油氣長輸管道工程竣工資料規(guī)范化管理淺析

徐國橋

國家管網(wǎng)集團新疆煤制天然氣外輸管道有限責任公司 北京 100020

工程建設前要做好竣工資料管理規(guī)劃，工程建設過程中要及時發(fā)現(xiàn)和解決竣工資料管理工作的問題，才能保證竣工資料的質量，促進竣工資料管理水平的提高。規(guī)范竣工資料管理，加快竣工資料的移交歸檔進度，對確保工程順利通過竣工驗收及竣工結算，具有重要意義。

1 施工竣工資料管理的內(nèi)涵

施工竣工資料通常指施工單位的交工技術文件，竣工資料整理是指施工單位對施工過程中產(chǎn)生的各種管理文件、施工記錄、驗收評定、HSE 資料、竣工圖等內(nèi)容按照檔案歸檔要求進行收集、整理、歸檔，以便能夠完整、準確、系統(tǒng)、齊全、真實地記述和反映施工及竣工驗收的全過程，做到原始資料與實物相符，技術數(shù)據(jù)準確，簽字手續(xù)齊全，同時又必須滿足規(guī)范、標準要求，達到歸檔條件。

建設工程施工檔案是基本建設項目的重要技術檔案，是工程建設的重要技術成果，是建設項目進行竣工驗收的重要內(nèi)容，是工程驗收和建成投產(chǎn)后安全生產(chǎn)運營的重要資料，是工程項目維護、檢修及改造、擴建的主要依據(jù)。全面、系統(tǒng)、完整、準確地收集、整理和管理建設項目竣工檔案，真實反映施工和竣工驗收的全過程，是石油天然氣工程建設的一項重要任務。

2 施工竣工資料管理存在的主要問題

2.1 管理意識淡薄

大部分施工單位、監(jiān)理單位甚至建設單位對竣工資料管理認識不夠，存在重進度、忽視竣工資料管理的現(xiàn)象，認為竣工資料是后期編寫出來的。對竣工資料管理的前期準備、過程管理認識不夠，只安排文控員（有的單位在當?shù)卣衅概R時人員）暫時性地負責資料收集，有些文控員不懂檔案管理的基本要求、不懂工程管理和施工工序，無法指導竣工資料階段性收集、不能發(fā)現(xiàn)資料管理中存在的問題。

2.2 管理制度不健全

一般來說，國有大中型企業(yè)都有健全的檔案管理或資料管理制度，但與項目管理融合不夠，制度不健全。企業(yè)沒有竣工資料管理人員培養(yǎng)機制，難以指導項目部竣工資料過程管理和檔案驗收，如在項目竣工資料歸檔內(nèi)容、組卷要求、歸檔時間、審核責任等方面沒有統(tǒng)一規(guī)定。

2.3 激勵機制不夠

工程建設過程中，形象進度直觀性較強，安全和質量管理效果可以通過具體指標考核反映出來。而建設工程的特殊性和復雜性決定了竣工資料的過程管理受到各種因素的制約較大，竣工資料編制和整理質量評價受人為因素影響較大，其質量情況往往只能是通過了驗收歸檔才能確定為全面達標。過程管理成果不容易識別，因此得不到領導層的重視，過程管理中不容易被激勵。各級管理層通常認為，工程投產(chǎn)了，竣工資料就應該完成。事實上很多工程投產(chǎn)后，還有很多不影響工程投產(chǎn)的收尾工作需要幾個月甚至半年或更長時間才能完成。工程未完工，竣工資料就無法形成，就會影響其他資料的分冊組卷。工程完工后，上級對竣工資料的審核還會發(fā)現(xiàn)各專業(yè)存在的問題，往往這個時候專業(yè)技術人員已調(diào)離項目，給竣工資料的修改完善帶來很大困難。因此，通常很多人會認為竣工資料管理人員工作不認真，不僅不給予激勵，反而會對其處罰，導致竣工資料管理人員積極性和主動性不高。

2.4 責任落實不到實處

大部分施工企業(yè)有檔案管理制度，但無有效的檔案管理組織，沒有固定的檔案管理團隊。同時從施工企業(yè)到項目部，沒有對竣工資料管理和檔案管理制定考核制度，沒有明確項目專業(yè)技術人員和項目資料管理人員責任，缺少制度約束和考核機制，導致資料管理落實不到位。

