基于PDCA循環(huán)的智慧校園數(shù)據(jù)治理研究

陳文沛 樊永華 廣東省湛江幼兒師范專科學校

近年來，智慧校園建設的不斷推進使得教育數(shù)據(jù)的積累越來越多，但規(guī)模龐大的教育數(shù)據(jù)卻是一把“雙刃劍”：如果能有效管理好這些數(shù)據(jù)，自然能提升教育效率，有利于師生的工作和學習；如果這些數(shù)據(jù)資產(chǎn)不妥善管理，輕則徒增存量，重則泄露隱私信息，造成信息安全事故。[1]因此，筆者嘗試借鑒、引入企業(yè)質(zhì)量管理中的PDCA循環(huán)理論，結(jié)合高職院校智慧校園數(shù)據(jù)治理實際情況，開展系統(tǒng)性研究工作。

●智慧校園數(shù)據(jù)治理工作現(xiàn)狀

1.存在“重規(guī)模、輕管理”的機械思維

盡管當前高職院校智慧校園建設取得了巨大進步，但大部分高職院校缺乏智慧校園數(shù)據(jù)質(zhì)量管理意識，沒有深刻認識到高質(zhì)量的教育數(shù)據(jù)對現(xiàn)代高職院校的重要意義，具體表現(xiàn)在兩個方面：一是部分高職院校過度重視智慧校園硬件建設，在智慧校園開發(fā)過程中片面追求高大上的信息技術(shù)，在學校層面沒有建立有效的智慧校園數(shù)據(jù)治理體系；二是部分高職院校過度追求智慧校園數(shù)據(jù)總體規(guī)模，片面認為數(shù)據(jù)規(guī)模越大對學校發(fā)展越有利，熱衷于智慧校園數(shù)據(jù)的采集存儲，缺乏對智慧校園數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效管理。

2.智慧校園數(shù)據(jù)治理制度不夠完善

在教育數(shù)據(jù)治理制度方面，部分高職院校在智慧校園數(shù)據(jù)治理方面的職責權(quán)限不夠清晰，引發(fā)一系列亟待解決的問題：一是數(shù)據(jù)采集標準與采集權(quán)限不明確，進而產(chǎn)生了教育數(shù)據(jù)采集遺漏的現(xiàn)象，但同時又存在教育數(shù)據(jù)采集重復的情況；二是盡管智慧校園統(tǒng)一了數(shù)據(jù)存儲的格式，但不同部門采集的教育數(shù)據(jù)側(cè)重點有所不同，跨部門引用數(shù)據(jù)需要二次處理才能應用，因此未能完全消除“信息孤島”的負面影響；三是教育數(shù)據(jù)的時效性未受到應有的重視，未能克服“新數(shù)據(jù)未能及時錄入，舊數(shù)據(jù)未能及時更新”的頑疾，無法全面滿足高職院校數(shù)字化、智能化的發(fā)展趨勢。[2]

3.智慧校園數(shù)據(jù)治理人員素質(zhì)亟待提升

高職院校業(yè)務人員信息素養(yǎng)無法適應智慧教育發(fā)展，這一矛盾具體體現(xiàn)在兩方面：一是智慧校園數(shù)據(jù)治理的基礎工作都由各業(yè)務部門人員完成，他們在智慧校園數(shù)據(jù)治理過程中缺乏宏觀的治理目標和清晰的數(shù)據(jù)管理思路，因此產(chǎn)生了數(shù)據(jù)治理現(xiàn)實與數(shù)據(jù)治理規(guī)劃相互脫節(jié)的現(xiàn)象；二是從事智慧校園數(shù)據(jù)治理的業(yè)務人員整體素質(zhì)良莠不齊[3]，導致智慧校園部分操作步驟復雜的業(yè)務功能無法及時推廣。

●PDCA循環(huán)與智慧校園數(shù)據(jù)治理的耦合性

1.PDCA循環(huán)理論

PDCA循環(huán)理論是一套成熟的質(zhì)量管理理論，最初由美國的質(zhì)量管理專家休哈特提出，后來被著名的企業(yè)質(zhì)量管理專家戴明采納，并在前人基礎上開展深化研究，大大擴展了該理論的應用范疇，接受這一質(zhì)量管理理論的企業(yè)越來越多，因此在全球范圍內(nèi)，PDCA循環(huán)又被稱為“戴明環(huán)”。PDCA循環(huán)的基本思路是將質(zhì)量管理的整個過程劃分為Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）等四個階段，并由此構(gòu)成宏觀層面的第一個大型循環(huán)，然后每個階段內(nèi)部又可視為一個小型的循環(huán)，循環(huán)重復“P-D-C-A”四個步驟，依此類推，形成一個環(huán)環(huán)相扣的質(zhì)量管理體系。[4]

