檔案機(jī)構(gòu)開放檔案數(shù)據(jù)的實(shí)踐策略研究

代林序 熊小芳 陳淑涵 王思琪

摘 要：文章通過分析美國國家檔案與文件署在政府?dāng)?shù)據(jù)開放運(yùn)動背景下進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)開放行動的階段性歷程，從中解析出其實(shí)踐策略為：面向數(shù)據(jù)開放管理數(shù)據(jù)資產(chǎn)、打造綜合治理的數(shù)據(jù)開放平臺、以用戶為中心優(yōu)化開放數(shù)據(jù)以及兼顧開放與隱私建立數(shù)據(jù)安全保障?；诖?，結(jié)合對我國實(shí)踐現(xiàn)狀的分析，從數(shù)據(jù)開放政策、數(shù)據(jù)資源建設(shè)、數(shù)據(jù)治理結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)用戶服務(wù)四個(gè)方面提出相應(yīng)的實(shí)踐策略，以期為我國檔案機(jī)構(gòu)參與開放數(shù)據(jù)提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)；檔案開放；政府?dāng)?shù)據(jù)開放

分類號：G279

Research on the Practical Strategies of Archival Institutions in Opening Archival Data： Taking the National Archives and Records Administration （US） as an Example

Dai Linxu1， Xiong Xiaofang1， Chen Shuhan1， Wang Siqi2

（ 1. School of Public Administration， Sichuan University， Chengdu， Sichuan 610064； 2. Management School of Tianjin Normal University， Tianjin 300387 ）

Abstract： This article analyzes the history of the National Archives and Records Administrations archival data openness initiative in the context of the government data openness movement， and its practical strategies： managing data assets for data openness， building a comprehensive governance data openness platform， optimizing open data with a user focus， and establishing data security safeguards that balance openness and privacy. Based on this， and combined with the analysis of the current situation of relevant practices in China， the corresponding practical strategies are proposed in four aspects： data openness policy， data resource development， data governance structure and data user service， in order to provide references for the participation of archival institutions in data opening in China.

Keywords： Archival Data； Archival Opening； Government Data Opening

隨著數(shù)據(jù)在社會治理、科學(xué)研究、商業(yè)創(chuàng)新等活動中的價(jià)值日益凸顯[1]，政府?dāng)?shù)據(jù)開放運(yùn)動在全球范圍內(nèi)迅速展開。檔案主管部門、綜合檔案館等檔案機(jī)構(gòu)作為政府?dāng)?shù)據(jù)開放運(yùn)動的數(shù)據(jù)貢獻(xiàn)方與專業(yè)行動的引領(lǐng)者，也在積極探索將檔案以數(shù)據(jù)形式向社會公眾開放，即檔案數(shù)據(jù)開放行動的實(shí)踐路徑。例如，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“要制定檔案數(shù)據(jù)開放計(jì)劃，落實(shí)數(shù)據(jù)開放與維護(hù)的責(zé)任”[2]。目前全國各地在開放檔案數(shù)據(jù)方面有著一定規(guī)模的實(shí)踐，如北京、浙江、廣西、山東等地區(qū)的政府開放數(shù)據(jù)平臺上，已發(fā)布了數(shù)量可觀的檔案數(shù)據(jù)集供公眾下載和使用，但檔案機(jī)構(gòu)參與政府?dāng)?shù)據(jù)開放仍存在多重挑戰(zhàn)，如何從檔案機(jī)構(gòu)的職能出發(fā)平衡開放與安全，構(gòu)建參與政府?dāng)?shù)據(jù)開放的系統(tǒng)行動策略，充分釋放檔案數(shù)據(jù)價(jià)值仍有待進(jìn)一步探索。