2.5 人員素質不高

大部分項目部檔案管理人員為臨時人員，人員不固定，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的竣工資料和檔案管理學習，資料管理能力不夠。其次，近年來施工單位專業(yè)人員流失嚴重，施工技術力量薄弱，管理水平下降，造成施工過程資料不規(guī)范或質量不高。監(jiān)理部專業(yè)人員配備不足或專業(yè)能力不夠、管理水平不高、履職不到位，不能及時要求施工單位項目部收集整理竣工資料、對現(xiàn)場資料審核把關不嚴，導致過程資料編制問題多、未做有效分類、工程完工后的資料收集整理混亂。

3 如何有效實現(xiàn)施工單位項目竣工資料規(guī)范化管理

工程建設項目要想搞好竣工資料規(guī)范化管理，關鍵是要糾正施工企業(yè)工程竣工資料管理中出現(xiàn)的問題。因此必須提高施工單位竣工資料規(guī)范化認識，建立規(guī)范化的管理制度，落實竣工資料專業(yè)管理人員，這樣才能實現(xiàn)工程竣工資料管理規(guī)范化。

3.1 提升工程竣工資料規(guī)范化管理的認識

從施工企業(yè)到項目建設單位，都應采取內(nèi)部培訓、外出參觀交流、外聘專家指導等多種方式對竣工資料管理的重要性和管理方式加以宣傳，不斷提高對竣工資料管理的認識。實現(xiàn)竣工資料規(guī)范化管理的關鍵在于提高項目部主要領導、專業(yè)人員的思想認識，了解到竣工資料規(guī)范化管理的重要性和復雜性，將規(guī)范化管理的必要性深入到日常工作中，最終將竣工資料管理的規(guī)范性形成為專業(yè)人員的自覺行為。要給予竣工資料管理人員必要的地位、待遇和政策激勵，提高竣工資料管理人員的權威性，促進項目領導、各部門和專業(yè)人員對竣工資料管理人員工作的支持和理解，從而提高竣工資料管理水平。

3.2 建立健全竣工資料管理制度

要抓好竣工資料管理，就要求在工程建設初期必須建立完善工程竣工資料管理規(guī)定，并加強培訓宣傳，使有關人員清楚規(guī)范化管理工作的要求，在實際工作中嚴格執(zhí)行。建設單位要明確統(tǒng)一的竣工資料管理標準，明確竣工資料格式及收集、整理時限，約束參建單位資料管理行為，為實現(xiàn)規(guī)范化竣工資料管理打下基礎。

3.3 明確各專業(yè)人員的資料管理責任

規(guī)范竣工資料管理，需要落實以下三個方面責任：施工單位項目經(jīng)理向公司簽訂竣工資料管理責任；項目上的專業(yè)人員向項目經(jīng)理簽訂竣工資料管理責任；建立竣工資料管理人員崗位責任。在工程建設過程中，只有明確各參建方資料管理崗位的責任，并嚴格履行，才能真實、可靠地收集、整理、保存好工程資料，保證資料整理的及時性和完整性。

3.4 做好資料記錄和整理

3.4.1 施工過程資料填寫、收集

施工過程中資料的填寫、收集、整理一般包括：安全技術交底記錄；測量復核及報驗記錄；工序施工檢查記錄；隱蔽工程檢查驗收記錄；檢驗批、分項、分部工程驗收記錄；原材料、半成品、成品出廠質量證明和復驗報告：材料試驗報告及見證記錄等。在收集整理過程資料中應該注意以下幾點：

（1）按建設單位統(tǒng)一規(guī)定的表格做好各種檢查、記錄；

（2）與工程同步，及時、認真、準確、完整地做好記錄(包括施工工序檢查記錄、質量檢查驗收評定資料和影像資料)并及時進行整理，保證記錄的及時性、真實性、完整性和可追溯性；

（3）加強與監(jiān)理、建設單位的信息溝通，主動向監(jiān)理報驗，并請建設單位、監(jiān)理對記錄進行檢查；對記錄過程中發(fā)現(xiàn)的疑難問題，要及時向總承包商、監(jiān)理、建設單位請示解決方案。