2.PDCA循環(huán)與智慧校園數(shù)據(jù)治理的耦合性分析

智慧校園數(shù)據(jù)治理涵蓋了線上線下的數(shù)據(jù)處理過程，是一項較為復雜的系統(tǒng)性工程。筆者針對當前智慧校園數(shù)據(jù)治理中存在的思想、制度以及人員素質(zhì)等問題，提出基于PDCA循環(huán)的智慧校園數(shù)據(jù)治理模型，如圖1所示。

圖1 基于PDCA循環(huán)的智慧校園數(shù)據(jù)治理模型

●基于PDCA循環(huán)的智慧校園數(shù)據(jù)治理過程

在智慧校園的特定場景下，PDCA循環(huán)數(shù)據(jù)治理體系邏輯架構(gòu)如下頁圖2所示，該架構(gòu)主要圍繞策略管理、執(zhí)行管理、運營管理三個層面，以及計劃、執(zhí)行、檢查、處理四個階段展開。

圖2 智慧校園數(shù)據(jù)治理體系示意圖

1.計劃階段數(shù)據(jù)治理工作

計劃階段數(shù)據(jù)治理工作主要從宏觀上進行整體規(guī)劃，目標是架構(gòu)完整的智慧校園數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，具體操作上可以從三個層面展開：一是從策略管理層面思考智慧校園數(shù)據(jù)治理的整體目標，明確智慧校園數(shù)據(jù)治理的核心需求，以制度性文件來規(guī)劃智慧校園數(shù)據(jù)治理工作要點，制訂宏觀的智慧校園數(shù)據(jù)治理工作計劃，為架構(gòu)完整的智慧校園數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系奠定制度基礎；二是從執(zhí)行管理層面構(gòu)建智慧校園數(shù)據(jù)治理工作體系，讓數(shù)據(jù)治理的核心思想貫穿智慧校園整體架構(gòu)、智慧校園軟硬件平臺、智慧校園各子系統(tǒng)以及智慧校園數(shù)據(jù)調(diào)用的方方面面；三是從智慧校園運營管理層面確立教學數(shù)據(jù)、學生數(shù)據(jù)、科研數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)以及其他校務數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理標準，完善高職院校業(yè)務部門參與智慧校園數(shù)據(jù)治理工作細則，以達到全方位數(shù)據(jù)治理的目標。

2.執(zhí)行階段數(shù)據(jù)治理工作

高職院校管理層以及信息化建設部門在執(zhí)行階段的主要任務包括智慧校園的開發(fā)建設、業(yè)務數(shù)據(jù)分類設計以及數(shù)據(jù)調(diào)研模型的創(chuàng)建等工作，各子系統(tǒng)業(yè)務部門在執(zhí)行階段的主要任務包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)匯聚、數(shù)據(jù)溯源以及數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)測等工作。[5]

在策略管理層面：通過組織領(lǐng)導體系協(xié)調(diào)跨部門數(shù)據(jù)治理工作，通過規(guī)范智慧校園數(shù)據(jù)管理制度約束數(shù)據(jù)調(diào)用標準，通過計劃階段的管理細則明確高職院校智慧校園數(shù)據(jù)采集、存儲以及使用流程，通過智慧校園信息推送功能建立高職院校智慧校園數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)安全事件響應機制。

在執(zhí)行管理層面：通過優(yōu)化智慧校園辦事大廳和智慧校園APP的UI設計提升智慧校園應用服務的用戶體驗，通過智能技術(shù)優(yōu)化智慧校園云平臺的數(shù)據(jù)調(diào)用速率，通過數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段擴展智慧校園數(shù)據(jù)應用場景，通過網(wǎng)絡安全技術(shù)為各類用戶提供良好的智慧校園通信環(huán)境。

在運營管理層面：一是完善智慧校園各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理維度，全面落實智慧校園數(shù)據(jù)的完整性、準確性、唯一性和時效性，并以此為基礎評估智慧校園的數(shù)據(jù)質(zhì)量；二是制訂數(shù)據(jù)質(zhì)量管理規(guī)則，全面考察智慧校園數(shù)據(jù)質(zhì)量是否滿足各業(yè)務部門的工作需要，是否滿足各類用戶的實際需求，由此檢驗智慧校園運營措施與高職院校數(shù)據(jù)治理目標的契合度。

