新形勢下事業(yè)單位辦公室綜合事務(wù)的認識與思考

文/江蘇省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳科技發(fā)展中心 孫思楠

辦公室是單位的風(fēng)向標、方向盤，肩負著指導(dǎo)、引領(lǐng)和改革發(fā)展的重任。新形勢下，辦公室綜合事務(wù)涉及范圍越來越廣、領(lǐng)域逐步拓寬，綜合性、服務(wù)性逐漸增強，對辦公室人員素養(yǎng)和能力的要求越來越高。如何做好辦公室綜合事務(wù)、服務(wù)好單位整體，提高辦公室工作質(zhì)量和水平，是當前的重要研究課題。

一、辦公室的重要性

事業(yè)單位發(fā)展速度的快慢、發(fā)展質(zhì)量的高低與辦公室工作息息相關(guān)。要想做好辦公室工作，就必須全面認識了解辦公室的作用地位、職能職責、特點性質(zhì)等。辦公室每天協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)、會議籌備、文稿起草、信息反饋，起著輔助決策的參謀助手作用，是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系職工群眾的橋梁。辦公室作為綜合服務(wù)部門，具有“管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀”四大基本職能，承擔服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾三大職責。因此，充分認識辦公室的重要性是做好辦公室工作的前提。

二、新形勢下事業(yè)單位辦公室綜合事務(wù)的難點

（一）綜合性事務(wù)繁復(fù)瑣碎，易新增突發(fā)性工作。辦公室每天要處理大量的辦文辦會、來訪接待、后勤保障、上傳下達等工作，面對突發(fā)性工作，辦公室人員容易出現(xiàn)手忙腳亂、毫無思路的情況。

（二）日常工作開展出現(xiàn)思維定式，缺乏創(chuàng)新。辦公室的日常工作機制容易形成思維定式，習(xí)慣于按部就班、憑經(jīng)驗辦事。事實上，辦公室工作中的每一份文件、每一場會議、每一個接待對象都不相同，處理標準也不一樣，用“茍日新，日日新，又日新”形容并不為過。

（三）工作銜接不夠緊密。事業(yè)單位管理通常實行輪崗機制，而辦公室又是急缺勞力的部門，這就需要在崗人員迅速適應(yīng)崗位角色的轉(zhuǎn)換與更替。因此，對工作人員的能力和水平都有較高的要求。事業(yè)單位辦公室綜合事務(wù)中最具挑戰(zhàn)性的工作是文秘工作，需要具備較強的文字處理能力，要求能夠高質(zhì)量高標準完成重大急難文稿任務(wù)。

（四）要求緊跟政策變化。事業(yè)單位對時事政策的敏感度要求相對更高，因此，辦公室工作人員應(yīng)及時掌握政策變化，迅速厘清工作思路。在新形勢下，開展單位宣傳工作時更應(yīng)注意輿論導(dǎo)向，把握輿情態(tài)勢，如及時發(fā)布聚焦兩會聲音等宣傳動態(tài)。

三、辦公室綜合事務(wù)產(chǎn)生問題的根源

（一）思想認識和政治站位不夠高。新形勢下，事業(yè)單位辦公室對黨內(nèi)法規(guī)、規(guī)章以及重大政策等的學(xué)習(xí)還存在思之不深、研之不透的問題，學(xué)習(xí)效果有待進一步提高；政治理論學(xué)習(xí)不夠深入、掌握不夠透徹、運用不夠熟練的問題依然存在；對進一步增強“四個意識”、堅定“四個自信”的措施、要求還不到位，存在“口號化”現(xiàn)象。

（二）欠缺學(xué)習(xí)知識的廣度和深度。一是由于綜合事務(wù)繁忙，難以擠出時間沉下心學(xué)習(xí)，所學(xué)內(nèi)容缺乏理論深度和廣度，對思想和靈魂的觸動不夠，學(xué)習(xí)停留在表面上。產(chǎn)學(xué)研用相結(jié)合更加稀缺，用“兩學(xué)一做”的領(lǐng)會指導(dǎo)實踐、破解難題不夠，造成了日常工作中常規(guī)性動作多，創(chuàng)造性舉措少的情況，二是繁瑣的日常性事務(wù)造成了辦公室人員產(chǎn)生“學(xué)不學(xué)不是很重要，把工作做完才最重要”的思想，沒有把系統(tǒng)性學(xué)習(xí)擺到核心位置，缺乏持之以恒、堅持不懈的學(xué)習(xí)精神。平時工作中缺少積累，對時事新聞的了解浮光掠影，對專業(yè)能力知識的學(xué)習(xí)少之又少；只注重材料整理，缺乏對經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)思考。

