大數(shù)據(jù)背景下政府采購檔案管理工作的重要性及措施

文/四川省樂至縣政府政務(wù)服務(wù)和公共資源交易服務(wù)中心 李憲章

目前，社會(huì)各領(lǐng)域的信息化建設(shè)加速推進(jìn)，公共資源交易服務(wù)中心（簡稱“交易中心”）的各項(xiàng)管理活動(dòng)邁入了信息化時(shí)代，智能化、數(shù)字化逐漸成為交易中心開展各項(xiàng)工作的最終目標(biāo)?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步為進(jìn)一步提升政府采購檔案管理工作的整體效率提供了有效的技術(shù)支撐，加強(qiáng)交易中心政府采購檔案管理的信息化建設(shè)不僅能夠在一定程度上為檔案管理提供安全保障，而且能夠在檔案收集整理、查詢和信息儲(chǔ)存方面打造智能化管理模式，規(guī)范檔案管理流程。因此，交易中心在管理政府采購檔案時(shí)要加大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，按照“存量數(shù)字化、增量電子化、管理現(xiàn)代化”的根本原則，逐步實(shí)現(xiàn)采購項(xiàng)目檔案“收、管、存、用”的信息化辦理流程。

一、政府采購檔案管理信息化水平的重要意義

實(shí)現(xiàn)政府采購檔案管理信息化、智能化的目標(biāo)，需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，采取智能化的管理模式，打造更加方便、快捷的政府采購檔案管理應(yīng)用一體化服務(wù)平臺(tái)。依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用能夠進(jìn)一步提升政府采購檔案管理的工作質(zhì)量，優(yōu)化政府采購檔案管理流程，節(jié)約政府部門從事采購檔案管理工作所需耗費(fèi)的時(shí)間和精力，踐行高效率的辦事原則。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在各行業(yè)、各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，各級(jí)地方交易中心對(duì)政府采購檔案管理信息化建設(shè)的重視程度越來越高。目前，大部分地區(qū)交易中心均已完成局部區(qū)域網(wǎng)的搭建和應(yīng)用工作，結(jié)合實(shí)際使用效果能夠得出以下結(jié)論：交易中心的工作效能和服務(wù)質(zhì)量得到了跨越式的提升，政府采購工作有望實(shí)現(xiàn)跨越不同地區(qū)、部門之間的聯(lián)合管理模式，實(shí)現(xiàn)規(guī)?；?、集約化集中采購效應(yīng)；傳統(tǒng)狀態(tài)下政府采購檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的快速發(fā)展，無形之中會(huì)導(dǎo)致大量人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。針對(duì)以上情況，交易中心應(yīng)逐步提高政府采購檔案管理工作的信息化水平，科學(xué)調(diào)整政府采購檔案管理人員結(jié)構(gòu)，劃定具體業(yè)務(wù)工作內(nèi)容，結(jié)合信息化手段優(yōu)化完善管理方式，這不僅是為了滿足提升政府采購檔案管理工作效率的具體要求，而且能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與政府采購檔案管理工作的有效結(jié)合。

