西藏科技檔案信息服務創(chuàng)新模式研究*
——以“西藏科技信息項目服務平臺”為例

達娃卓瑪 陳華 阿窮

西藏自治區(qū)科技信息研究所，西藏 拉薩 850008

黨的十八大以來，習近平總書記對做好新時期檔案工作作出了一系列重要論述，特別是在黨的百年華誕之際，對檔案工作作出“四個好”“兩個服務”的重要批示，為我們做好檔案工作明確了工作重點，指明了前進方向，提供了根本遵循［1］。西藏自治區(qū)黨委書記王君正高度重視檔案工作，明確提出檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，牢記“檔案工作姓黨”的政治屬性。立足新發(fā)展階段、貫徹新發(fā)展理念、構建新發(fā)展格局，把抓好檔案工作放在黨和國家大局中去謀劃和推進。

通過閱讀研究《中國檔案事業(yè)發(fā)展報告（2022）》，認為檔案治理體系建設穩(wěn)中求進、資源結構得到優(yōu)化、利用體系建設穩(wěn)中求新、安全體系建設拾級而上、信息化建設全面提升、科技創(chuàng)新建設取得突破、人才培養(yǎng)不斷優(yōu)化、對外交流合作有序推進［2］。反觀全區(qū)科技檔案與全國檔案發(fā)展較為滯后，科研人員在科學研究過程中不僅要靠自己積累事實、數(shù)據(jù)，還要借鑒參考別人的科研成果，以減少走彎路為目的，加強科技機構、科研主管部門為科技政策的制定和出臺提供信息支撐，同時為全區(qū)經(jīng)濟建設建言獻策。因此為大力加強西藏自治區(qū)科技檔案的管理、服務水平，對促進西藏科技創(chuàng)新活動有序高效開展具有重要意義。

1 西藏科技檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

黨的二十大報告以專章專段對完善科技創(chuàng)新體系、加快實施創(chuàng)新驅動發(fā)展、深入實施人才強國作出了一系列重大戰(zhàn)略部署；2022 年，西藏自治區(qū)首次發(fā)布科技領域重點規(guī)劃——《西藏自治區(qū)“十四五”時期科技創(chuàng)新規(guī)劃》，明確提出了建成具有區(qū)域影響力的高原特色科技創(chuàng)新中心的發(fā)展目標，西藏科技迎來了前所未有的發(fā)展機會。

科技檔案作為科學技術的載體，為推動科學技術發(fā)展發(fā)揮重要作用，但面對新形勢，西藏科技檔案發(fā)展也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。2010年，西藏自治區(qū)科技廳建立了科技項目檔案室，專門保存科技檔案，并且依托單位為西藏自治區(qū)科技信息研究所，負責科技檔案的收納整理和歸檔。與區(qū)外其他省市相比，西藏科技的檔案管理方面發(fā)展相對緩慢，比如，四川省科學技術研究成果檔案館檔案查詢服務和成果登記流程規(guī)范，線上線下均可登記，并有專人負責；每年制作“科技成果登記統(tǒng)計分析報告”；為四川省科技廳、市州科技局、科研院所、大專院校、企業(yè)等提供各類科技相關數(shù)據(jù)，切實把資源優(yōu)勢轉化為發(fā)展優(yōu)勢。

1.1 傳統(tǒng)科技檔案現(xiàn)狀

西藏科技傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質資料儲存為主，因科技檔案室硬件設施配置不夠完善、檔案管理體制落實不到位、配備的管理人員存在著專業(yè)不對口以及專業(yè)素養(yǎng)相對較低的情況，檔案管理人員對檔案管理存在應付思想，歸檔不及時、放置無序、數(shù)據(jù)不完整，存在丟失遺失等情況［3］，造成西藏科技檔案數(shù)據(jù)不完整，直接影響后期科技檔案管理轉型和科技查新工作。

