ERP軟件系統(tǒng)在企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算中的信息化應(yīng)用

關(guān)鍵詞：ERP軟件系統(tǒng)；企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策；信息化預(yù)算管理

中圖法分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1引言

ERP全稱Enterprise Resource Planning，中文譯名“企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)”。該系統(tǒng)基于系統(tǒng)化管理思維，搭配信息技術(shù)，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策、員工日常工作提供相應(yīng)的服務(wù)。總體來(lái)看，ERP系統(tǒng)有助于提高企業(yè)對(duì)資源的調(diào)配合理性，使企業(yè)利益最大化，故已經(jīng)成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展不可或缺的重要工具之一。時(shí)至今日，很多生產(chǎn)制造型企業(yè)均已明確“自主研發(fā)”的重要性。但在計(jì)劃開(kāi)展一個(gè)科研項(xiàng)目時(shí)，如何對(duì)此類項(xiàng)目的投入產(chǎn)出比進(jìn)行控制，從而提升預(yù)算合理性，經(jīng)常困擾企業(yè)決策者。基于此，本文圍繞ERP軟件系統(tǒng)在企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算信息化中的應(yīng)用展開(kāi)分析。

2 ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算信息化管理的功能分析

2.1創(chuàng)建“科研項(xiàng)目預(yù)算”工作分解結(jié)構(gòu)體系

科研項(xiàng)目的本質(zhì)也是“項(xiàng)目”，在編制預(yù)算時(shí)需要考慮的內(nèi)容包括研發(fā)所需的原材料及其成本、研發(fā)周期、所需調(diào)撥的資源、人力資源的分配等。為提高企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算編制、信息化管理的水平，降低復(fù)雜程度，可應(yīng)用ERP軟件系統(tǒng)，首先對(duì)科研項(xiàng)目預(yù)算的組成部分進(jìn)行分解。具體流程如下。（1）在ERP軟件系統(tǒng)中，創(chuàng)建一個(gè)全新的WBS節(jié)點(diǎn)，之后將初始的“原始狀態(tài)”調(diào)整為“立項(xiàng)狀態(tài)”。這一步的操作是后續(xù)所有操作的根源，必須按照相關(guān)要求完成編制。（2）為便于后續(xù)查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照WBS節(jié)點(diǎn)的編碼規(guī)范完成立項(xiàng)。比如，在WBS首層中，第一位數(shù)字或字母（從左向右計(jì)數(shù)）表示項(xiàng)目的具體類型，科研項(xiàng)目通常以大寫英文字母“E”表示：編號(hào)第二位是一個(gè)分隔符，以“.”表示。設(shè)置“.”分隔符的目的是提高操作人員查找的便捷程度。比如，編號(hào)為“E1035”和編號(hào)“E-1035”，盡管表示的內(nèi)容基本一致，但在格式和明顯程度方面，顯然后者效果更好、更加直觀。第3，4兩位數(shù)字可以設(shè)置為企業(yè)或部門的代碼，從而對(duì)科研項(xiàng)目的直接責(zé)任人進(jìn)行明確表示。第5，6兩位數(shù)字應(yīng)表示科研項(xiàng)目的立項(xiàng)年份最后兩位數(shù)字：第7位應(yīng)表示科研項(xiàng)目的具體類型，最后3位數(shù)字（8～10）表示流水號(hào)。通過(guò)上述方式完成科研項(xiàng)目在ERP軟件系統(tǒng)中的立項(xiàng)及編號(hào)賦予，不僅能夠體現(xiàn)出正規(guī)性，還可以將項(xiàng)目的主要信息直觀呈現(xiàn)。（3）為提升科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理水平，有效解決對(duì)照預(yù)算核算資金方面的問(wèn)題，需在科研項(xiàng)目產(chǎn)生實(shí)際支出時(shí)，對(duì)資金的具體去向進(jìn)行追蹤，及時(shí)獲取相關(guān)信息并完成標(biāo)注。這樣做的目的是：某些企業(yè)的科研項(xiàng)目的資金來(lái)源除了企業(yè)自身投入之外，上級(jí)單位、某些社會(huì)組織均有可能劃撥資金。而這些來(lái)源不同的資金不能混淆，應(yīng)明確用途并獨(dú)立核算。總體而言，在ERP軟件系統(tǒng)中，按照上述方法完成WBS科研項(xiàng)目立項(xiàng)節(jié)點(diǎn)的創(chuàng)建，有助于對(duì)科研項(xiàng)目的資金來(lái)源進(jìn)行系統(tǒng)性拆分。在此基礎(chǔ)上，可以按照相關(guān)要求，在“總賬科目”下方，依次建立“成本費(fèi)用”“科研資金”“來(lái)源分類”“項(xiàng)目分類”子模塊，之后在“生產(chǎn)研究”這一最基層模塊下，按照資金劃撥時(shí)間，完成對(duì)應(yīng)賬目的錄入及備注。通過(guò)這種方式，能夠?qū)崿F(xiàn)全部WBS管理項(xiàng)下的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)單獨(dú)核算，不會(huì)與其他類型的費(fèi)用混淆。

