智慧校園建設(shè)背景下高校加強(qiáng)財務(wù)內(nèi)部控制探討

李 瑩

(忻州師范學(xué)院計財部，山西 忻州 034000)

一、 引言

2012~2016 年，財政部和教育部相繼下發(fā)一系列有關(guān)內(nèi)部控制制度的規(guī)定[1]，對行政事業(yè)單位尤其是高校經(jīng)濟(jì)活動的內(nèi)部控制制度做出了具體規(guī)定。 其中，?教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)部控制指南(試行)?明確提出，高校應(yīng)通過規(guī)范管理、有效控制、追責(zé)問效、防范風(fēng)險，支持學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

當(dāng)前，國內(nèi)部分學(xué)者也對高校經(jīng)濟(jì)活動的內(nèi)部控制進(jìn)行了相關(guān)研究:詹必杰等指出，高校應(yīng)建立學(xué)校層面和業(yè)務(wù)層面的數(shù)據(jù)平臺，嵌入風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，全面對高校財務(wù)內(nèi)部控制體系進(jìn)行優(yōu)化，增強(qiáng)高校風(fēng)險防范能力[2]；王恒斌和王尊陽針對智慧財務(wù)背景下高校內(nèi)部控制存在的問題，提出應(yīng)優(yōu)化傳統(tǒng)內(nèi)部控制平臺，為高校智慧財務(wù)平臺的順利運(yùn)行提供風(fēng)險防控保障[3]；張震提出，完善高校財務(wù)監(jiān)督機(jī)制，提升審計、監(jiān)察部門履職能力，通過建立事前到事后的整體監(jiān)督機(jī)制，使學(xué)校內(nèi)部的監(jiān)督能力得到有效提升[4]。

本文將針對高校經(jīng)濟(jì)活動加強(qiáng)內(nèi)部控制的必要性和存在的問題，并通過X 高校在搭建智慧校園網(wǎng)絡(luò)平臺后內(nèi)部控制改進(jìn)實例，研究智慧校園背景下高校加強(qiáng)財務(wù)內(nèi)部控制的途徑。

二、 高校加強(qiáng)財務(wù)內(nèi)部控制的必要性

(一)政府投入不斷加大，資金來源日益多樣化

近年來，高等教育事業(yè)發(fā)展迅速。 根據(jù)教育部、國家統(tǒng)計局、財政部發(fā)布的2020 年全國教育經(jīng)費執(zhí)行情況統(tǒng)計公告，2020 年全國教育經(jīng)費總投入超過5.3 萬億元，比2019 年增長5.69%，占2020 年國內(nèi)生產(chǎn)總值(GDP)的5.22%，中央和地方財政對高校的支持力度不斷加大。 同時，高校自身的經(jīng)濟(jì)活動也日益復(fù)雜，除財政撥款和學(xué)費收入外，科研收入、社會服務(wù)收入、捐贈收入等資金占學(xué)校收入的比例越來越高，因此政府勢必要求高校對經(jīng)濟(jì)活動要加強(qiáng)內(nèi)部控制，規(guī)范管理，防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，提高資源配置和使用效益。

(二)傳統(tǒng)內(nèi)部控制制度已不能滿足現(xiàn)代高校管理要求

教育部?教育信息化2.0 行動計劃?中指出，要“全面提升教育管理信息化支撐教育業(yè)務(wù)管理、政務(wù)服務(wù)、教學(xué)管理等工作的能力。 充分利用云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)，構(gòu)建全方位、全過程、全天候的支撐體系，助力教育教學(xué)、管理和服務(wù)的改革發(fā)展”。 因此，高校應(yīng)抓住機(jī)遇，逐步構(gòu)建涵蓋教學(xué)、科研、資產(chǎn)、財務(wù)、后勤、基建等系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)體系，搭建智慧校園統(tǒng)一管理平臺，加強(qiáng)財務(wù)內(nèi)部控制，保證高校經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)，助力高校高質(zhì)量發(fā)展。

三、 智慧校園背景下高校財務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

(一)高校管理層對內(nèi)部控制不夠重視

大多數(shù)高校屬于公辦學(xué)校，財政撥款占資金投入的很大比重，加之高校業(yè)務(wù)復(fù)雜，管理自由化程度較高，因此學(xué)校管理層對內(nèi)部控制普遍不夠重視，認(rèn)為學(xué)校管理的重點在教學(xué)和科研，內(nèi)部控制只是財務(wù)部門的工作，或者由分管財務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)決定即可。 但隨著大數(shù)據(jù)、云計算、智能化、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的高速發(fā)展，高校建立智慧校園迫在眉睫，而智慧校園應(yīng)涵蓋學(xué)校管理的各個方面，這些都和學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動有關(guān)，必須有統(tǒng)一的平臺進(jìn)行協(xié)調(diào)和制約，因此，應(yīng)從學(xué)校管理層面完善內(nèi)控制度建設(shè)，加強(qiáng)內(nèi)部控制。