3.檢查階段數(shù)據(jù)治理工作

檢查階段主要工作是對智慧校園數(shù)據(jù)質(zhì)量進行深入分析，對執(zhí)行成果進行全面評估，對智慧校園數(shù)據(jù)錯誤進行成因分析，研究改進措施，為下一階段的數(shù)據(jù)處理工作提供必要的分析基礎。[6]檢查階段數(shù)據(jù)治理工作可分為主動檢查智慧校園數(shù)據(jù)質(zhì)量和被動回應師生數(shù)據(jù)咨詢兩類：主動檢查是學校管理層、信息網(wǎng)絡中心或各業(yè)務部門的數(shù)據(jù)管理人員對相應范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)進行主動檢查，可以借助智慧校園平臺數(shù)據(jù)分析子系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)治理報告，可以是有針對性的專項檢查，也可以通過對照計劃階段制訂的治理目標、治理制度評估智慧校園數(shù)據(jù)治理的整體成效；被動檢查是指通過問卷調(diào)研或者訪談的方式獲取高職院校師生對智慧校園數(shù)據(jù)質(zhì)量的評價，接受各類用戶對數(shù)據(jù)質(zhì)量的反饋意見。例如，高職院校智慧校園平臺為校內(nèi)師生建立了完整的個人數(shù)據(jù)檔案，該數(shù)據(jù)檔案包含了師生個人數(shù)據(jù)信息。教職工可以在個人數(shù)據(jù)檔案中查看到自己的基本信息、教學信息、財務信息以及科研信息等內(nèi)容，學生可以在個人數(shù)據(jù)檔案中查看個人的基本信息、學習情況、作業(yè)完成情況以及其他的校內(nèi)生活數(shù)據(jù)。

4.處理階段數(shù)據(jù)治理工作

處理階段的主要任務是是根據(jù)上一階段的檢查結(jié)果，對智慧校園數(shù)據(jù)錯誤的情況追根溯源，排查和確認智慧校園數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程，并根據(jù)實際情況聯(lián)系責任部門及時處理：如果是數(shù)據(jù)本身質(zhì)量問題，應由數(shù)據(jù)錄入部門按期進行更正修訂，并要求相關(guān)責任人改進數(shù)據(jù)錄入方式，提高錄入數(shù)據(jù)的準確率；如果是智慧校園數(shù)據(jù)共享過程中產(chǎn)生了新的問題，應由信息部門及時檢查數(shù)據(jù)采集、存儲以及調(diào)用過程中是否存在管理漏洞，保障智慧校園數(shù)據(jù)有效共享，避免同類故障頻繁出現(xiàn)；如果涉及跨部門的數(shù)據(jù)規(guī)范性問題，可以反饋給對應的業(yè)務部門，并根據(jù)業(yè)務部門的反饋信息修正計劃階段的制度性文件，改善執(zhí)行階段的數(shù)據(jù)治理方法，提升檢查階段的數(shù)據(jù)治理效率，避免下一個PDCA循環(huán)工作中再次出現(xiàn)相同問題。

●結(jié)語

PDCA循環(huán)理論具備自適應、動態(tài)化、系統(tǒng)化等特征，能夠有效化解智慧校園數(shù)據(jù)治理管理過程中存在的三個主要矛盾：一是擯棄“重技術(shù)、輕管理”的機械思維，既重視新技術(shù)的推廣應用，又重視智慧校園數(shù)據(jù)質(zhì)量的管理，視高職院校智慧校園數(shù)據(jù)為學校的重要資產(chǎn)；二是通過完善智慧校園平臺建設、數(shù)據(jù)采集管理、數(shù)據(jù)存儲管理等方式解決智慧校園數(shù)據(jù)治理凌亂無序的問題，理順智慧校園數(shù)據(jù)治理過程中“人”和“物”同步發(fā)展的關(guān)系，有的放矢地制訂智慧校園數(shù)據(jù)治理戰(zhàn)略、治理方法和治理制度；三是運用PDCA循環(huán)理論將智慧校園數(shù)據(jù)治理過程分解為多階段、多層次的管理環(huán)，降低數(shù)據(jù)治理的復雜度，使得高職院校業(yè)務人員能夠快速掌握智慧校園數(shù)據(jù)治理基本步驟，有效化解“人”和“物”融合過程中的各種矛盾，進而達到提升高職院校智慧校園數(shù)據(jù)治理效率的目標。但智慧校園數(shù)據(jù)治理工作不能一蹴而就，它是高職院校適應教育信息化發(fā)展過程中必須面對、必須破解的時代難題，筆者將在后續(xù)工作中作進一步研究。