2.2維護(hù)科研項(xiàng)目的原始預(yù)算功能

在WBS節(jié)點(diǎn)創(chuàng)建完成后，如上文所述，需要以“預(yù)算狀態(tài)”完成對(duì)“原始狀態(tài)”的替代[2]。這種“替代”并非簡(jiǎn)單完成名目調(diào)整即可，而是需要依次執(zhí)行下列流程。（1）按照上述方式，一次完成科研項(xiàng)目立項(xiàng)流程中每一個(gè)步驟對(duì)應(yīng)的操作。（2）在系統(tǒng)中還應(yīng)依次輸入“科研協(xié)議”“科研項(xiàng)目合同書”等具有特定法律效應(yīng)的文件資料中規(guī)定的條款（如科研項(xiàng)目原始預(yù)算等信息）。（3）在所有信息全部錄入完成后，可操作ERP軟件系統(tǒng)，正式開(kāi)啟針對(duì)科研項(xiàng)目的預(yù)算管控功能。（4）在ERP軟件系統(tǒng)中針對(duì)科研項(xiàng)目原始預(yù)算進(jìn)行管理時(shí)，需在最末端的節(jié)點(diǎn)上完成預(yù)算數(shù)據(jù)的錄入。應(yīng)嘗試使用CJ30事務(wù)代碼。這樣操作的目的是可以更加方便地尋找并維護(hù)與原始預(yù)算相關(guān)處理有關(guān)的時(shí)間，有助于理清時(shí)間線。另外，在維護(hù)多個(gè)WBS元素上的原始預(yù)算值時(shí)，應(yīng)該注重下列兩個(gè)校驗(yàn)條件。其一，同一個(gè)周期下（一般是同一個(gè)年度下），每一個(gè)子層的WBS節(jié)點(diǎn)之上的原始預(yù)算之和不能超過(guò)上一層（即“父”層）的具體值。其中的邏輯是，比如“父層”錄入的信息是，××年××月××日，上級(jí)單位針對(duì)該科研項(xiàng)目劃人資金總額100萬(wàn)元。這一“父層”具有單獨(dú)性，即如果在該“父層”生成之后，又出現(xiàn)與該“父層”信息屬于“平級(jí)”關(guān)系的其他信息（如YY年YY月YY日，上級(jí)單位再次劃撥50萬(wàn)元資金，這一事件的發(fā)生時(shí)間在第一筆劃撥資金行為發(fā)生之后），則應(yīng)額外建立一個(gè)“父層”。至此階段可知，兩個(gè)不同的“父層”容納的科研項(xiàng)目資金劃人總額分別為100萬(wàn)元和50萬(wàn)元，此即為“科研項(xiàng)目資金在ERP軟件系統(tǒng)中的原始預(yù)算”。一個(gè)“父層”下方可以存在多個(gè)“子層”，主要用于監(jiān)測(cè)追蹤“父層”資金總額的消耗情況。因此，一個(gè)“父層”下方的所有“子層”涉及的資金總額不可能超過(guò)“父層”，最多與“父層”相等?；谏鲜隽鞒蹋兄谄髽I(yè)對(duì)科研項(xiàng)目資金的劃撥時(shí)間點(diǎn)、消耗情況、來(lái)源批次等原始預(yù)算進(jìn)行精確處理，出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率會(huì)大幅度降低。

