真?zhèn)涡枰拇罅繒r(shí)間，可操作性也不強(qiáng)。

三是電子發(fā)票歸檔是財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)“無紙質(zhì)化”的關(guān)鍵。電子發(fā)票作為電子文件，缺少電子化歸檔來儲(chǔ)存信息，有可能造成日后信息丟失，無法識(shí)讀。如果歸檔功能沒有健全，影響到證據(jù)留存，后期將無法維護(hù)財(cái)務(wù)部門的自身權(quán)益，也會(huì)對上級(jí)部門巡視、檢查工作的順利開展產(chǎn)生阻礙。

四、當(dāng)前有效推進(jìn)電子發(fā)票管理的必要措施

針對上述問題，為進(jìn)一步推進(jìn)電子發(fā)票應(yīng)用和推廣實(shí)施工作，助力國家數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展，國家檔案局會(huì)同財(cái)政部、商務(wù)部、國家稅務(wù)總局總結(jié)三批增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在2023年2月聯(lián)合頒布印發(fā)了《電子發(fā)票全流程電子化管理指南》，對電子發(fā)票開具、接收、報(bào)銷、入賬、歸檔全流程管理過程進(jìn)行了詳細(xì)的說明及規(guī)定，為今后更好地規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理歸檔，提供了方向和依據(jù)。與此同時(shí)在實(shí)際工作中基層單位也應(yīng)在多方面積極采取行動(dòng)，為全面地推進(jìn)電子發(fā)票管理更好地應(yīng)對未來的挑戰(zhàn)而做充分的準(zhǔn)備。

（一）制訂電子發(fā)票管理規(guī)章制度

應(yīng)以《電子發(fā)票全流程電子化管理指南》等現(xiàn)有政策文件作為參考依據(jù)，并及時(shí)學(xué)習(xí)了解政策的新動(dòng)態(tài)。在基于原有會(huì)計(jì)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，依據(jù)實(shí)際情況制定適合自身發(fā)展需求的電子發(fā)票管理制度，提升電子發(fā)票的綜合管理質(zhì)量，確保其更加科學(xué)、合理、高效地應(yīng)用。

（二）組織財(cái)務(wù)人員教育培訓(xùn)

針對電子發(fā)票管理，上級(jí)主管部門及本單位應(yīng)積極組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓財(cái)務(wù)人員熟悉電子發(fā)票開具、接收、報(bào)銷、入賬、歸檔全流程；熟練掌握電子發(fā)票的具體報(bào)銷及入賬流程和歸檔操作細(xì)節(jié)，鍛煉財(cái)務(wù)人員的應(yīng)用處理能力，提升工作技能和職業(yè)素質(zhì)。

（三）加強(qiáng)電子發(fā)票信息安全

電子發(fā)票的上傳、儲(chǔ)存、管理等通過官方網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)渠道實(shí)現(xiàn)，應(yīng)強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息化安全管理，加大軟硬件投入。通過設(shè)置訪問權(quán)限、系統(tǒng)加密管理等保密安全措施，構(gòu)建信息化安全體系。

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展，對于會(huì)計(jì)檔案管理工作的要求更加嚴(yán)格?；鶎訂挝还芾砣藛T需要不斷地提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，并且善于運(yùn)用有效的高科技手段對檔案管理工作進(jìn)行全面地管理，提升會(huì)計(jì)檔案的利用率。而檔案整體工作也只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、滿足新形勢發(fā)展的需要，才能不斷地提升規(guī)范化、科學(xué)化、法制化管理水平。