中職《ＷＰＳ 辦公應(yīng)用》教材建構(gòu)中自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)踐研究

摘 要：文章以推動(dòng)中職《WPS 辦公應(yīng)用》教材建構(gòu)為目的，結(jié)合學(xué)生在校企合作中實(shí)施的具體項(xiàng)目---美團(tuán)賬單月報(bào)生成，設(shè)計(jì)了一種自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。學(xué)生在校企合作實(shí)踐中，基于合作企業(yè)對(duì)下屬美團(tuán)商家月報(bào)表生成的需要，從需求分析入手，設(shè)計(jì)了一套能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化生成的辦公系統(tǒng)，從而將所學(xué)知識(shí)通過(guò)實(shí)踐進(jìn)行消化和應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：WPS 辦公：自動(dòng)化辦公系統(tǒng)：設(shè)計(jì)

中圖法分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

ＷＰＳ 是該合作企業(yè)月初對(duì)下屬美團(tuán)店鋪上一月外賣銷售數(shù)據(jù)和交易訂單數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)的辦公軟件。學(xué)生在實(shí)際實(shí)習(xí)中發(fā)現(xiàn)，該合作企業(yè)采用原生的ＷＰＳ系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，在對(duì)該合作企業(yè)的需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后，借助所學(xué)的ＷＰＳ 辦公軟件應(yīng)用技術(shù)和其他的信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)了一套針對(duì)其需求的自動(dòng)化辦公軟件，讓學(xué)生在崗位實(shí)踐中得到鍛煉和學(xué)習(xí)知識(shí)。

１ 項(xiàng)目概況

學(xué)生在一家做美團(tuán)技術(shù)服務(wù)的公司實(shí)習(xí)，為了統(tǒng)計(jì)所服務(wù)商家店鋪的美團(tuán)外賣月銷售額和交易訂單數(shù)據(jù)等信息，將制作的報(bào)表發(fā)送到應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)，但是美團(tuán)平臺(tái)只有所有店鋪的銷售總額與交易數(shù)量，而要從美團(tuán)平臺(tái)定制個(gè)性化的服務(wù)需要較高的費(fèi)用，所以該公司對(duì)所服務(wù)店鋪的美團(tuán)月報(bào)數(shù)據(jù)主要采用ＷＰＳ 軟件在人工操作下完成。但這一過(guò)程較為復(fù)雜，所需時(shí)間多，因此，學(xué)生借助專業(yè)知識(shí)，在教師和企業(yè)技術(shù)人員的指導(dǎo)下，試開(kāi)發(fā)一套解決痛點(diǎn)的基于ＲＰＡ 的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，將所學(xué)的知識(shí)通過(guò)實(shí)踐進(jìn)行消化和應(yīng)用。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入過(guò)程如圖１ 所示。

２ 需求分析

學(xué)生在該合作企業(yè)實(shí)習(xí)過(guò)程中，主要進(jìn)行有關(guān)美團(tuán)平臺(tái)可視化操作與ＷＰＳ 表格計(jì)算操作，工作量集中在ＷＰＳ 表格操作上，需要頻繁從２ 個(gè)表格中查詢、制作、計(jì)算、復(fù)制數(shù)據(jù)，且每次制作一份月報(bào)需要多達(dá)３００ 次的重復(fù)操作，這給會(huì)計(jì)人員帶來(lái)巨大工作量。為降低工作量和實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)化，教育部辦公廳在２０２１ 年將ＲＰＡ 列入高職教育課程，在本課題研究中，選取實(shí)踐能力強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高的學(xué)生，組成ＲＰＡ 學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)，應(yīng)用所學(xué)的ＲＰＡ 專業(yè)知識(shí)，結(jié)合課題實(shí)踐，對(duì)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。為了在現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)中引入美團(tuán)外賣交易信息錄入模塊、實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶圖形界面的自動(dòng)開(kāi)發(fā)、滿足后臺(tái)自動(dòng)化、表格ＶＡＢ 宏命令開(kāi)發(fā)和決策制動(dòng)化設(shè)計(jì)，將傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計(jì)的流程進(jìn)行了自動(dòng)化設(shè)計(jì)，其設(shè)計(jì)的流程如圖２ 所示．

３ 設(shè)計(jì)實(shí)踐

３．１ 系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)在該合作企業(yè)中，目前采用的是Ｃ／ Ｓ 與Ｂ／ Ｓ 相結(jié)合的混合框架，借助ＲＰＡ 方案開(kāi)發(fā)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，具體地在ＵＩＨＰＡＴＨ 平臺(tái)開(kāi)發(fā)ＲＰＡ 程序，不僅不用改變現(xiàn)有的服務(wù)器和客戶端以及瀏覽器等框架，而且可以在企業(yè)所有ＰＣ 中部署。學(xué)生在教師指導(dǎo)和企業(yè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)維護(hù)人員的幫助下，綜合分析企業(yè)需求，最終確定的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)如圖３ 所示。