（三）管理制度不完善。在新形勢下，原來施行的單位制度與配套措施銜接不夠緊密，致使政策機制在落實過程中存在障礙，如辦文辦會具體操作時限不夠明確，辦事效率不夠高，限時辦結(jié)制度沒有有效落實等；考核激勵機制、人才能力激勵機制不完善，不能完全調(diào)動干部職工工作積極性，主動性不強，存在相互推諉現(xiàn)象等。

（四）工作成果在短時間內(nèi)不明顯，難以調(diào)動辦公室人員的工作情緒。辦公室工作的性質(zhì)和內(nèi)容決定了其工作的復(fù)雜性，如為了一紙文稿披星戴月更改數(shù)遍形成定稿、為了校核對外宣傳文稿放棄休假確保第一時間發(fā)出、為了有序歸類不同檔案，在信息化時代背景下電子版和紙質(zhì)件同步同頻處理，這樣高強度的工作模式使得辦公室工作人員時常有一種付出多于收獲的感覺，工作成果不能直觀體現(xiàn)，難以調(diào)動辦公室人員的工作情緒。

四、做好辦公室綜合事務(wù)的“四個定位”

（一）把握樞紐定位，提升服務(wù)全局的能力。辦公室肩負著聚合資源、凝聚智慧、合成力量，促進工作高質(zhì)量發(fā)展的重大使命。不謀全局者，不足謀一域。一是分析形勢要站位全局。辦公室工作人員只有用全面、長遠的眼光分析看待問題，才能夠把握大局、善謀全局。二是研究工作要站位全局。工作中之所以會顧此失彼，不能統(tǒng)籌推進，就是因為考慮工作時沒有從整體出發(fā)。三是推進工作要站位全局。要主動置身全省經(jīng)濟社會發(fā)展大局和工作全局，認真開展調(diào)查研究，提出針對性和可操作性的決策。

（二）把握參謀定位，提升輔助決策能力。為黨委提供決策建議，并把領(lǐng)導(dǎo)的決策化為具體行動，是辦公室的一項基本職能。要做到“三個善于”：善于調(diào)查研究、了解實情；善于分析研判、把握規(guī)律；善于歸納總結(jié)、建言獻策。要做到“三個聚焦”：一是要聚焦輔助決策做文章。圍繞上級工作要求、黨委重大部署、中心工作，醞釀超前、調(diào)查超前、推動超前、落實超前。二是要聚焦領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖做文章。對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問題，超前研究、主動思考；對領(lǐng)導(dǎo)暫時沒有關(guān)注的苗頭性、傾向性問題，掌握動態(tài)，及時反映。三是要聚焦準確把握時機做文章。到位不越位、理解不曲解、直言不諱言、參謀不摻和。

（三）把握統(tǒng)籌定位，提升綜合協(xié)調(diào)能力。辦公室肩負著保障機關(guān)正常運轉(zhuǎn)、保持上下左右聯(lián)系暢通的重任。做好協(xié)調(diào)工作既要有好的方式方法，又要有善于協(xié)調(diào)的能力。一是要增強協(xié)調(diào)的主動性，當好“黏合劑”，要加強事前溝通，溝通在協(xié)調(diào)之前，協(xié)調(diào)在溝通基礎(chǔ)之上。二是要增強協(xié)調(diào)的靈活性，當好“潤滑劑”，既要堅持原則，又要靈活應(yīng)變，求大同存小異。三是要增強協(xié)調(diào)的目的性，當好“推進劑”，事情不拖延，文件不積壓，差錯不發(fā)生，盡最大努力滿足和適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作需求。

（四）把握督辦定位，提升推動落實能力。辦公室處于暢通決策執(zhí)行的“神經(jīng)末梢”，打通落實“最后一公里”的關(guān)鍵位置，務(wù)必要履行好抓落實的工作職責。抓落實不僅是辦公室人員的工作，而是整個辦公室的工作。各科室要結(jié)合各自的職責、方法、運行模式、工作特點，在督辦推動落實上下足功夫。

五、對新形勢下事業(yè)單位辦公室綜合事務(wù)的思考

辦公室綜合事務(wù)要以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，對標對表習(xí)近平總書記在參加江蘇代表團審議時的重要講話精神，堅決貫徹落實“五個堅持”和“胸懷大局、極端負責”的重要指示精神，始終聚焦住房城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)的整體發(fā)展方向，圍繞全省工作會議要求，全方位開展工作，提升事業(yè)單位品牌影響力。

（一）加強辦公室管理人員學(xué)習(xí)的廣度和深度，進一步提升工作能力和水平。事業(yè)單位工作人員要強化學(xué)習(xí)的重要意識。辦公室系統(tǒng)要不斷創(chuàng)新工作理念和思路，拓寬思維視野，準確把握新形勢、新要求、新任務(wù)，結(jié)合實際創(chuàng)造性地開展工作。要增強求異思維，辦文辦會辦事不能束縛在舊模式中，而應(yīng)與時俱進，用新辦法新思路來解決舊問題。要增強發(fā)散思維，把工作重點放在超越別人、想人所未想、言人所未言、行人所未行上，努力做到人無我有、人有我新、人新我變。要增強辯證思維、逆向思維，切實做到辦文辦會辦事零差錯、零缺陷，才能迸發(fā)出新的思想火花，形成新的工作思路。

