知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式研究

虎穎

（水電水利規(guī)劃設(shè)計總院，北京 100120）

一、知識管理與企業(yè)檔案管理之間的共性

（一）管理目標相同

為推動企業(yè)朝著更好的方向快速發(fā)展，檔案管理在其中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，更是幫助企業(yè)獲取更多競爭優(yōu)勢的主要方式。在日常所開展的各項管理工作當中，企業(yè)需要對各類文件與檔案進行整合并加以利用，再對其內(nèi)容進行詳細劃分，并制定出科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃。此外，開展檔案管理工作能夠為內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者閱讀資料和查閱資料提供便利，將其作為依據(jù)制定相應(yīng)的發(fā)展計劃。因此，站在管理目標的角度進行分析，無論是檔案管理還是知識管理，其根本目標存在共性，即為服務(wù)對象提供優(yōu)質(zhì)的資料，方便其查閱。但是在服務(wù)范圍方面，兩者依舊存在差異。

（二）管理對象重疊

通常情況下，企業(yè)在開展檔案管理工作時，內(nèi)部各項文件、信息資源均是被管理的主要對象，企業(yè)可以通過書面形式或者網(wǎng)絡(luò)電子形式對其進行保管。但是知識管理的范圍相對廣泛，廣義上的知識、資源、信息等均包含其中，與其相關(guān)的各種內(nèi)容以及其衍生出的全新形式均包含在知識的范圍中，共同組成了知識。站在這一角度進行分析，無論是以往的檔案管理，還是現(xiàn)階段的知識管理，其內(nèi)部對象之間存在一定的交叉性。因此，筆者對雙方的管理對象進行了詳細研究，發(fā)現(xiàn)檔案管理與知識管理之間的對象是相互包含的，存在重疊情況[1]。

（三）管理流程相似

當今，企業(yè)發(fā)展勢頭相對迅猛，所面臨的外界環(huán)境也發(fā)生了不同程度的變化。傳統(tǒng)的檔案管理模式需要投入大量的人力資源，也會耗費較長的時間，已經(jīng)無法滿足當今企業(yè)發(fā)展的需求，在常規(guī)的管理環(huán)節(jié)當中尤為明顯。企業(yè)在開展檔案管理工作時，可以適當?shù)厝谌胍恍┬滦驮?，知識管理與其存在的一定共性也應(yīng)如此。企業(yè)要對知識管理的流程進行研究，因為知識管理包含著資源運輸、知識整合、判斷評價等各方面內(nèi)容，并最終形成完善的工作流程。企業(yè)要對知識管理流程進行詳細分析，在掌握檔案管理與知識管理之間的相同點之后，再對檔案管理流程進行相應(yīng)的改進，將知識管理的精華融入其中，全面整合、甄別、評價其中所包含的內(nèi)容并加以利用。

（四）管理手段相近

知識管理是現(xiàn)代化社會的一項重要產(chǎn)物，更是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的外在表現(xiàn)，能夠幫助管理對象更加高效地開展各項工作，并賦予管理方式智能化、網(wǎng)絡(luò)化的特點。在網(wǎng)絡(luò)信息化時代背景下，現(xiàn)代企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，大部分內(nèi)容均被進行了不同程度的調(diào)整。企業(yè)不再完全依靠手工管理的方式，而是合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將其與手工管理相結(jié)合，同時明確信息管理的主要價值，最終形成完善的現(xiàn)代化管理方式。因此，知識管理與企業(yè)檔案管理具有明顯的相似性，并逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，管理模式相對較為新穎[2]。

二、知識管理背景下完善企業(yè)檔案管理模式的意義

（一）彌補傳統(tǒng)管理模式的不足

企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中會受到各項因素的影響，難免會影響到工作的開展進度。在眾多影響因素中，因檔案管理工作尚未得到高度重視，使得該項工作逐漸趨于邊緣化。在信息化程度較高的企業(yè)內(nèi)部，開展檔案管理工作會不斷減少開支，檔案管理水平難以得到保證。除此之外，在信息化時代背景下，電子類文件會集中出現(xiàn)，若企業(yè)依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，則無法滿足順利發(fā)展的需求。因此，在開展檔案管理工作的過程中，企業(yè)應(yīng)明確信息主體，借助現(xiàn)代化管理理念與方式，合理開發(fā)與利用各項資源，為未來所開展的生產(chǎn)、研發(fā)等工作提供理論支持與服務(wù)。目前，企業(yè)逐漸應(yīng)用智能化手段開展檔案管理工作，但仍難以滿足服務(wù)對象的個性化需求。因此，企業(yè)應(yīng)及時調(diào)整服務(wù)理念，并提高技術(shù)水平[3]。

