新時代推進(jìn)行政審批檔案工作探微

許海燕

隨著行政審批制度改革的不斷深入，檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化、智能化成為檢驗(yàn)行政審批服務(wù)水平的重要指標(biāo)，行政審批檔案管理的規(guī)范與否，直接影響到行政審批服務(wù)的質(zhì)效高低。不斷優(yōu)化行政審批檔案的收集、管理、利用流程，對于進(jìn)一步提升行政審批檔案管理工作效率，推進(jìn)行政審批工作高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。本文以溧陽市行政審批局為例，探索新時代提高行政審批檔案管理工作水平的路徑。

一、 加強(qiáng)行政審批檔案管理工作的迫切性

（一）行政審批檔案生成速度快、數(shù)量大。行政審批檔案是行政機(jī)關(guān)依法建立的對行政許可、行政確認(rèn)等事項(xiàng)批準(zhǔn)的原始記錄。行政審批事項(xiàng)多，生成的檔案數(shù)量較大。本輪機(jī)構(gòu)改革以來，溧陽市行政審批局承接了11個部門52個行政審批事項(xiàng)，同步接受了各類行政審批檔案10萬余份。隨著行政審批流程的日益規(guī)范化、系統(tǒng)化，各行政審批服務(wù)事項(xiàng)產(chǎn)生的審批檔案逐年增加，年移交數(shù)量不斷加大。溧陽市行政審批局現(xiàn)存審批檔案分為4種，總量達(dá)30萬份，時間跨度超過20年。

（二）行政審批檔案利用率高。行政審批檔案與公眾權(quán)利密切相關(guān)，企業(yè)、群眾查詢利用需求大。行政審批檔案在服務(wù)執(zhí)法、監(jiān)督、檢查等方面發(fā)揮著重要作用。據(jù)統(tǒng)計(jì)，僅2022年上半年，溧陽市公安、法院等執(zhí)法部門的調(diào)檔量占76%，每天申請調(diào)閱檔案的人數(shù)達(dá)30多人次。尤其是在涉及財(cái)產(chǎn)糾紛、法院判決、行政處罰等方面，檔案的證據(jù)作用更明顯。

二、 行政審批檔案管理工作探索與實(shí)踐

溧陽市行政審批局組建于2020年，由于職能的強(qiáng)化，每年歸檔數(shù)量呈上升趨勢。溧陽市行政審批局高度重視行政審批檔案管理工作，按照市委《2022年全市檔案工作要點(diǎn)》《溧陽市推進(jìn)“十四五”檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的實(shí)施意見》要求，緊緊圍繞檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理，推進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

（一）完善體制機(jī)制，強(qiáng)化責(zé)任意識。遵循“誰審批、誰負(fù)責(zé)”的要求，形成主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)一手抓、指定專人具體管理的工作機(jī)制。溧陽市行政審批局行政審批檔案管理實(shí)行“四級管理制度”，局主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理負(fù)主要責(zé)任，重要行政審批檔案的借閱及收錄須由局主要領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助做好檔案管理，主要負(fù)責(zé)檔案的審核和科室協(xié)調(diào)；各審批業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)行政審批檔案的基礎(chǔ)整理和統(tǒng)計(jì)、移交等工作；檔案管理科具體負(fù)責(zé)檔案收集、整理、歸檔、查詢等工作。

（二）突出業(yè)務(wù)建設(shè)，提升隊(duì)伍素質(zhì)。加強(qiáng)學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、市場監(jiān)管總局登記注冊局下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步做好企業(yè)登記檔案資料查詢工作的通知》等檔案法律法規(guī)及政策文件，熟悉和掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識，努力提高檔案業(yè)務(wù)能力。2022年以來，開展檔案管理人員專題培訓(xùn)兩次，檔案管理相關(guān)人員教育培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)百分百覆蓋。

（三）強(qiáng)化規(guī)范管理，注重服務(wù)質(zhì)效。建立嚴(yán)格的檔案管理制度，規(guī)范行政審批檔案工作內(nèi)容、流程。制定了《溧陽市行政審批局行政審批檔案管理辦法》，明確檔案保管、查閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作要求。針對市場準(zhǔn)入個體檔案仍分散在各為民服務(wù)中心的現(xiàn)狀，建立檔案管理工作群，加強(qiáng)與各為民服務(wù)中心窗口的聯(lián)系與溝通，齊心協(xié)力處理檔案查詢疑難問題。2022年以來，市行政審批局共制定檔案管理規(guī)章制度兩部，并根據(jù)工作情況適時完善相關(guān)制度。

（四）筑牢安全防線，確保檔案安全。實(shí)行檔案管理全流程責(zé)任制，手續(xù)辦理及查閱有關(guān)事宜全部同步納入存檔范圍，對可能成為法律證據(jù)的文件進(jìn)行重點(diǎn)保存，累計(jì)對4萬份重點(diǎn)檔案做到“單獨(dú)標(biāo)記存放”。進(jìn)一步強(qiáng)化庫房管理，精準(zhǔn)做到事事有記錄、人人守規(guī)矩。增設(shè)安保設(shè)備及消防設(shè)施，加裝安全消防智能化管理設(shè)備，匹配監(jiān)控系統(tǒng)提供全天候安保服務(wù)。配齊專業(yè)的檔案裝具，定時更新與檢修維護(hù)，嚴(yán)格執(zhí)行“八防”措施，多措并舉確保檔案安全。