2.3根據(jù)實(shí)際情況變化更新項(xiàng)目預(yù)算

完成原始預(yù)算信息的錄入之后，系統(tǒng)中有關(guān)科研項(xiàng)目的用戶狀態(tài)應(yīng)該迅速轉(zhuǎn)換為實(shí)施狀態(tài)。隨著項(xiàng)目的實(shí)施，實(shí)際成本支出與預(yù)算方案相比可能出現(xiàn)一定的差異性。針對(duì)這種情況，在ERP軟件系統(tǒng)進(jìn)行處理時(shí)，首先需要設(shè)置“預(yù)算變更線”，之后依次完成審批流程后，方可返回ERP軟件系統(tǒng)中與該科研項(xiàng)目有關(guān)的“初始層級(jí)”，進(jìn)而根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展的實(shí)際需要，完成預(yù)算調(diào)增及調(diào)減處理。進(jìn)行相關(guān)處理時(shí)，建議使用CJ37或CJ38事務(wù)代碼，該代碼能夠?qū)蒲许?xiàng)目的原始預(yù)算分配方案進(jìn)行有效保留，以備后續(xù)審查，不會(huì)出現(xiàn)“信息直接覆蓋進(jìn)而導(dǎo)致之前信息丟失”的情況。

2.4精確查詢科研項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)容

科研項(xiàng)目與其他項(xiàng)目類似，在實(shí)施的過(guò)程中如有需要，應(yīng)當(dāng)隨時(shí)查詢項(xiàng)目預(yù)算（重點(diǎn)查閱的信息一般包括：（1）原始預(yù)算；（2）當(dāng)前預(yù)算，完成比較，從而達(dá)到提高對(duì)項(xiàng)目資金應(yīng)用情況了解深度的目的）。實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的過(guò)程較為簡(jiǎn)單，直接調(diào)取系統(tǒng)信息即可，在不涉及“信息調(diào)整”的情況下不會(huì)對(duì)原信息的完整性造成影響。如果需要對(duì)科研項(xiàng)目預(yù)算的歷史調(diào)整情況進(jìn)行查詢，應(yīng)使用CJ31“預(yù)算相關(guān)事務(wù)顯示”代碼。輸入該代碼之后，除了預(yù)算方案，包括原始預(yù)算錄入時(shí)間、每一次預(yù)算調(diào)整時(shí)間、與之前一次預(yù)算方案以及與原始預(yù)算方案相比的預(yù)算總額增減情況、實(shí)際差額、重點(diǎn)變化環(huán)節(jié)等信息都會(huì)清晰呈現(xiàn)，有助于提高科研項(xiàng)目預(yù)算信息化管理水平。

3 ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算信息化管理中需要解決的問(wèn)題

3.1科研項(xiàng)目與財(cái)務(wù)科目的匹配性問(wèn)題

筆者根據(jù)ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算信息化管理工作后，基于不同科研項(xiàng)目預(yù)算管理需求對(duì)ERP軟件系統(tǒng)進(jìn)行的部分操作及理論上能夠取得的效果進(jìn)行了梳理。從中可以發(fā)現(xiàn)，ERP軟件系統(tǒng)與很多企業(yè)已經(jīng)廣泛應(yīng)用的智能財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在操作方式、理解難度層面存在一定的差異。筆者在實(shí)際工作中還發(fā)現(xiàn)，某些操作人員對(duì)ERP軟件系統(tǒng)及其他智能財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的部分功能發(fā)生了混淆，由此導(dǎo)致的首個(gè)問(wèn)題是：科研項(xiàng)目與財(cái)務(wù)科目的匹配性很可能不一致。比如，在傳統(tǒng)的智能財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，科研項(xiàng)目與其他項(xiàng)目的預(yù)算管理及相關(guān)操作的流程完全一致。這種“一致性”表面看來(lái)十分便利，但后續(xù)調(diào)整預(yù)算方案時(shí)的信息顯示完善程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于ERP軟件系統(tǒng)。而在ERP軟件系統(tǒng)中，當(dāng)科研項(xiàng)目啟動(dòng)預(yù)算完成“下達(dá)”作業(yè)后，ERP軟件系統(tǒng)必須經(jīng)由“財(cái)務(wù)科目”，實(shí)時(shí)完成對(duì)應(yīng)的費(fèi)用記賬等操作?；诖?，如果科研預(yù)算科目與財(cái)務(wù)科目無(wú)法一一對(duì)應(yīng)，項(xiàng)目的實(shí)際預(yù)算花費(fèi)便難以精準(zhǔn)控制，最終的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可信度會(huì)有一定程度的降低。

