用檔案編研方法做好海洋材料歸檔工作

文/國(guó)家海洋技術(shù)中心 陳紹艷

海洋材料是海洋事業(yè)發(fā)展過(guò)程中形成的各類材料信息，是海洋檔案中的重要部分。海洋檔案被稱為“偉大的藍(lán)色記憶”，是對(duì)海洋文化發(fā)展歷程的記錄，蘊(yùn)含著前人探索海洋、認(rèn)知海洋、利用海洋的智慧與成果。但在傳統(tǒng)材料管理方法下，管理者往往是對(duì)海洋材料信息進(jìn)行集中歸檔和保存，無(wú)法實(shí)現(xiàn)各類海洋材料信息的精細(xì)化分類，導(dǎo)致信息利用者難以及時(shí)獲取有用的信息，不利于海洋材料利用價(jià)值的提升。在新時(shí)代，如何從傳統(tǒng)的材料信息簡(jiǎn)單收集歸檔轉(zhuǎn)向以檔案編研方法對(duì)海洋材料信息進(jìn)行精細(xì)化歸檔，是值得深入思考的問(wèn)題。

一、價(jià)值意義分析

檔案編研方法與普通“簡(jiǎn)單粗暴”的檔案管理方法不同，其注重檔案編研的精細(xì)化效果，通過(guò)對(duì)各類檔案資源的精準(zhǔn)分類、全面梳理，提升歸檔和利用成效。具體而言，檔案編研方法就是在遵循“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的基礎(chǔ)上，對(duì)最原始、最真實(shí)的檔案資源信息進(jìn)行加工和再加工，并依據(jù)主動(dòng)提供檔案資源信息利用服務(wù)的原則，按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)展規(guī)律，分類分層設(shè)計(jì)編研體例，對(duì)檔案資源進(jìn)行詳細(xì)整合歸檔。對(duì)于海洋事業(yè)而言，用檔案編研方法對(duì)資料進(jìn)行歸檔有如下價(jià)值意義：

（一）提升海洋材料歸檔管理的完整性和規(guī)范性。我國(guó)海洋事業(yè)發(fā)展經(jīng)歷了較長(zhǎng)的時(shí)期，在漫漫歷程中形成了多種多樣的資料信息，這些資料信息是海洋事業(yè)發(fā)展的“見(jiàn)證者”，相關(guān)管理者通過(guò)對(duì)這些信息的運(yùn)用，能夠?qū)Ｑ笫聵I(yè)發(fā)展情況進(jìn)行了解，并結(jié)合實(shí)際狀況制定海洋事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)久規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)國(guó)家海洋強(qiáng)國(guó)目標(biāo)。而通過(guò)運(yùn)用檔案編研方法對(duì)海洋材料進(jìn)行歸檔，能夠按照對(duì)應(yīng)的體例對(duì)各類信息進(jìn)行分類歸檔，結(jié)合海洋事業(yè)的發(fā)展規(guī)律對(duì)資料進(jìn)行梳理存放，能夠避免各類信息的混亂，提升海洋材料的完整性和歸檔管理的規(guī)范性。

（二）提升海洋材料利用服務(wù)的效果。我國(guó)政府近年來(lái)對(duì)海洋強(qiáng)國(guó)建設(shè)十分重視，在黨的十九大報(bào)告中，習(xí)近平總書記明確要求：“堅(jiān)持陸海統(tǒng)籌，加快建設(shè)海洋強(qiáng)國(guó)。”建設(shè)海洋強(qiáng)國(guó)是提升我國(guó)綜合國(guó)力、壯大經(jīng)濟(jì)實(shí)力的重要途徑，也是提升我國(guó)國(guó)際地位的迫切需要。海洋強(qiáng)國(guó)建設(shè)的重點(diǎn)是海洋科技先進(jìn)、海洋安全穩(wěn)定、海洋經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、海洋生態(tài)健康，而這些環(huán)節(jié)的建設(shè)與推進(jìn)不可避免會(huì)產(chǎn)生較多資料信息，也會(huì)用到多種建設(shè)材料。以檔案編研方法對(duì)這些海洋材料信息進(jìn)行保存和歸檔，能夠使各類信息得到精細(xì)化分類加工，并在加工的過(guò)程中對(duì)這些信息進(jìn)行數(shù)字化保存，從而為后續(xù)相關(guān)人員做海洋決策、開(kāi)展海洋考證研究等提供便利，促進(jìn)海洋材料利用服務(wù)效果的提升?？傊?，在傳統(tǒng)狀況下，材料信息管理者通常是將各類海洋材料集中進(jìn)行歸檔整理，在遇到突發(fā)事件或者危機(jī)的時(shí)候，才組織檔案編研人員挖掘材料信息，并進(jìn)行匯總編輯，如此難以在第一時(shí)間內(nèi)為相關(guān)人員提供材料運(yùn)用服務(wù)，導(dǎo)致海洋材料的利用效果變差，而檔案編研方法則能夠規(guī)避這些問(wèn)題。

