大數(shù)據(jù)視域下提升事業(yè)單位檔案管理效率的策略分析

摘要：在大數(shù)據(jù)的推動之下，事業(yè)單位檔案管理工作正在一步步從人工管理傳統(tǒng)領(lǐng)域向信息化領(lǐng)域邁進，有越來越多先進的軟硬件設(shè)備被引入和應(yīng)用到了事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，在提升事業(yè)單位檔案管理效率方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因為有多種先進技術(shù)設(shè)備的相互配合與合作，加之國家近些年陸續(xù)出臺了諸多支持政策，事業(yè)單位檔案管理工作的改革勢頭越發(fā)強勁。當(dāng)前事業(yè)單位亟需制定出更具科學(xué)性與合理性的檔案管理機制，不斷創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理方式，為逐步提升事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量和效率奠定堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；檔案管理效率

一、引言

近些年，大數(shù)據(jù)的影響力越發(fā)強勁，社會各個行業(yè)和領(lǐng)域都充分認識到了大數(shù)據(jù)的重要性，均在通過各種各樣的方式去引入和應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和相關(guān)要素，意在借助大數(shù)據(jù)的影響力來實現(xiàn)自身產(chǎn)業(yè)的創(chuàng)新與升級。事業(yè)單位檔案管理工作對大數(shù)據(jù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在兩個方面，其一是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和資源來搭建起檔案數(shù)據(jù)管理平臺，為日常檔案管理工作提供更具實效性和便捷性的管理工具；其二是借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來攻克之前檔案管理工作中出現(xiàn)的短板問題，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的效能和作用。

二、大數(shù)據(jù)的基本概念闡述

大數(shù)據(jù)是新時代發(fā)展的產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)包含著非常強大的信息網(wǎng)絡(luò)。有大數(shù)據(jù)作為支撐，借助先進的信息技術(shù)，成功實現(xiàn)了信息更大程度的共享。大數(shù)據(jù)技術(shù)在虛擬化處理海量信息資源之后再通過計算機來完成存儲。

近些年，大數(shù)據(jù)發(fā)展速度非常之快，無論是大數(shù)據(jù)分布式挖掘還是大數(shù)據(jù)分布式處理都已經(jīng)取得了相應(yīng)的成就。大數(shù)據(jù)具有洞察商機的可行性，現(xiàn)代企業(yè)可充分借助大數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的信息來加速企業(yè)自身發(fā)展速度，同時對市場缺口存在的可能性進行洞察。除此之外，大數(shù)據(jù)還具備規(guī)避風(fēng)險的作用，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以幫助企業(yè)或者相關(guān)主體來充分了解市場的發(fā)展走向以及價格趨勢變化等。

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用范圍越發(fā)廣泛，其不僅在檔案管理工作中有著充分應(yīng)用，而且在各個行業(yè)和領(lǐng)域都展現(xiàn)出不可替代的重要價值。比如醫(yī)院救治患者、警察逮捕罪犯、淘寶購物瀏覽搜索等等，都充分應(yīng)用到了大數(shù)據(jù)技術(shù)，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會中不可或缺的一個重要角色，在現(xiàn)代人的工作和生活中占據(jù)著重要位置。

三、大數(shù)據(jù)在事業(yè)單位檔案管理工作中所產(chǎn)生的強大影響

（一）大數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用到人事檔案管理當(dāng)中

事業(yè)單位中，人事檔案是整個檔案管理工作的核心管理對象之一。人事檔案是對事業(yè)單位全體工作人員個人信息以及職業(yè)變更、工作變動情況的詳細記錄，是事業(yè)單位開展人事管理工作要參考的主要依據(jù)，更是維護和保障事業(yè)單位員工合法權(quán)益的重要資料。之前在傳統(tǒng)檔案管理模式下，事業(yè)單位人事檔案管理中經(jīng)常會出現(xiàn)保管和利用不當(dāng)?shù)那闆r，由此而產(chǎn)生的負面影響更是不容忽視。自大數(shù)據(jù)技術(shù)被應(yīng)用到人事檔案管理工作當(dāng)中之后，借助各種先進的技術(shù)手段來對人事檔案進行整理和使用，人事檔案管理質(zhì)量迅速得到提升，之前人事檔案管理中存在的諸多問題也逐一得到了妥善解決和有效處理。

（二）大數(shù)據(jù)有效提升了檔案信息資源的利用率

在大數(shù)據(jù)的應(yīng)用過程中，事業(yè)單位檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)更加快速和完善，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案信息基本上都可以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)和應(yīng)用。有大數(shù)據(jù)作為技術(shù)支撐，不僅使得檔案資源得到了更深入的挖掘，檔案價值更是得到了更充分的體現(xiàn)，檔案信息資源利用率也因此得到了有效提升，如此一來，事業(yè)單位檔案信息資源從開發(fā)到利用便建立起了一個良性循環(huán)模式。