理論層面上，有關(guān)政府?dāng)?shù)據(jù)開放背景下檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)開放的研究主要聚焦于三個(gè)方面：一是明確政府開放數(shù)據(jù)與檔案機(jī)構(gòu)的關(guān)系，研究基于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的梳理，分析政府?dāng)?shù)據(jù)開放與檔案工作的共通性，認(rèn)為檔案機(jī)構(gòu)作為公共管理機(jī)構(gòu)和服務(wù)機(jī)構(gòu)，是數(shù)據(jù)開放與維護(hù)的責(zé)任主體[3-4]；二是探析檔案機(jī)構(gòu)參與政府開放數(shù)據(jù)的行動路徑，相關(guān)研究以實(shí)踐調(diào)查為依托，圍繞主體協(xié)作與定位、頂層設(shè)計(jì)與規(guī)劃、資源數(shù)據(jù)化與開放等維度展開探討[5-7]；三是融合政府?dāng)?shù)據(jù)開放理念與方法，推動檔案管理及檔案事業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型與提升，如在數(shù)據(jù)化及開放數(shù)據(jù)的背景下實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)創(chuàng)新[8]、檔案數(shù)據(jù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)[9]及檔案數(shù)據(jù)資源的重新整合[10]等。然而已有研究多聚焦于具體且復(fù)雜的數(shù)據(jù)開放活動，對于檔案數(shù)據(jù)資源的開放機(jī)制是什么、應(yīng)如何構(gòu)建等問題，尚需進(jìn)一步研究。美國國家檔案與文件署（以下簡稱“NARA”）自2010年起就積極探索檔案數(shù)據(jù)開放工作，結(jié)合美國開放政府、數(shù)字政府、開放數(shù)據(jù)等戰(zhàn)略目標(biāo)推出階段性發(fā)展計(jì)劃，在制定檔案數(shù)據(jù)開放方案、創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)開放工具、促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)開發(fā)利用等多方面展開規(guī)模化行動，取得了顯著成效。由此，文章以NARA為例，通過網(wǎng)站調(diào)研、政策文本分析等方法對其行動內(nèi)容進(jìn)行梳理，分析其實(shí)踐策略，以期為我國檔案機(jī)構(gòu)參與開放數(shù)據(jù)提供參考。

1 NARA檔案數(shù)據(jù)開放的基本行動內(nèi)容

1.1 面向開放的數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理

面向數(shù)據(jù)開放的資產(chǎn)管理要求機(jī)構(gòu)將數(shù)據(jù)與其表示形式分離，構(gòu)建具備互操作性和開放性的數(shù)據(jù)資產(chǎn)體系，NARA已有的相關(guān)行動體現(xiàn)在以下兩方面：

（1）夯實(shí)開放數(shù)據(jù)資源

其一，充實(shí)數(shù)據(jù)資源。NARA通過梳理內(nèi)部資源、收集用戶反饋、定期更新數(shù)據(jù)資產(chǎn)等多種方式厘清并持續(xù)豐富機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)資產(chǎn)。在內(nèi)部資源方面，nARA梳理了包括在線網(wǎng)站Archives.gov上可用的資源和該機(jī)構(gòu)在線公共訪問系統(tǒng)上的歷史數(shù)據(jù)集，對館藏資源中可開放且有開放價(jià)值的數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行梳理與統(tǒng)計(jì)，做到“應(yīng)開盡開”，盡可能擴(kuò)大開放清單中的數(shù)據(jù)資產(chǎn)數(shù)量。在用戶反饋方面，NARA考慮了包括美國公眾與內(nèi)部員工在內(nèi)的開放數(shù)據(jù)使用者的建議。對外設(shè)置了用戶建議反饋渠道；對內(nèi)鼓勵員工對數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行內(nèi)部提名，并設(shè)置“公開提名”以識別機(jī)構(gòu)內(nèi)部通信網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。在數(shù)據(jù)更新方面，NARA通過本機(jī)構(gòu)的資本規(guī)劃和投資控制流程，定期識別與信息系統(tǒng)相關(guān)的新數(shù)據(jù)資產(chǎn)，促進(jìn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的定期更新，為數(shù)據(jù)資產(chǎn)數(shù)量與質(zhì)量的可持續(xù)性提升奠定基礎(chǔ)。[11]其二，豐富數(shù)據(jù)資產(chǎn)元數(shù)據(jù)。NARA主要從增加元數(shù)據(jù)字段與更正數(shù)據(jù)描述兩個(gè)方面來豐富資產(chǎn)元數(shù)據(jù)，以促進(jìn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)可發(fā)現(xiàn)、可管理。一方面，NARA收集用戶對于NARA數(shù)據(jù)資產(chǎn)元數(shù)據(jù)的補(bǔ)充及糾正意見，豐富公共資產(chǎn)元數(shù)據(jù)的描述；另一方面，NARA與數(shù)據(jù)資產(chǎn)所有者合作，了解數(shù)據(jù)資產(chǎn)更為具體的內(nèi)容，為相關(guān)數(shù)據(jù)增加關(guān)鍵字標(biāo)簽、更正數(shù)據(jù)的描述以及添加當(dāng)前通用的其他元數(shù)據(jù)字段，豐富數(shù)據(jù)資產(chǎn)元數(shù)據(jù)并提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（2）優(yōu)化開放流程

