以干部人事檔案專項審核為契機提高檔案管理水平

文/首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京口腔醫(yī)院 張紅

干部人事檔案是干部基本情況及德、能、勤、績、廉的綜合記錄，是組織人事部門科學(xué)、合理選拔、管理、利用人才的重要依據(jù)，是開展人事組織工作的基礎(chǔ)，在建設(shè)高素質(zhì)、專業(yè)化干部隊伍中發(fā)揮著重要作用。2014年10月，中共中央組織部發(fā)文，在全國范圍內(nèi)開展干部人事檔案專項審核。在公務(wù)員和參照公務(wù)員管理人員以及國有企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子及中層以上人員范圍內(nèi)，重點對干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、干部身份、獎懲情況、家庭主要成員及重要社會關(guān)系等信息進行審核。審核檔案材料是否存在涂改造假，干部信息是否真實準確，重要原始依據(jù)材料是否規(guī)范完整。

一、干部人事檔案專項審核的必要性

干部人事檔案是組織選拔任用干部的重要依據(jù)。黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央做出全面從嚴治黨的戰(zhàn)略部署。從嚴治黨、從嚴治吏處于首要和關(guān)鍵地位。治黨是治國的關(guān)鍵，治吏是治黨的關(guān)鍵，從嚴治吏是治國理政的關(guān)鍵。干部人事檔案是各級黨委和組織人事部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源。全面提升干部檔案工作質(zhì)量，持續(xù)推進干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，服務(wù)廣大干部人才，服務(wù)黨的建設(shè)偉大工程，服務(wù)新時代中國特色社會主義的偉大事業(yè)。

干部人事檔案的利用已經(jīng)應(yīng)用到干部生活的方方面面。干部人事檔案中記載的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、家庭成員狀況、黨團信息成為干部招聘、中層競聘、職稱晉升、核定工資、確定養(yǎng)老保險繳納年限的重要依據(jù)；檔案中記載的工資、薪酬、績效等收入情況，成為干部在辦理商業(yè)貸款、公積金貸款等銀行貸款手續(xù)時，開具收入證明的重要參考；干部在辦理涉及房屋買賣、遺產(chǎn)公證等事項時，檔案中記載的本人及家庭成員信息成為重要的憑證。

二、干部人事檔案專項審核的緊迫性

真實、準確、完整、規(guī)范是干部人事檔案的生命線。近年來，干部人事檔案涂改造假案例屢見不鮮。2016年1月，第一批省管干部專項審核工作基本完成時，共更正2.5萬余人的檔案信息，420人因檔案造假受到組織處理和紀律處分，186人因檔案問題被記錄在案，未查清前不得提拔或重用。具體案例如河北石家莊“騙官書記”王亞麗，檔案中除了性別是真的以外，姓名、年齡、工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷均是假的。這些案例引發(fā)人們對干部人事檔案真實性的質(zhì)疑，敗壞黨的風(fēng)氣，干擾組織選人用人的公平公正，影響領(lǐng)導(dǎo)干部在群眾心目中的公信力。長此以往，侵蝕干部檔案的嚴肅性、真實性、權(quán)威性，影響政治生態(tài)健康，聽之任之，必然危害治國理政根基。除上述故意虛填、涂改信息、主觀造假外，還存在組織和個人對人事檔案重視不夠，填寫檔案材料隨意性較大，政策把握不準確或理解偏差導(dǎo)致的干部檔案中前后記載不一致。此外，由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，資金難以保障，檔案管理人員配備極度缺失，業(yè)務(wù)水平參差不齊，導(dǎo)致多年來干部人事檔案的歸檔率不高，歸檔時效性差，齊全、完整、規(guī)范度難以保證。

凡此種種，使得開展干部人事檔案專項審核成為十分必要、刻不容緩的一項政治任務(wù)，讓檔案去偽存真，正本清源，回歸本真，更好地為黨的事業(yè)、個人職業(yè)發(fā)展和社會生活提供服務(wù)。

三、干部人事檔案專項審核取得顯著成果

干部人事檔案專項審核的對象廣、人數(shù)多，與個人利益密切相關(guān)，工作難度大，所涉及的人事工作政策性、專業(yè)性強，時間跨度長，程序要求嚴格，對審核人員業(yè)務(wù)水平要求高。要求參與審核人員嚴格按照文件要求，尊重事實，堅持原則，把握審核標準。在后期的調(diào)查核實中不盲目、不隨意、不武斷，確保認定結(jié)果客觀、真實。對疑難問題的認定，務(wù)必遵循結(jié)合現(xiàn)有檔案材料和調(diào)查結(jié)果，綜合研判、集體研究，符合認定程序。經(jīng)過幾年的不懈努力，專項審核工作取得了不菲成績。

