新時期高校辦公室督辦工作現(xiàn)狀及優(yōu)化策略

文/成都理工大學(xué) 韋廣

眾所周知，辦公室是高校的綜合行政管理部門，負責(zé)協(xié)調(diào)、督辦、聯(lián)絡(luò)各項具體工作，可以說是學(xué)校穩(wěn)健、長遠發(fā)展的關(guān)鍵“支架”。因此，督辦作為高校辦公室核心工作職能，自然要求相關(guān)工作人員充分重視并強化督辦工作，正視現(xiàn)階段辦公室督辦工作的不足，而后通過發(fā)揮辦公室聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、咨詢等基本職能作用，為高校辦公室督辦工作順利開展提供保障，助推高校辦公室工作可持續(xù)發(fā)展。

一、高校辦公室督辦工作現(xiàn)狀

（一）督查督辦思想認識不足?；趯Ω咝＾k公室督辦工作主要內(nèi)容與工作程序的梳理，深入分析現(xiàn)階段我國高校辦公室督辦工作開展得不足，筆者首先從對辦公室督辦工作的思想認識角度出發(fā)，分析新時期高校辦公室督辦工作所面臨的挑戰(zhàn)，而后指出高校辦公室督辦工作開展不力的主要因素。近年來，伴隨我國社會各界對教育事業(yè)及教育改革的高度重視，高校工作職能逐步拓展，辦公室督辦工作明顯面臨任務(wù)重、挑戰(zhàn)大、難度高等問題。在日益繁瑣的行政管理工作中，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)與普通教育管理工作者，皆對大量細碎的工作內(nèi)容應(yīng)接不暇，無形中忽視了辦公室督辦工作的重要性與必要性，為辦公室督辦工作的系統(tǒng)化落實帶來阻力。同時，少部分高校未在學(xué)校辦公室設(shè)立督辦科，辦公室督辦工作開展無法“專人專職”，學(xué)校督辦工作網(wǎng)絡(luò)自然全面建構(gòu)。如此一來，各職能部門欠缺應(yīng)有的督辦工作認識，對督辦工作敷衍了事，為學(xué)校長足穩(wěn)健發(fā)展埋下隱患。

（二）督辦工作機制較不健全。目前，我國大部分高校的督辦工作由學(xué)校辦公室負責(zé)。為此，學(xué)校還專門成立了督辦領(lǐng)導(dǎo)小組，結(jié)合具體督辦工作內(nèi)容制訂相應(yīng)的規(guī)章機制。然而，細觀實際上的督辦工作開展情況不難發(fā)現(xiàn)，許多細化的督辦工作皆流于表面，經(jīng)不起推敲。如，有部分職能部門對督辦工作隨意回答，形式化匯總，未對督辦進程及督辦結(jié)果明確總結(jié)經(jīng)驗并反思，僅以“完成任務(wù)即可”的態(tài)度對待督辦工作。此外，高校督辦工作的實際督辦管理制度也不完善。只有少數(shù)高校可以真正意義上將督辦事項結(jié)果視作考核督辦部門以及具體督人員的主要考核指標之一。這樣一來，督辦工作的權(quán)威性自然受到影響，不利于后續(xù)高校督辦工作的順利開展。具體表現(xiàn)：高校辦公室對督辦事項會下發(fā)通報，但將其視作年度考核指標的實際執(zhí)行力不足。

（三）督辦工作手段有待豐富。在以往的高校辦公室督辦工作中，大多數(shù)督辦人員僅使用電話催辦、口頭督辦或者簡單的微信、QQ等平臺催辦方式，對督辦工作予以落實。但是，隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，更進一步的“數(shù)字化”督辦方式才是真正有效且適當(dāng)?shù)霓k公室督辦工作手段。只是，從此角度反觀現(xiàn)有的高校辦公室督辦工作手段可以發(fā)現(xiàn)，大部分高校辦公室督辦工作未能實現(xiàn)線下督辦與數(shù)字化督辦的有機結(jié)合。如，不少高校辦公室督辦人員仍習(xí)慣于線下方式，認為面對面督辦才能真正發(fā)揮督辦作用。然而，這樣的督辦方式即便有效，從整體性長遠眼光看，早已不適應(yīng)新形勢下的高校辦公室督辦工作需求，且不利于系統(tǒng)化的記錄與檢查。同時，高校數(shù)字化督辦普及率低，督辦系統(tǒng)設(shè)計不合理。