1.2 數(shù)字化科技檔案現(xiàn)狀

新時期多媒體技術的迅速發(fā)展為科技檔案的管理提供了便利，為科技管理人員提供項目立項查重服務及決策參考服務，為項目申報人員在立項之初及研究過程中提供科研檔案查詢服務［4，13］。2020年西藏自治區(qū)科技信息研究所建立了西藏科技項目數(shù)據(jù)信息服務平臺，能高效的展示西藏的科學技術成就，有利于西藏和全國的科研人員、企業(yè)家更全面地把握西藏的科學技術成果，并從中發(fā)掘有市場應用潛力的科技成果，最終將科技成果轉化為富有西藏特色的產品和技術，促進西藏經(jīng)濟、社會的發(fā)展，保障民族地區(qū)的繁榮穩(wěn)定。相關平臺建設使西藏科技檔案逐步脫離傳統(tǒng)的檔案管理形式，向現(xiàn)代信息化不斷發(fā)展。目前該平臺注冊用戶僅168人，分配vpn賬號50多家，尚未完全實現(xiàn)建設平臺在促進西藏科技發(fā)展中應有的作用。

2 西藏科技檔案發(fā)展存在的問題

全區(qū)各行業(yè)目前對于檔案管理工作方面給予重視，檔案工作的手段和技術都在不斷完善。比如，2010 年西藏74個縣級綜合檔案館全部列入國家中西部縣級綜合檔案館建設規(guī)劃并已建成［5］。2016 年，國家再次核撥巨資對自治區(qū)檔案館進行改擴建，辦公和檔案保管條件顯著提高。區(qū)檔案館占地面積61875平方米，建筑面積約92000 多平方米，其中舊館5630 平方米，新館51340 平方米，檔案學術研究與交流中心35306平方米，均于2020年正式投入使用［6］。然而，由于科研機構和科研人員對科技檔案工作重視不夠，當前科技檔案工作中仍存在諸多問題。

2.1 科技檔案缺乏統(tǒng)一管理

近幾年來，我國高度重視檔案管理工作，目前已頒布了多部檔案工作對國家標準和行業(yè)標準以實現(xiàn)檔案管理和服務的規(guī)范化、標準化。西藏自治區(qū)現(xiàn)階段科技檔案管理最突出的問題就是缺乏統(tǒng)一管理，各地市科技局、科研機構、高等院校及企業(yè)專業(yè)技術部門等對科技檔案均沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，大量檔案材料還處于分散保管狀態(tài)，無法實現(xiàn)對外一體化的檔案服務，從而使得科技檔案效能大打折扣。

2.2 科技檔案重視程度低、利用率不高

通過查閱資料和調研等方式，了解到目前西藏科技檔案工作中存在歸檔范圍不清晰、檔案收集不完整、科研檔案共享利用率低等問題，導致科技檔案作為科研交流的主要工具、勞動者提高水平的“良師益友”等作用沒有得到有效發(fā)揮［7，8］。具體體現(xiàn)在：一是在近五年的科技工作總結、方案、科技工作報告內容中，未查詢到對科技檔案工作的部署安排。二是經(jīng)費投入不足，導致檔案管理的硬件設施配置不完善，缺乏配套的電腦、掃描儀等現(xiàn)代化設備，檔案室保管條件普遍較差，對做好檔案保密工作帶來極大隱患。三是檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督措施，這就使科研成果隨著科研工作的結束，存在“業(yè)務處室提交多少，檔案人員就接收多少”的被動局面，進入檔案柜后的科研檔案無人問津，科技工作者作為科技檔案的主要利用者對科技檔案的利用意識不強，很少到檔案室去借閱、利用科技檔案信息［9］。目前借閱科技檔案的主體基本為區(qū)科技廳各業(yè)務處室，且借閱次數(shù)相對較少，無法實現(xiàn)科技信息資源的多頻高效作用。據(jù)不完全統(tǒng)計，近五年西藏自治區(qū)科技計劃項目驗收項目中，大概一半的項目檔案沒有提交到檔案管理部門，中間缺失的材料沒有專人進行收集或跟蹤（表1）。