（二）辦公室工作要加強團隊凝聚力，落實落細工作分配與責任目標。事業(yè)單位工作瑣碎復(fù)雜，在確保工作順利完成的前提下，要狠抓工作質(zhì)量。根據(jù)辦公室人員的能力水平，安排不同的崗位職責。對開展文書管理工作的人員，加強信息化培養(yǎng)與教育，提升文字功底，定期組織參加政治理論集中學(xué)習(xí)，每年召集兄弟單位共同交流工作心得。開展宣傳推廣的人員，應(yīng)提高外宣敏感度和審美度。開展單位日常事務(wù)性管理工作的人員必須強化“為人民服務(wù)”的意識，定期開展服務(wù)培訓(xùn)，要把“我為群眾辦實事”的精神理念入腦入心。

（三）建立健全辦公室管理制度，促進辦公室文風(fēng)會風(fēng)清晰明了。會議、文件是推動工作的重要手段，辦文辦會是辦公室日常工作的一項重要內(nèi)容。近年來，政府出臺了一系列制度規(guī)定，取得了一定的成效，但各級各部門仍然沒有擺脫用開會發(fā)文推動工作的傳統(tǒng)方式，習(xí)慣于以文件貫徹文件、以會議落實會議，會議文件依然過多過濫。因此，辦公室要嚴格按照黨中央的要求，切實解決好會議文件過多過濫的問題，真正從“文山會?！敝薪饷摮鰜?，集中精力謀全局、抓大事。要大力倡導(dǎo)清新文風(fēng)，起草文稿要做到敏于觀察、勤于思考，注重用活躍的形式反映真實的情況，用簡短的篇幅容納豐富的內(nèi)容，多寫反映市情、社情、群情的“地方話”，少寫通行全國的“普通話”、正確的廢話，切實增強文稿的思想性、針對性和操作性。要倡導(dǎo)簡樸辦會，提倡開短會、開套會、開現(xiàn)場會和電視電話會，簡化不必要的程序，確保會議內(nèi)容實在、簡短高效。

（四）深耕政治理論發(fā)展，進一步推進體制機制革新。辦公室工作量大面廣，只有建立一套科學(xué)的管理方式，不斷提高辦公室的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，才能使各項工作有條不紊、有序銜接。要認真學(xué)習(xí)借鑒現(xiàn)代管理理論，及時發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地采取改進措施，最大限度增加工作合力，減少工作阻力。要強化“精品”意識，圍繞目標內(nèi)容、步驟環(huán)節(jié)、完成時限，進一步科學(xué)配置資源，優(yōu)化工作流程，制定工作規(guī)范，建立健全會務(wù)、文稿、調(diào)研、督查、機要、保密等各項制度規(guī)定，確保各項事務(wù)都有章可循、有規(guī)可依。要注意運用現(xiàn)代先進管理技術(shù)，以信息化手段為依托，大力推進綜合辦公信息系統(tǒng)建設(shè)，不斷提高整體效能。

（五）加強上傳下達溝通能力，增強內(nèi)外銜接，有效提升工作效率。辦公室工作需同各業(yè)務(wù)部門（科室）打交道，提升溝通能力和交流渠道是做好辦公室綜合事務(wù)的有效手段，是內(nèi)外銜接的必然要求。因此，辦公室人員要具備深厚的文學(xué)底蘊和高超的語言表達能力，做到邏輯清晰、條理清楚、言辭恰當、語言精練，調(diào)動各方力量高效完成任務(wù)。辦公室人員更要善于溝通，準確把握經(jīng)辦工作難點重點，明確工作節(jié)點，充分擔當“總開關(guān)”“急先鋒”。同時，辦公室人員還需善于理解，確保溝通順暢，互相理解信任是辦公室人員應(yīng)當具備的工作能力，在日常工作中需主動加強緊密聯(lián)系，做好細節(jié)上的溝通，開創(chuàng)和諧友好的工作氛圍。

六、結(jié)語

事業(yè)單位辦公室綜合事務(wù)的管理是單位發(fā)展的核心內(nèi)容，從制度建設(shè)、文書管理、黨建管理等多方面出發(fā)，加強辦公室系統(tǒng)性與全局性管理要一以貫之，對行政管理的工作方式與工作理念要持續(xù)創(chuàng)新，促進事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。作為辦公室工作人員，要善于把中央精神、省級要求、群眾期盼有機結(jié)合，牢牢把握新時代賦予事業(yè)單位辦公室的新使命，為助力事業(yè)單位辦公室綜合事務(wù)添磚加瓦。