（四）督辦隊伍能力亟待提升。嚴格來說，高校督辦的工作隊伍應(yīng)包含以下兩種：其一，高校辦公室內(nèi)專門負責(zé)督辦工作的人員；其二，各職能部門負責(zé)對接、簽收、反饋具體承辦事項督辦進展的聯(lián)絡(luò)人員。從高校督辦工作的實質(zhì)工作要求而言，辦公室督辦人員需要做到的是，對各督辦事項的實際督辦情況的整體了解與掌握，以此確保督辦工作井然有序。而各職能部門聯(lián)絡(luò)人員則對具體承辦事項的督辦要求了解與理解，為各職能部門間通力協(xié)作奠定基礎(chǔ)。換言之，辦公室督辦人員需要理解上級部門批示文件，參與校領(lǐng)導(dǎo)組織的相關(guān)會議，對督辦事項及時調(diào)研；職能部門聯(lián)絡(luò)人員則是理解督辦事項具體內(nèi)容與細節(jié)，知曉部門各項細節(jié)工作落實情況。但是，細觀高校督辦工作實際開展情況不難發(fā)現(xiàn)，無論是辦公室督辦人員還是職能部門聯(lián)絡(luò)人員，皆受到繁瑣冗雜的日常工作干擾，無法投入更多精力參與督辦工作，督辦隊伍建設(shè)仍需重視。

二、高校辦公室督辦工作范圍及面臨的新形勢

作為學(xué)校行政管理工作中樞，高校辦公室為有效履行自身各項工作職能，充分發(fā)揮督辦工作主要作用，在落實具體的辦公室督辦工作時，應(yīng)合理完成以下內(nèi)容：重視黨和國家在新時期背景下的路線、方針、政策，以及具體的文件、精神等在學(xué)校教育管理工作中的貫徹落實；著眼于上級部門和學(xué)校整體工作規(guī)劃、工作部署，將相關(guān)規(guī)章制度、文件以及決定事項等在學(xué)校教育管理工作中的貫徹落實；時刻保持對上級機關(guān)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦事項的落實進度的合理關(guān)注；對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示以及具體督辦事項科學(xué)督查督辦；仔細審視校長辦公室會議決定，以及各級學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召開的專門會議的相關(guān)決議落實情況。如此，了解我國高校辦公室督辦工作主要范圍、內(nèi)涵，再結(jié)合上文對我國大部分高校辦公室督辦工作的現(xiàn)狀分析，筆者主張，積極響應(yīng)黨中央號召，將高校辦公室督辦工作內(nèi)涵細化于具體的“雙一流”建設(shè)目標，是接下來高?？沙掷m(xù)發(fā)展的重中之重。換言之，繼“211”“985”工程后，高校辦公室督辦職能完善，是高校朝著“雙一流”建設(shè)目標穩(wěn)健邁進的基本保障。而以《教育部財政部關(guān)于實施高等學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程的意見》提出的“內(nèi)涵建設(shè)”為導(dǎo)向，發(fā)揮高校辦公室督辦工作職能，還需整體提升高等學(xué)校教育實力，將高校辦公室督辦工作“內(nèi)涵建設(shè)”具體為人才培養(yǎng)與教育質(zhì)量有機結(jié)合，使提質(zhì)成為高校發(fā)展核心任務(wù)。以此，每一項辦公室督辦任務(wù)皆落在細節(jié)，落實效果有目共睹。

三、改進高校辦公室督辦工作的策略

（一）深化對辦公室督辦工作的認知。根據(jù)前文分析，為辦公室督辦工作優(yōu)化探尋可行路徑與方法。首先，要深化學(xué)校全員對督辦工作的深層認識，明確督辦工作的根本原則。即專人轉(zhuǎn)向全員，綜合運用聯(lián)合督辦、專項督辦等方式，將督辦與服務(wù)相互結(jié)合，“明確責(zé)任”“改進作風(fēng)”為督辦任務(wù)落實的主要推手。這樣一來，無論是校領(lǐng)導(dǎo)、職能部門負責(zé)人還是普通教職工，都要對督辦工作的內(nèi)涵有深層的認知，支持并主動參與到督辦工作之中，確保督辦力量不再單薄，各單位之間相互配合，分級督辦。如，校領(lǐng)導(dǎo)親身督辦具體項目，親手抓，親手查，對學(xué)校各類督辦工作進度全面知悉。職能部門負責(zé)人作為督辦工作管理責(zé)任人，將督辦思想統(tǒng)一至學(xué)校全局部署，為具體督辦人員提供支持。督辦人員積極參與重要會議，及時了解督辦熱點問題，抓好督辦事項調(diào)研、檢查機會，發(fā)揮“承上啟下”銜接作用。同時，提高自身站位，面對督辦工作敢管敢抓，樹立正確的督辦工作態(tài)度和價值觀。

