淺議班組建設(shè)活動(dòng)提升航天企業(yè)檔案管理水平

文/西安微電子技術(shù)研究所 靳婷婷

班組建設(shè)活動(dòng)，可以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性，提高檔案管理人員整體能力素質(zhì)，提升企業(yè)的科學(xué)管理水平。班組是企業(yè)基礎(chǔ)的管理組織，是企業(yè)的細(xì)胞，航天企業(yè)的檔案管理部門將各個(gè)檔案管理班組建設(shè)納入年度部門工作重點(diǎn)，先提高多個(gè)點(diǎn)，從而帶動(dòng)整體提升企業(yè)的檔案管理水平。

一、檔案管理班組建設(shè)思路與方法

（一）完善班組現(xiàn)行有效管理制度，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)。航天企業(yè)由于其特殊性，檔案部門作為航天企業(yè)產(chǎn)品保障體系的重要一員，除了保存歷史檔案更要處理大量的現(xiàn)行文件，負(fù)責(zé)技術(shù)文件的歸檔、更改、發(fā)放和回收等工作，完善班組現(xiàn)行管理制度，這些工作顯得尤為重要，此項(xiàng)工作是否能完成，需要凝結(jié)全班組的智慧，將管理制度逐一進(jìn)行梳理和完善，既是日后工作的基礎(chǔ)，又是未來工作的提升。目前檔案部門管理了13個(gè)門類檔案及現(xiàn)行技術(shù)文件材料，該部門下設(shè)兩個(gè)班組，檔案管理組主要負(fù)責(zé)文書檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案等檔案管理工作；現(xiàn)行文件管理組主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品檔案以及現(xiàn)行文件處理工作，一個(gè)偏重保存“歷史”，一個(gè)著重處理“現(xiàn)在”，于是兩個(gè)班組根據(jù)業(yè)務(wù)需要，完善符合本班組實(shí)際的現(xiàn)行有效管理制度。以現(xiàn)行文件管理組為例：首先，梳理了《崗位分工和工作流程制度》，明確了現(xiàn)行文件崗、檔案管理崗、復(fù)印曬圖崗的崗位職責(zé)，嚴(yán)格規(guī)定了各崗位工作流程，讓每一位檔案管理人員明確自己的工作程序，避免因工作流程不規(guī)范造成低級(jí)錯(cuò)誤發(fā)生。其次，完善了《安全生產(chǎn)管理制度》《保密管理制度》《民主生活會(huì)管理制度》等9個(gè)班組制度。

（二）制訂班組崗位職責(zé)說明書。檔案管理人員除了完成日常工作外，還需身兼多職，于是檔案管理班組又根據(jù)工作需要制訂了多個(gè)崗位職責(zé)說明書，例如：《班長(zhǎng)（副班長(zhǎng)）崗位職責(zé)說明書》《6S管理員崗位職責(zé)說明書》《設(shè)備管理員崗位職責(zé)說明書》《民主管理員崗位職責(zé)說明書》等10個(gè)班組崗位職責(zé)說明書，確定崗位到人，避免了因工作職責(zé)不明確發(fā)生的推諉扯皮等現(xiàn)象，大家在工作中各司其職，只要團(tuán)結(jié)友愛就能擰成一股繩，把建設(shè)一流檔案管理班組的愿景當(dāng)成最高理想。

（三）建立班組目標(biāo)任務(wù)，強(qiáng)化進(jìn)取心。1.創(chuàng)建班組目標(biāo)任務(wù)。通過建立班組目標(biāo)任務(wù)這一專項(xiàng)工作，改變以前只是零散地把任務(wù)布置下去的方式，秉承“凡事提前”這一原則，重要事情組內(nèi)提前策劃，將一般可預(yù)計(jì)的日常工作建立計(jì)劃表，工作任務(wù)分解落實(shí)到年、季度和月。重大任務(wù)專項(xiàng)工作建立專項(xiàng)工作計(jì)劃表，做到全組專項(xiàng)策劃，按照節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有步驟的全組督促和檢查，將日常工作和專項(xiàng)工作進(jìn)行全組統(tǒng)一管理，通過隨時(shí)分配人員增加幫手、協(xié)調(diào)統(tǒng)籌安排時(shí)間等方法，避免工作激增或因人員責(zé)任心不到位拖延進(jìn)度等現(xiàn)象發(fā)生，提高工作效率。2.建立復(fù)盤思維。在班組建設(shè)中，通過創(chuàng)建班組目標(biāo)任務(wù)，將完成成果在每個(gè)計(jì)劃和策劃時(shí)間節(jié)點(diǎn)后積極進(jìn)行專項(xiàng)總結(jié)，并在月度、季度、年度進(jìn)行大總結(jié)，建立了全班組的復(fù)盤思維，并在不斷總結(jié)和復(fù)盤過程中，大家集思廣益碰撞出不少火花，在總結(jié)2021年6月9日國(guó)際檔案日宣傳活動(dòng)時(shí)，大家就提出2022年要提前錄制微視頻，將工作提前布置和策劃，爭(zhēng)取在2022年取得更好的效果。在復(fù)盤優(yōu)化檔案工作流程活動(dòng)中，提出將信息化與紙質(zhì)審批流程進(jìn)行結(jié)合，并增加多種現(xiàn)代信息化設(shè)備。此后，組內(nèi)采納建議并積極向上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行申請(qǐng)，提升了全組的檔案信息化水平，在企業(yè)取得了較好的效果。