二、目前政府采購檔案管理工作中存在的問題

新時(shí)代背景下，交易中心開展政府采購檔案管理工作時(shí)，在保證政府采購工作留存的紙質(zhì)版檔案和電子檔案各項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)的一致方面存在較高的工作難度，尤其是涉及房建、市政、公路、水利等工程建設(shè)的招標(biāo)工作檔案，通常包含大量的勘察、設(shè)計(jì)、施工圖紙等專業(yè)文件，需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中下載專門的軟件才能瀏覽，導(dǎo)致核實(shí)紙質(zhì)版檔案和電子檔案信息的過程存在一定的障礙。由于電子檔案的錄入和整理往往需要借助人工操作，倘若工作人員操作計(jì)算機(jī)的技能不夠熟練，電子檔案內(nèi)容存在錯(cuò)誤的情況就會(huì)頻繁出現(xiàn)，甚至?xí)粍e有用心的人篡改，導(dǎo)致采購檔案管理工作無法發(fā)揮真正的作用。此外，政府采購電子檔案在收錄過程中可能會(huì)存在內(nèi)容缺失的問題。電子檔案具有多種存儲(chǔ)格式，其結(jié)構(gòu)往往更加多樣化，存儲(chǔ)的位置也相對(duì)較為分散，加之網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身存在的漏洞導(dǎo)致其容易遭受黑客群體的入侵攻擊，無形之中破壞政府采購檔案管理的安全穩(wěn)定性。目前相關(guān)交易中心開展政府采購檔案管理工作過程中普遍存在重視程度不高、缺乏正確工作理念、運(yùn)行管理體制不夠完善、計(jì)算機(jī)設(shè)備型號(hào)老舊、文件缺失損壞等一系列現(xiàn)實(shí)問題，需要引起政府采購檔案管理部門和工作人員的重視。

三、提高政府采購檔案管理工作水平的有效途徑

（一）樹立政府采購檔案管理信息化工作的觀念，加大檔案管理信息化建設(shè)投資力度。隨著信息化時(shí)代的到來，交易中心在開展政府采購檔案管理工作過程中面臨著新的沖擊與挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，提高政府采購檔案管理智能化、信息化水平，交易中心采購檔案管理工作人員應(yīng)不斷增強(qiáng)上進(jìn)心、責(zé)任心，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理工作方法，準(zhǔn)確把握時(shí)代特征，始終站在時(shí)代前列和實(shí)踐前沿，深入調(diào)查研究實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與采購檔案管理工作有機(jī)結(jié)合的途徑，在工作過程當(dāng)中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新政府采購檔案管理工作的方式方法，賦予采購檔案管理工作更高的社會(huì)價(jià)值。通過應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠進(jìn)一步提高檔案工作開展的實(shí)際效率，督促檔案管理工作人員熟練掌握計(jì)算機(jī)使用技能，提高專業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)政府采購檔案電子信息和音像資料的智能化存儲(chǔ)，在最大程度上節(jié)約紙質(zhì)版采購檔案的儲(chǔ)存空間，避免出現(xiàn)紙質(zhì)版檔案受到潮濕儲(chǔ)存環(huán)境的影響而出現(xiàn)的變黃、發(fā)霉等問題。交易中心領(lǐng)導(dǎo)階層到具體工作人員要自上而下樹立創(chuàng)新優(yōu)化政府采購檔案工作管理方法的正確觀念，充分認(rèn)識(shí)到提高政府采購檔案管理工作質(zhì)量和水平的重要意義，不斷完善政府采購檔案管理工作機(jī)制，確保各項(xiàng)制度、措施執(zhí)行到位，具體工作人員在工作過程中要保持耐心、細(xì)致，嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規(guī)對(duì)每一個(gè)采購項(xiàng)目檔案及時(shí)進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔和入庫保存，便于后期進(jìn)行查（借）閱、查證等檔案利用工作。交易中心要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)加大對(duì)提高政府采購檔案管理信息化水平重要意義的宣傳推廣力度，將此項(xiàng)工作成效納入領(lǐng)導(dǎo)日常議事重要內(nèi)容，定期進(jìn)行安排調(diào)度，成立工作專班，加大資金投入力度，確保政府采購檔案管理信息化建設(shè)具備充足的人力、物力、財(cái)力等方面的保障。