三、 行政審批檔案管理工作存在問題及原因分析

（一）檔案隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。溧陽市行政審批局除檔案管理科工作人員外，各審批業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員多以兼職為主，專業(yè)素質(zhì)良莠不齊，檔案管理的思路和模式陳舊，過于突出行政審批檔案的存證屬性，對檔案資源的開發(fā)利用未能給予足夠重視。檔案管理人員的信息處理技術(shù)能力也明顯存在不足，一定程度上影響了檔案管理工作的有效推進(jìn)。

（二）檔案信息化建設(shè)滯后。由于投入成本高、審批系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享存在壁壘等原因，溧陽市行政審批局目前只對企業(yè)登記檔案進(jìn)行了信息化處理，其余行政審批檔案仍舊采用傳統(tǒng)管理模式。這不僅影響了檔案管理尤其是查詢利用的工作效率，也增加了一定的風(fēng)險——一些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)行政審批檔案極易出現(xiàn)字跡模糊、破損等問題。

（三）檔案管理工作難度不斷加大。隨著行政審批辦理服務(wù)事項(xiàng)的增多和細(xì)化，檔案門類不斷增加，而常規(guī)性收集方法效率較低，直接影響到檔案收集齊全。檔案載體的多元化對檔案工作人員也提出了更高要求，但從實(shí)際情況看，大多數(shù)檔案人員并不具備一專多能的素質(zhì)。

四、 行政審批檔案管理工作水平的提升路徑思考

在“放管服”改革背景下，按照行政審批檔案管理的規(guī)律、特點(diǎn)和需求，選擇科學(xué)合理的管理方法，規(guī)范行政審批檔案的管理環(huán)節(jié)、管理內(nèi)容、管理程序，增強(qiáng)行政審批檔案的服務(wù)功能，是檔案管理工作面臨的一項(xiàng)新挑戰(zhàn)。

（一）提升檔案管理規(guī)范化水平。要加強(qiáng)對具體性工作的標(biāo)準(zhǔn)制定，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供更多支撐，進(jìn)而全面提升行政審批檔案工作水平；要優(yōu)化行政審批檔案管理流程，進(jìn)一步梳理行政審批檔案的種類、內(nèi)容，采取更為科學(xué)合理的方式對行政審批檔案進(jìn)行管理；要規(guī)范開展線上線下檔案的綜合管理，按照各類檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格分揀、歸類；要結(jié)合行政審批工作特性，不斷拓展服務(wù)載體，并加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，確保載體收集的準(zhǔn)確性；要引用最新編碼規(guī)則，有序標(biāo)號編碼，同步導(dǎo)入信息化管理系統(tǒng)，做到一一對應(yīng)、精準(zhǔn)無誤。

（二）加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。新修訂《檔案法》明確提出，要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。行政審批局要發(fā)揮大數(shù)據(jù)管理部門的職能優(yōu)勢，在檔案管理電子化進(jìn)程中提供有力的技術(shù)支撐，全程參與數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)，做到全流程跟蹤服務(wù)。同時，積極擴(kuò)展電子檔案的歸檔與服務(wù)范圍，搭建檔案信息管理和查詢平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和個體工商戶登記檔案自助查詢，提高檔案查詢利用信息化水平，更好地滿足社會利用需求。探索以全流程信息化管理推動實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)管理自動化，提升收集、整理、歸檔效率，使檔案工作人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來，更為深入地推進(jìn)檔案信息開發(fā)利用工作，充分發(fā)揮行政審批檔案工作的資政襄政作用。

（三）堅(jiān)持監(jiān)督指導(dǎo)常態(tài)化。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作各項(xiàng)規(guī)章制度，按標(biāo)準(zhǔn)化流程做好各類行政審批檔案的收集整理工作，確保歸檔材料完整、準(zhǔn)確。檔案管理科室要加強(qiáng)對各部門的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期對歸檔情況進(jìn)行檢查，推動行政審批檔案管理科學(xué)規(guī)范、有力有序。

（四）深入推進(jìn)檔案服務(wù)延伸。牢固樹立為民服務(wù)意識，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案統(tǒng)籌管理，著力構(gòu)建檔案立體服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，切實(shí)提升檔案服務(wù)效能。與行政服務(wù)平臺建設(shè)相結(jié)合，探索市、鎮(zhèn)、村三級聯(lián)動檔案管理模式，共建共享檔案資源，將檔案服務(wù)向基層延伸，提高服務(wù)精準(zhǔn)度和便捷度。積極開展行政審批檔案信息資源調(diào)查工作，明確共享項(xiàng)目，根據(jù)基層部門檔案資源數(shù)字化程度的實(shí)際情況，制定共享計(jì)劃，切實(shí)將檔案服務(wù)民生落到實(shí)處，增強(qiáng)人民群眾的幸福感和獲得感。

（五）切實(shí)重視檔案隊(duì)伍建設(shè)。要完善人才隊(duì)伍培養(yǎng)機(jī)制，按照行政審批制度改革的目標(biāo)要求，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化行政審批檔案工作人員對行政審批基礎(chǔ)知識、管理流程的認(rèn)知，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)與行政審批業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合，努力提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。要重視完善激勵機(jī)制，增強(qiáng)檔案工作人員的主觀能動性和創(chuàng)新能力，提升執(zhí)行力，努力營造干事創(chuàng)業(yè)的良好氛圍。