案例3000

文/劉力瑋（杜倫大學(xué)<英>）

2022年7月，我來(lái)到聯(lián)合國(guó)司法管理辦公室實(shí)習(xí)。為期6個(gè)月的實(shí)習(xí)讓我領(lǐng)略到了聯(lián)合國(guó)司法管理的精彩細(xì)節(jié)，并與一批經(jīng)驗(yàn)豐富的行業(yè)專業(yè)人士開(kāi)展了緊密合作。作為一名管理實(shí)習(xí)生，我參與到了多個(gè)項(xiàng)目的工作中，我的具體工作包括幫助部門搭建新網(wǎng)站和司法數(shù)據(jù)庫(kù)，協(xié)助人事進(jìn)行司法崗位招聘，并對(duì)司法案例梗概的法語(yǔ)翻譯項(xiàng)目進(jìn)行管理。其中，司法數(shù)據(jù)庫(kù)搭建和司法案例的法語(yǔ)翻譯項(xiàng)目管理都是圍繞數(shù)據(jù)庫(kù)中的3000余則司法數(shù)據(jù)進(jìn)行的，也是工作中任務(wù)量最大的一部分，這3000案例貫穿了我的整個(gè)實(shí)習(xí)過(guò)程。

在搭建司法數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，我負(fù)責(zé)上傳和審校2009-2023年的約3000則司法數(shù)據(jù)。這些案例包含案例號(hào)、時(shí)間、審理法官、審理法庭、案例梗概、相關(guān)案例、適用法律等信息，是由部門專業(yè)司法人員整理、編輯，并數(shù)字化的。然而，處理數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)免不了出現(xiàn)各種小問(wèn)題，如亂碼、語(yǔ)法錯(cuò)誤、排版錯(cuò)誤或內(nèi)容錯(cuò)誤等。當(dāng)數(shù)據(jù)文件的編碼格式與打開(kāi)該文件的軟件不兼容時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)亂碼現(xiàn)象；如果數(shù)據(jù)文件的編碼格式與所使用的系統(tǒng)或軟件不匹配，也可能會(huì)導(dǎo)致這一問(wèn)題。司法數(shù)據(jù)亂碼問(wèn)題對(duì)數(shù)據(jù)的使用和分析造成了很大的困擾，因此在數(shù)據(jù)收集和處理過(guò)程中需要特別注意字符編碼的問(wèn)題。

有些案例年份過(guò)久，幾經(jīng)搬運(yùn)，加上新網(wǎng)站的系統(tǒng)不同，一些司法梗概的文本經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)字符錯(cuò)亂問(wèn)題。同時(shí)，還存在大小寫(xiě)或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)誤用，或是文不對(duì)題、案件梗概對(duì)應(yīng)錯(cuò)誤等小問(wèn)題。這些都需要我逐字逐句地認(rèn)真校對(duì)，耐心細(xì)致地挑出瑕疵，以確保數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)信息完整、準(zhǔn)確。雖然這項(xiàng)工作并不屬于我的工作職責(zé)范圍，但我堅(jiān)信，花費(fèi)更多的時(shí)間和精力解決這些問(wèn)題是值得的。因?yàn)樵谒痉〝?shù)據(jù)這個(gè)領(lǐng)域，準(zhǔn)確性至關(guān)重要，任何小的錯(cuò)誤都可能引發(fā)嚴(yán)重后果。而較少的錯(cuò)誤，意味著更高的可信度，這對(duì)于我們開(kāi)展后續(xù)的工作至關(guān)重要。

3000案例的任務(wù)量龐大，此類繁瑣乏味的工作令人望而生畏，而難以管理的任務(wù)更是充滿挑戰(zhàn)。剛開(kāi)始時(shí)，我時(shí)常漏掉一些任務(wù)或忘記其進(jìn)度，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上詢問(wèn)我的具體工作時(shí)，我總是支吾著，不能給出準(zhǔn)確的答復(fù)。為解決這個(gè)問(wèn)題，我決定運(yùn)用Excel表格系統(tǒng)化記錄審校工作任務(wù)。首先，我會(huì)新建Excel表格，添加標(biāo)題行。例如，對(duì)于審校工作，我會(huì)設(shè)置“文件名稱”“文件鏈接”“問(wèn)題”“解決方案”和“狀態(tài)”等標(biāo)題，以便更直觀地管理任務(wù)。接著，我會(huì)逐一添加工作任務(wù)，對(duì)于每一項(xiàng)任務(wù)，我會(huì)記錄文件名稱和鏈接，并在“問(wèn)題”一欄中描述需解決的難點(diǎn)。在“解決方案”一欄中，我會(huì)記錄解決問(wèn)題的具體措施和步驟。隨著任務(wù)的開(kāi)展，我會(huì)不斷在“狀態(tài)”一欄中更新進(jìn)展情況，例如“已完成”“正在處理”“等待中”。如此一來(lái)，當(dāng)我需要知道某項(xiàng)工作的進(jìn)展時(shí)，直接通過(guò)“排序”和“篩選”功能找到我要的那一列，就能快速找到它們的狀態(tài)和待解決的問(wèn)題，更高效地完成工作。最后，當(dāng)任務(wù)完成后，我會(huì)在備注欄中添加詳細(xì)說(shuō)明，以便日后查閱。通過(guò)Excel表格制度化地記錄和分配任務(wù)，雖然在前期會(huì)花費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但避免了遺漏和重復(fù)工作，讓工作更加有序和高效。

除此之外，我還承擔(dān)著3000案例法語(yǔ)翻譯項(xiàng)目的管理工作，這是部門內(nèi)重要的翻譯任務(wù)之一，也與我的專業(yè)密切相關(guān)。在項(xiàng)目中，我的主要職責(zé)是分配和管理翻譯任務(wù)。在將案例分組、為5名法語(yǔ)翻譯分配任務(wù)之后，甘特圖（又稱為橫道圖、條狀圖，以圖示的方式通過(guò)活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間）重磅登場(chǎng)，這是我在管理翻譯項(xiàng)目時(shí)使用的又一個(gè)非常實(shí)用的工具。它能將時(shí)間線和任務(wù)進(jìn)度可視化，并對(duì)進(jìn)度的滯后或提前進(jìn)行快速反應(yīng)并發(fā)出提示，從而使項(xiàng)目進(jìn)度可控。

項(xiàng)目開(kāi)始之初，我首先與團(tuán)隊(duì)成員討論確定了需要完成的所有任務(wù)，例如翻譯、校對(duì)、審校等，并按時(shí)間順序排列任務(wù)，確定整個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間范圍，以便將任務(wù)分配到相應(yīng)的時(shí)間段。之后，將所有任務(wù)添加到甘特圖中，按完成時(shí)間周期和緊急程度設(shè)置不同的優(yōu)先級(jí)，為每項(xiàng)任務(wù)設(shè)置預(yù)期完成日期。甘特圖一旦創(chuàng)建完成，我便會(huì)根據(jù)實(shí)際進(jìn)度跟蹤任務(wù)的完成情況。如果任務(wù)提前，我相應(yīng)地調(diào)整剩余任務(wù)的時(shí)間，并通知團(tuán)隊(duì)成員；如果預(yù)計(jì)會(huì)有滯后，則根據(jù)圖中的預(yù)期完成日期重點(diǎn)跟蹤該任務(wù)，及時(shí)提醒每一位成員。