(二)高校財務(wù)信息整合能力欠缺

由于高校內(nèi)部管理水平不一，各管理部門都陸續(xù)上線了各自的信息系統(tǒng)以滿足業(yè)務(wù)需求。 但從學(xué)校管理和財務(wù)內(nèi)部控制的角度來看，各系統(tǒng)由不同的軟件公司開發(fā)，系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)格式不同，關(guān)鍵字段不同，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重，使得高校數(shù)據(jù)更新不及時，數(shù)據(jù)掌握不準(zhǔn)確，管理效率低下，并且各管理部門數(shù)據(jù)透明度不高，容易滋生腐敗。 隨著高校規(guī)模的逐步擴(kuò)大，特別是辦學(xué)層次的不斷提升和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不斷深化，高校內(nèi)部控制的信息需求也更加多樣化和復(fù)雜化。 因此現(xiàn)有管理部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)無法體現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部控制思想，存在內(nèi)控風(fēng)險。

(三)傳統(tǒng)內(nèi)部控制制度不落地，形同虛設(shè)

目前很多高校建立的內(nèi)部控制制度，大多是財政部要求從2016 年起全國行政事業(yè)單位必須建立內(nèi)部控制制度并報送內(nèi)部控制報告時制定的。 高校普遍存在內(nèi)控制度制定易、執(zhí)行難的現(xiàn)象，沒有完全遵循財政部要求的全面性、制衡性、適應(yīng)性原則，傳統(tǒng)內(nèi)控制度沒有貫穿高校經(jīng)濟(jì)活動決策、執(zhí)行、評價、監(jiān)督的全過程，只是對財務(wù)審批、會計核算等崗位的內(nèi)部控制進(jìn)行了設(shè)置；沒有根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和高校實際管理情況，并隨著外部環(huán)境變化和管理要求提高，不斷地對本校內(nèi)控制度進(jìn)行修訂和完善。 因此，這些制度并沒有起到防范高校經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、保證經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)的作用，形同虛設(shè)。

(四)評價及監(jiān)督功能不能充分發(fā)揮

高校應(yīng)認(rèn)真梳理內(nèi)部控制的風(fēng)險點，內(nèi)部審計部門應(yīng)對內(nèi)部控制制度及執(zhí)行的有效性進(jìn)行評價。但目前很多高校無法對經(jīng)濟(jì)活動實行全過程控制，缺乏預(yù)警機(jī)制，不能在“事前”和“事中”對潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險進(jìn)行提示和規(guī)避，通常只能在經(jīng)濟(jì)活動已完成并形成會計檔案后才去發(fā)現(xiàn)問題，無法動態(tài)掌握項目預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行情況，導(dǎo)致高校內(nèi)部控制制度無法提前規(guī)避風(fēng)險。

此外，高校內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制沒有充分發(fā)揮監(jiān)督功能[5]，對專項資金預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度緩慢、項目完成時績效評價得分較低或在預(yù)算執(zhí)行過程中造成資金浪費的行為追責(zé)的很少，沒有起到監(jiān)督和警示的作用。

四、 智慧校園背景下高校加強(qiáng)內(nèi)部控制的途徑

(一)完善頂層設(shè)計，建立內(nèi)部控制智慧網(wǎng)絡(luò)體系

高校黨政領(lǐng)導(dǎo)及各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視內(nèi)部控制建設(shè)，分別從學(xué)校層面和業(yè)務(wù)層面完善內(nèi)部控制平臺，建立并不斷完善內(nèi)部控制智慧網(wǎng)絡(luò)體系，切實提高高校治理體系的現(xiàn)代化水平。

從學(xué)校層面來說，高校應(yīng)當(dāng)確定內(nèi)部控制的牽頭部門，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)內(nèi)部控制工作；明確并逐步健全預(yù)算業(yè)務(wù)管理、收支業(yè)務(wù)管理、政府采購業(yè)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、建設(shè)項目管理、合同管理以及內(nèi)部監(jiān)督等內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位責(zé)任制；充分運(yùn)用智慧校園平臺加強(qiáng)內(nèi)部控制[6]。

從業(yè)務(wù)層面來說，高校應(yīng)圍繞重點業(yè)務(wù)對各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)實施歸口管理，將經(jīng)濟(jì)活動及其內(nèi)部控制流程嵌入各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，減少或消除人為操縱因素，保護(hù)信息安全。

