通遠(yuǎn)街道辦檔案管理信息化探究

文/西安市高陵區(qū)通遠(yuǎn)街道辦事處 董靜

街道辦事處在基層政府事務(wù)管理中擔(dān)任著重要角色，同時(shí)承擔(dān)著服務(wù)居民的職責(zé)。在城市化建設(shè)進(jìn)程不斷演進(jìn)的現(xiàn)代社會(huì)，各街道社區(qū)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，這對(duì)基層街道辦事處的檔案管理工作提出了更高的效率要求，為進(jìn)一步規(guī)范街道辦的檔案管理工作質(zhì)量，基層街道辦要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，深化落實(shí)基層檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型需求，從而帶動(dòng)基層街道辦事處檔案管理機(jī)制高效、有序、現(xiàn)代化發(fā)展。

一、信息化檔案管理的概念和定位

檔案信息化是檔案管理工作與現(xiàn)代化管理需求對(duì)接的必然選擇。從概念上來(lái)看，檔案信息化管理是以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、5G信息技術(shù)等結(jié)合的信息資源管理平臺(tái)，通過(guò)對(duì)轄區(qū)居民檔案的高度集中匯聚、管理及應(yīng)用，最終實(shí)現(xiàn)智能、立體的精準(zhǔn)化信息管理?？赏ㄟ^(guò)以下幾個(gè)視角認(rèn)知檔案信息化：

（一）全新戰(zhàn)略。檔案信息化管理不僅僅是檔案管理工作的一項(xiàng)基本任務(wù)，更是基層檔案管理工作向智能化工作轉(zhuǎn)型，與現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化社會(huì)對(duì)接的策略性安排。

（二）全新模式。檔案信息化管理不僅是通過(guò)新技術(shù)對(duì)基層檔案管理工作的簡(jiǎn)單復(fù)刻，也是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的數(shù)據(jù)化、智慧化特征對(duì)檔案管理工作重新組織改造，最終形成適合新時(shí)期檔案管理需求的新模式。

（三）全新階段。前文所述，檔案信息化工作本身除了工作模式轉(zhuǎn)型外，還有其更深層的內(nèi)在價(jià)值，如新理念、新技術(shù)、新內(nèi)容的融合帶動(dòng)信息化工作模式與基層傳統(tǒng)工作的升級(jí)，帶動(dòng)傳統(tǒng)工作領(lǐng)域的現(xiàn)代化發(fā)展，這也是繼“檔案目錄電子化和檔案數(shù)字化1.0版”“數(shù)字檔案館室建設(shè)信息化2.0版”之后“信息化工作的3.0版”。

（四）全新架構(gòu)。檔案信息化建設(shè)是數(shù)字政府的智慧政務(wù)轉(zhuǎn)型落地，通過(guò)線上信息化業(yè)務(wù)拓展實(shí)現(xiàn)街道辦檔案管理電子信息化發(fā)展的智慧實(shí)踐，同時(shí)也是踐行中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)代化檔案管理工作架構(gòu)的重要舉措。

二、通遠(yuǎn)街道辦檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)

近年來(lái)，西安市高陵區(qū)高度重視基層管理信息化建設(shè)工作，通遠(yuǎn)街道是高陵區(qū)十萬(wàn)畝設(shè)施農(nóng)業(yè)的核心區(qū)，應(yīng)重視信息化檔案管理業(yè)務(wù)的升級(jí)，踐行新的發(fā)展工作理念，以“創(chuàng)新”帶“轉(zhuǎn)型”。但結(jié)合通遠(yuǎn)街道辦的檔案管理工作實(shí)際，發(fā)現(xiàn)其依舊存在三個(gè)“一”問(wèn)題，即“一掃了之”“一包了之”“一評(píng)了之”，在此過(guò)程中不可避免地出現(xiàn)了一些工作失誤。

