高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式與應(yīng)用研究

文/中國音樂學(xué)院 劉子凡

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各行各業(yè)都深受大數(shù)據(jù)環(huán)境的影響，高校人事檔案管理工作也不例外，為了更好地滿足高校人事檔案管理的需求，推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)，有必要對高校人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。數(shù)據(jù)管理簡化了檔案管理流程，提升了檔案管理效率，節(jié)省了檔案管理時(shí)間，減輕了檔案管理人員壓力。從這一層面看，高校在人事檔案管理過程中有必要將大數(shù)據(jù)與高校人事檔案管理深度融合，打造高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式，并在實(shí)踐中加以探討和完善。

一、高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式及應(yīng)用體現(xiàn)

高校人事檔案管理工作在其中發(fā)揮著重要作用，為進(jìn)一步提升高校在人才選拔任用方面的科學(xué)性和合理性，有必要對高校人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)應(yīng)用，形成高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式，實(shí)現(xiàn)對高校人事檔案信息的合理利用，為高校人事方面決策以及選人、用人提供全方位的數(shù)據(jù)支持。

（一）高校人事檔案收集與大數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)高校人事的信息收集主要以紙質(zhì)材料為主，不僅會(huì)影響人事的信息收集效率，也難以確保人事檔案信息收集的系統(tǒng)性和全面性。高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式的應(yīng)用，能夠使原來靜態(tài)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的信息檔案收集，進(jìn)一步提升了人事檔案信息收集的客觀性、全面性。在人事檔收集過程中，能夠?qū)搪毠さ慕虒W(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)、薪酬待遇、考勤、技能、職業(yè)資格等相關(guān)信息進(jìn)行自動(dòng)收集。同時(shí)，還能夠?qū)搪毠さ呐d趣愛好、特點(diǎn)、家庭背景、社會(huì)關(guān)系、健康狀況等信息進(jìn)行采集，更加真實(shí)客觀地反映高校教職工的成長情況以及在高校任職的工作情況。這些信息不僅為高校人事安排和人力資源開發(fā)提供全方位的數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)也能夠形成內(nèi)容更為寬泛、具體、真實(shí)的高校人事檔案數(shù)據(jù)庫。

（二）高校人事管理決策與大數(shù)據(jù)。高校人事管理決策是高校人力資源開發(fā)的重要組成部分，合理的人事管理決策能夠進(jìn)一步提升高校人力資源開發(fā)效果，促進(jìn)高校可持續(xù)發(fā)展。高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理能夠?qū)崿F(xiàn)高校人事檔案管理與大數(shù)據(jù)的深度融合，通過對高校人事檔案信息的深度挖掘，能夠更加準(zhǔn)確地預(yù)測高校人力資源的未來發(fā)展趨勢。在此基礎(chǔ)之上，為高校人事管理決策提供依據(jù)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對高校人事大數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行聚類分類和相關(guān)性分析，找到不同數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，更好地分析崗位需求與人才的匹配關(guān)系、教師招聘與高校發(fā)展之間的關(guān)系、離職因素與高層次人才穩(wěn)定之間的關(guān)系，進(jìn)而為高校高層次人才引進(jìn)、教師招聘、人力資源規(guī)劃提供全新思路，更好地實(shí)現(xiàn)人崗精準(zhǔn)匹配，進(jìn)一步提升師資隊(duì)伍建設(shè)水平，有效消除教師離崗因素，穩(wěn)定高層次人才隊(duì)伍，進(jìn)而促進(jìn)高校全面發(fā)展。

二、高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式的應(yīng)用困境

大數(shù)據(jù)與高校人事檔案管理融合，有助于提升高校人事檔案管理水平。當(dāng)前，部分高校在推進(jìn)人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式創(chuàng)新方面存在一些亟待解決的問題，特別是現(xiàn)有的制度機(jī)制建設(shè)不完善，人事檔案信息收集渠道過于單一，人事檔案信息數(shù)據(jù)分析水平偏低，這些因素都不利于高校人事檔案信息數(shù)據(jù)功能和作用的發(fā)揮，也難以體現(xiàn)出高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式的特點(diǎn)和優(yōu)勢。

（一）現(xiàn)有人事檔案數(shù)字化管理機(jī)制不完善。當(dāng)前，部分高校在人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式創(chuàng)新過程中沒有給予人事檔案制度機(jī)制建設(shè)足夠的重視，特別是一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的高校，因預(yù)算不足導(dǎo)致與人事檔案數(shù)字化管理相關(guān)的硬件設(shè)施資金投入不足。同時(shí)，沒有建立起相對先進(jìn)的人事檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，在人事檔案數(shù)據(jù)開發(fā)、利用方面能力有限。從制度機(jī)制落實(shí)層面看，由于當(dāng)前部分高校在人事檔案數(shù)字化管理制度機(jī)制建設(shè)方面存在弊端和不足，這在客觀上導(dǎo)致了很多制度機(jī)制落實(shí)缺少環(huán)境和對象，很多制度機(jī)制形同虛設(shè)，難以為高校人事檔案數(shù)字化管理提供制度支持，也無法為高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式創(chuàng)新提供依據(jù)。