（二）解決知識管理中存在的問題

部分企業(yè)的知識管理尚未達到預(yù)期的要求。很多企業(yè)仍處于觀望狀態(tài)，付諸實踐的企業(yè)少之又少，即便部分企業(yè)已經(jīng)將知識管理付諸實踐，但因執(zhí)行能力相對較弱，企業(yè)并沒有將知識管理貫徹落實到每一項工作當中，還會在不同程度上出現(xiàn)停滯的情況。筆者對企業(yè)檔案管理與知識管理的特性進行了綜合分析，發(fā)現(xiàn)兩者存在許多相似之處，甚至在某些領(lǐng)域還存在著相同的現(xiàn)象。因此，兩者在今后的合作過程中，具有一定的合作空間與合作基礎(chǔ)。檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部屬于一項較為常規(guī)的工作，全體工作人員對于該項工作的開展情況均具有一定的了解與認識。企業(yè)將知識管理引入其中則能夠賦予這項工作全新的價值。為了實現(xiàn)兩者協(xié)同發(fā)展，企業(yè)可以將檔案管理模式作為核心，采取理論與實踐相互結(jié)合的方式，根據(jù)既定需求對自身理論進行完善。在知識管理背景下，兩者相互融合、取長補短，實現(xiàn)雙方共同進步的目標。

（三）實現(xiàn)兩者共同發(fā)展的目標

保存、管理所記錄的文檔是傳統(tǒng)企業(yè)開展檔案管理工作的重點，但是整合與利用文檔資料卻被忽略。隨著時間的推移，傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅會逐漸偏離最初的目標，而且會限制價值的體現(xiàn)。所謂知識管理，指企業(yè)要綜合管理和利用文檔資料等全部形式的知識，構(gòu)建完善且獨立的知識框架。在知識管理背景下，企業(yè)在開展檔案管理工作時，要積極開發(fā)、利用各項文檔資料。因此，知識管理能夠向外拓展檔案管理工作的范圍，檔案管理工作的作用與價值也能夠得到明顯提升，檔案管理人員在企業(yè)內(nèi)部的地位與作用也能得到肯定。企業(yè)要全面梳理檔案管理與知識管理之間的關(guān)系，探究兩者之間的契合點，并充分發(fā)揮彼此的優(yōu)勢，滿足企業(yè)良性發(fā)展的需求。

三、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式當中存在的問題

（一）管理觀念落后

企業(yè)檔案管理工作的開展情況能夠從側(cè)面體現(xiàn)出日常生產(chǎn)建設(shè)過程中的相關(guān)信息。筆者站在信息技術(shù)發(fā)展水平的角度進行分析，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)在開展檔案管理工作時依舊延續(xù)固有思維，尚未與信息技術(shù)實現(xiàn)同步發(fā)展。檔案管理人員習慣性采取傳統(tǒng)思維開展工作，并沒有深刻意識到信息資源的重要性。在日常的檔案管理工作當中，檔案管理人員依舊延續(xù)以往的工作方式，導(dǎo)致最終的工作成效與效率均難以達到預(yù)期的要求。此外，盡管部分企業(yè)在發(fā)展與實踐的過程中，逐漸意識到信息資源管理的重要價值，并對檔案管理工作進行了相應(yīng)的改革創(chuàng)新，推動檔案管理工作朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，賦予該項工作數(shù)字化特征，但在改革的過程中卻存在盲目性弊端。企業(yè)沒有專業(yè)理念的支持，導(dǎo)致檔案管理工作的開展過于注重體系構(gòu)建，信息資源的循環(huán)開發(fā)利用卻被忽略，最終的工作成效與預(yù)期的目標存在一定的差距。

（二）改革速度緩慢

目前，社會的發(fā)展形態(tài)相對較為多元，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當前所開展的各項工作，與生產(chǎn)建設(shè)之間的差距越來越大。企業(yè)應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案管理模式作為基礎(chǔ)，根據(jù)需求對其進行相應(yīng)的完善，滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。但對企業(yè)檔案管理模式進行改革創(chuàng)新并非一項簡單的工作，需要企業(yè)投入大量的時間成本和資金，經(jīng)過長時間的探索之后，方能形成全新的檔案管理模式。企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中會受到不同程度的限制。現(xiàn)代企業(yè)正在積極推進現(xiàn)代化建設(shè)，因此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)條例條規(guī)建立現(xiàn)代化管理制度，逐一明確其中的責任主體。新型企業(yè)管理模式逐漸形成，在為企業(yè)帶來客觀價值的同時，也能為企業(yè)的發(fā)展帶來最大化的綜合效益[4]。但部分企業(yè)在日常工作當中并沒有給予檔案管理工作高度重視，導(dǎo)致檔案管理的改革速度較為緩慢，甚至部分企業(yè)并沒有制定相應(yīng)的改進措施。

（三）尚未得到重視

企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者的思維、理念均會直接影響到企業(yè)的發(fā)展趨勢。受經(jīng)濟體制的影響，領(lǐng)導(dǎo)者在開展工作時，習慣地將重點放在經(jīng)濟效益最大化方面，并沒有深入了解檔案管理工作的開展情況，甚至將其放在可有可無的位置。筆者對現(xiàn)階段的發(fā)展狀態(tài)進行了綜合分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)以及檔案管理人員的人數(shù)還相對較少。隨著時間的推移，無論是檔案管理人員的工作能力，還是保管設(shè)施，其均處于比較落后的局面，檔案管理工作的開展情況并沒有得到重點關(guān)注。經(jīng)費投入有限不僅會限制檔案管理工作的開展，而且會降低檔案管理人員參與工作的主動性，從而出現(xiàn)惡性循環(huán)，甚至還會發(fā)生人才流失的情況，導(dǎo)致管理工作質(zhì)量與效率大幅降低，直接影響企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。