（一）檔案資源一掃了之。通遠(yuǎn)街道辦檔案室工作人員普遍認(rèn)為檔案信息化即數(shù)字化，將檔案室資料以數(shù)字化形式轉(zhuǎn)存至信息化終端平臺(tái)，便完成了檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型。這種思想意識(shí)便是典型的對(duì)檔案信息化管理工作理解不到位，錯(cuò)誤地將信息化轉(zhuǎn)型理解為“數(shù)字化檔案室（館）”建設(shè)。實(shí)際上，西安市的相關(guān)文件中并沒(méi)有“數(shù)字化檔案室（館）”的概念。所以在此過(guò)程中要明確“信息化并非數(shù)字化，而數(shù)字化僅是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)”。檔案信息化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，其中包括了基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源、規(guī)范制度、保障機(jī)制等一系列工作，通遠(yuǎn)街道辦要結(jié)合自身轄區(qū)的檔案管理工作實(shí)際，按計(jì)劃、循步驟、有重點(diǎn)地開展檔案管理信息化轉(zhuǎn)型。

（二）檔案信息化工作一包了之。目前，通遠(yuǎn)街道辦的檔案信息化建設(shè)工作屬第三方單位外包形式。在此過(guò)程中，若是缺乏嚴(yán)格的檔案信息保障管控措施，就會(huì)存在較大的信息風(fēng)險(xiǎn)，外包單位盡管擅長(zhǎng)技術(shù)設(shè)備，但并不懂檔案管理業(yè)務(wù)，若是沒(méi)有建立從檔案管理工作出發(fā)的工作認(rèn)知，最終的需求、方案、監(jiān)管、預(yù)期成效都會(huì)大打折扣。檔案信息化管理若是缺乏基于管理單位業(yè)務(wù)實(shí)際的技術(shù)規(guī)范，可能會(huì)在后續(xù)出現(xiàn)問(wèn)題后面臨第三方無(wú)法及時(shí)響應(yīng)，甚至維護(hù)企業(yè)倒閉致線上業(yè)務(wù)癱瘓的風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，在檔案管理工作過(guò)程中，需要意識(shí)到檔案信息化是由多方面內(nèi)容整合而成，特別是檔案資源的信息化整合工作是重中之重，這也是檔案信息化管理工作是否到位的重要標(biāo)志。

（三）數(shù)字檔案館（室）一評(píng)了之。2016年，我國(guó)正式推行數(shù)字檔案館建設(shè)工作，這為我國(guó)檔案管理的信息化發(fā)展指明了方向，使我國(guó)檔案管理工作向著更為科學(xué)、有序、安全的方向發(fā)展。但通遠(yuǎn)街道辦在檔案管理信息化建設(shè)工作過(guò)程中，出現(xiàn)了政策理解不到位、各類信息化工作與頂層建設(shè)工作指標(biāo)相違背的現(xiàn)象，如檔案信息的數(shù)字化建設(shè)開展多是為完成上級(jí)信息化指標(biāo)，這便不可避免地出現(xiàn)了一些應(yīng)付的現(xiàn)象。例如，臨時(shí)借鑒其他市縣檔案管理制度，實(shí)際工作中并未針對(duì)自身管理實(shí)際設(shè)計(jì)相關(guān)管理?xiàng)l例，信息化建設(shè)依賴第三方技術(shù)單位；日志、評(píng)價(jià)工作等多是臨時(shí)組織突擊完成等。完成評(píng)價(jià)檢查后又放緩建設(shè)步伐或止步不前，久而久之，就會(huì)導(dǎo)致建設(shè)目標(biāo)不明確，信息化工作成效大打折扣，很難有效帶動(dòng)檔案管理工作徹底轉(zhuǎn)型。