3.4.2 技術交底和施工日志的記錄

技術交底是一項技術性較強的工作，對保證工程質量至關重要。技術交底必須滿足設計文件和有關規(guī)范、標準的規(guī)定，所有技術交底記錄要列入工程技術檔案。技術交底必須以書面形式進行，經(jīng)過檢查和審核，有簽發(fā)人和被交底人的簽字。施工日志是項目施工的真實寫照，是驗收施工質量的原始記錄，也是施工記錄、竣工總結和工程施工質量原因分析的依據(jù)。填寫施工日志要注意：

（1）要逐日記載，不得后補，如果工程施工期間有間斷，應在日志中加以說明，可在停工最后一天或復工第一天進行描述；

（2）施工記錄不應是流水賬，要有時間、天氣情況、施工部位、機械作業(yè)及人員情況；

（3）施工日志只記錄與工程有關的內(nèi)容，與生產(chǎn)無關的內(nèi)容不要記錄；施工日志應完整，除生產(chǎn)情況記錄和技術質量安全工作記錄完整外，如果施工中出現(xiàn)問題，也要反映在記錄中。

3.4.3 施工記錄和隱蔽工程檢查記錄

施工記錄是對現(xiàn)場施工情況的真實反應，要如實填寫。隱蔽工程檢查記錄即對隱蔽工程進行檢查，并通過表格的方式將檢查內(nèi)容、質量情況、檢查意見等記錄下來，作為以后工程的合理使用、維護、改造、擴建等所需的重要技術基礎資料。凡未經(jīng)隱蔽工程驗收或驗收不合格的工程，不得進行下道工序的施工，隱蔽工程檢查合格后方可進行下道工序施工。

3.4.4 檢驗批、分項、分部工程質量驗收記錄

工程開工前，施工單位應組織進行工程劃分，報監(jiān)理審核、建設單位審批備案。檢驗批是工程質量驗收的基礎，檢驗批完成后，施工承包商應及時組織檢驗批驗收，并向監(jiān)理報驗、對檢驗批質量結果進行評價；分項工程包括的檢驗批全部完成后進行，分部工程的質量驗收是在分項工程質量驗收合格的基礎上進行的，除了對該分部工程中所含各分項工程進行評定外，還要檢查該分部工程中所涉及的質量控制資料、安全和功能檢驗(檢測)報告，對分部工程進行觀感質量驗收。分部工程驗收單位由施工單位、勘察單位、設計單位、監(jiān)理單位和建設單位五方共同組成，并由質量監(jiān)督部門監(jiān)督。

3.4.5 施工過程中設計變更、工程聯(lián)絡單、工作量簽證單等資料的收集

對于規(guī)定由監(jiān)理或建設單位、總承包商檢查、簽證的記錄，要按規(guī)定的時間報驗；設計變更、工程聯(lián)絡單是工程竣工圖編制工作的重要依據(jù)，其內(nèi)容和修改圖號的準確性與否，對竣工圖繪制質量至關重要。要求分專業(yè)辦理，并注明修改圖紙的圖號。設計變更單、工程聯(lián)絡單需有建設(監(jiān)理)單位和設計專業(yè)負責人簽認方為有效。

3.5 嚴格落實竣工資料的編制、收集、整理、審核原則

（1）應按照“誰形成、誰整理”、堅持與工程進度同步的原則，編制、整理竣工資料。保證竣工資料的原始性和真實性，與工程實際相符，做到齊全、完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范，字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽認手續(xù)完備，滿足生產(chǎn)、管理、維護和改擴建需要。

（2）文字資料的組卷：工程施工完成后，施工單位項目部應組織專業(yè)人員進一步收集整理各專業(yè)資料，在此基礎上，檔案管理人員要對項目整體竣工資料按照組卷順序，進行分類整理，同時組織專業(yè)人員對竣工資料的符合性、完整性、全面性進行綜合性審核。應遵循文件資料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)資料的系統(tǒng)聯(lián)系，同一卷內(nèi)文字資料按重要程度或時間順序排列，重要文件在前，次要文件在后；正件在前，附件在后；批復在前，請示在后；文字在前，圖紙在后。