（四）不斷完善班組質(zhì)量安全生產(chǎn)管理。1.班組安全生產(chǎn)管理。航天產(chǎn)品檔案有別于普通檔案，記載了我國(guó)的航天發(fā)展史，默默守護(hù)著我國(guó)的領(lǐng)海、領(lǐng)土和領(lǐng)空，有些門類檔案呈現(xiàn)利用周期較長(zhǎng)等特點(diǎn)。檔案管理一定要建立班組完整的安全生產(chǎn)管理體系，將班組的危險(xiǎn)源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并根據(jù)規(guī)定頻次進(jìn)行點(diǎn)檢，安排專人進(jìn)行班組的安全生產(chǎn)會(huì)議記錄、環(huán)境和職業(yè)健康相關(guān)管理和記錄，建立班組安全生產(chǎn)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，并組織班組成員進(jìn)行演練，每年我們都會(huì)組織班組成員進(jìn)行火災(zāi)、水災(zāi)、地震等專項(xiàng)演練，防患于未然，提高全班組的抗災(zāi)能力。2.班組設(shè)備管理。將班組的設(shè)備建立臺(tái)賬并由專人進(jìn)行管理，航天企業(yè)的檔案部門管理班組除了有庫(kù)房?jī)?nèi)的密集架、光盤柜、也有辦公區(qū)的電腦等日常設(shè)備，還專門劃定區(qū)域?yàn)楸Ｕ峡蒲猩a(chǎn)配備的工程復(fù)印機(jī)、曬圖機(jī)、疊圖紙機(jī)、膠印機(jī)、掃描儀等專業(yè)設(shè)備。由于航天企業(yè)的特殊性，很多設(shè)備都帶有密級(jí)，屬于涉密設(shè)備，這就要求班組在維修、保養(yǎng)等工作中一定要做到心中有數(shù)，一手抓安全，一手抓保密，維修人員要符合相關(guān)保密規(guī)定。3.班組物資管理。做好班組物資管理是班組建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一，班組擁有多少物資一定要進(jìn)行日常盤點(diǎn)，做到賬物相符，統(tǒng)一存放合理規(guī)劃，尤其是日常檔案封皮、存放底圖的袋子，航天產(chǎn)品檔案進(jìn)館上報(bào)專用硬質(zhì)封面等物資領(lǐng)用流程合理規(guī)劃，做好發(fā)放記錄，避免因?yàn)槿藶樵蛟斐衫速M(fèi)。4.班組保衛(wèi)保密管理。部分航天產(chǎn)品檔案涉及保密管理，這就要求航天企業(yè)檔案部門相關(guān)班組將班組保衛(wèi)保密一定要做到管理到位，把涉密文件、檔案根據(jù)密級(jí)的不同放置密碼保險(xiǎn)柜、保密要害部位等保密安全地方。將班組的安全保密職責(zé)進(jìn)行分解，認(rèn)真落實(shí)班組保密管理制度，班組保密員做好班組涉密會(huì)議管理和涉密人員管理，還要根據(jù)保密要求做好24小時(shí)視頻監(jiān)控、24小時(shí)安全保衛(wèi)、安裝防盜報(bào)警裝置等，尤其是節(jié)假日，一定要將節(jié)日值班安排好，準(zhǔn)確記錄安保巡檢維穩(wěn)巡查記錄。5.完善班組質(zhì)量管理。班組建設(shè)很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是注重班組質(zhì)量管理，航天企業(yè)檔案班組每天要處理大量的現(xiàn)行文件，涉及現(xiàn)行文件的接收、更改、分發(fā)等程序，于是我們根據(jù)業(yè)務(wù)需求重新修訂了《質(zhì)量體系文件管理程序》和《技術(shù)文件控制程序》，規(guī)定了各部門的職責(zé)范圍，通過規(guī)定質(zhì)量管理體系文件的編制與批準(zhǔn)、文件編號(hào)、文件分發(fā)、保管與補(bǔ)發(fā)、文件更改、作廢控制、文件歸檔、質(zhì)量記錄與技術(shù)文件的控制，完善了質(zhì)量體系文件管理流程；通過《技術(shù)文件控制程序》對(duì)設(shè)計(jì)文件、工藝文件、軟件文檔、研究試驗(yàn)文件以及偏離單等方面進(jìn)行管理。QC小組活動(dòng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部交流、溝通、輔導(dǎo)的同時(shí)，可以進(jìn)一步將QC活動(dòng)與質(zhì)量基礎(chǔ)建設(shè)工作相結(jié)合，于是檔案部門在班組建設(shè)初期就將成立QC小組作為一個(gè)專項(xiàng)工作去策劃，充分調(diào)動(dòng)班組成員積極對(duì)這一未知領(lǐng)域進(jìn)行開發(fā)，完成必要性分析，對(duì)人員構(gòu)成、技能和資源條件、存在風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策進(jìn)行充分地論證，制訂了QC活動(dòng)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)和實(shí)施方案，將QC小組課題定為《提升歸零報(bào)告檔案開發(fā)再利用的水平》，將歸零報(bào)告、檔案開發(fā)再利用、QC小組活動(dòng)這幾個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，每月一次小組活動(dòng)，遵循計(jì)劃階段（P）、執(zhí)行階段（D）、檢查階段（C）、處理階段（A）循環(huán)程序進(jìn)行，在活動(dòng)中，檔案班組加強(qiáng)了質(zhì)量基礎(chǔ)建設(shè)。