三、強(qiáng)基·賦能·助力：檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)路徑

（一）強(qiáng)基：推動(dòng)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)深度融合。1.推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)安全保障體系建設(shè)。（1）完善檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)工作。首先，在檔案數(shù)據(jù)信息化整合的過(guò)程中，應(yīng)重視檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源甄別、數(shù)據(jù)質(zhì)量保障工作等。數(shù)據(jù)目錄要隨著轄區(qū)流動(dòng)人口的變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，并根據(jù)檔案信息的類別不同進(jìn)行分層、分級(jí)管理，確保檔案數(shù)據(jù)的“可見可證”，從而做到“一案一源一標(biāo)準(zhǔn)”，堅(jiān)決杜絕虛假劣質(zhì)檔案數(shù)據(jù)入庫(kù)。其次，通遠(yuǎn)街道辦的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)節(jié)要重視檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體的安全性、是否支持備份與恢復(fù)等。通過(guò)信息化技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的多層保護(hù)；通過(guò)構(gòu)建動(dòng)態(tài)的實(shí)時(shí)備份機(jī)制，對(duì)檔案室各類檔案進(jìn)行“異地”“異質(zhì)”備份，最大限度確保檔案信息的安全性。最后，在檔案信息的日常調(diào)取、篩查過(guò)程中，應(yīng)注重檔案信息的脫敏、數(shù)據(jù)泄露以及正當(dāng)使用等。通過(guò)信息化技術(shù)屏蔽不適合業(yè)務(wù)需求的敏感信息，僅顯示反映實(shí)際業(yè)務(wù)要求的篩選數(shù)據(jù)，從而確保不必要的信息泄露。（2）打造數(shù)據(jù)安全合規(guī)管控平臺(tái)。首先，檔案信息化管理建設(shè)除了實(shí)現(xiàn)檔案信息的線上管理外，還需要完善安全管控平臺(tái)，保障檔案管理工作的持續(xù)有效開展。即以數(shù)據(jù)安全為核心，通過(guò)服務(wù)化、組件化的平臺(tái)機(jī)制完成敏感檔案信息甄別、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)脫敏、分布式信息加密、集中式管控等工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)靜態(tài)數(shù)據(jù)可知、可控、可溯。其次，搭建由通遠(yuǎn)街道辦檔案室獨(dú)立管理的監(jiān)控管理平臺(tái)，下屬單位的檔案工作實(shí)現(xiàn)“一室監(jiān)管”。最后，需針對(duì)檔案室工作人員進(jìn)行監(jiān)督與管控，避免因個(gè)人原因隨意在設(shè)備上導(dǎo)入導(dǎo)出檔案數(shù)據(jù)，甚至篡改檔案數(shù)據(jù)等非法行為發(fā)生，引進(jìn)訪問(wèn)監(jiān)控、訪問(wèn)人員身份甄別、數(shù)字水印溯源等技術(shù)對(duì)檔案室管理人員進(jìn)行限制，保障檔案信息的安全可控。2.實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)字化。首先，帶動(dòng)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，前文已知數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化管理工作的一項(xiàng)重要工作環(huán)節(jié)。根據(jù)“加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型”的實(shí)際工作要求，通遠(yuǎn)街道辦檔案室應(yīng)重視檔案信息的“存量數(shù)字化”和“增量電子化”，逐步建立起以數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案管理機(jī)制。其次，積極開展檔案室數(shù)據(jù)歸檔工作。重點(diǎn)帶動(dòng)檔案管理業(yè)務(wù)的全程電子化。核心特征是“非信息化檔案資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化譯轉(zhuǎn)，數(shù)字化文件及時(shí)納入業(yè)務(wù)管理的全流程?！蓖瑫r(shí)，把歸檔工作過(guò)程中產(chǎn)生的高價(jià)值數(shù)據(jù)同步備份。最后，制訂相關(guān)管理流程。通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類管理，根據(jù)檔案室業(yè)務(wù)的特征確定現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)的歸檔流程、范圍、編碼、層級(jí)等細(xì)項(xiàng)工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的攝入、分類、封裝、生成檔號(hào)、確定保管期限、入庫(kù)等一系列歸檔行為。