（三）大數(shù)據(jù)是推動事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的強勁力量

事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需要建立在快速反應(yīng)機制和決策機制的基礎(chǔ)之上，只有構(gòu)建起足夠科學(xué)健全的快速反應(yīng)機制和決策機制才能夠充分發(fā)揮檔案管理職能，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。但這一些都需要有充足的信息資源作為支撐，大數(shù)據(jù)便是提供充足信息資源的核心力量，有大數(shù)據(jù)的支持，檔案信息資源的開發(fā)和利用也變得更具實效性。

四、大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展新趨勢

（一）事業(yè)單位將建立起全新的檔案管理理念

不管處于什么樣的時代，事業(yè)單位的檔案管理工作都需要時刻注意減少鋪張浪費、節(jié)約資源。大數(shù)據(jù)視域下，事業(yè)單位檔案管理工作將進一步提升檔案材料的利用程度。在之前傳統(tǒng)的檔案管理模式當(dāng)中，檔案管理工作基本上都是由人工來完成的，由檔案管理人員來負責(zé)日常檔案資料的收集、整理、分類以及保存等。大數(shù)據(jù)時代則不同，大數(shù)據(jù)時代呈現(xiàn)出非常顯著的兩個特征，即非結(jié)構(gòu)化和碎片化，而這兩大特征體現(xiàn)在具體層面便是檔案管理工作對信息技術(shù)的應(yīng)用，有了信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理逐步擺脫了組卷和組件需求，而且也呈現(xiàn)出了諸多新的特征，比如檔案管理電子化、檔案管理技術(shù)化、檔案管理數(shù)字信息化等等。

（二）事業(yè)單位將提高對檔案管理工作的重視力度

在引入和應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)之后，事業(yè)單位檔案管理的效率有了顯著提升，這也引起了事業(yè)單位的高度關(guān)注，事業(yè)單位隨之對檔案管理工作也給予了更強的重視力度，開始重視檔案管理的每一個過程和環(huán)節(jié)，從細節(jié)處著手來不斷優(yōu)化和完善檔案管理工作，使得檔案管理工作更具高效性。在廣泛應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)之后，事業(yè)單位的檔案管理面貌發(fā)生了天翻地覆的變化，其利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)搭建起的管理平臺，檔案管理人員在自己的權(quán)限范圍內(nèi)隨時隨地可以調(diào)取所需要的檔案資料，完全不需要再像之前那般一本本去尋找檔案冊，只需要借助搜索引擎便可快速尋找到相應(yīng)的內(nèi)容。事業(yè)單位未來將會逐步加大對檔案管理工作的重視力度，也會有越來越多與時俱進的工作方式慢慢融入檔案管理工作當(dāng)中來。

五、大數(shù)據(jù)背景下如何有效提升事業(yè)單位檔案管理效率

（一）建立云端儲存

事業(yè)單位在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作時，第一步需要完成的任務(wù)便是構(gòu)建起一個足夠大的儲存空間，因為近些年伴隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案資源數(shù)量越發(fā)龐大，其需要足夠大的儲存空間來為海量檔案信息資源提供容身之所，如果儲存空間不夠大，那么整個數(shù)據(jù)信息的完整性將很容易遭到破壞。所以，事業(yè)單位在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)之前要建立起一個云端儲存空間，這也是其使用大數(shù)據(jù)技術(shù)來開展檔案管理工作的先決條件之一。

事業(yè)單位檔案管理工作實施云端儲存，即將單位檔案資料信息通過合適的網(wǎng)絡(luò)語言方式統(tǒng)一整合到網(wǎng)絡(luò)信息整理系統(tǒng)當(dāng)中，這樣一來，不僅有效實現(xiàn)了檔案資料的動態(tài)化管理目標，而且也在很大程度上提升了檔案資料管理的安全程度。

與此同時，事業(yè)單位在建設(shè)云存儲模式的過程中一定要對現(xiàn)有檔案管理工作中所使用到的各項基礎(chǔ)設(shè)施進行強化處理，要充分應(yīng)用起各種和檔案管理相關(guān)的軟件來同步開展檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、歸類、存檔以及使用等工作任務(wù)。云存儲的優(yōu)勢還體現(xiàn)在其不僅對檔案中的文字信息進行有效處理，而且還可以將一些經(jīng)過特殊處理后的視頻、圖片以及聲音等資料進行有效儲存。事業(yè)單位針對檔案管理工作需求建立起云端儲存可以在很大程度上保證檔案信息的完整度和精準性。

（二）全面提升數(shù)據(jù)檢索能力

事業(yè)單位中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來開展檔案管理工作，為檔案管理人員查詢檔案信息內(nèi)容提供了更多選擇方式。之前事業(yè)單位所適用的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式使得檔案信息檢索太多復(fù)雜，即便是逐一列出了檔案管理的檢索目錄，檔案管理人員也很難在短時間內(nèi)精確查找到需要查詢和使用的檔案信息。但現(xiàn)在事業(yè)單位利用大數(shù)據(jù)技術(shù)則不同，大數(shù)據(jù)技術(shù)成功實現(xiàn)了檔案資源的分類管理，事業(yè)單位檔案管理工作需要以檔案資源分類管理為基礎(chǔ)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來全面提升數(shù)據(jù)檢索能力。