其一，基于利用需求確立開放優(yōu)先次序。為了促進(jìn)機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的充分利用，NARA強(qiáng)調(diào)通過收集用戶反饋的方式，明晰用戶對數(shù)據(jù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量等多方面的需求，以此確定不同數(shù)據(jù)資源的開放次序。具體而言，NARA主要通過網(wǎng)上互動的方式獲取用戶的回應(yīng)。例如，NARA在博客上發(fā)表了關(guān)于確立優(yōu)先開放數(shù)據(jù)集的意見征詢，獲得了部分公眾與內(nèi)部員工的回應(yīng)；其后又在社交平臺上發(fā)布相關(guān)帖子，得到了許多用戶關(guān)于數(shù)據(jù)資產(chǎn)的需求意見[12]；最后在綜合用戶需求與機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)資產(chǎn)具體情況的基礎(chǔ)上，確定了機(jī)構(gòu)將會優(yōu)先開放的高價(jià)值數(shù)據(jù)集。其二，開發(fā)輔助性工具深化數(shù)據(jù)開放。借助Web API這一輕量級、網(wǎng)絡(luò)友好的開放數(shù)據(jù)工具，NARA對當(dāng)前在線公共訪問系統(tǒng)進(jìn)行了現(xiàn)代化改造，確立了至少兩個(gè)面向用戶的系統(tǒng)，并根據(jù)高價(jià)值數(shù)據(jù)集開發(fā)了相應(yīng)的API。如，NARA開發(fā)API用于查詢國家檔案館目錄數(shù)據(jù)集，該數(shù)據(jù)集包含所有可用的檔案資源描述信息、數(shù)字檔案資源及其元數(shù)據(jù)、所有NARA網(wǎng)頁和公眾參與痕跡（標(biāo)簽、轉(zhuǎn)錄和評論等）。[13]開發(fā)人員可以基于此界面更加高效地篩選數(shù)據(jù)子集并創(chuàng)建應(yīng)用程序，同時(shí)還將大大提高NARA與維基百科、美國數(shù)字公共圖書館等第三方平臺共享政府檔案數(shù)據(jù)的能力。

1.2 打造綜合治理的數(shù)據(jù)平臺

（1）建立數(shù)據(jù)治理架構(gòu)

為了應(yīng)對開放數(shù)據(jù)涉及的各要素、各流程、各維度的綜合復(fù)雜性，NARA重視對數(shù)據(jù)治理架構(gòu)的建設(shè)，建立了數(shù)據(jù)治理委員會（Data Governance Board），以指導(dǎo)機(jī)構(gòu)如何將數(shù)據(jù)作為戰(zhàn)略資產(chǎn)進(jìn)行管理，使得用于數(shù)字服務(wù)和數(shù)據(jù)管理的資源配置達(dá)到最優(yōu)。其涉及開放數(shù)據(jù)的職能包括：確定NARA數(shù)據(jù)治理和管理的定義與框架，并提供相應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)；指導(dǎo)并開展數(shù)據(jù)開放、利用服務(wù)的建設(shè)；圍繞檔案數(shù)據(jù)開放、利用，信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用等主題提出法律、道德等層面的建議。

