標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)破解企業(yè)新建檔案室入門難
——以江西大唐撫州電廠2×1000MW新建工程項(xiàng)目為例

文/江西大唐國際撫州發(fā)電有限責(zé)任公司 蔡菲

企業(yè)檔案是指企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會及企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。基于此，為確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)在建設(shè)初期往往著手同步搭建企業(yè)檔案室，保存對自身發(fā)展有查考利用價(jià)值的檔案資源。但由于一切從零開始，如何建立企業(yè)檔案室？如何收集檔案資源？特別是對于一些投資大，建設(shè)周期長，專業(yè)技術(shù)要求高，涉及專業(yè)多，又有新材料、新工藝、新技術(shù)、新設(shè)備等應(yīng)用的項(xiàng)目企業(yè)，寵大而復(fù)雜的項(xiàng)目檔案資料，無一例外都牽涉“歸什么、誰來歸、怎么歸、歸在哪、及時(shí)歸”的“五歸”問題，并且還要做到“要有的該有、要能快速查找、要符合要求”的檔案“三要”問題。

江西大唐撫州項(xiàng)目規(guī)劃裝機(jī)4臺100萬千瓦機(jī)組，一期工程新建2臺100萬千瓦超超臨界燃煤發(fā)電機(jī)組，由大唐集團(tuán)和法國電力公司按照比例共同出資建設(shè)。該項(xiàng)目于2013年7月9日獲得國家發(fā)改委核準(zhǔn), 2013年9月10日獲得大唐集團(tuán)公司開工批復(fù)。2014年2月23日開工建設(shè)。跟大多數(shù)新建企業(yè)一樣，撫電項(xiàng)目檔案工作遇到的難題首先是建立企業(yè)檔案室，本文擬將建室過程中“見招拆招”的招式簡陳如下，以資共同探討。

一、新建企業(yè)檔案室面臨的主要難題

（一）第一招：管理難與入門難并存。萬事開頭難，新建企業(yè)檔案工作開頭尤其難。一個(gè)新建項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目開工，涉及部門、領(lǐng)域繁多，但許多企業(yè)為節(jié)省成本，往往前期投入人力不足。就拿撫電項(xiàng)目來說，從2008年跑立項(xiàng)，到2014年開工建設(shè)，6年時(shí)間，總共人力投入不足20人，這20人需要完成項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、征地拆遷、資金概預(yù)算、合同簽訂、開工前期準(zhǔn)備等各項(xiàng)項(xiàng)目管理工作，而這些工作產(chǎn)生的文件資料大都是項(xiàng)目建設(shè)的支撐性文件，時(shí)間跨度之長，重要程度之大，人員更迭之多，都給檔案收集工作留下了極大隱患，加之管理場所簡陋，無專業(yè)檔案管理人員，給檔案工作埋下了極大安全隱患。

（二）第二招：推進(jìn)難與監(jiān)管難互現(xiàn)。企業(yè)建設(shè)之初，前期人員工作重心往往在項(xiàng)目進(jìn)度上，他們往往身兼數(shù)職，既要重視工程造價(jià)，又要監(jiān)管工程安全，檔案管理只能是兼職中的兼職，幾乎無法兼顧，更不用說制訂合理的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制、制度，檔案工作就自然無法順利開展，檔案管理無章可循，檔案監(jiān)管處于“空心”，檔案管理工作推進(jìn)異常艱難。

二、尋求破解新建企業(yè)檔案室難題的鑰匙

國標(biāo)GB/T2000.1—2002《標(biāo)準(zhǔn)化工作指南第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動的通用詞匯》對“標(biāo)準(zhǔn)”的定義是：為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認(rèn)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，共同使用和重復(fù)使用的一種規(guī)范性文件。從定義中可以看出，標(biāo)準(zhǔn)是一種規(guī)范性文件，制定要以科學(xué)、技術(shù)綜合成果為基礎(chǔ)；并且經(jīng)充分協(xié)商一致，具有共同使用和重復(fù)使用特征，經(jīng)由公認(rèn)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，它對本行業(yè)發(fā)展具有絕對的參考指導(dǎo)價(jià)值?？梢姡瑖鴥?nèi)任何一項(xiàng)已公開發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)對本行業(yè)發(fā)展來說都可稱之為“他山之石”，具有絕對“可以攻玉”的參考和指導(dǎo)價(jià)值。因此，新建企業(yè)檔案室假借本行業(yè)“他山之石”體系標(biāo)準(zhǔn)之長，無疑能破解建室路上難題“玉”之短。