（二）完善辦公室督辦工作機制。在“依法治?！北尘跋拢嵘咝６睫k工作效率，高校不僅要建立動態(tài)督辦工作體系，還要針對性健全辦公室督辦工作制度，促使高校督辦工作“從末端走向前端”“從問責(zé)走向問效”“從直線管理走向閉環(huán)管理”。具體而言：首先，為防止“人走政息”問題出現(xiàn)，建立高校督辦工作責(zé)任明確制度。使高校督辦工作落實形成包含校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、各級職能部門等皆在內(nèi)的分級閉環(huán)，便于一級抓一級，環(huán)環(huán)相扣，職責(zé)明確。如，校領(lǐng)導(dǎo)為督辦工作第一責(zé)任人，緊抓校黨政；辦公室主任為督辦工作管理人，根據(jù)分工負責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的督辦任務(wù)。其次，建立高校督辦工作監(jiān)督管理制度與相應(yīng)的評價考核制度。打破辦公室督辦部門“只督不管”的現(xiàn)象，獎懲明確。如，在本學(xué)期督辦工作任務(wù)量、辦結(jié)率統(tǒng)計通報中，辦公室依規(guī)對失職督辦人員追責(zé)，對高效督辦人員予以表彰，從制度上解決督辦人員執(zhí)行力不足的問題。

（三）創(chuàng)新辦公室督辦工作方式。毋庸置疑，線上督辦與線下督辦緊密結(jié)合，是當(dāng)前階段以及未來發(fā)展趨勢下最適宜的高校辦公室督辦工作手段。所以，在傳統(tǒng)的口頭督辦、電話督辦、《催辦單》督辦等形式外，督辦人員還需積極利用新興技術(shù)，從“數(shù)字化”建設(shè)角度積極改進低效督辦。如，推廣“無紙化辦公”，利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺，通過小程序督辦、督辦系統(tǒng)督辦等，將“檢查、催辦、跟蹤、查詢”等具體功能智慧化、精細化，確保督辦工作落實效率高、落實點多、落實線長。久而久之，得益于信息化手段革新，高校辦公室督辦工作增效減負，成果顯著。不僅督辦人員可以從橫縱雙向出發(fā)，將督辦任務(wù)系統(tǒng)梳理，還可以實時總結(jié)督辦感受，在接下來的督辦任務(wù)開展過程中，進一步平衡好線上督辦與線下督辦，對特殊的督辦任務(wù)因勢利導(dǎo)、因情施策。如，對必要性督辦事項，督辦人員報請校領(lǐng)導(dǎo)同意后，除常規(guī)督辦手段外，應(yīng)直接到施工現(xiàn)場完成督辦。

（四）重視并加強督辦隊伍建設(shè)。歸根結(jié)底，確保督辦工作取得顯著成果的關(guān)鍵是人才。只有人才隊伍建設(shè)到位，高校辦公室督辦工作才能水到渠成。所以，高校制訂并明確督辦工作目標時，必須堅持“督辦工作無小事”，科學(xué)加強高素質(zhì)督辦隊伍建設(shè)，培養(yǎng)辦公室督辦業(yè)務(wù)專家。首先，定崗。校級辦公室指定督辦人員，由其負責(zé)全校范圍內(nèi)各項督辦工作間信息互通、協(xié)調(diào)；院級辦公室指定督辦人員，由其負責(zé)對具體承辦項目的落實進度反饋，動態(tài)增強督辦工作合力。其次，培訓(xùn)。定期組織高校督辦人員專題培訓(xùn)，提高督辦人員思辨認識。如開展“督查人在行動”“做合格的新時代督辦員”培訓(xùn)活動，通過專題指導(dǎo)，加強督辦人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與督辦能力。抑或為督辦人員提供交流機會，使督辦人員通過實踐啟導(dǎo)，逐步掌握高效督辦方法。最后，防止脫離實際的隊伍建設(shè)傾向，根據(jù)學(xué)校需求確定督辦隊伍應(yīng)有的規(guī)模。不再盲目“求全求大”，不搞“面子”工程，根據(jù)學(xué)校實情指定1～3名督辦員。

四、結(jié)語

綜上所述，高校要想獲得高效的運行與發(fā)展，就必須在學(xué)校日常行政管理工作中，加強對辦公室督辦工作的重視與關(guān)注，以推進有效的辦公室督辦工作為依托，將高校辦公室工作職能全面梳理。正視當(dāng)前階段辦公室督辦工作存在的問題，在實踐督辦過程中總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)，繼而創(chuàng)新督辦工作方式，對學(xué)校辦公室督辦工作不足之處做到“心中有底”“解決有方”，為后續(xù)辦公室督辦工作順利開展厘清思路、打好基石。