（2）積極應(yīng)用可共享的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施

由于分散化數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理與設(shè)施采購給機(jī)構(gòu)帶來了資金虧損，開放數(shù)據(jù)平臺運(yùn)轉(zhuǎn)的穩(wěn)定性受到了極大影響。為了維持開放平臺的穩(wěn)定性，NARA整合了機(jī)構(gòu)內(nèi)的移動設(shè)備及無線服務(wù)協(xié)議，在數(shù)據(jù)治理委員的監(jiān)督下計(jì)劃與政府機(jī)構(gòu)采取統(tǒng)一的共享服務(wù)。[14]由此，NARA作為公共部門在建設(shè)在線平臺Archives.gov的同時(shí)，也持續(xù)向Data.gov等政府?dāng)?shù)據(jù)開放平臺提供開放數(shù)據(jù)集，設(shè)備和協(xié)議在政府機(jī)構(gòu)范圍內(nèi)的統(tǒng)一也有助于數(shù)據(jù)平臺上的統(tǒng)一發(fā)布與維護(hù)。

1.3 對接用戶優(yōu)化數(shù)據(jù)開放服務(wù)

（1）立足用戶需求打造高標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字服務(wù)工具

一方面，了解用戶需求，確定提供數(shù)據(jù)服務(wù)的優(yōu)先取向。NARA在網(wǎng)站上推出了一個(gè)“開發(fā)者”網(wǎng)頁，這一互動社區(qū)鼓勵使用者就NARA的開放數(shù)據(jù)、開源和API行動及作用等進(jìn)行對話。此外，NARA開辟了多種吸納用戶意見的渠道，包括opengov@nara.gov電子郵件信箱、NARations博客以及GitHub賬戶反饋庫。另一方面，把握移動服務(wù)趨勢，為用戶提供便捷的數(shù)據(jù)服務(wù)。為了快速向移動平臺過渡，NARA啟用了至少兩項(xiàng)面向用戶的優(yōu)先服務(wù)，包括本館網(wǎng)站和在線公共訪問系統(tǒng)（Online Public Access）的移動端優(yōu)化，涵蓋當(dāng)前離線提供及在線提供的服務(wù)。為了便于用戶的數(shù)據(jù)獲取，擴(kuò)大數(shù)據(jù)的訪問和使用，NARA充分利用移動設(shè)備特征和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的潛力，確保所有域都可以在移動設(shè)備上輕松訪問和使用。

（2）分析用戶反饋以提升數(shù)據(jù)服務(wù)質(zhì)量

NARA基于用戶的反饋信息，全方位優(yōu)化開放數(shù)據(jù)服務(wù)。一方面，應(yīng)用來自網(wǎng)站分析和在線調(diào)查等來源的用戶數(shù)據(jù)，創(chuàng)建了代表檔案數(shù)據(jù)用戶的八個(gè)角色：好奇的探索者、教育者、檔案管理員、歷史愛好者、博物館參觀者、科研人員、退伍軍人。[15]這些角色不僅可以幫助NARA了解用戶的需求和偏好，還推動了NARA員工與用戶產(chǎn)生更多共鳴。在進(jìn)行用戶角色開發(fā)研究時(shí)，NARA的數(shù)據(jù)來源總體包括以下內(nèi)容：預(yù)見調(diào)查反饋（角色、目標(biāo)、挫折、開放式反饋）、分析（行為、人口統(tǒng)計(jì)、技術(shù)）、傳入的電子郵件、個(gè)人的采訪、以前為在線平臺Archives.gov重新設(shè)計(jì)開發(fā)的角色、社交媒體（人口統(tǒng)計(jì)、人氣、評論）。另一方面，確定科學(xué)的用戶反饋分析方法與舉措：NARA充分使用來自網(wǎng)絡(luò)和社交媒體分析、在線用戶滿意度調(diào)查以及來自用戶電子郵件的數(shù)據(jù)；采訪經(jīng)常與以上用戶類型互動的工作人員，以獲得他們的見解和反饋。

2 我國檔案機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)開放的行動局限解析

政府?dāng)?shù)據(jù)開放運(yùn)動持續(xù)推進(jìn)發(fā)展，我國檔案機(jī)構(gòu)也投身于數(shù)據(jù)開放運(yùn)動中。在實(shí)踐層面，檔案機(jī)構(gòu)向地方政府開放數(shù)據(jù)平臺提供開放數(shù)據(jù)已取得部分可觀的成績。經(jīng)過初步調(diào)查，我國31個(gè)省級行政區(qū)域（港澳臺除外）中已有15個(gè)省級檔案機(jī)構(gòu)參與并在政府開放平臺中發(fā)布和更新數(shù)據(jù)。對我國檔案機(jī)構(gòu)開放數(shù)據(jù)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)仍存在以下問題亟待解決：