（五）做好班組的成本控制，為企業(yè)節(jié)能減耗貢獻(xiàn)力量。班組建設(shè)初期，我們將優(yōu)化檔案工作流程作為班組成本控制重要的工作去做，由于受客觀現(xiàn)實(shí)制約，我們檔案信息化建設(shè)確實(shí)起步較晚，直到檔案管理班組建設(shè)初期，檔案利用者查閱或者借閱檔案前需要拿著紙質(zhì)的各種表單經(jīng)過層層審批，才能完成檔案的利用或者現(xiàn)行文件的分發(fā)。所有人都形成了“大家不是在跑單子，就是在跑單子的路上”這個(gè)口頭語(yǔ)。于是，在班組建設(shè)初期，就把優(yōu)化檔案工作審批流程這項(xiàng)工作作為專項(xiàng)工作去策劃和實(shí)施，通過整個(gè)班組的策劃，檔案管理人員聯(lián)合信息化管理人員，將《外調(diào)技術(shù)文件申請(qǐng)表》《檔案查（借）閱申請(qǐng)表》《文件發(fā)放任務(wù)單》《質(zhì)量管理體系文件發(fā)放申請(qǐng)表》《信息檔案網(wǎng)發(fā)布申請(qǐng)表》等表格放到OA系統(tǒng)的綜合管理模塊中，進(jìn)行電腦自動(dòng)審批流程；又將文件的復(fù)印、掃描業(yè)務(wù)放入企業(yè)微信進(jìn)行審批，大大節(jié)約了航天企業(yè)的時(shí)間成本、人力成本。

（六）提前策劃班組攻關(guān)創(chuàng)新，期待共同進(jìn)步。想要建設(shè)一個(gè)優(yōu)秀的班組，不能僅僅滿足于維持日常工作的順利運(yùn)轉(zhuǎn)，更要能在自己的檔案業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行深耕，不僅要開拓檔案業(yè)務(wù)的廣度，更要能挖掘檔案業(yè)務(wù)的深度，所以檔案部門的班組建設(shè)過程中，一定要發(fā)揮攻關(guān)創(chuàng)新帶頭作用。人都喜歡經(jīng)歷熵增這一過程，一直待在自己的舒適區(qū)，挑戰(zhàn)一些有難度的課題，經(jīng)歷熵減的過程必然會(huì)感覺痛苦，但是沒有經(jīng)歷這一過程，班組以及組員就不會(huì)由點(diǎn)滴進(jìn)步而走向優(yōu)秀，于是我們圍繞檔案管理這一個(gè)大的范圍，要求班組成員進(jìn)行編研課題研究，將日常的檔案管理進(jìn)行總結(jié)，撰寫檔案學(xué)術(shù)論文，并積極鼓勵(lì)將技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目成果進(jìn)行應(yīng)用轉(zhuǎn)化，將成果納入專項(xiàng)加分，計(jì)入績(jī)效崗貼和獎(jiǎng)金分配基數(shù)，將成果與收入進(jìn)行掛鉤，鼓勵(lì)班組成員不斷進(jìn)取，取得更好的成績(jī)。