（一）拆招第一式：以標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)，建立檔案工作管理體制機(jī)制。撫電項(xiàng)目開工建設(shè)之初，為實(shí)現(xiàn)檔案與工程同步建設(shè)目標(biāo)，項(xiàng)目綜合部檔案人員根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等國標(biāo)，及《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》（DL/T241-2012）、《火電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收規(guī)程》（DL/5277-2012）等行標(biāo)，結(jié)合《中國大唐集團(tuán)檔案管理整理規(guī)范》《大唐國際基建工作檔案管理辦法》等規(guī)定，出臺了《基建工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》，次年又據(jù)實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況，修訂出臺《基建工程檔案管理實(shí)施細(xì)則（第二版）》，根據(jù)細(xì)則，項(xiàng)目成立了由業(yè)主、監(jiān)理及參建單位三方組成的四級項(xiàng)目內(nèi)、外兩條循環(huán)的基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確了撫電項(xiàng)目檔案歸口部門和領(lǐng)導(dǎo)體制機(jī)制。如果說檔案工作管理體制機(jī)制的建立可以標(biāo)準(zhǔn)為引領(lǐng)搭建，那么體制機(jī)制正確、有效運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)施則需要人來完成，為保障項(xiàng)目檔案高效按標(biāo)準(zhǔn)要求運(yùn)轉(zhuǎn)，2014～2016年三年時(shí)間，共送出專職檔案員、兼職檔案員和參建單位檔案員、項(xiàng)目資料員共16人次，前往北京、南昌等地進(jìn)行檔案專業(yè)崗前取證培訓(xùn)，奠定了項(xiàng)目檔案體制、機(jī)制標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)轉(zhuǎn)的人力基礎(chǔ)。

（二）拆招第二式：以標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)，落實(shí)檔案設(shè)施設(shè)備建設(shè)。根據(jù)公司十年發(fā)展長遠(yuǎn)規(guī)劃，公司綜合檔案室將位于綜合辦公樓六樓。此樓比項(xiàng)目總體開工晚了9個(gè)月，直接結(jié)果是：大量項(xiàng)目資料堆積在項(xiàng)目工程三間20多平方米項(xiàng)目臨建辦公室內(nèi)，六排三層簡易貨架是所有已組好、未組好案卷的全部管理場所，一臺掛壁式空調(diào)是檔案的全部安全保障系統(tǒng)，管理環(huán)境之簡陋，給項(xiàng)目檔案帶來極大的安全隱患，為徹底解決隱患，項(xiàng)目綜合辦公樓開工之初，公司領(lǐng)導(dǎo)即責(zé)成檔案人員拿出企業(yè)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)安全及設(shè)備設(shè)施添加必要清單。檔案人員根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，參考兄弟單位做法，開出以下清單：1.根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，請項(xiàng)目土建技術(shù)人員著重核實(shí)檔案庫房所在樓層樓面，庫房用密集架樓面均布活荷載是否達(dá)到承重要求，庫房門、窗及近電梯、檔案用房是否達(dá)到四分開要求，各門類檔案庫內(nèi)布置及庫房總體布置是否滿足檔案管理要求。2.根據(jù)大唐集團(tuán)公司檔案“九防”要求，向公司物資部提出增添檔案設(shè)備物資計(jì)劃單。3.項(xiàng)目檔案裝具統(tǒng)一采購、統(tǒng)一分發(fā)，以保證裝具的統(tǒng)一。4.提出引進(jìn)紫光檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展要求。四單開出，為撫電項(xiàng)目檔案在設(shè)備、設(shè)施上達(dá)標(biāo)打下了堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)。