(二)全面梳理內(nèi)控風(fēng)險點，建立風(fēng)險數(shù)據(jù)庫

為最大限度對經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險進(jìn)行防范和管控，高校應(yīng)當(dāng)建立經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險定期評估機(jī)制，全面梳理本校經(jīng)濟(jì)活動，尤其是重點業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程，對其存在的風(fēng)險進(jìn)行全面、系統(tǒng)和客觀的評估，找出容易發(fā)生舞弊的風(fēng)險點，建立動態(tài)風(fēng)險數(shù)據(jù)庫。 經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險評估至少每年進(jìn)行一次。 如學(xué)校發(fā)生合并、分立等重大變化或向銀行貸款、購買債券等重大負(fù)債等經(jīng)濟(jì)活動或管理要求發(fā)生重大變化的，應(yīng)及時對這些重大事項的風(fēng)險進(jìn)行評估，及時調(diào)整風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫真實、完整地體現(xiàn)本校各類經(jīng)濟(jì)風(fēng)險情況。

(三)將內(nèi)控風(fēng)險點嵌入統(tǒng)一的智慧網(wǎng)絡(luò)平臺

目前高校各關(guān)鍵業(yè)務(wù)普遍都有各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，但“信息孤島”現(xiàn)象使得數(shù)據(jù)之間不互通。 因此，高校應(yīng)將財務(wù)、人事、教務(wù)、學(xué)工、科研、合同、基建等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加以整合，實現(xiàn)全?！耙徊块T一編號、一學(xué)生一學(xué)號、一教工一工號、一項目一編號、一合同一編號”的一盤棋思想，打通各系統(tǒng)間的信息壁壘。 同時，應(yīng)將在業(yè)務(wù)層面尋找的風(fēng)險點嵌入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)。 例如，要針對財務(wù)審批系統(tǒng)和財務(wù)報賬系統(tǒng)中的風(fēng)險點設(shè)置風(fēng)險控制環(huán)節(jié)，就要將審批權(quán)限、審批內(nèi)容、審批人、項目名稱、項目金額、經(jīng)濟(jì)分類科目等嵌入其中，通過系統(tǒng)降低人為風(fēng)險，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、流程化，實現(xiàn)系統(tǒng)實時精準(zhǔn)控制。

另外，學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)部門應(yīng)建立統(tǒng)一的智慧網(wǎng)絡(luò)平臺，將經(jīng)過數(shù)據(jù)整合的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口打通，全部接入智慧網(wǎng)絡(luò)平臺中，并根據(jù)各業(yè)務(wù)需求對全校各部門設(shè)置權(quán)限。 如果說各業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險點已嵌入部門內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，那么學(xué)校層面的統(tǒng)一智慧網(wǎng)絡(luò)平臺就應(yīng)對部門間可能存在的風(fēng)險點做好防控。 由此，部門高校經(jīng)濟(jì)活動由“人治”向“法治”轉(zhuǎn)變，達(dá)到風(fēng)險控制的效果。

(四)健全風(fēng)險評價和監(jiān)督機(jī)制，實現(xiàn)全流程內(nèi)部控制

第一，強(qiáng)化高校審計和紀(jì)檢的監(jiān)督職能，在項目論證、招標(biāo)、中標(biāo)、執(zhí)行、評價等工作中實現(xiàn)全過程監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的潛在風(fēng)險要及時提示并阻止風(fēng)險發(fā)生。第二，可在部門和負(fù)責(zé)人年度考核時，加入本部門經(jīng)濟(jì)活動執(zhí)行績效評價，對專項資金執(zhí)行進(jìn)度緩慢影響學(xué)校整體財政預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、項目安排出現(xiàn)重大失誤造成資金浪費的單位負(fù)責(zé)人在年度考核結(jié)果中予以體現(xiàn)，情節(jié)嚴(yán)重的要嚴(yán)肅追責(zé)[7]。 第三，充分利用學(xué)校網(wǎng)站、微信公眾號、大屏幕等網(wǎng)絡(luò)資源，定期對學(xué)校招標(biāo)和中標(biāo)情況、收費標(biāo)準(zhǔn)、招生計劃、預(yù)決算信息等進(jìn)行信息公開，接受社會監(jiān)督。

五、 智慧校園在X 高校內(nèi)部控制中的應(yīng)用

X 高校是一所省屬高等師范院校，整體情況在省內(nèi)排名居于中等位置。 近年來，該校非常重視智慧校園內(nèi)部控制建設(shè)，抓住學(xué)校遷入新校區(qū)的契機(jī)，采用銀校合作的方式引入資金搭建了智慧校園平臺，并將校內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)接入智慧校園平臺。