表1 2017—2021年西藏自治區(qū)科技計劃項目立項及驗收統(tǒng)計表

2.3 數(shù)字檔案普及率不高

檔案數(shù)字化建設的意義就是打通檔案服務“最后一公里”問題。為了進一步實現(xiàn)檔案歸檔工作簡便化、程序化、規(guī)范化，西藏自治區(qū)科技廳于2020年建立了檔案數(shù)字化平臺——西藏科技項目數(shù)據(jù)信息服務平臺（http://192.168.6.59:8080/xzkjcg/secm/login）。目前，該平臺收集、整理、錄入了1993年以來科技廳立項的所有數(shù)據(jù)共3552 條；1965 年以來科技檔案數(shù)據(jù)共2461 條；1978 年以來獲獎科技成果數(shù)據(jù)共903 條；掃描了2189個原始檔案，完成了西藏自治區(qū)成立以來科研檔案、科技項目及獲獎科技成果數(shù)據(jù)庫。同時，為了彰顯西藏特色，設立了“特色專題”（包含青稞、牦牛、蟲草、藏紅花）。

信息服務平臺在推動過程中也遇到了許多問題。一是現(xiàn)有的檔案平臺數(shù)字化模式，只停留在簡單的信息錄入階段，數(shù)字化模式薄弱。例如領導者、決策者、檔案管理人員缺乏對檔案平臺的數(shù)字化建設的了解，對系列的檔案管理類認識有偏差，參與度不高，影響檔案數(shù)字化的建設進度和質量［11］。二是宣傳工作不到位，對應用大數(shù)據(jù)技術整合檔案資料，自動檢索的應用力度不夠，致使全區(qū)科研人員以及廣大群眾沒有了解到建設數(shù)字化檔案帶來的便捷性。三是數(shù)字化檔案管理隊伍建設落后。檔案管理人員在對數(shù)字化管理檔案方面存在對設備操作不熟練，缺乏專業(yè)的技能培訓，導致個別檔案管理人員不了解檔案資料情況，不能熟練運用新設備和新技術，影響檔案數(shù)字化建設，從而使科技檔案數(shù)字化平臺普及率、利用率較低［8-11］。

2.4 檔案工作人員專業(yè)水平不高

檔案工作是一項服務性很強的工作，檔案工作人員綜合素質的高低直接影響著科技檔案工作的質量，目前西藏科技檔案工作人員均為非檔案專業(yè)、部分檔案工作人員文化程度較低；檔案工作人員激發(fā)創(chuàng)新能力不足，對于接受新知識的能力較差［8］。在申報項目中，停留在西藏科技廳計劃項目，較少嘗試爭取國家自然基金項目等。此外，目前全區(qū)科技檔案工作人員面臨的最大瓶頸就是從事科技檔案管理人員職稱評價渠道還未暢通，導致了很多檔案工作人員的主要精力放在科研方面，影響了全區(qū)科技檔案管理工作效率。

3 西藏科技檔案管理與服務模式的創(chuàng)新

作為新時期的科技檔案管理人員應該開拓視野，主動學習科技檔案類的相關知識，由淺入深，由簡到繁地開展業(yè)務，除了日常檔案收集、接收、管理和提供平臺的利用等環(huán)節(jié)之外，需要更多的研究開發(fā)有價值的科技檔案，尤其是本單位在近幾年開展的相關項目，重點突出科技檔案信息資源對單位各相關中心業(yè)務的參考作用，體現(xiàn)檔案部門主動作為的能力和價值，刷新西藏科技檔案部門的存在感和榮譽感，重點提高西藏科技項目數(shù)據(jù)信息服務平臺的利用率［13］。

3.1 完善科技檔案管理制度

為適應新時期西藏科技發(fā)展需要和更好地做好科技檔案服務，應該及時完善科技檔案管理制度。一是要落實好《科學技術檔案工作條例》和自治區(qū)黨委和政府對檔案工作的部署要求，完善多方參與、協(xié)同推進的工作機制，確保全區(qū)科技檔案工作有序推進［14］。二是自治區(qū)科技廳協(xié)同自治區(qū)檔案館，定期開展對各職能部門的監(jiān)督、檢查和指導，避免科技檔案由部門或個人分散保存，不斷強化各行科研人員的配合意識。從科技檔案的形成到開發(fā)利用始終與各行科研人員有著密切的聯(lián)系，因此必須要得到各行科研人員的支持和配合，確保科技檔案的完整性和準確性，充分發(fā)揮檔案自身效用，為全區(qū)經(jīng)濟建設服務［10］。三是結合新時代信息技術的發(fā)展，建立符合時代發(fā)展要求的科技檔案管理制度，有效落實科技檔案管理各環(huán)節(jié)的職責及義務，確?？萍紮n案工作高效運轉，做到各負其責、各司其職。