（二）賦能：聚焦科技創(chuàng)新。1.加快通遠(yuǎn)街道辦數(shù)據(jù)檔案室建設(shè)。在建成數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步帶動(dòng)檔案信息化管理轉(zhuǎn)型。（1）落實(shí)數(shù)字技術(shù)賦能。通遠(yuǎn)街道辦檔案室本身積存著大量的檔案數(shù)據(jù)，為此，檔案室管理人員可在數(shù)字化技術(shù)加持的基礎(chǔ)上建立知識(shí)圖譜、進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的條理化，人工智能以及機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)的加持也能優(yōu)化用戶體驗(yàn)。（2）通遠(yuǎn)街道辦檔案室要樹立智慧檔案室建設(shè)目標(biāo)，以全程智慧化運(yùn)行為導(dǎo)向，開展一系列工作建設(shè)。如擴(kuò)大檔案大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、云技術(shù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)的業(yè)務(wù)支撐占比，從而使業(yè)務(wù)開展更趨智慧化。2.積極開展電子檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)。平臺(tái)作為支撐檔案管理事務(wù)信息化發(fā)展的重要“推手”，電子平臺(tái)是否合理建設(shè)落實(shí)，是決定檔案信息化最終落地成效的關(guān)鍵。一方面，搭建支持檔案信息化管理的系統(tǒng)平臺(tái)。電子檔案管理平臺(tái)所涵蓋業(yè)務(wù)應(yīng)覆蓋檔案室所有工作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作、業(yè)務(wù)信息與電子檔案管理相銜接，并支持離線數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化功能，支持舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)向新檔案系統(tǒng)轉(zhuǎn)存。另一方面，建設(shè)檔案一體化管理系統(tǒng)，檔案室可通過(guò)線上方式指導(dǎo)下屬單位的電子檔案使用業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)轄區(qū)檔案工作的數(shù)字化、集成化。