（七）凝心聚力加強(qiáng)班組團(tuán)隊(duì)建設(shè)。沒有團(tuán)隊(duì)意識(shí)的班組，勢(shì)必是一盤散沙，于是檔案班組在班組建設(shè)中必然要將班組的團(tuán)隊(duì)精神訓(xùn)練涵蓋在內(nèi)，我們班組組織行走了梁家河，定期組織書籍閱覽心得，采納班組成員合理化建議，定期進(jìn)行員工培訓(xùn)，增加學(xué)術(shù)、技能交流與技能比拼等諸多活動(dòng)，在互動(dòng)和良性競(jìng)爭(zhēng)下，班組凝心聚力。我們除了加強(qiáng)建設(shè)檔案業(yè)務(wù)能力，把班組成員的運(yùn)動(dòng)、民主管理、扶貧幫困、五必談五必訪等活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。全方位加強(qiáng)班組文化建設(shè)，讓班組成員有家的感覺。

二、班組建設(shè)提升航天企業(yè)檔案管理水平新思考

（一）班組建設(shè)活動(dòng)提升檔案部門形象。班組活動(dòng)自始至終圍繞著班組基礎(chǔ)管理、目標(biāo)任務(wù)、質(zhì)量安全、成本工程、攻關(guān)創(chuàng)新、團(tuán)隊(duì)建設(shè)六大版塊進(jìn)行建設(shè)，由于參與的項(xiàng)目較多，需要和航天企業(yè)各部門進(jìn)行緊密合作，改變了以前對(duì)檔案部門清凈悠閑的刻板形象，當(dāng)我們組織檔案編研課題立項(xiàng)評(píng)審時(shí)，邀請(qǐng)的專家驚嘆“檔案部門居然還要撰寫編研課題，太不可思議?！蔽覀儏⒓雍教炱髽I(yè)的QC活動(dòng)注冊(cè)時(shí)，經(jīng)常被QC組織者提起：“連檔案部門都成立了QC小組，大家一定要好好努力。”在大家的驚嘆聲中，除了壓力更是進(jìn)步的動(dòng)力，在全班組的努力下，在踏實(shí)的工作中積累提升了檔案部門的形象。

（二）建立績(jī)效考核制度，提高工作的積極性。以前大家認(rèn)為自己的崗位和別的檔案管理人員一樣，工作量以及難易程度差不多，大鍋飯的平均主義收入分配容易造成大家產(chǎn)生“干多干少都一樣”的錯(cuò)誤思想，導(dǎo)致班組出現(xiàn)“惰性”而包庇“懶人”。班組建設(shè)重要的一項(xiàng)就是績(jī)效考核公開制度，每月將每個(gè)人的工作量分為日常工作和專項(xiàng)工作，還要從工作技術(shù)難度和工作態(tài)度等方面進(jìn)行差異化考核，將收入進(jìn)行按勞分配并公開，不能讓班組內(nèi)的“能人”流血、流汗又流淚，將獎(jiǎng)勤罰懶的政策執(zhí)行到底，通過班組內(nèi)工作，提高大家工作的積極性。

（三）加快工作效率，提升管理水平。以前的檔案工作就是做好檔案管理和現(xiàn)行文件日常管理，為航天企業(yè)做好服務(wù)和保障工作，在班組建設(shè)中，不僅需要不斷完善和補(bǔ)充頂層設(shè)計(jì)，更是要將各項(xiàng)分支做好，在高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的工作態(tài)度下，相較以前增加了數(shù)倍的工作量，僅以2021年為例，我們組織了本單位航空航天卷的撰寫、完成了QC活動(dòng)、6月9日國(guó)際檔案日宣傳活動(dòng)，對(duì)班組進(jìn)行詳細(xì)的2021年工作策劃，策劃和實(shí)施了優(yōu)化檔案工作流程、報(bào)送科研項(xiàng)目歸檔數(shù)據(jù)、編研課題的立題和評(píng)審活動(dòng)、?？蒲斜Ｉa(chǎn)策劃、向職工進(jìn)行《中華人民共和國(guó)檔案法》宣傳活動(dòng)、庫(kù)存檔案的數(shù)字化策劃工作、號(hào)召班組成員撰寫學(xué)術(shù)論文投稿等一系列的工作。工作量劇增，要求檔案管理人員不能再按照以前的工作方式工作，不僅需要開動(dòng)腦筋讓檔案利用者少跑路，更要用高度的責(zé)任心做到身兼多崗多職，在加快自身工作效率的同時(shí)，努力提升檔案管理水平。

三、結(jié)語(yǔ)

班組建設(shè)是一項(xiàng)大工程，只有通過班組每一位成員的共同努力，加強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)組織管理，從而提高檔案管理水平，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，用“檔案人”的力量推動(dòng)航天企業(yè)飛速發(fā)展。