3.2 強化科技檔案服務意識

隨著時代的發(fā)展，科技各項工作更是充滿著機會與挑戰(zhàn)，科技要自立自強，就必須加強各方面工作，科技檔案工作也不例外。應當從以下幾個方面推動西藏科技檔案的發(fā)展。一是改變觀念，在思想上高度重視。改變觀念的受體不只是檔案工作人員，還包括主要領導以及整個社會成員的檔案意識［13］?？萍紮n案主管部門應該把科技檔案工作提到議事日程，制定長期計劃，在人力和經(jīng)費上對科技檔案工作給予保障［15］。充分利用科技工作日、科普援藏、科技下鄉(xiāng)等系列科普活動，做好檔案法普及宣傳工作，通過組織學習宣講、開展專題培訓等方式，宣傳科技檔案在科技創(chuàng)新工作中的重要作用及價值，并普及《中華人民共和國檔案法》等規(guī)章制度，幫助黨政領導干部和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位人員強化檔案意識，掌握檔案法律知識，確保科技檔案在良好的環(huán)境中發(fā)揮出應有的作用［11-13］。二是完善選拔制度，提高工作效率。在日常工作中，應當把科技檔案歸檔工作變成日常工作，做到隨時辦隨時歸，改變歲末年初突擊整理科技檔案的被動局面，增強科技檔案管理的時效性。對科技檔案管理部門在聘用人員中應當選擇具有檔案專業(yè)知識背景的人員，或者鼓勵在職檔案管理人員提高以檔案專業(yè)為主的學歷，以使更好地適應西藏經(jīng)濟社會發(fā)展對高層次、復合型、綜合型人才的需要，并對國家秘密信息的保密知識和防范措施等內容要有警覺性［12］。三是拓寬交流渠道，強化人才隊伍建設。充分依托中國科技信息研究所、中科院成都文獻情報中心等優(yōu)質平臺，通過援藏渠道、對口援助、項目合作等不斷深化在人才培養(yǎng)、學術交流等領域的交流合作，拓展“朋友圈”、畫出“同心圓”，不斷將交流合作引向深入，提高科技檔案工作人員的專業(yè)水平，更好地適應新時期西藏科技檔案管理建設的需要，形成責任心強、肯鉆研、能吃苦的復合型科技檔案人才［12］。四是設立獎懲機制，激發(fā)科技檔案干部隊伍的活力，營造干事創(chuàng)業(yè)的濃厚氛圍。比如，自治區(qū)科技廳作為科技檔案管理部門的主管單位，應積極與自治區(qū)人社廳及自治區(qū)檔案館進行溝通協(xié)調，拓寬科技檔案工作人員的晉升渠道。另外，每年邀請全區(qū)檔案領域有一定學術權威、具有豐富工作經(jīng)驗的專家學者和領導干部，通過聽取匯報、查閱資料、召開座談等形式對科技檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和檔案人員的業(yè)務水平進行科學評估和考核，考核結果列入年度考核，并與職稱晉升掛鉤。同時，科技檔案工作人員在日常工作中遇到的新問題、出現(xiàn)的新情況在現(xiàn)場可以給予專業(yè)指導。由此，進一步激發(fā)科技檔案工作人員的干事創(chuàng)業(yè)熱情，為西藏科技檔案事業(yè)健康發(fā)展提供人才保障和智力支撐［8］。