2.1 檔案數(shù)據(jù)開放政策有待明確

檔案數(shù)據(jù)開放作為復(fù)雜命題需要完善的政策體系，從而為檔案機(jī)構(gòu)指明行動方向，并引導(dǎo)其最大程度地發(fā)揮檔案資源在數(shù)據(jù)開放運(yùn)動中的價(jià)值。一方面，檔案數(shù)據(jù)的開放以檔案開放為基礎(chǔ)，目前我國有關(guān)檔案開放的政策已較為成熟。2022年7月1日，國家檔案局發(fā)布了最新的《國家檔案館檔案開放辦法》，就檔案開放的目標(biāo)、原則與要求，開放程序與實(shí)施細(xì)則等內(nèi)容提出了明確規(guī)定。然而，檔案以數(shù)據(jù)的形式開放有著怎樣的行動要求、檔案數(shù)據(jù)開放的前端管理工作應(yīng)如何調(diào)整和優(yōu)化、檔案數(shù)據(jù)開放與政府?dāng)?shù)據(jù)開放如何協(xié)同推進(jìn)等具體問題還需要針對性的政策闡釋。另一方面，檔案工作融入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化等在現(xiàn)有政策中已有明顯趨勢，但主要集中在數(shù)據(jù)歸檔、數(shù)據(jù)管理等環(huán)節(jié)，而如何推動檔案數(shù)據(jù)資源的開放和利用、加快檔案開放工作的轉(zhuǎn)型升級等還需要進(jìn)一步部署。

2.2 檔案數(shù)據(jù)治理體系尚需健全

系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)治理體系是保障檔案機(jī)構(gòu)在數(shù)據(jù)開放運(yùn)動中正確發(fā)力的重要基礎(chǔ)。然而作為政府開放數(shù)據(jù)行動中重要的參與方與管理方，檔案機(jī)構(gòu)未能很好地發(fā)揮自身優(yōu)勢，提供管理經(jīng)驗(yàn)，具體體現(xiàn)在部分省級檔案局和檔案館之間分工不明確，導(dǎo)致平臺上的檔案數(shù)據(jù)處理長期處于停滯狀態(tài)，阻礙了檔案數(shù)據(jù)開放的發(fā)展進(jìn)程[16]，從而出現(xiàn)地區(qū)之間開放程度參差不齊，開放數(shù)據(jù)范圍局限于省市或部門之間，難以滿足用戶的檔案利用需求等狀況。因此，檔案局館之間如何建立高效的合作關(guān)系、檔案機(jī)構(gòu)與政府?dāng)?shù)據(jù)開放部門之間如何形成良好的協(xié)作模式、如何根據(jù)檔案資源和數(shù)據(jù)開放的特質(zhì)建立健全明晰的治理體系等有待進(jìn)一步解決。

2.3 檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)仍需推進(jìn)

目前在政府?dāng)?shù)據(jù)開放運(yùn)動中，我國檔案機(jī)構(gòu)是重要的數(shù)據(jù)提供方，而在數(shù)據(jù)層面，開放數(shù)量和質(zhì)量是兩個(gè)核心評估指標(biāo)。[17]數(shù)量上，各檔案館向政府?dāng)?shù)據(jù)開放平臺提供的數(shù)據(jù)集數(shù)量受各地檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)程度影響較大，開放檔案數(shù)據(jù)集的數(shù)量差異也較大，其中廣東省開放的數(shù)據(jù)集最多，目前可檢索到129個(gè)檔案數(shù)據(jù)集，湖南省最少，僅能檢索到一個(gè)數(shù)據(jù)集。質(zhì)量上，目前我國檔案館提供的開放數(shù)據(jù)集更多的是機(jī)構(gòu)自身的業(yè)務(wù)管理類數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)資源開放較少，部分地區(qū)發(fā)布了與民生密切相關(guān)或具有地域歷史文化特色的館藏檔案數(shù)據(jù)，但總體數(shù)量相對不足[18]，且存在部分檔案館提供的數(shù)據(jù)格式單一，難以滿足用戶多樣化需求的問題。因此，持續(xù)關(guān)注并推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)，探究人工智能、OCR識別等多元數(shù)字技術(shù)在檔案數(shù)據(jù)化領(lǐng)域的應(yīng)用，是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)開放力度，提升檔案數(shù)據(jù)開放質(zhì)量的重要途徑。