（一）對干部人事檔案的認識普遍得到增強。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案工作的關(guān)鍵，具備多方面專業(yè)知識的工作人員是搞好檔案工作的基礎(chǔ)，干部個人對檔案工作的理解和敬畏是搞好檔案工作的靈魂。通過廣泛開展干部人事檔案專項審核，各級領(lǐng)導(dǎo)更加重視干部人事檔案工作，在全社會和本單位形成更加風(fēng)清氣正的檔案氛圍。有助于提高全體干部的檔案意識，有助于推動各項檔案工作的開展，為檔案工作配備必要的工作人員，符合存放要求的庫房，檔案經(jīng)費有保障。干部人事檔案管理工作量大，繁瑣，重復(fù)性高，工作人員的價值不易體現(xiàn)和衡量，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作有益于保障干部人事檔案工作者的權(quán)益，提供必要的職業(yè)上升空間和合理的激勵機制。通過干部人事檔案審核，具體工作人員檔案意識不斷增加，有助于培養(yǎng)更具責(zé)任心、使命感的工作人員。干部本人在審核過程中，通過填報基本信息，補充規(guī)范缺失材料，參與調(diào)查核實取證，充分認識到，盡管檔案材料具有保密性，但絕大多數(shù)都是自己書寫的，不及時歸檔、任性隨意填寫、甚至涂改造假，必將對自己今后的生活造成困擾，甚至因此承擔影響自己職業(yè)生涯等嚴重后果。

（二）干部人事檔案的真實性不斷提高。按照上級文件要求，經(jīng)過審核登記、調(diào)查核實和組織認定，層層把關(guān)，通過干部人事檔案專項審核，對檔案中涂改造假、信息記載前后不一致等現(xiàn)象予以糾正和組織重新認定。將真實有效的信息呈現(xiàn)給利用者，既有利于組織人事部門用好人、用對人，又有利于干部個人在利用檔案辦理財產(chǎn)公證、信用貸款、提職晉升、辦理退休等個人事務(wù)時，為相關(guān)單位提供全面準確的信息。更重要的是，端正了黨風(fēng)，嚴明了黨紀，還原了公平，杜絕了腐敗，維護了干部人事檔案的嚴肅性和公信力。

（三）干部人事檔案的齊全完整度和規(guī)范性得到了極大改善。專項審核的另一項重要任務(wù)是審查檔案材料是否有缺失和材料制作不規(guī)范的現(xiàn)象。此項工作因為時間跨度長，涉及全國各個省市地區(qū)，工作難度大，面臨材料形成的學(xué)校、單位撤銷重組改制，制作材料的個人已不在本崗位工作，現(xiàn)任者不了解當時情況，難以提供有效證明等重重困難。但是經(jīng)過審核單位、被審核人的不懈努力，通過單位發(fā)出函調(diào)、本人親臨現(xiàn)場、拜托在當?shù)氐挠H戚朋友等方式，重點補充了檔案中缺少的學(xué)歷學(xué)位、參加工作時間、年度考核、職稱晉升、工資審批、黨團等缺失材料，理清了干部工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷；完善檔案材料的手寫確認簽字、領(lǐng)導(dǎo)審批和印章，大大提高了檔案材料的規(guī)范性。

（四）以專項審核為契機，對干部人事檔案進行規(guī)范化整理。盡管2018年中共中央辦公廳下發(fā)的《干部人事檔案工作條例》明文規(guī)定每1000人配備一名專職檔案管理員，但是各單位因為各種原因往往難以達到要求，通常處于“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的狀態(tài)。干部檔案不能及時收集，即使收集上來的檔案也存在不規(guī)范、不能及時整理歸檔的現(xiàn)象，有的單位甚至尚未更換A4檔案裝具。借干部人事檔案專項審核的契機，組織專班、抽調(diào)專人的大好時機，各單位積極申請增加人員，改善庫房管理條件，購買符合要求的檔案裝具，集中整理積存多年的檔案材料，大大提高了案卷質(zhì)量，更好地滿足組織、個人利用檔案的需求。

四、全面推進干部人事檔案高質(zhì)量管理

通過幾輪干部人事檔案專項審核，各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的檔案意識普遍有所提高，完善了制度，鍛煉了檔案管理隊伍，案卷質(zhì)量得到很大程度的提高，應(yīng)從以下幾方面鞏固已取得的成果。

（一）樹立干部人事檔案管理常態(tài)化、動態(tài)化意識。干部人事檔案的形成是一個歷史過程，涉及單位及部門多，時間跨度長，成因復(fù)雜。收集、整理是一個長期的、動態(tài)的過程。干部的年度考核、工資變動、職稱晉升、加入黨團、獎懲、任免等情況時刻處于更新變化中，檔案管理也應(yīng)同步進行，不能因為專項審核工作的結(jié)束而停滯。廣大人事檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，由“你來我存”的被動接收，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾淼墓ぷ鞣绞?，做到?yīng)收盡收、應(yīng)征盡征，并及時整理歸檔。人事檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)按照專項審核的標準，將重要信息納入常態(tài)化監(jiān)管與審核。根據(jù)檔案法規(guī)、條例和上級文件要求，將專項審核中成熟的做法用制度形式固定下來，建立人事干部檔案收集、整理、借閱、轉(zhuǎn)遞、鑒定、保管等適合本單位的檔案管理制度。健全工作機制，規(guī)范工作流程。