（二）現(xiàn)有人事檔案信息搜集渠道較為單一。高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式符合新時(shí)期高校人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)訴求，要想對高校人事檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，需要對高校人事檔案信息進(jìn)行收集，形成專門的人事檔案數(shù)據(jù)庫，人事檔案數(shù)據(jù)庫獲得的信息越多，在開發(fā)過程中所獲得的結(jié)果就越科學(xué)，越貼近高校人事檔案管理實(shí)際。但目前看，在高校人事檔案信息收集方面還存在一些不足，特別是信息收集渠道單一在很大程度上制約了高校人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。一方面，部分教師對于高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式了解不多，在相關(guān)信息上報(bào)過程中還存在著疑慮，這客觀上造成了高校人事檔案信息報(bào)送很容易出現(xiàn)內(nèi)容不全等問題，所獲得的信息難以反映出個(gè)人評價(jià)的整體現(xiàn)狀；另一方面，落后的人事檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)成為制約人事檔案信息收集的重要因素。

（三）現(xiàn)有人事檔案信息數(shù)據(jù)分析水平偏低。對于高校而言，之所以要推進(jìn)人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式創(chuàng)新應(yīng)用，就在于要將人事檔案信息收集起來，挖掘人事檔案信息的潛在價(jià)值，更好地服務(wù)高校人事管理工作和人力資源開發(fā)工作。但目前部分高校在人事信息數(shù)據(jù)分析方面存在短板。一方面，由于前期資金投入不足，高校人事檔案信息化建設(shè)難以引入先進(jìn)技術(shù)和硬件設(shè)施，難以對現(xiàn)有的人事檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘；另一方面，部分高校人事檔案管理人員對大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等知識(shí)掌握得不夠系統(tǒng)，難以真正地將現(xiàn)代信息技術(shù)與高校人事檔案信息數(shù)據(jù)挖掘有機(jī)結(jié)合，因此所推出的一系列人事檔案信息成果價(jià)值相對較小。

三、高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式的應(yīng)用建議

重視人事檔案管理工作，主動(dòng)引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對高校人事檔案信息資源的深度開發(fā)。高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式應(yīng)用屬于高校人事檔案管理工作創(chuàng)新的重要方面，通過搭建人事檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，優(yōu)化人事檔案信息管理制度，實(shí)現(xiàn)對高校人事檔案信息資源的深度開發(fā)，提升高校人事檔案管理水平，更好地服務(wù)高校人事工作。

（一）搭建人事檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。新時(shí)期，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式創(chuàng)新提供了技術(shù)支撐。為更好地對高校人事檔案信息資源進(jìn)行合理利用開發(fā)，有必要搭建人事檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。一方面，高校要與知名互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行合作，對高校人事檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的各項(xiàng)功能進(jìn)行優(yōu)化，建立功能完備、分類明確，能夠?qū)崿F(xiàn)動(dòng)態(tài)管理的人事檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對人事檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)錄入，并對不同種類的人事檔案信息進(jìn)行明確區(qū)分；另一方面，要建立相應(yīng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫，便于人事檔案信息的查找、調(diào)轉(zhuǎn)、利用和開發(fā)，進(jìn)一步提升人事檔案數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和共享性。此外，要注重人事檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的后期維護(hù)，主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步提升人事檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的智能化水平，為高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式具體落地提供平臺(tái)。

（二）優(yōu)化人事檔案信息管理制度。制度機(jī)制建設(shè)既是高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式的重要方面，也是推動(dòng)高校人事檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)的重要依據(jù)。因此，有必要將優(yōu)化人事檔案信息管理制度作為當(dāng)前高校人事檔案管理工作的重要方面。一方面，主要領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息管理制度建設(shè)的重要性和必要性，要結(jié)合高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式的實(shí)際需要，對原有的人事檔案信息管理制度進(jìn)行重新梳理，對于一些落后的人事檔案管理制度要予以廢止，并結(jié)合高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理出現(xiàn)的新情況、新特征，對相關(guān)制度機(jī)制進(jìn)行完善和創(chuàng)新；另一方面，加大對人事檔案信息管理制度的落實(shí)力度，進(jìn)一步規(guī)范高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理流程，確保高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理工作有章可循。

（三）為檔案大數(shù)據(jù)管理提供資源支持。高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式具體落地需要多方面的資源支持。為此，高校有必要結(jié)合大數(shù)據(jù)管理模式的實(shí)際需要為其提供必要的人才支持、技術(shù)支持和資金支持，為高校人事檔案大數(shù)據(jù)相關(guān)工作的開展配齊相應(yīng)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)。同時(shí)，要加強(qiáng)人事檔案管理人員培訓(xùn)，組建優(yōu)秀人才隊(duì)伍，進(jìn)一步提升高校人事檔案管理人員的技術(shù)能力和專業(yè)水平。此外，還要加大對高校人事檔案大數(shù)據(jù)信息的保護(hù)力度，通過硬件設(shè)施完善和制度機(jī)制落實(shí)，切實(shí)保障高校人事檔案信息安全。

四、結(jié)語

新形勢下，高校在推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)將人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式作為重要方面，在具體實(shí)施過程中，高校主要領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到推進(jìn)高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理模式創(chuàng)新的重要性，并為其提供資源支持和環(huán)境支持，不斷優(yōu)化高校人事檔案管理流程，進(jìn)一步提升高校人事檔案信息資源利用效果，更好地為高校引進(jìn)人才、發(fā)展戰(zhàn)略落實(shí)、人力資源開發(fā)提供數(shù)據(jù)支撐。