2.4 檔案數(shù)據(jù)利用服務(wù)尚待開發(fā)

檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用服務(wù)有助于加深用戶對于檔案數(shù)據(jù)的理解、滿足用戶的利用需求、充分挖掘開放檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。目前檔案機(jī)構(gòu)主要通過政府?dāng)?shù)據(jù)開放平臺發(fā)布檔案數(shù)據(jù)集，但大部分平臺都缺乏以檔案機(jī)構(gòu)為數(shù)源單位開發(fā)的應(yīng)用成果，也無法了解這些檔案數(shù)據(jù)具體的利用方向[19]，因此檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值何在，檔案數(shù)據(jù)可以應(yīng)用于哪些領(lǐng)域，用戶利用檔案數(shù)據(jù)的方法和工具有哪些等缺少具體的示例，有待開發(fā)針對性的檔案數(shù)據(jù)利用服務(wù)。檔案服務(wù)的準(zhǔn)備方面，目前檔案數(shù)據(jù)的提供還未深度契合用戶的需求，檔案資源的利用主體及需求方向還未充分納入檔案館數(shù)據(jù)開放的計(jì)劃中；由于數(shù)據(jù)的非人工識別性，用戶對于數(shù)據(jù)的充分理解及開發(fā)利用存在一定的難度，如何針對不同層次的用戶提供針對性的配套服務(wù)還需要進(jìn)一步思考。

3 我國檔案機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)開放的行動方向展望

3.1 綜合全程規(guī)劃的數(shù)據(jù)開放政策部署

政策導(dǎo)向和規(guī)劃引領(lǐng)歷來是我國檔案工作前進(jìn)的重要動力[20]，但國家層面尚未提出針對檔案數(shù)據(jù)開放的行動計(jì)劃。NARA對接國家開放政府及數(shù)字政府戰(zhàn)略提出開放數(shù)據(jù)要求，以體系化的政策統(tǒng)籌與推進(jìn)數(shù)據(jù)開放，我國同樣要關(guān)注政策的重要性。政策內(nèi)容體系的建設(shè)可從如下幾個(gè)方面展開：首先，應(yīng)在宏觀層面明確檔案數(shù)據(jù)開放為檔案開放工作要務(wù)，將檔案數(shù)據(jù)開放作為重點(diǎn)工作之一。其次，為實(shí)踐確立細(xì)化的行動依據(jù)。應(yīng)依據(jù)開放數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，制定檔案數(shù)據(jù)開放行動計(jì)劃，覆蓋數(shù)據(jù)組織與管理、數(shù)據(jù)開放與利用、數(shù)據(jù)安全與質(zhì)量維護(hù)等方面的行動規(guī)范或辦法。例如，檔案數(shù)據(jù)的開放鑒定、開放流程和權(quán)限、開放范圍的劃定等環(huán)節(jié)應(yīng)綜合考慮數(shù)據(jù)開放與安全等因素，制定符合檔案事業(yè)發(fā)展方向的規(guī)范。最后，落于每一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的具體行動中，就開放數(shù)據(jù)主體、應(yīng)開放的數(shù)據(jù)、開放的時(shí)間節(jié)點(diǎn)等形成具體的行動計(jì)劃。