（三）拆招第三式：以標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)，規(guī)范各項(xiàng)檔案管理工作。常言道“沒有規(guī)矩，無以成方圓”。項(xiàng)目檔案是全面反映工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程驗(yàn)收的必備條件，是日后維修改建的重要憑證，是工程實(shí)體質(zhì)量的真實(shí)寫照，是實(shí)體建設(shè)過程管控情況、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及強(qiáng)制性條文執(zhí)行情況等的反映。早在2012年，電力檔案專家王黎平先生就在《電力檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施指南》中提出了電力項(xiàng)目工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)思路：“事先介入、事中控制、事后嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)”。據(jù)此思路，為確保撫電項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范性，項(xiàng)目以標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)，做實(shí)檔案管理各大環(huán)節(jié)。1.收集與整理。項(xiàng)目建設(shè)初期，根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822）、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28—2002)、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GBT50328）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）《檔案數(shù)字化光盤標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范》(DA/T52-2014)、《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》（DL/T241-2012）及《中國大唐集團(tuán)檔案管理整理規(guī)范》《大唐國際基建工作檔案管理辦法》《大唐國際0-5分類方案》《大唐國際6-9分類方案》，出臺了《撫電科技檔案整理規(guī)范》《撫電基建工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》《撫電檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”制度》《撫電檔案分類及保管期限表（0-5大類）》《撫電檔案分類及保管期限表（6-9大類）》《撫電文書檔案整理規(guī)范》《撫電科技檔案整理規(guī)范》《撫電聲像檔案管理辦法》《撫電實(shí)物檔案管理辦法》《撫電電子文件歸檔管理辦法》等制度，從制度層面規(guī)范了各門類檔案收集、整理工作。項(xiàng)目建設(shè)中期，又根據(jù)檔案管理實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況，修訂并發(fā)布《撫電工程檔案管理實(shí)施細(xì)則（第二版）》《撫電新建工程檔案管理指南》等制度。每發(fā)布一項(xiàng)制度，即組織參加單位和各部門相關(guān)人員進(jìn)行宣貫、交底培訓(xùn)，以確保制度有效落實(shí)。對于施工文件，建立單位工程文件包管理制?！稉犭娦陆üこ虣n案管理指南》在制度上明確本項(xiàng)目實(shí)施對單位工程施工文件責(zé)任制管理規(guī)定，從文件形成源頭上杜絕施工文件收集不齊全情況。同時(shí)，促進(jìn)資料統(tǒng)一和規(guī)范。為保證施工文件組卷質(zhì)量，文件整理之初，項(xiàng)目檔案人員即按專業(yè)制出組卷模版發(fā)向監(jiān)理，由監(jiān)理統(tǒng)一向各施工單位傳達(dá)、下發(fā)、執(zhí)行；文件整理之中，業(yè)主與監(jiān)理又定期、不定期聯(lián)合下沉到各參建單位檢查組卷情況，并建立起檔案工作閉環(huán)管理機(jī)制，對檢查監(jiān)管過程中發(fā)現(xiàn)的問題，開出管理整改單，保證過程組卷資料分類的正確性和組卷質(zhì)量。對于設(shè)備文件，根據(jù)《中國大唐集團(tuán)物資管理辦法》，與項(xiàng)目物資人員商定，修改設(shè)備資料開箱單及流程，在設(shè)備資料開箱單中加入專業(yè)、載體類別等勾選內(nèi)容，以保證設(shè)備資料紙質(zhì)版和其他載體類別設(shè)備資料及時(shí)歸檔。勾選的加入為檔案人員的整理節(jié)省了組卷時(shí)間。對于特殊載體類檔案的收集整理，有以下方法：一是制訂、下發(fā)特殊載體檔案有關(guān)管理辦法，明確歸檔要求、歸檔范圍和整理規(guī)范。二是參照最新國標(biāo)，統(tǒng)一特殊載體檔案標(biāo)準(zhǔn)，每張光盤統(tǒng)一為8G容量，統(tǒng)一照片檔案冊，統(tǒng)一照片檔案六要素小標(biāo)簽，統(tǒng)一字體大小，統(tǒng)一格式；實(shí)物檔案采用專用的盒子或絨布包好，做好標(biāo)識。三是紙質(zhì)檔案組卷與特殊載體檔案同步進(jìn)行，一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案對應(yīng)相應(yīng)的特殊載體號（光盤號、照片冊號）。四是專人把控項(xiàng)目檔案的互見號，避免特殊載體檔案重號現(xiàn)象發(fā)生。對于竣工文件，依據(jù)《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》（DL/T5229-2005），在竣工圖編制之初，就從出圖深度、時(shí)間、標(biāo)識及出版等內(nèi)容向設(shè)計(jì)院提出具體編制要求，并要求設(shè)計(jì)院將設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、圖紙會審記錄以及其他設(shè)計(jì)更改文件等在竣工圖中反映?？