3.2系統(tǒng)分包成本控制問(wèn)題

部分ERP軟件系統(tǒng)操作人員對(duì)如何啟動(dòng)“科研分包服務(wù)流程”缺乏足夠的了解，導(dǎo)致分包成本控制無(wú)法全面實(shí)現(xiàn)。具體而言，ERP軟件系統(tǒng)在根據(jù)錄入的信息，完成分包服務(wù)訂單建立后，會(huì)在一定周期內(nèi)，按照相應(yīng)的進(jìn)度，對(duì)分包成本進(jìn)行確認(rèn)，由此產(chǎn)生的“分包服務(wù)訂單費(fèi)用”同樣屬于科研項(xiàng)目預(yù)算費(fèi)用中的一部分。相關(guān)問(wèn)題是，如果分包合同數(shù)量超過(guò)一定范圍并導(dǎo)致分包服務(wù)訂單創(chuàng)建、訂單進(jìn)度確認(rèn)出現(xiàn)“延時(shí)”，有可能造成部分訂單被遺漏的情況。另一個(gè)相關(guān)問(wèn)題是：因未能及時(shí)啟動(dòng)ERP軟件系統(tǒng)下的“分包服務(wù)流程”子功能，系統(tǒng)對(duì)科研項(xiàng)目分包合同的處理方式只會(huì)是“確認(rèn)有關(guān)項(xiàng)目的進(jìn)度”，針對(duì)分包費(fèi)用，則執(zhí)行“先掛賬、后沖銷”的處理流程。受此影響，分包成本幾乎無(wú)法得到實(shí)時(shí)分析，有可能在后續(xù)作業(yè)時(shí)出現(xiàn)“某些信息無(wú)法一一對(duì)應(yīng)進(jìn)而造成錯(cuò)誤”的情況。

3.3報(bào)表使用過(guò)程中存在的問(wèn)題

ERP軟件系統(tǒng)本身存在的問(wèn)題是，該軟件系統(tǒng)具有“普適性”，在沒(méi)有額外付費(fèi)的情況下，運(yùn)營(yíng)商不會(huì)為企業(yè)量身打造具有較強(qiáng)針對(duì)性的版本。因此，要求企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算、管理人員在操作ERP軟件系統(tǒng)時(shí)，需要根據(jù)有關(guān)業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，完成更加適合企業(yè)決策者、高層領(lǐng)導(dǎo)使用的報(bào)表的編制。當(dāng)前的情況是，由于忽略了上述問(wèn)題，以科研項(xiàng)目為例，與項(xiàng)目有關(guān)的資金投入情況、相關(guān)方案的執(zhí)行情況、投入產(chǎn)出比等信息無(wú)法清晰呈現(xiàn)在ERP軟件系統(tǒng)自帶的報(bào)表之中，令企業(yè)決策者及高層管理人員無(wú)法在第一時(shí)間清晰地看到有關(guān)信息，實(shí)際上削弱了ERP軟件系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

4優(yōu)化改進(jìn)ERP軟件系統(tǒng)在企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算信息化管理應(yīng)用水平的策略