3.2 強(qiáng)化數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)資源的建設(shè)是檔案數(shù)據(jù)開放的先決條件。參考NARA的實(shí)踐，結(jié)合我國現(xiàn)有的實(shí)踐基礎(chǔ)與戰(zhàn)略規(guī)劃，檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)資源建設(shè)可設(shè)定為：一方面，加快檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)，擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)資源來源。一是館藏紙質(zhì)檔案與數(shù)字化資源的數(shù)據(jù)化。由于數(shù)據(jù)化工作量較為龐大，檔案機(jī)構(gòu)可優(yōu)先將涉及民生、歷史等社會利用價(jià)值較高的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，滿足公眾需求。二是原生數(shù)據(jù)態(tài)檔案的移交接收。當(dāng)前我國有關(guān)電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔已有相當(dāng)程度的規(guī)范，但針對數(shù)據(jù)態(tài)檔案的接收尚缺少針對性的規(guī)定。隨著數(shù)字時(shí)代的發(fā)展，檔案原生數(shù)據(jù)資源將逐步成為檔案數(shù)據(jù)資源的主力軍，需確保原生數(shù)據(jù)的保存規(guī)范。此外，應(yīng)考慮未來檔案數(shù)據(jù)來源的擴(kuò)展，將數(shù)據(jù)環(huán)境下政務(wù)活動中生成的各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等納入檔案數(shù)據(jù)歸檔范圍，豐富檔案數(shù)據(jù)來源。例如，機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)可輔助大數(shù)據(jù)局的工作，主動參與到單位的數(shù)據(jù)管理工作中，將檔案管理要求嵌入數(shù)據(jù)管理及業(yè)務(wù)活動前端，明確數(shù)據(jù)生成管理、價(jià)值鑒定、長期保存的規(guī)范和方法。另一方面，提升檔案開放數(shù)據(jù)的質(zhì)量。我國綜合檔案館利用政府?dāng)?shù)據(jù)開放平臺開放的數(shù)據(jù)類別及質(zhì)量參差不齊，主要體現(xiàn)在公眾需要的數(shù)據(jù)資源開放程度不足、開放數(shù)據(jù)集元數(shù)據(jù)提供有限等。因此，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極響應(yīng)國家的開放政府行動，持續(xù)更新檔案數(shù)據(jù)資源及業(yè)務(wù)類管理數(shù)據(jù)，為公眾挖掘檔案價(jià)值及辦理相關(guān)檔案業(yè)務(wù)提供便利，并自覺接受公眾監(jiān)督；還應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)建設(shè)，通過不斷豐富元數(shù)據(jù)、嵌入新興技術(shù)等方法，將館藏檔案資源建設(shè)成條目豐富、開放形式多樣的高價(jià)值開放數(shù)據(jù)集，進(jìn)一步推動檔案社會價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

3.3 面向開放數(shù)據(jù)的治理結(jié)構(gòu)搭建

檔案數(shù)據(jù)是政府?dāng)?shù)據(jù)治理的重要內(nèi)容，檔案機(jī)構(gòu)是重要的數(shù)據(jù)治理部門之一[21]，建立檔案數(shù)據(jù)治理體系是大數(shù)據(jù)時(shí)代的應(yīng)有之義。如同NARA在內(nèi)部成立數(shù)據(jù)治理委員會，我國可采取如下行動：一方面，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)建立內(nèi)部的數(shù)據(jù)治理結(jié)構(gòu)，設(shè)定明確的數(shù)據(jù)治理目標(biāo)。需確立數(shù)據(jù)治理權(quán)責(zé)，設(shè)置數(shù)據(jù)治理機(jī)構(gòu)或協(xié)作組織承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌、監(jiān)督指導(dǎo)、落實(shí)執(zhí)行的數(shù)據(jù)治理工作責(zé)任，厘清檔案數(shù)據(jù)治理的定義和內(nèi)容，制定數(shù)據(jù)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范具體行動；確定檔案數(shù)據(jù)治理的內(nèi)容，整合處在數(shù)字化、數(shù)據(jù)化各進(jìn)程中的檔案數(shù)據(jù)資源，結(jié)合檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化的特性及檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容價(jià)值設(shè)計(jì)管理及開發(fā)方案。另一方面，檔案機(jī)構(gòu)需融入政府?dāng)?shù)據(jù)開放的整體行動，與政府?dāng)?shù)據(jù)開放部門建立協(xié)作關(guān)系，服務(wù)于國家大數(shù)據(jù)治理。應(yīng)厘清政府?dāng)?shù)據(jù)開放與檔案數(shù)據(jù)開放、檔案開放的關(guān)系，確定檔案機(jī)構(gòu)在政府?dāng)?shù)據(jù)治理中的角色定位，積極參與數(shù)字政府、數(shù)字社會、智慧城市等政府?dāng)?shù)據(jù)治理實(shí)踐，以此嵌入到政府?dāng)?shù)據(jù)治理結(jié)構(gòu)中；此外，還應(yīng)對接檔案開放與政府?dāng)?shù)據(jù)開放之間的方法和要求，在政府?dāng)?shù)據(jù)開放的行動框架下結(jié)合檔案資源的特點(diǎn)、融合檔案管理理念梳理針對性、具體化的治理內(nèi)容，加強(qiáng)檔案開放與政府信息公開工作的銜接、深化政府開放數(shù)據(jù)資源整合。