（二）提高政府采購檔案管理工作人員的專業(yè)水平。交易中心政府采購檔案信息化工作流程復(fù)雜、內(nèi)容繁多，涉及紙質(zhì)檔案電子轉(zhuǎn)換、新型科技應(yīng)用、圖像儲(chǔ)存等各方面工作內(nèi)容，這對(duì)從事政府采購檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。相關(guān)工作人員要進(jìn)一步明確自身職責(zé)任務(wù)，將工作落實(shí)到位，推動(dòng)政府檔案管理信息化工作合力，構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理信息化建設(shè)模式。伴隨著交易中心檔案館（室）數(shù)字化進(jìn)程的加快，必然需要配備一支高素養(yǎng)、高水平的檔案管理工作人員隊(duì)伍，掌握以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理最新政策理論，實(shí)現(xiàn)智能化、自動(dòng)化辦公。交易中心應(yīng)不斷加快紙質(zhì)版檔案管理模式向信息化轉(zhuǎn)變的步伐，引導(dǎo)檔案管理工作人員增強(qiáng)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)從事檔案管理工作的主動(dòng)意識(shí)。政府采購檔案信息化是伴隨著時(shí)代發(fā)展出現(xiàn)的新型檔案管理模式，因此在前期工作開展過程中尚未形成可供借鑒的工作經(jīng)驗(yàn)，需要檔案管理工作人員在工作實(shí)踐過程中不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)，形成可推廣的信息化模式。目前，樂至縣政府政務(wù)服務(wù)和公共資源交易服務(wù)中心在開展政府采購檔案管理信息化建設(shè)過程中普遍存在專業(yè)人才匱乏的問題，檔案管理工作人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，甚至出現(xiàn)青黃不接的現(xiàn)象。針對(duì)以上情況，交易中心應(yīng)采取邀請(qǐng)專家或聘請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)定期開展專業(yè)培訓(xùn)的方式，進(jìn)一步提高工作管理人員的專業(yè)技能，確保其能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)從事采購檔案管理工作。同時(shí)，交易中心在招錄工作人員時(shí)應(yīng)設(shè)置檔案管理的專業(yè)類別，加大對(duì)檔案管理專業(yè)人才的招錄比例，也可以安排合適的檔案管理工作人員赴政府采購檔案信息化工作推進(jìn)成績突出的地區(qū)進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，或者定期參加四川省檔案干部教育培訓(xùn)基地和本市、縣檔案局組織的專業(yè)培訓(xùn)，積極參加四川省專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育（檔案專業(yè)）在線學(xué)習(xí)，為推動(dòng)交易中心政府采購檔案管理信息化提供理論支撐和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

（三）重視政府采購檔案信息化管理的安全問題。推動(dòng)政府采購檔案管理信息化水平是一把“雙刃劍”，在提高檔案管理工作效率、為后期查（借）閱、查證等檔案利用帶來便利的同時(shí)，也使得檔案管理工作面臨著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，交易中心推行政府采購電子檔案管理模式需要借助計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施，并且對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源具有高度的依賴性，在運(yùn)行管理的過程中容易受到病毒軟件或是“黑客”的攻擊。因此，交易中心應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)加強(qiáng)對(duì)病毒軟件和“黑客”群體的日常防范，例如可以對(duì)電子檔案根據(jù)不同內(nèi)容進(jìn)行分類隔離、交易中心異地備份存儲(chǔ)，或是對(duì)電子檔案中的重要數(shù)據(jù)加設(shè)高強(qiáng)度密碼保護(hù)，及時(shí)在電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備中安裝高效、安全的殺毒應(yīng)用軟件，以此來提高安全管理的水平；在針對(duì)政府采購電子檔案的日常管理工作方面，要制定完善的工作管理措施，不斷強(qiáng)化對(duì)相關(guān)安全管理工作體制運(yùn)行的執(zhí)行監(jiān)督。想要盡量減少檔案信息化管理過程中存在的安全問題，技術(shù)硬件條件與管理機(jī)制軟件條件二者都是不可或缺的重要角色，為避免政府采購檔案管理安全問題共同起著安全保障作用。因此，要將二者放在同等重要的位置上。