從圖３ 可以看出，本系統(tǒng)擬采用分層結(jié)構(gòu)，對(duì)合作企業(yè)現(xiàn)有框架不作改變，ＰＣ 端作為機(jī)器人執(zhí)行層，負(fù)責(zé)開(kāi)展具體工作，由機(jī)器人模擬操作客戶端、瀏覽器界面，而且機(jī)器人還能獲取瀏覽器界面調(diào)用的服務(wù)器數(shù)據(jù)，根據(jù)數(shù)據(jù)處理，業(yè)務(wù)人員只需確認(rèn)執(zhí)行結(jié)果。最終在企業(yè)ＰＣ 端部署開(kāi)發(fā)的自動(dòng)化程序，根據(jù)機(jī)器人控制器設(shè)定的具體策略，實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)器人定時(shí)定點(diǎn)的調(diào)動(dòng)并執(zhí)行具體的工作流程，使其替代人工長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行［１～２］ 。

該程序在ＰＣ 端應(yīng)用后，業(yè)務(wù)人員只需打開(kāi)郵箱，接收機(jī)器人下發(fā)的運(yùn)行結(jié)果。當(dāng)出現(xiàn)異常時(shí)，由機(jī)器人將異常信息、異常界面的截圖發(fā)送至業(yè)務(wù)人員，在業(yè)務(wù)人員決定后，機(jī)器人再進(jìn)行操作。但是在ＰＣ 端部署ＲＰＡ 機(jī)器人所需待機(jī)時(shí)間較長(zhǎng)，在硬件設(shè)備方面有較大損耗，因此，需要加強(qiáng)服務(wù)器與ＰＣ 端的維護(hù)，并為ＰＲＡ 機(jī)器人的運(yùn)行提供良好的軟硬件環(huán)境。

３．２ 開(kāi)發(fā)要點(diǎn)

為滿足美團(tuán)外賣交易信息錄入的需要，開(kāi)發(fā)了該流程的自動(dòng)化機(jī)器人。具體的開(kāi)發(fā)過(guò)程如下。

３．２．１ 自動(dòng)化的用戶圖形界面開(kāi)發(fā)

美團(tuán)交易數(shù)據(jù)錄入工作利用ＳＡＰ 客戶端進(jìn)行操作，而該客戶端為第三方的應(yīng)用程序，無(wú)法對(duì)接操作系統(tǒng)，因此其主要采用人工模擬的方式達(dá)到自動(dòng)化。鍵鼠是計(jì)算機(jī)操作中常見(jiàn)的輸入工具，而利用ＵＩＰＡＴＨ 工具，可以模擬多種不同的人工控件，利用ＵＩＰＡＴＨ 工具中的“ｃｌｉｃｋ”能模擬和控制鼠標(biāo)操作，在設(shè)置參數(shù)時(shí)，能滿足左右鍵和雙擊；而“Ｔｙｐｅ Ｉｎｔｏ”則能模擬控制鍵盤(pán)輸入操作，能在指定ＵＩ 元素輸入文本。

按照美團(tuán)交易數(shù)據(jù)錄入的要求，將數(shù)據(jù)錄入的每一步（即用戶在點(diǎn)擊、輸入、加載、ＧＵＩ 界面判斷操作）均轉(zhuǎn)化成ＲＰＡ 語(yǔ)言。但是需要在元素選取時(shí)注意識(shí)別器ＩＤ 信息，例如在ＧＵＩ 元素中包含的信息較多，常見(jiàn)的有應(yīng)用程序和標(biāo)題以及界面ＩＤ 等。因此需要在編輯器中設(shè)置各種元素的屬性，即明確元素所在的應(yīng)用程序、對(duì)應(yīng)的界面標(biāo)題，以及在這一界面時(shí)的ＩＤ 信息，才能保證機(jī)器能準(zhǔn)確識(shí)別元素。而在變換ｔｉｔｌｅ 界面時(shí)，還應(yīng)使用“?”這一通配符組合字符串，實(shí)現(xiàn)對(duì)界面元素的動(dòng)態(tài)選取［３～５］ 。

從ＳＡＰ 將數(shù)據(jù)導(dǎo)入后，由于等待結(jié)果界面出現(xiàn)時(shí)間不一，延時(shí)可能不精準(zhǔn)，因此需要在設(shè)計(jì)中找準(zhǔn)２個(gè)界面之間的異同點(diǎn)，明確結(jié)果界面專屬元素，并監(jiān)測(cè)其循環(huán)存在性，只有檢測(cè)到元素后，才能開(kāi)展下一步操作。