（三）助力：發(fā)展平臺(tái)生態(tài)。1.智慧感知：精準(zhǔn)感知用戶需求。檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的最終目標(biāo)是為大眾提供更為便捷的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)，因此精準(zhǔn)感知大眾需求是通遠(yuǎn)街道辦檔案室信息化建設(shè)的重要指標(biāo)。首先，為工作人員提供精準(zhǔn)的管理服務(wù)。檔案管理信息化本身便是新技術(shù)，需要依據(jù)地方語(yǔ)言、地域信息、系統(tǒng)平臺(tái)、業(yè)務(wù)頻率對(duì)相關(guān)工作與用戶進(jìn)行細(xì)分和智慧建檔管理。其次，實(shí)時(shí)把控檔案管理工作的熱點(diǎn)業(yè)務(wù)。通過(guò)對(duì)平臺(tái)業(yè)務(wù)關(guān)鍵詞檢索記錄、業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)變化等資源整理，感知未來(lái)可能存在的檔案服務(wù)熱點(diǎn)，提醒工作人員提前做好相關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)與準(zhǔn)備工作。最后，主動(dòng)滿足檔案需求。通過(guò)對(duì)檔案室業(yè)務(wù)群眾的細(xì)分，將公眾的個(gè)性化業(yè)務(wù)需求熱點(diǎn)實(shí)時(shí)記錄，整理業(yè)務(wù)辦理信息、歸納、發(fā)現(xiàn)、預(yù)測(cè)業(yè)務(wù)規(guī)律，提前制訂應(yīng)急處置辦法，提高決策水平和治理能力。2.智慧服務(wù)：優(yōu)化平臺(tái)響應(yīng)能力。結(jié)合線上平臺(tái)本身的傳播特性，通遠(yuǎn)街道辦檔案室定位公眾檔案業(yè)務(wù)需求后針對(duì)性推送服務(wù)信息，保障公眾能夠更為直觀地獲取檔案辦理資源，通過(guò)這類智能化推送功能，能夠有效提升檔案室的業(yè)務(wù)響應(yīng)能力。（1）優(yōu)化平臺(tái)搜索引擎的可見性。現(xiàn)階段，搜索引擎已成為檔案業(yè)務(wù)信息與服務(wù)信息識(shí)別推送的主要工具。用戶能夠通過(guò)搜索引擎精準(zhǔn)查找自身所需辦理的業(yè)務(wù)模塊，從而及時(shí)滿足用戶可能存在的線上服務(wù)需求。通過(guò)以平臺(tái)搜索引擎為基礎(chǔ)優(yōu)化對(duì)用戶的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、辦理業(yè)務(wù)體驗(yàn)，在滿足用戶快捷辦理檔案業(yè)務(wù)需求的同時(shí)，也能強(qiáng)化政務(wù)網(wǎng)站、平臺(tái)的影響力。（2）強(qiáng)化不同用戶業(yè)務(wù)終端的可見性。檔案線上業(yè)務(wù)辦理應(yīng)當(dāng)支持多終端平臺(tái)，不同的網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備，其業(yè)務(wù)界面呈現(xiàn)的方式也會(huì)存在差異。因此，要針對(duì)不同終端用戶群集中開展可見性差異設(shè)計(jì)，以最大范圍滿足群眾的業(yè)務(wù)辦理需求。通遠(yuǎn)街道辦曾在2020年做過(guò)一次業(yè)務(wù)調(diào)查，轄區(qū)公眾在使用移動(dòng)終端訪問(wèn)檔案業(yè)務(wù)平臺(tái)時(shí)，手機(jī)、iPad等移動(dòng)終端設(shè)備訪問(wèn)量巨大。根據(jù)服務(wù)器的用戶訪問(wèn)信息監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，如此大量的信息在訪問(wèn)過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)一定的信息不兼容問(wèn)題。所以，若要完善用戶的業(yè)務(wù)體驗(yàn)，就要適配不同的業(yè)務(wù)終端系統(tǒng)。（3）互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)資源的充分利用。通遠(yuǎn)街道辦檔案室本身除了業(yè)務(wù)辦理及檔案資源管理工作外，附屬的資訊、門戶網(wǎng)站經(jīng)營(yíng)能力較差。因此檔案室需要與各大主流資訊平臺(tái)合作，利用外部資源擴(kuò)大對(duì)公眾的輻射范圍，強(qiáng)化檔案資源的管理及應(yīng)用效率。3.智慧體驗(yàn)：可視化場(chǎng)景化服務(wù)?，F(xiàn)階段，通遠(yuǎn)街道辦檔案室線上門戶建設(shè)未形成集中管理效應(yīng)，網(wǎng)站的運(yùn)行以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理缺乏實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)規(guī)劃。通過(guò)建立可視化云平臺(tái)，則能有效解決上述問(wèn)題，通過(guò)數(shù)據(jù)整理，實(shí)現(xiàn)用戶體驗(yàn)以及服務(wù)改進(jìn)。配合大屏幕、智能機(jī)器人增強(qiáng)群眾的業(yè)務(wù)辦理體驗(yàn)。與此同時(shí)，立足多方面需求，分析用戶的業(yè)務(wù)訪問(wèn)訴求，掌握業(yè)務(wù)行為，強(qiáng)化服務(wù)能力，通過(guò)建立檔案管理云平臺(tái)，從而把控用戶訪問(wèn)數(shù)據(jù)，為檔案管理業(yè)務(wù)的開展提供決策咨詢依據(jù)，從而使檔案室管理者對(duì)業(yè)務(wù)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)更深更廣的認(rèn)知，促進(jìn)行業(yè)和地區(qū)整體網(wǎng)站群的智慧轉(zhuǎn)型。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通遠(yuǎn)街道辦檔案管理信息化建設(shè)的重要性、迫切性不言而喻。檔案管理信息化發(fā)展必然是未來(lái)的主流趨勢(shì)，在實(shí)際工作開展過(guò)程中，檔案室工作者不僅要延續(xù)傳統(tǒng)，遵循客觀規(guī)律辦事，也要適應(yīng)信息化轉(zhuǎn)型帶來(lái)的工作環(huán)境、氛圍的轉(zhuǎn)變，檔案室管理者要針對(duì)新業(yè)務(wù)趨勢(shì)發(fā)掘每個(gè)人的業(yè)務(wù)特點(diǎn)與主觀能動(dòng)性。通遠(yuǎn)街道辦檔案管理信息化工作不僅是街道辦自身的發(fā)展職責(zé)，更是向轄區(qū)群眾展現(xiàn)政府服務(wù)能力、質(zhì)量的一面鏡子。