4.1建立完善的財(cái)務(wù)與科研項(xiàng)目關(guān)系對(duì)應(yīng)體系

在理清ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算信息化管理時(shí)具有的功能，以及明確使用過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題之后，企業(yè)若要全面優(yōu)化ERP軟件系統(tǒng)的應(yīng)用效果，則首先應(yīng)建立財(cái)務(wù)科目與科研科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系。所謂“對(duì)應(yīng)關(guān)系”，是指在ERP軟件系統(tǒng)后臺(tái)開(kāi)辟一個(gè)“關(guān)系等量轉(zhuǎn)化釋義”模塊，進(jìn)而將科研項(xiàng)目中的某些信息與財(cái)務(wù)科目信息一一對(duì)應(yīng)。完成這種“對(duì)應(yīng)關(guān)系”的設(shè)置，以及操作人員在完成科研科目信息的錄入之后，ERP軟件系統(tǒng)會(huì)在對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)科目模塊中將其自動(dòng)轉(zhuǎn)化成財(cái)務(wù)信息，既能夠提高科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息化管理規(guī)范程度，也不會(huì)產(chǎn)生信息混淆的情況。

4.2準(zhǔn)確編制“上限科研分包成本控制”流程

企業(yè)在科研項(xiàng)目開(kāi)展后期，如果需要基于ERP軟件系統(tǒng)，對(duì)“科研分包成本控制”流程進(jìn)行優(yōu)化，可以采用的方法如下。（1）首先面向所有業(yè)務(wù)用戶發(fā)布通知，要求其全面提升對(duì)源頭預(yù)算數(shù)據(jù)及其他財(cái)務(wù)信息的把控程度，確保原始信息的準(zhǔn)確性。（2）建立健全具有較強(qiáng)針對(duì)性的管理制度，對(duì)科研分包成本控制、不同用戶的管理職責(zé)予以明確。（3）若需要啟用科研項(xiàng)目分包服務(wù)流程，則需確定實(shí)時(shí)分包進(jìn)度已經(jīng)切實(shí)計(jì)人“分包成本”。如果忽視這一前提條件，后續(xù)的分包成本分析作業(yè)可能難以實(shí)現(xiàn)。

4.3不斷開(kāi)發(fā)有助于企業(yè)高層決策的科研項(xiàng)目預(yù)算報(bào)表

企業(yè)引入的所有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的核心目標(biāo)之一是將更加準(zhǔn)確、更加全面的信息在第一時(shí)間提交給企業(yè)經(jīng)營(yíng)者，從而為提高經(jīng)營(yíng)者決策正確性提供強(qiáng)有力的支持。從這個(gè)角度來(lái)看，包括ERP軟件系統(tǒng)在內(nèi)的所有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)自帶的財(cái)務(wù)報(bào)表都有可能與企業(yè)決策者的需求存在一定的差距。鑒于此，企業(yè)有關(guān)部門應(yīng)該對(duì)決策者的報(bào)表使用需求進(jìn)行多輪次調(diào)研，逐漸完成財(cái)務(wù)報(bào)表的調(diào)整，最終將財(cái)務(wù)信息以可視化、網(wǎng)絡(luò)化、清晰化等形式呈現(xiàn)在決策者面前。

5結(jié)束語(yǔ)

EPR軟件系統(tǒng)被現(xiàn)代企業(yè)引入之后，企業(yè)從上到下的所有部門（即從最高層領(lǐng)導(dǎo)人員到最基層的工作人員）都會(huì)涉及集中。由此導(dǎo)致該系統(tǒng)耗資大、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，在缺乏相關(guān)管理及應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的情況下，極其容易出現(xiàn)“統(tǒng)一性”及“協(xié)調(diào)性”不足的問(wèn)題，反而制約企業(yè)某些業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。面對(duì)此種情況，企業(yè)自上而下首先需要提高對(duì)ERP軟件系統(tǒng)功能的了解深度，定期總結(jié)ERP系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題并提出針對(duì)性解決方案，最終助力包括企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算信息化管理在內(nèi)的各項(xiàng)工作切實(shí)提高質(zhì)量和效率。

作者簡(jiǎn)介：

唐國(guó)輝（1985—），本科，助理工程師，研究方向：信息化項(xiàng)目建設(shè)。