（三）消除跨地區(qū)跨部門的信息孤島效應(yīng)。海洋事業(yè)是我國(guó)的重要事業(yè)，為了推動(dòng)我國(guó)海洋事業(yè)發(fā)展，我國(guó)政府在各個(gè)地區(qū)設(shè)立了海洋事業(yè)單位，這些單位在發(fā)展中形成了多種多樣的海洋信息，但受到思想觀念、管理方式等因素的影響，海洋檔案信息往往不能相互流通，存在信息孤島效應(yīng)。用檔案編研方法對(duì)海洋資源信息進(jìn)行歸檔，能夠?qū)⒎稚⒃诟鞯氐暮Ｑ蟛牧弦罁?jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行梳理，構(gòu)建海洋材料信息專題數(shù)據(jù)庫(kù)，在需要運(yùn)用海洋材料信息資源時(shí)可以及時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行異地精準(zhǔn)檢索，破除地區(qū)限制和信息孤島，從而使海洋材料信息資源有更高的利用率。

二、措施路徑探討

（一）搜集編研歸檔內(nèi)容。用檔案編研方法開(kāi)展海洋材料歸檔工作，首先需要對(duì)編研歸檔的內(nèi)容進(jìn)行明確，這是基礎(chǔ)和前提，只有明確歸檔內(nèi)容，才能夠使海洋材料編研工作的開(kāi)展有依據(jù)和重點(diǎn)海洋事業(yè)具有較強(qiáng)的專業(yè)屬性，因涉及多環(huán)節(jié)的內(nèi)容，所以應(yīng)當(dāng)組織編研力量，鼓勵(lì)各個(gè)海洋事業(yè)單位、主管部門聯(lián)合參加編研工作，圍繞海洋事業(yè)發(fā)展搜集全面的材料信息，包括海洋文化、海洋安全、海洋軍事、海洋生態(tài)等。在搜集好檔案內(nèi)容之后，對(duì)號(hào)入座對(duì)各類海洋材料信息進(jìn)行歸類，建立匯總檔案庫(kù)。新時(shí)代，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平日益提升，海洋事業(yè)發(fā)展的水平也不斷提升，與海洋有關(guān)的材料信息更為多樣化，各地應(yīng)當(dāng)加大力度，以多種渠道對(duì)這些信息進(jìn)行搜集和篩選，以更好地對(duì)其進(jìn)行編研和管理。為了提升海洋材料信息搜集的完整性和全面性，各地區(qū)政府部門要不斷提升引導(dǎo)力度，鼓勵(lì)各有關(guān)主體參與其中，積極共享海洋材料。

（二）確定編研收集線索。確定編研搜集線索是海洋材料歸檔的重要步驟，通過(guò)對(duì)收集線索進(jìn)行確定，能夠使整體編研工作的開(kāi)展更為具體，有明確的編研整理方向。具體而言，在確定編研收集線索的過(guò)程中，要從海洋事業(yè)發(fā)展的全局出發(fā)，盡量使線索更為明確和清晰。第一，以海洋文化為線索進(jìn)行編研搜集。我國(guó)海洋文化是國(guó)家民族文化的一部分，其指的是與海洋有關(guān)的文化，是人類對(duì)海洋本身的認(rèn)識(shí)、利用或因海洋而創(chuàng)造的行為的、精神的、社會(huì)的文化內(nèi)容。主要是人們?cè)陂_(kāi)發(fā)和利用海洋中形成的物質(zhì)和精神成果，如人們的心態(tài)、觀念、意識(shí)等，和因此而生成的生活方式，包括衣食住行習(xí)俗、法規(guī)制度、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)等，這些都是海洋文化的范疇。在以海洋文化為線索進(jìn)行編研的過(guò)程中，要注重從多層面對(duì)這些信息進(jìn)行搜集，盡量提升全面性；第二，以海洋安全為線索進(jìn)行編研。海洋安全是國(guó)家安全的一部分，我國(guó)政府歷來(lái)對(duì)海洋安全十分重視，在維護(hù)海洋安全過(guò)程中形成了多種資料信息。在編研搜集過(guò)程中，要對(duì)這些信息進(jìn)行精細(xì)化整理，按照時(shí)間線索或者內(nèi)容線索對(duì)其進(jìn)行歸類，并為信息編排目錄，以便于相關(guān)人員在運(yùn)用這些信息的過(guò)程中能夠及時(shí)進(jìn)行尋找；第三，以海洋生態(tài)為線索進(jìn)行編研。海洋生態(tài)指的是與海洋生態(tài)保護(hù)有關(guān)的資料信息，海洋生態(tài)安全是國(guó)家生態(tài)安全的重要部分，我國(guó)政府近年來(lái)對(duì)海洋生態(tài)安全尤為重視，構(gòu)建了一系列有關(guān)的政策規(guī)范，對(duì)海洋生態(tài)保護(hù)工作進(jìn)行了完善，也取得了明顯的成效。不過(guò)因?yàn)楦鞯貐^(qū)所面臨的海洋生態(tài)安全保護(hù)情況不同，在實(shí)際生態(tài)保護(hù)中的做法也不同，形成了諸多類型的資料信息，在編研資料信息的過(guò)程中要進(jìn)行全面整合。