⒐D組卷初步結(jié)束后，又將施工圖與竣工圖做對比。同一專業(yè)，卷冊號有差別，都要求設(shè)計(jì)單位確認(rèn)差別原因，保證了竣工圖與現(xiàn)場實(shí)際的真實(shí)性、有效性。所有竣工圖設(shè)計(jì)單位都提供了PDF、CAD各一式三份，既滿足了檔案工作需要，又滿足了生產(chǎn)管理需要。項(xiàng)目168試運(yùn)行結(jié)束后，為確保案卷移交質(zhì)量，又參照行業(yè)和集團(tuán)規(guī)定，下發(fā)了《關(guān)于嚴(yán)格項(xiàng)目檔案審查與驗(yàn)收要求的通知》，要求各參建單位嚴(yán)格執(zhí)行《工程檔案實(shí)施細(xì)則（第二版）》相關(guān)條款，加大案卷審查力度。正式移交前，所有案卷必須經(jīng)編制單位技術(shù)人員、檔案人員、監(jiān)理專業(yè)工程師對文件的齊全性、準(zhǔn)確性及規(guī)范性進(jìn)行審查，檢查合格后，方可編目、輸入、掃描、裝訂。2.檔案保管與保護(hù)。檔案保管保護(hù)工作是維護(hù)檔案完整與安全、最大限度延長檔案壽命的工作。撫電項(xiàng)目根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009），先后發(fā)布了撫電公司《撫電檔案保密工作管理辦法》《檔案庫房消防管理制度》《檔案保管制度》《檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)制度》等制度辦法。將檔案保管保護(hù)“九防”要求、檔案系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)要求寫入制度中，并在日常工作中落實(shí)。撫電項(xiàng)目檔案主要有紙質(zhì)、電子版兩種貯存方式，紙質(zhì)檔案分別保管在綜合文檔庫和科檔庫內(nèi)，庫房占地面積322平方米，庫房內(nèi)配有密集架、火災(zāi)自動預(yù)警系統(tǒng)和大型七氟丙烷氣體滅火柜，聲像柜、電子溫濕度器、抽濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備，庫內(nèi)存儲容量滿足使用30年以上。紙質(zhì)檔案的排架按照電力檔案0～9大類順序排架，每層中預(yù)留了20%?？茩n庫房分為正本區(qū)、副本及資料區(qū)。招投標(biāo)因有些涉密文件材料，單獨(dú)集中放置在帶門上鎖密集柜中，由專人管理；探傷底片本著“加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般”檔案保管保護(hù)要求，建設(shè)當(dāng)中優(yōu)先收入綜合檔案室，單獨(dú)集中放置于加裝層板、柜門的防磁設(shè)備中。撫電項(xiàng)目檔案注重檔案信息化建設(shè)，所有可拆除文件都作了PDF格式處理，并在紫光系統(tǒng)中掛接，項(xiàng)目各類載體檔案都刻錄成光盤歸檔。光盤檔案全部實(shí)施ABC三套制（A為封存，B為查閱，C為異地保管）保管。撫電項(xiàng)目檔案在日常工作中，嚴(yán)格按照“九防”及相關(guān)檔案制度規(guī)定，堅(jiān)持勤巡查，做好日常溫濕度、庫房出入庫記錄等臺賬工作，保障了檔案實(shí)體和信息安全。3.檔案移交與利用。撫電項(xiàng)目檔案移交分為內(nèi)部移交與外部移交兩部分：內(nèi)部移交，嚴(yán)格按照設(shè)備開箱單接收文件材料，規(guī)范化填寫科技檔案移交目錄，收入庫房組卷。外部移交指的是各參建單位移交工作，外部移交嚴(yán)格按照《工程檔案實(shí)施細(xì)則（第二版）》文件標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。移交過程中，嚴(yán)格執(zhí)行竣工檔案審核驗(yàn)收制度，檔案部門參與控制結(jié)算款及質(zhì)保金支付工作。撫電項(xiàng)目建設(shè)初期注重圖紙等施工資料的及時(shí)發(fā)放，保證了工程施工質(zhì)量與進(jìn)度。項(xiàng)目檔案全部組卷工作結(jié)束后，向各專業(yè)人員提供了本專業(yè)所有案卷目錄電子版一份，方便專業(yè)人員對資料的查詢。考慮到檔案信息化發(fā)展趨勢，對所有檔案紙質(zhì)資料做到應(yīng)掃盡掃，并進(jìn)行系統(tǒng)掛接，目前，永久卷電子化率95%，整體電子化率86%。為未來電子檔案快速融入企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享奠定了基礎(chǔ)。撫電項(xiàng)目始終以國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及集團(tuán)公司檔案管理規(guī)定為引領(lǐng)，結(jié)合工程檔案管理工作實(shí)際，先后出臺了各項(xiàng)檔案管理制度，涵蓋了從收集整理到移交驗(yàn)收等全過程管理，有效地促進(jìn)公司檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化運(yùn)作，破解了新建企業(yè)檔案工作的入門難、管理難、推進(jìn)難、監(jiān)管難“四難”問題，至2018年底，撫電項(xiàng)目已建立起文書、科技、會計(jì)、印章等7大門類檔案。

三、結(jié)語

隨著新建企業(yè)檔案工作“四難”問題在工作中的逐步破解，撫電項(xiàng)目檔案室于2017年8月11日通過了項(xiàng)目檔案整體驗(yàn)收；2018年12月5日通過了江西省“檔案工作規(guī)范化管理省一級單位”認(rèn)定；撫電項(xiàng)目檔案管理案例獲得了國家檔案局2018年度全國企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例優(yōu)秀獎；同年，制作的檔案管理視頻《連接歷史與未來》也獲得國家檔案局2018年基建檔案管理視頻優(yōu)秀獎。