（四）提升政府采購電子檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展效能。交易中心政府采購檔案管理工作的實(shí)際效果是財(cái)政管理部門評(píng)價(jià)考核其年度工作任務(wù)完成情況的重要標(biāo)準(zhǔn)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，政府采購工作的整體規(guī)模呈現(xiàn)不斷擴(kuò)大的趨勢(shì)，進(jìn)一步提升政府采購檔案管理工作效能的重要性不言而喻。因此，應(yīng)當(dāng)充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段挖掘電子檔案數(shù)據(jù)背后蘊(yùn)藏的深層次信息，實(shí)現(xiàn)政府資源的最大化利用。政府采購檔案管理的具體內(nèi)容主要包括對(duì)每一個(gè)采購項(xiàng)目、采購活動(dòng)整體工作流程的記錄，采購預(yù)算文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開評(píng)標(biāo)記錄、履約驗(yàn)收以及供應(yīng)商質(zhì)疑和投訴處理情況等相關(guān)文件資料，交易中心在每一個(gè)項(xiàng)目采購過程中產(chǎn)生的文字和音像資料完整、真實(shí)地還原了采購工作的整個(gè)流程，而借助現(xiàn)代信息技術(shù)能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)分析，為解決政府在每一個(gè)項(xiàng)目采購過程中存在的問題提供真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)；通過對(duì)政府采購活動(dòng)中的各類行為進(jìn)行深入研究分析，能夠?qū)ζ渲锌赡艽嬖诘膯栴}及時(shí)采取預(yù)防措施；可依托大數(shù)據(jù)平臺(tái)查找在政府采購過程中可能存在的違法干預(yù)問題、供應(yīng)商圍標(biāo)串標(biāo)現(xiàn)象，為后期政府采購監(jiān)管部門處理質(zhì)疑、投訴問題以及執(zhí)法機(jī)關(guān)打擊違法犯罪分子開展調(diào)查時(shí)提供有效依據(jù)；借助現(xiàn)代信息技術(shù)分析應(yīng)用功能，能夠有效提升有限的政府采購資金應(yīng)用效益，保障政府采購當(dāng)事人的正當(dāng)權(quán)益。這些完整保存下來的政府采購檔案文件資料，也為相關(guān)部門的審計(jì)、檢查（監(jiān)察）、參考工作提供了更加便捷的渠道，展示了公平公正、陽光透明的政府采購工作流程，充分體現(xiàn)交易中心的公信力，進(jìn)一步優(yōu)化營商環(huán)境。

（五）優(yōu)化政府采購檔案管理模式，完善電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案收錄管理模式在實(shí)際工作開展過程中存在很多弊端，例如收集、整理、立卷、歸檔和入庫保存的過程會(huì)耗費(fèi)大量的人力和物力，甚至可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資料的損壞、遺失，不便于后期的檔案保管、利用工作。因此，交易中心應(yīng)從管理模式、工作內(nèi)容以及技術(shù)手段等方面對(duì)政府采購檔案管理工作模式進(jìn)行優(yōu)化，擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的桎梏，推動(dòng)政府采購檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展。一是要明確政府采購檔案管理信息化改革的根本目的是順應(yīng)政府職能的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高日常工作和政務(wù)服務(wù)的效能。因此，交易中心在開展政府采購檔案管理信息化工作時(shí)應(yīng)充分結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，借助現(xiàn)代信息技術(shù)采取多樣化的政府采購檔案管理模式，要堅(jiān)決摒棄形式主義，注重工作實(shí)效。二是只有高質(zhì)量的硬件設(shè)施才能為交易中心開展政府采購檔案管理信息化工作提供有力的科技支撐，提高政府采購檔案管理工作的水平和質(zhì)量。因此，交易中心在推動(dòng)政府采購檔案信息化過程中要不斷更新計(jì)算機(jī)設(shè)備，完善檔案管理信息化工作的基礎(chǔ)設(shè)施。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，政府采購檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，交易中心應(yīng)大力引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在政府采購檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中的作用，推動(dòng)政府采購檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，實(shí)現(xiàn)政府采購全流程電子化建設(shè)。在政府采購招投標(biāo)和評(píng)審工作時(shí)借助現(xiàn)代信息技術(shù)生成監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，實(shí)行數(shù)據(jù)加密，控制政府采購檔案文件存取的基本權(quán)限，確保政府采購電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)與計(jì)算機(jī)設(shè)備軟、硬件條件兼容可讀取。