多任務(wù)交叉

文/卓思岑（對外經(jīng)貿(mào)大學(xué)）

多任務(wù)交叉是聯(lián)合國工作的常態(tài)，所以很考驗(yàn)安排和規(guī)劃的能力。

聯(lián)合國總部會給各個(gè)機(jī)構(gòu)下達(dá)總體指導(dǎo)文件，具體的細(xì)則可在實(shí)際操作中完善，所以工作安排必須嚴(yán)格遵循聯(lián)合國的項(xiàng)目時(shí)間表。作為實(shí)習(xí)生，我需要遵照官員的具體要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，有不確定的事項(xiàng)及時(shí)向項(xiàng)目助理請教。項(xiàng)目事務(wù)署是一個(gè)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃的組織，承接的活動多種多樣，而且時(shí)間線都會有交叉，呈現(xiàn)多線并行的狀態(tài)。2023年初，項(xiàng)目事務(wù)署就整理了年度會議安排和工作計(jì)劃，實(shí)習(xí)生需要通過這樣的文件把握本機(jī)構(gòu)的工作安排，并且在任務(wù)下達(dá)時(shí)準(zhǔn)確歸類。比如，第一季度落地的供應(yīng)商方面項(xiàng)目是“供應(yīng)商能力培訓(xùn)項(xiàng)目”，這個(gè)項(xiàng)目貫穿了整個(gè)第一季度，從1月到4月都有不同的安排。但是與此同時(shí)進(jìn)行的還有國際組織間會議“聯(lián)合國/國際組織緊急響應(yīng)工作研討會”和“供應(yīng)商能力評估項(xiàng)目”的實(shí)施，所以在工作中，需要明確工作的“主旋律”，分清長期和短期。在收到任務(wù)文件時(shí)對照項(xiàng)目時(shí)間線，將文件歸類進(jìn)相應(yīng)的項(xiàng)目文件夾里，并及時(shí)完成任務(wù)。

項(xiàng)目事務(wù)署有時(shí)候會一次性下達(dá)多個(gè)任務(wù)。比如在承辦會議期間，可能會同時(shí)收到三個(gè)任務(wù)：新聞稿撰寫、嘉賓發(fā)言稿翻譯、會議時(shí)間線整理。在實(shí)習(xí)的初期，同時(shí)收到多個(gè)任務(wù)時(shí)我難免會有些手忙腳亂，因?yàn)檫@樣的工作不是一個(gè)人面對著電腦就能夠完成的，需要與嘉賓和公眾號負(fù)責(zé)人對接，多次提交并接受反饋，確定具體的格式和細(xì)節(jié)。隨著實(shí)習(xí)經(jīng)驗(yàn)的積累，小組的搭檔們逐漸探索出了高效的工作模式：首先進(jìn)行會議進(jìn)程時(shí)間整理，理清每一個(gè)嘉賓和專家小組討論的內(nèi)容；其次翻譯嘉賓發(fā)言稿，把初稿在小組內(nèi)按照會議議程進(jìn)行初步核對，接著交給項(xiàng)目官員修改反饋，收到修改建議后聯(lián)絡(luò)發(fā)言嘉賓詢問具體細(xì)節(jié)；最后依據(jù)發(fā)言稿重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行濃縮提煉，寫出新聞稿。在整個(gè)過程中需要一直保持清醒的頭腦和明確的思路，厘清每個(gè)稿件之間的區(qū)別與聯(lián)系，而且要兼顧工作和反饋兩個(gè)部分，同時(shí)考慮到反饋的時(shí)間差。