3.3 強化檔案信息服務創(chuàng)新

做好新時期西藏科技檔案服務工作，就必須發(fā)揚與時俱進，開拓創(chuàng)新的精神，不斷探索科技檔案工作的新思路、新方法，實現(xiàn)科技檔案為科技創(chuàng)新服務的支持。一是面對新形勢、新任務，科技檔案工作人員要以時不我待的緊迫感和責任感，不斷改進工作方式方法，積極探索科技檔案管理新模式，提出解決問題的新思路和新辦法，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新有所突破。應加強項目管理人員進行溝通、交流，借智借力，憑借項目負責人的相關科技檔案的知識的優(yōu)勢和較強的研究分析能力，結合目前自身有關的科技檔案鑒定、收集、歸檔、數(shù)字化平臺的利用等要求對專業(yè)知識和檔案文獻編纂能力，共同進行檔案編研，促進西藏科技檔案平臺的有效利用［14］。二是逐步完善西藏科技項目數(shù)據(jù)信息服務平臺內容。根據(jù)2021 年科技檔案部門調研情況，建議將“西藏農牧學院成果轉移轉化平臺”接入西藏科技項目數(shù)據(jù)信息服務平臺，同時增加科技報告全文庫并建設科技報告模塊，收集各地市科技局及科研單位成果數(shù)據(jù)信息并增加各地市科技成果模塊，并整合專利、論文、機構、專家學者等多源異構數(shù)據(jù)，關聯(lián)科技項目、科研檔案和科技成果等數(shù)據(jù)，集成為全區(qū)統(tǒng)一的科技成果展示、轉移轉化平臺。三是根據(jù)科技檔案管理部門所掌握的數(shù)據(jù)，在允許范圍內對科技項目檔案、科技成果檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，作為了解和掌握全區(qū)各界科學研究方向與科技成果產出情況的一項基礎性工作，從側面反映區(qū)科技工作基本情況，并為領導決策和廣大科技工作者的科研工作提供參考。四是做好數(shù)字化平臺的宣傳工作，提高平臺使用率。通過實地走訪、開展座談、宣講介紹和問卷調查等方式做好平臺的宣傳工作［5］，拓展西藏科技檔案信息的服務對象，提高平臺的使用率，促進西藏科技檔案信息化發(fā)展。與此同時，要充分發(fā)揮《西藏科技》期刊的力量，開展有針對性的宣傳和解讀，使廣大科研人員及社會群眾了解西藏科技項目數(shù)據(jù)信息服務平臺，確保建立平臺的效用最大化。五是進一步規(guī)范西藏科技信息服務平臺管理水平，以促進平臺穩(wěn)定運營，例如，指定專人學習現(xiàn)代化信息技術，熟練掌握相關設備設施的應用方法并負責平臺日常管理工作，規(guī)范平臺更新內容的速度與時間，每天定時在線為平臺用戶進行平臺使用引導及解答其他問題，為用戶提供高質量、個性化服務。另外，需定時維護平臺信息安全，技術人員應定時排查平臺漏洞，避免重要信息內容泄露等［14］。六是為了更好的傳播利用好西藏科技項目數(shù)據(jù)信息服務平臺，利用數(shù)字化技術的第三方平臺提高普及率和傳播率。

4 結論與展望

隨著時代的發(fā)展，檔案地位日顯重要，只有切實根據(jù)用戶需求，進一步完善科技檔案管理制度和人才隊伍，實現(xiàn)科技檔案信息服務模式創(chuàng)新，并顯著提高科技檔案的服務質量，才能真正實現(xiàn)科技檔案的價值。因此，我們必須要打破“你來我借”“坐等收集”等工作方式，重視科技檔案管理及利用，建立健全檔案管理制度和體系，并借助信息技術，加快科技檔案信息服務模式創(chuàng)新，讓更多的科研人員認識并高效利用科技檔案，確保科技檔案工作為西藏科技創(chuàng)新提供有力服務支撐。

為更好促進發(fā)展全區(qū)科技檔案，下一步將通過與兄弟省市合作的形式，積極申報項目二期建設，進一步細化優(yōu)化平臺功能，培養(yǎng)熟練的計算機專業(yè)人才，并申請推進新媒體平臺，確保建設平臺的效益最大化。