３．２．２ 后臺(tái)自動(dòng)化的開(kāi)發(fā)要點(diǎn)

在美團(tuán)交易數(shù)據(jù)信息錄入過(guò)程中，為實(shí)現(xiàn)后臺(tái)自動(dòng)化運(yùn)行，需要自動(dòng)下載指定郵件中的附件，對(duì)文件進(jìn)行自動(dòng)歸類，以及自動(dòng)更改字符串。

在指定郵件附件自動(dòng)下載方面，主要是配置業(yè)務(wù)郵箱和專業(yè)空間，根據(jù)配置賬戶、篩選條件、密鑰等參數(shù)，確定篩選條件，對(duì)指定郵件中的查詢語(yǔ)句進(jìn)行郵件篩選，執(zhí)行后得到與條件相符的郵件結(jié)合類型，再采用Ｃ＃語(yǔ)言篩選與條件相符的郵件，最后在本地文件夾中保存附件。

而在文件自動(dòng)歸類時(shí)，則是在調(diào)用系統(tǒng)當(dāng)前時(shí)間的基礎(chǔ)上，利用專業(yè)的空間判斷是否需要?jiǎng)?chuàng)建包含日期的文件夾。其中，以年和月為單位的文件夾，對(duì)其判斷后，若為首次創(chuàng)建，就會(huì)創(chuàng)建，之后自動(dòng)判斷為不用創(chuàng)建。以日期為單位的文件夾，則判斷其是否刪除，再?zèng)Q定是否新建，借助Ｃ＃語(yǔ)言對(duì)文件名判斷后，將含有關(guān)鍵字的文件自動(dòng)歸類到相應(yīng)的文件夾中。

在后臺(tái)自動(dòng)化開(kāi)發(fā)中，需要編寫(xiě)針對(duì)ＶＢＡ 語(yǔ)言的宏命令，而ＶＢＡ 宏命令則把美團(tuán)交易賬單數(shù)據(jù)的金額一列改成數(shù)字類型，同時(shí)采用千位分割樣式，將其另存為ＴＸＴ 格式，使對(duì)應(yīng)的ＶＢＡ 程序更加規(guī)范。自動(dòng)更改字符串則是利用專業(yè)控件對(duì)ＴＸＴ 文件內(nèi)容按照ｓｔｒｉｎｇ 的類型進(jìn)行讀取并存儲(chǔ)，采用相應(yīng)的方法替換字符串，最后利用預(yù)設(shè)的空間和編碼格式，將其寫(xiě)入新的ＴＸＴ 文件中。

３．２．３ 數(shù)字識(shí)別ＯＣＲ 設(shè)計(jì)

將美團(tuán)交易數(shù)據(jù)導(dǎo)入ＳＡＰ 后會(huì)在結(jié)果界面顯示文件信息，業(yè)務(wù)人員對(duì)其判斷是否有錯(cuò)誤文件后方能執(zhí)行后續(xù)操作。在導(dǎo)入結(jié)果界面中，信息欄文字為非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，難以直接通過(guò)客戶端的接口層來(lái)獲取，此時(shí)就需要應(yīng)用數(shù)字識(shí)別ＯＣＲ 技術(shù)來(lái)識(shí)別。在ＵＩＰＡＴＨ 平臺(tái)中，通過(guò)ＩＤＥ 集成光學(xué)字符識(shí)別集合成空間，輸入時(shí)屬于ｉｍａｇｅ 類型，而識(shí)別結(jié)果輸出時(shí)則屬于ｓｔｒｉｎｇ，因此需要在語(yǔ)言中輸入圖片類型等參數(shù)，使識(shí)別精度得到提升。在屏幕指定的像素區(qū)間，采用截圖空間截圖，輸出的圖片為ｉｍａｇｅ 類，通過(guò)在屏幕指定位置進(jìn)行截圖，對(duì)截圖中的文字進(jìn)行識(shí)別，且在截圖中確保ＳＡＰ 界面的最大化，并將所需識(shí)別的數(shù)字區(qū)域的位置進(jìn)行統(tǒng)一。

３．２．４ 決策自動(dòng)化設(shè)計(jì)