（二）嚴把進檔關(guān)，確保案卷質(zhì)量不滑坡。從源頭入手，夯實檔案基礎(chǔ)，確保后審核時代檔案的真實、準確、完整、規(guī)范。一是對每年新接收大學(xué)畢業(yè)生、軍轉(zhuǎn)干部和調(diào)入人員的檔案進行審核，確?！叭g兩歷”清晰、可靠。發(fā)現(xiàn)檔案材料涉嫌造假、真實性存疑時，立即核查、全面取證、嚴格認定；發(fā)現(xiàn)缺失材料，督促本人及時補充。若存在重大問題，直接一票否決，取消入職資格，確保新入職人員檔案符合要求。二是對現(xiàn)有人員新產(chǎn)生的材料確保內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備、移交及時。檔案管理部門應(yīng)以預(yù)防為主，對材料形成部門事先提出要求，從嚴審核歸檔材料，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋，從源頭上避免“帶病”材料歸檔。

（三）加快干部人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率，從技術(shù)上杜絕檔案涂改造假的可能。信息化管理是干部人事檔案管理的大勢所趨，將檔案管理嵌入到人事管理系統(tǒng)，設(shè)置必要的管理權(quán)限，能快捷查詢到干部基本信息，便于各個部門之間實現(xiàn)資源共享。有選擇性地將干部的基本信息公布于眾，便于公眾對干部的個人信息進行監(jiān)督。將干部檔案原文進行掃描，導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，減少對紙質(zhì)檔案的翻閱。大大提高利用效率的同時，有效避免紙質(zhì)檔案受損，也可以在一定程度上杜絕對原始檔案材料的涂改造假和信息的隨意修改，為檔案造假增設(shè)“監(jiān)控器”和“防火墻”。

（四）干部人事檔案專項審核培養(yǎng)了大批既熟悉人事管理工作，又懂得人事檔案管理的干部隊伍。要想整理好干部人事檔案，要先看得懂檔案材料。人事工作政策性強，政策延續(xù)性強，各個歷史時期又有獨特的管理規(guī)定。對這些政策深入透徹地了解，有利于收集到真實、有效的檔案材料，有利于洞察到干部檔案中的蛛絲馬跡，更好地厘清干部基本的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷及各個階段的邏輯關(guān)系。此次全國范圍內(nèi)開展的專項審核工作，組織人事干部以工代訓(xùn)，在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中工作，積累了大量的工作經(jīng)驗，快速熟悉了各個歷史時期的組織人事政策，是更好地開展組織人事管理的寶貴財富。在今后的工作中，難免有人員調(diào)離現(xiàn)崗位、退休及組織人事政策調(diào)整等情況出現(xiàn)，如何加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理者及時了解人事政策的變化，使每一位檔案管理者既具備檔案管理知識，又了解最新人事政策，及時總結(jié)經(jīng)驗，進一步提升干部人事檔案管理水平，是擺在各級領(lǐng)導(dǎo)面前的一件大事。此外，人事檔案管理工作量大，簡單重復(fù)性工作多，待遇低，成長慢，上升通道少，缺少激勵機制，有能力的留不住，能力差的干不好，導(dǎo)致人員變動頻繁，工作延續(xù)性差，是后專項審核時代亟待解決的問題。

（五）干部人事檔案產(chǎn)生的背景復(fù)雜。干部人事檔案絕大部分產(chǎn)生在本單位的組織人事部門，同時也涉及紀檢、教育、統(tǒng)戰(zhàn)等本單位部門，以及干部完成學(xué)歷教育、獲得外單位獎勵懲罰、政審?fù)庹{(diào)等外單位，需要進一步規(guī)范和培訓(xùn)這些單位的相關(guān)人員。還有的干部的工作單位會在機關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)之間，體制內(nèi)、體制外之間，甚至國內(nèi)、國外之間頻繁轉(zhuǎn)換，這種情況在高校、醫(yī)院等高學(xué)歷人才聚集的單位表現(xiàn)尤為突出。如何準確把握這類人的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，收集齊全、完整、規(guī)范，符合現(xiàn)行干部人事檔案管理標準的材料，是全社會需要考慮的問題，需要更高層次的指引。

（六）機關(guān)、行政事業(yè)單位和國有企業(yè)的干部的人事檔案是干部人事檔案專項審核的主體，也是干部人事檔案形成的主體，每一位干部書寫了自己的檔案歷史。通過專項審核以及日后的檔案日常管理，教育、培訓(xùn)干部本人對黨忠誠，對自己負責(zé)，對檔案心存敬畏，讓干部切實意識到人事檔案及其維護檔案真實準確性的重要性，了解干部人事檔案的歸檔范圍和歸檔內(nèi)容，使其在填寫歸檔材料時認真仔細、真實可靠，減少隨意性。樹立及時歸檔的理念，從源頭上提高檔案質(zhì)量。