四、知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念

檔案管理人員的認知理念、工作水平、實施方式均會直接影響到檔案管理工作的開展成效。在知識管理背景下開展的檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作存在本質(zhì)區(qū)別，但是員工思維在其中起到了決定性作用。因此，企業(yè)內(nèi)部的工作人員應(yīng)根據(jù)行業(yè)發(fā)展趨勢，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維理念，滿足當今企業(yè)發(fā)展的需求。但部分檔案管理人員在多年的工作與實踐之后，已經(jīng)形成了具有自身特色的工作方法，在短時間內(nèi)難以發(fā)生改變，會直接影響到檔案管理工作的開展情況。因此，企業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)發(fā)揮自身的引導(dǎo)作用，及時更新傳統(tǒng)的管理觀念，明確開展檔案管理工作的價值，幫助員工改變固有的思維。在以往的檔案管理工作當中，重保存輕整合的情況普遍存在。在今后的實踐中，企業(yè)要明確整合檔案的價值，在知識管理背景下滿足檔案管理工作順利開展的需求。

（二）合理應(yīng)用信息技術(shù)

科技發(fā)展為各個行業(yè)的發(fā)展帶來了全新的契機，同時也衍生出了許多信息化產(chǎn)物，知識管理就是一項重要內(nèi)容?？v觀當前的實際發(fā)展情況，檔案管理人員能根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度，對其中單獨或者重復(fù)的文件資料進行整合，采取高效的管理模式開展各項工作。在知識管理背景下，企業(yè)也應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理模式，發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，滿足時代發(fā)展的需求。與此同時，由于信息化、網(wǎng)絡(luò)化是各個行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，內(nèi)部相關(guān)工作人員也應(yīng)給予其高度重視，構(gòu)建一套完備的知識檔案管理模式，為企業(yè)開展檔案管理工作提供支持。企業(yè)要在知識管理背景下將檔案管理的價值充分發(fā)揮出來。

（三）建立完善的管理制度

在當今的時代背景下，傳統(tǒng)的管理理念與方式方法逐漸被社會所淘汰，若要滿足企業(yè)今后持續(xù)發(fā)展的需求，企業(yè)必須將常規(guī)的管理體系作為基礎(chǔ)，結(jié)合時代的發(fā)展加以創(chuàng)新。因此，企業(yè)構(gòu)建一套以知識管理為基礎(chǔ)的制度體系對于今后的發(fā)展尤為重要。企業(yè)要對常規(guī)的制度體系進行改革、創(chuàng)新，以此更加高效地利用各項資源與文件，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢。此外，基于知識管理模式下的制度體系能夠為管理對象提供獨立的發(fā)展空間，不再是單純的保存文件，而是采取科學(xué)合理的方式開展信息管理工作，賦予檔案管理工作現(xiàn)代化價值。企業(yè)要借助全新的制度體系開展檔案管理工作，提高資源管理工作的時效性與連續(xù)性，將檔案管理的價值充分展現(xiàn)出來。

（四）確保管理質(zhì)量與服務(wù)

企業(yè)要將知識管理理念應(yīng)用到現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的過程中，明確所開展各項工作的特征，將計算機基礎(chǔ)、通信技術(shù)作為主要載體，高效開展各項工作。在新時代背景下，企業(yè)可以將精細化管理理念應(yīng)用到檔案管理工作當中，重新整合其中分散的文件資料。在應(yīng)用知識管理信息化技術(shù)的過程中，企業(yè)則可以將大數(shù)據(jù)、資源推送、信息安全技術(shù)等作為重要的載體，輔助各項工作順利開展，并給予充分的支持。除此之外，在知識管理背景下，為進一步推進檔案管理工作的順利開展，企業(yè)要將服務(wù)的個性化需求全方位地展現(xiàn)出來，投入相應(yīng)的資金與人力資源，配備基礎(chǔ)的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，為員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案管理工作的效率也能夠因此得到明顯提升。

五、結(jié)束語

在知識管理背景下，企業(yè)采取科學(xué)的方式創(chuàng)新檔案管理模式是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的重要舉措。企業(yè)在開展檔案管理工作時，要綜合考慮企業(yè)的實際發(fā)展情況，并將其與知識管理相互結(jié)合。企業(yè)在開發(fā)與匯總信息資源的過程中，能夠充分體現(xiàn)出知識管理的優(yōu)勢，體現(xiàn)檔案管理工作的核心地位。企業(yè)要將確保檔案管理工作質(zhì)量作為基礎(chǔ)，推動各項工作有條不紊地開展。因此，企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者與檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變固有的思維模式，給予檔案管理工作高度重視，建立完善的管理制度，時刻掌握信息資源，提高企業(yè)的核心競爭力。