由于美團(tuán)交易數(shù)據(jù)信息錄入采用無(wú)人值守的機(jī)器人，能在正常情況下定時(shí)運(yùn)行，但是在運(yùn)行出錯(cuò)之后，就需要業(yè)務(wù)人員手動(dòng)處理。因此，在附件下載時(shí)，應(yīng)確保郵件數(shù)量超過(guò)３００，若所獲取郵件低于３００，則啟動(dòng)郵件客戶端，更新郵件后再次獲取，直到完成超過(guò)３００ 份的交易數(shù)據(jù)信息的郵件檢索。在文件歸類時(shí)，采取讀取系統(tǒng)時(shí)間和對(duì)文件夾存在性判斷后，自主決策是否需要重建、新建文件夾。在ＳＡＰ 操作過(guò)程中，少數(shù)界面由于文件總量與大小變化而導(dǎo)致時(shí)間變化，此時(shí)就需要找到前后２ 個(gè)界面之間的不同元素，采取遞歸算法，對(duì)元素存在性進(jìn)行動(dòng)態(tài)判斷，只有在完成檢測(cè)后，方能繼續(xù)后續(xù)操作，若流程中存在等待時(shí)間不確定的可視化操作界面時(shí)，則設(shè)計(jì)遞歸算法來(lái)決策判斷，即按照?qǐng)D４ 所示流程進(jìn)行判斷。

當(dāng)ＯＣＲ 所識(shí)別字符結(jié)果為０ 時(shí)，才能繼續(xù)執(zhí)行后續(xù)流程。若結(jié)果不為０，則需要將文件列表導(dǎo)出為ＷＰＳ 表格，再利用ＳＭＴＰ 協(xié)議，將其發(fā)送到該ＷＰＳ 表格所對(duì)應(yīng)的郵箱，提醒業(yè)務(wù)人員在本次執(zhí)行中存在錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)檢查店鋪數(shù)據(jù)是否存在問(wèn)題。

因此，在決策自動(dòng)化設(shè)計(jì)中，既要確保程序正確運(yùn)行，又要保障程序運(yùn)行的魯棒性，結(jié)合不同的判斷條件與空間，達(dá)到?jīng)Q策自動(dòng)化的目的。比如，對(duì)比前后界面之間存在的區(qū)別、對(duì)執(zhí)行時(shí)間實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)判斷，監(jiān)測(cè)機(jī)器人就會(huì)及時(shí)地向用戶反饋運(yùn)行狀態(tài)。

３．２．５ 設(shè)計(jì)配置文件

在美團(tuán)交易信息錄入時(shí)，可能發(fā)生變動(dòng)的參數(shù)有：①附件下載的文件夾；②ＳＡＰ 賬密；③附件歸類所需的文件夾；④郵件發(fā)件人；⑤發(fā)件密碼。這些字段以鍵值對(duì)的形式在ＷＰＳ 表格文件中被保存，ＲＰＡ 機(jī)器人每次執(zhí)行時(shí)，只要通過(guò)文件讀取預(yù)設(shè)參數(shù)就能及時(shí)獲取，同時(shí)，ＷＰＳ 表格文件中的字段也便于及時(shí)修改。由于部署的ＰＣ 端要滿足普適性的特點(diǎn)，因此需要自定義下載目錄，加上賬戶密碼會(huì)定期更改，所以在對(duì)機(jī)器人配置文件參數(shù)時(shí)，應(yīng)優(yōu)化其配置。本項(xiàng)目的配置文件如表１ 所列。

３．３ 系統(tǒng)測(cè)試

本項(xiàng)目中開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)測(cè)試環(huán)境如表２ 所列。

由于學(xué)生、企業(yè)開(kāi)發(fā)人員對(duì)所設(shè)計(jì)自動(dòng)化公共系統(tǒng)實(shí)施長(zhǎng)達(dá)２００ ｈ 的測(cè)試并對(duì)其進(jìn)行了改進(jìn)，確保了美團(tuán)外賣賬單提取機(jī)器人程序能夠滿足長(zhǎng)期運(yùn)行需要，目前發(fā)現(xiàn)運(yùn)行結(jié)果基本正確，且運(yùn)行穩(wěn)定。

４ 結(jié)束語(yǔ)

本研究緊密結(jié)合課題研究實(shí)踐，為提升學(xué)生的實(shí)踐能力，根據(jù)學(xué)生所學(xué)的專業(yè)知識(shí)和學(xué)生實(shí)習(xí)所在單位的需要，開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)了一套基于美團(tuán)外賣月賬單數(shù)據(jù)提取的ＲＰＡ 機(jī)器人辦公系統(tǒng)，在檢驗(yàn)學(xué)生能力的同時(shí)，注重提升學(xué)生所學(xué)知識(shí)的廣度，進(jìn)而提升課程開(kāi)發(fā)的實(shí)效性。

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作者簡(jiǎn)介：

莫燕梅（１９７９—），本科，研究方向：信息技術(shù)。