（三）整理和完善編研搜集內(nèi)容。在對(duì)海洋材料內(nèi)容進(jìn)行整理、搜集，并按照編研線索進(jìn)行整合之后，還要定期對(duì)其進(jìn)行完善。因?yàn)楹Ｑ笫聵I(yè)是處于不斷發(fā)展和變動(dòng)過(guò)程中的，與之有關(guān)的各類資料信息也在不斷變化，雖然當(dāng)前確定的編研收集線索對(duì)現(xiàn)有狀況而言是較為符合的，但是在海洋事業(yè)發(fā)展中，這些編研搜集線索也會(huì)發(fā)生變化，相關(guān)的材料信息管理者要定期對(duì)這些線索進(jìn)行分析，明確其是否較為科學(xué)準(zhǔn)確，有無(wú)符合當(dāng)前情況，并及時(shí)對(duì)不符合情況的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。此外，為了使海洋材料歸檔更為科學(xué)，還可以安排專門的人員負(fù)責(zé)定期對(duì)海洋材料信息進(jìn)行梳理分析，例如在單位內(nèi)部組建小組，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行維護(hù)管理等。

三、具體手段實(shí)施

（一）構(gòu)建數(shù)字化電子檔案平臺(tái)。數(shù)字化電子檔案平臺(tái)是海洋材料歸檔整理中不可或缺的一部分，相關(guān)海洋事業(yè)單位要構(gòu)建完善的數(shù)字化電子檔案平臺(tái)，充分利用平臺(tái)與各單位進(jìn)行互通，推動(dòng)海洋材料信息的完整與準(zhǔn)確。新時(shí)代，檔案編研方法雖然得到了推廣和運(yùn)用，但是其離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，只有得到互聯(lián)網(wǎng)的助力，檔案編研方法才能夠發(fā)揮出有效的作用，這也要求海洋材料歸檔工作充分對(duì)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行運(yùn)用。并且，由于海洋事業(yè)屬于全國(guó)性事業(yè)，所以在對(duì)材料信息進(jìn)行歸檔的過(guò)程中，要確保全國(guó)一盤棋，構(gòu)建統(tǒng)一的海洋歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)。這需要國(guó)家層面的海洋主管單位充分發(fā)揮自身帶頭作用，在全國(guó)構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，并運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)電子化平臺(tái)將各個(gè)地方海洋部門聯(lián)系起來(lái)。此外，在構(gòu)建數(shù)字化電子檔案平臺(tái)的過(guò)程中，要盡量對(duì)平臺(tái)模塊進(jìn)行劃分，設(shè)置海洋安全模塊、海洋生態(tài)模塊、海洋文化模塊等，并設(shè)置各個(gè)部門之間的互通渠道和入口，以使檔案編研方法得以運(yùn)用。