（3）聲像資料的整理：聲像資料包括攝像資料和照片資料。參建單位應提交反映工程概況和建設特點的攝像資料，攝像除重要會議、活動錄全場外，一般只錄主要情節(jié)。攝像資料應畫面清晰，能夠反映所承擔工程全過程，并進行編輯配音；提交的照片應能夠反映工程施工的各個環(huán)節(jié)，全面、準確反映工程項目各環(huán)節(jié)并具有代表性；會議、集體活動的照片、攝像，應重點反映全景、主席臺、主要領導、代表性人物（領導）發(fā)言結論。所有照片資料整理時都應附文字說明，注明事由、時間、地點、人物、背景、攝（錄）制者等六個要素。

（4）竣工圖的編制：竣工圖按照專業(yè)劃分編制組卷，應完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，做到與設計變更、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”，真實反映項目竣工驗收時的實際情況，并符合歸檔要求。竣工圖編制通常有兩種方式：一是設計單位出具竣工圖，即由設計單位以收集匯總參建單位提出的變更設計單（工程聯(lián)絡單）、設計單位提出的設計變更單等為基礎資料，在原設計圖紙上重新繪制出圖；二是在原圖上編制和重新繪制竣工圖。發(fā)生變更的，須在變更位置蓋變更圖章，有關人員簽字認可。凡是利用原圖編制竣工圖的，圖面必須達到八成新以上，無油污、無磨損、圖字清晰?？⒐D形成后、歸檔前，必須在顯示標題欄的頁面空白處加蓋竣工圖章，竣工圖編制人、技術負責人應逐張簽字，然后由監(jiān)理工程師簽字，方可作為竣工圖歸檔。

3.6 制定竣工資料審核驗收程序和制度，明確責任分工

（1）竣工資料審核、驗收實行動態(tài)管理：責任單位應根據(jù)工程進度及時編制并完成內(nèi)部審核、報監(jiān)理驗收。監(jiān)理驗收通過后，由責任單位書面報建設單位審核。因責任單位未及時報請建設單位審核驗收，導致工程中交后3 個月內(nèi)不能順利移交歸檔竣工資料的責任由責任單位承擔，監(jiān)理單位承擔連帶責任。

（2）監(jiān)理單位應督促參建單位竣工資料的日常收集整理、內(nèi)部審核，落實監(jiān)理審核驗收人員。

（3）建設單位負責對竣工資料合規(guī)性（包括紙張、表格使用、頁面設置、資料整理等）、填寫規(guī)范性（字體、字號、行距、間距、計量單位、繪圖、簽字、蓋章等）、組卷順序的統(tǒng)一規(guī)范性等進行檢查、指導，組織檔案專項驗收歸檔工作。不定期組織竣工資料的日常檢查，對不及時收集整理資料、不及時報監(jiān)理審核，以及監(jiān)理履職不到位的情況進行通報、違約處罰。

4 結語

竣工資料管理的目標是形成最終合格的竣工資料?？⒐べY料管理必須貫穿工程建設全過程，必須確保數(shù)據(jù)采集及時、準確、全面，必須動態(tài)收集整理施工記錄、質量驗收，落實階段性審核，審核內(nèi)容包括是否滿足標準規(guī)范的要求、是否與現(xiàn)場實際情況相符、是否與施工圖紙相符。

工程資料管理工作是工程建設過程中不可缺少的一項重要工作，是一項系統(tǒng)工程，是涉及各個專業(yè)的一項復合性、復雜性工作。要保證工程竣工資料準確、完整、齊全、系統(tǒng)，真實記錄和反映施工及驗收的全過程，實現(xiàn)竣工資料規(guī)范化管理，就要建立健全檔案管理制度，提升各級管理人員的檔案責任意識，固化檔案管理人員，提升施工單位專業(yè)人員管理水平，強化項目專業(yè)人員責任意識，嚴肅監(jiān)理專業(yè)人員檔案過程管理和審核的履職能力。只有這樣，才能保證形成高質量的工程施工竣工資料，保證及時提交符合檔案管理要求的竣工資料。