本文以學(xué)生收費業(yè)務(wù)和合同管理業(yè)務(wù)為例對X高校智慧校園內(nèi)部控制應(yīng)用做一探討。

(一)學(xué)生收費業(yè)務(wù)

財務(wù)部門需要為學(xué)生設(shè)置應(yīng)收學(xué)費和住宿費時，通過學(xué)校智慧網(wǎng)絡(luò)平臺從教務(wù)部門的學(xué)籍管理系統(tǒng)中獲取學(xué)生的學(xué)籍信息，從學(xué)工部門的學(xué)生宿舍管理系統(tǒng)中獲取學(xué)生的住宿情況，從而設(shè)置學(xué)生的學(xué)費和住宿費。 當(dāng)學(xué)生休復(fù)轉(zhuǎn)退學(xué)或住宿情況發(fā)生變化時，具有此項業(yè)務(wù)職能的學(xué)籍系統(tǒng)和宿舍管理系統(tǒng)也會將信息同步推送到學(xué)校智慧網(wǎng)絡(luò)平臺，財務(wù)部門接收數(shù)據(jù)后，即可在收費管理系統(tǒng)根據(jù)變動情況及時做出修改。 X 高校做到了業(yè)務(wù)歸口管理:學(xué)籍信息以教務(wù)部為準(zhǔn)；學(xué)生住宿情況以學(xué)工部為準(zhǔn)；交費信息以財務(wù)部為準(zhǔn)。 以上數(shù)據(jù)既相互獨立又互相聯(lián)動，可避免此項業(yè)務(wù)中學(xué)生人數(shù)不統(tǒng)一、應(yīng)收標(biāo)準(zhǔn)和實際專業(yè)或住宿情況不符等風(fēng)險。 學(xué)生畢業(yè)時，不用再像以前那樣需要持離校手續(xù)單去每個部門蓋章確認(rèn)，只需要教務(wù)部門在智慧校園網(wǎng)絡(luò)平臺上查詢，找出有疑問的學(xué)生針對性地解決問題即可。 這樣既提高了工作效率，又避免了舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，體現(xiàn)了X 高校治理體系和治理能力的現(xiàn)代化水平。

(二)合同管理業(yè)務(wù)

近年來，X 高校參與當(dāng)?shù)乜蒲?、教學(xué)、社會服務(wù)等各項活動越來越多，因此，為了維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，X 高校出臺了?X 高校合同管理暫行辦法?，專門對合同管理做出了相關(guān)規(guī)定。 對重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同還要經(jīng)法律、財務(wù)、技術(shù)人員組成的合同審查小組進(jìn)行審查；合同蓋章簽訂前要求歸口管理部門、分管校領(lǐng)導(dǎo)和法律部門進(jìn)行審批，最后由院長簽字確認(rèn)。

合同簽訂后要進(jìn)行編號，將合同預(yù)算信息、對方信息、付款信息、每次收付款時間、質(zhì)保金等信息錄入合同信息管理系統(tǒng)，實行“一合同一編號”，加強(qiáng)對合同履行情況的監(jiān)控。 合同終結(jié)時歸口管理部門及時辦理銷號和歸檔手續(xù)，保證全過程可追溯，實現(xiàn)全面、動態(tài)的跟蹤管理，提高了工作效率，降低了合同管理的風(fēng)險，提升了內(nèi)部控制的能力。

六、 結(jié)語

高校財務(wù)內(nèi)部控制是一個圍繞高校財務(wù)資金的投入、運(yùn)行、評價、監(jiān)督全過程的整體工程，是高校教育現(xiàn)代化進(jìn)程中的核心管理工作，也是推動高校教育體制改革的重中之重，因此，智慧校園網(wǎng)絡(luò)平臺是高校加強(qiáng)財務(wù)內(nèi)部控制應(yīng)著力打造的管理平臺。 高校要想繼續(xù)發(fā)展壯大，進(jìn)入國內(nèi)乃至世界更高的層次，就必須在信息和效率上多下功夫，而智慧校園網(wǎng)絡(luò)平臺在這方面大有可為，因此高校管理層應(yīng)充分意識到搭建智慧網(wǎng)絡(luò)平臺的重要性。 校內(nèi)各歸口管理部門的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)通過此網(wǎng)絡(luò)平臺流轉(zhuǎn)，不僅可以盡可能規(guī)避經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，還可以實現(xiàn)全流程內(nèi)部控制。此外，高校應(yīng)健全高校內(nèi)部評價和監(jiān)督體制，不斷提高管理水平，推動高等教育事業(yè)行穩(wěn)致遠(yuǎn)。