（二）構(gòu)建海洋特色檔案資源共享機(jī)制。用檔案編研方法開(kāi)展海洋材料歸檔工作，還要構(gòu)建完善的海洋特色檔案資源共享機(jī)制，通過(guò)共享機(jī)制對(duì)海洋材料信息進(jìn)行共享，以使歸檔工作的開(kāi)展更為便捷。在構(gòu)建共享機(jī)制的過(guò)程中，要注重三項(xiàng)功能，即虛擬化展示功能、可視化功能、門戶化應(yīng)用功能。其中材料管理的虛擬化與可視化建設(shè)，可以運(yùn)用3D建模技術(shù)，在數(shù)字化管理系統(tǒng)中輸入建模結(jié)果數(shù)據(jù)信息，使用戶融入智慧庫(kù)房管理中，以更好地對(duì)材料信息進(jìn)行搜集，促進(jìn)海洋材料搜索速度與效率的提升；就實(shí)物材料虛擬化展示而言，可以通過(guò)建設(shè)虛擬展廳來(lái)實(shí)現(xiàn)，以此為用戶提供實(shí)景，使之在瀏覽時(shí)依據(jù)展廳對(duì)應(yīng)的主題在線編輯和維護(hù)展示內(nèi)容；就材料資源門戶應(yīng)用而言，要盡量構(gòu)建檔案利用中心用戶，對(duì)利用功能進(jìn)行一站式應(yīng)用，包括海洋檔案的專題瀏覽、虛擬陳展、一體化檢索等，構(gòu)建實(shí)時(shí)的共享利用門戶。此外，為了促進(jìn)資源共享機(jī)制的便捷和安全，還要充分對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，并引入流程自定義技術(shù)，以在這些技術(shù)的作用下對(duì)材料借閱功能和檢索功能進(jìn)行完善。如此能夠促進(jìn)業(yè)務(wù)專題匯編和一體化檢索，用戶在對(duì)海洋材料信息進(jìn)行查找的過(guò)程中，能夠得到高效的服務(wù)。

（三）培養(yǎng)專業(yè)化檔案編研人才。將檔案編研方法運(yùn)用到海洋材料歸檔中是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，需要海洋材料歸檔管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)與研究，多掌握專業(yè)的檔案編研技巧。當(dāng)前，我國(guó)海洋材料歸檔人員通常面臨專業(yè)化技能不高的問(wèn)題，在對(duì)檔案編研方法進(jìn)行運(yùn)用的過(guò)程中，無(wú)法把握重點(diǎn)和精髓，導(dǎo)致檔案編研方法運(yùn)用效果不理想。對(duì)此，要不斷提升培養(yǎng)力度，加強(qiáng)對(duì)海洋材料歸檔人員的培訓(xùn)，使之在系統(tǒng)的培訓(xùn)中持續(xù)提升專業(yè)化技能，更好地對(duì)檔案編研方法進(jìn)行運(yùn)用。例如，可以每月對(duì)海洋材料歸檔人員開(kāi)展一次培訓(xùn)，將檔案編研方法作為培訓(xùn)重點(diǎn)。為了使培訓(xùn)專業(yè)性得以提升，可以從外部聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的人員進(jìn)行培訓(xùn)，也可以從單位內(nèi)部挑選專業(yè)水平較高的人員擔(dān)任培訓(xùn)師。另外，還需要為海洋材料歸檔人員提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，如鼓勵(lì)他們到優(yōu)秀企事業(yè)單位開(kāi)展材料歸檔學(xué)習(xí)活動(dòng)，或者開(kāi)展交流活動(dòng)，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)和交流實(shí)現(xiàn)專業(yè)化技能的快速提升。

（四）形成檔案編研的良好習(xí)慣。在海洋材料歸檔中運(yùn)用檔案編研方法，還需要海洋材料歸檔人員形成良好的檔案編研習(xí)慣，加強(qiáng)對(duì)自我的要求。因?yàn)闄n案編研方法屬于專業(yè)性方法，其中涉及編研體例的設(shè)定、檔案材料目錄的建設(shè)以及編研過(guò)程的完善等，倘若海洋材料歸檔管理者不能嚴(yán)格要求自己，依然采用原有的方法，那么就會(huì)導(dǎo)致材料歸檔不符合規(guī)范，無(wú)法提升整體歸檔的科學(xué)性。因而，海洋事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)材料編研歸檔人員的引導(dǎo)，使之形成良好的檔案編研習(xí)慣。同時(shí)，海洋材料歸檔者自身也要提升思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)自我的要求，在工作中嚴(yán)格依據(jù)制度規(guī)范，不可浮躁或者隨意。為了激勵(lì)海洋材料歸檔人員提升運(yùn)用檔案編研方法的積極性，還可以設(shè)定獎(jiǎng)懲措施，通過(guò)定期考核、實(shí)施獎(jiǎng)懲，形成長(zhǎng)效學(xué)習(xí)機(jī)制。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)海洋強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的不斷落實(shí)，我國(guó)政府對(duì)海洋事業(yè)發(fā)展提升了重視度，海洋材料歸檔管理工作也迎來(lái)了新的機(jī)遇。新時(shí)代的海洋材料歸檔工作，要積極引入檔案編研方法，并從搜集編研歸檔內(nèi)容、確定編研收集線索、整理和完善編研搜集內(nèi)容等方面入手，予以不斷規(guī)范和完善，從而切實(shí)落實(shí)海洋強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，提升海洋事業(yè)發(fā)展成效。