3.4 響應(yīng)多元需求的數(shù)據(jù)用戶服務(wù)

在開放檔案數(shù)據(jù)的過程中不斷響應(yīng)用戶需求，是促進(jìn)數(shù)據(jù)開發(fā)利用的重要途徑，NARA的做法于我國而言具有一定借鑒意義。一方面，應(yīng)多維度調(diào)研用戶的數(shù)據(jù)利用需求，依據(jù)用戶的需求制定檔案數(shù)據(jù)開放計(jì)劃。在調(diào)研內(nèi)容層面，應(yīng)了解用戶的檔案利用偏好與興趣方向以作為數(shù)據(jù)優(yōu)先開放的參考；對政府開放數(shù)據(jù)平臺上已有的檔案開放數(shù)據(jù)服務(wù)展開調(diào)查，了解用戶對檔案開放數(shù)據(jù)的滿意程度，遇到的問題及改進(jìn)建議，幫助檔案館更加精準(zhǔn)地構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)開放平臺。在調(diào)研方法層面，檔案館可采用“定量”的方法對用戶線上線下的利用情況、瀏覽足跡進(jìn)行追蹤，得到用戶的利用偏好與興趣方向；采用“定性”的方法向用戶發(fā)布調(diào)查問卷、開展線下訪談或者設(shè)計(jì)用戶調(diào)查類游戲[22]，在保證隱私安全的基礎(chǔ)上獲取用戶的社會身份、興趣偏好、對檔案利用服務(wù)的滿意程度及改進(jìn)建議等。由此在方法與內(nèi)容多維度結(jié)合的基礎(chǔ)上構(gòu)建檔案機(jī)構(gòu)開放數(shù)據(jù)的用戶結(jié)構(gòu)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行需求預(yù)測，制定檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)開放規(guī)劃。另一方面，應(yīng)關(guān)注多元化用戶的重點(diǎn)需求，并對其重點(diǎn)需求給予精細(xì)化、智能化的回應(yīng)。據(jù)調(diào)查，我國的檔案用戶按照職業(yè)性質(zhì)可被劃分為技能型、研究型、藝術(shù)型、生產(chǎn)型、服務(wù)型和其他六大類。其中研究型和服務(wù)型用戶占比最高[23]，檔案館在開展數(shù)據(jù)建設(shè)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注這兩類用戶的數(shù)據(jù)需求，對民生類檔案及編研類材料應(yīng)考慮優(yōu)先數(shù)據(jù)化并開放。服務(wù)方面，檔案館可參考“分眾服務(wù)”的模式，將尊重檔案用戶多元化的社會身份、專業(yè)背景、檔案利用需求作為檔案開放數(shù)據(jù)創(chuàng)意服務(wù)的重要突破點(diǎn)。[24]

4 結(jié) 語

本文以美國國家檔案與文件署為例，分析其檔案數(shù)據(jù)開放的發(fā)展歷程及各階段行動的特點(diǎn)，探究了檔案機(jī)構(gòu)參與數(shù)據(jù)開放行動的實(shí)踐策略，并結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)狀從政策、資源、平臺、用戶四方面提出在政府開放數(shù)據(jù)背景下我國檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行開放數(shù)據(jù)行動的啟示。然而，以NARA為例的探索僅為共通性難題的解決提供參考，落實(shí)到我國政府?dāng)?shù)據(jù)開放背景下檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)開放行動中，還需具體考慮我國的政策環(huán)境、檔案資源數(shù)據(jù)化水平、開放數(shù)據(jù)平臺建設(shè)狀況等，通過深入調(diào)查研究，對如何推出系統(tǒng)策略進(jìn)行進(jìn)一步探討。

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