（三）加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)管理創(chuàng)新突破

事業(yè)單位要瞄準檔案資源全數(shù)字化、檔案管理全自動化、電子文件全歸檔化的目標，切實提升檔案工作的管理能力與服務(wù)能力，應(yīng)對檔案資源不斷增多的挑戰(zhàn)。

首先，要繼續(xù)做好紙質(zhì)檔案資源掃描工作，通過業(yè)務(wù)外包、設(shè)備引進等方式對存量及未來增量檔案進行數(shù)字化處理，確保檔案工作“升級換代”。

其次，要充分應(yīng)用電子檔案管理平臺在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的優(yōu)勢，對數(shù)據(jù)進行快速處理與管理，實現(xiàn)檔案庫向“知識庫”“智庫”的轉(zhuǎn)變。要進一步依托該平臺對數(shù)字檔案進行深度檢索，完善平臺功能，實現(xiàn)流程自動化、格式標準化的目標。

還有，要重視轉(zhuǎn)型過程中的安全管控，利用數(shù)字水印、數(shù)字加密、云加密、內(nèi)外網(wǎng)隔離等措施，充分確保檔案資源的安全性。

（四）構(gòu)建檔案數(shù)字化保密機制

大數(shù)據(jù)視域下，事業(yè)單位在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)需要以構(gòu)建檔案數(shù)字化保密機制作為一項前提條件，要借助更加健全和完善的檔案數(shù)字化保密機制來為大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的實際應(yīng)用提供保障。建議事業(yè)單位可從以下幾個方面著手：

其一，事業(yè)單位要結(jié)合自身實際情況構(gòu)建起檔案數(shù)字化管理體系，為推動檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)。檔案工作人員要下意識去提升自己的數(shù)字化管理專業(yè)技能，并且積極大膽將各種數(shù)字化技能應(yīng)用于實際管理工作當(dāng)中。還有，事業(yè)單位要積極應(yīng)用與自身檔案管理需求相符合的監(jiān)督管理模式，以保證檔案管理的規(guī)范性和嚴謹性，進而增強數(shù)字化管理的價值和作用。

其二，事業(yè)單位檔案管理對保密性要求是非常高的，事業(yè)單位檔案資料當(dāng)中有很多都是機密信息，一旦發(fā)生泄露或者被惡意篡改所產(chǎn)生的危害和影響都不可估量。所以，事業(yè)單位亟需立起健全完善的檔案保密制度，同時加強對檔案管理人員的管理力度，增強檔案管理人員的責(zé)任意識，明令禁止檔案管理人員私自閱覽檔案信息。還有，要定期檢查檔案管理工作中所使用到的各項設(shè)備，降低設(shè)備安全隱患問題的發(fā)生概率。

（五）提升檔案管理人員的大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力

大數(shù)據(jù)時代下知識呈現(xiàn)出爆炸式增長，檔案工作要實現(xiàn)全方位、全流程、全門類管理的目標，就需要以多種技能兼具、多學(xué)科知識兼具、知識結(jié)構(gòu)更合理的人才隊伍為支撐。對于事業(yè)單位檔案工作人員來說，不僅要有較高的業(yè)務(wù)水平，較高的管理能力及科學(xué)合理的服務(wù)意識，更需要積極順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需求，全力提升大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力。關(guān)于如何有效提升檔案管理人員的大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力，建議事業(yè)單位可以從以下幾個方面來著手進行：

其一，事業(yè)單位要結(jié)合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需求以及檔案管理工作對大數(shù)據(jù)技術(shù)的實際需要來針對檔案管理人員開展以大數(shù)據(jù)技術(shù)為主題的專項培訓(xùn)，著眼于人才質(zhì)量提高、結(jié)構(gòu)優(yōu)化，對現(xiàn)有的人才進行培訓(xùn)，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，多組織舉辦以“信息技術(shù)應(yīng)用”“檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型”為專題的培訓(xùn)活動，打造創(chuàng)新型、領(lǐng)軍型人才隊伍。除大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)應(yīng)用技能之外，還要加強與大數(shù)據(jù)相關(guān)理論知識的學(xué)習(xí)，保證檔案管理人員可以學(xué)習(xí)到更全方位的大數(shù)據(jù)知識和技能，為在實際工作中自如應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)奠定基礎(chǔ)。

其二，事業(yè)單位要進一步加強網(wǎng)絡(luò)安全教育，要針對當(dāng)前檔案管理工作中應(yīng)用到的數(shù)字化檔案管理平臺以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)軟件設(shè)備等來普及安全防護知識，防護單位檔案管理網(wǎng)站和平臺的安全性，避免出現(xiàn)檔案資料信息泄露的情況，逐步增強檔案管理人員的安全防范意識，提升檔案管理人員運用檔案軟件的規(guī)范性。

其三，事業(yè)單位要進一步著眼于人才質(zhì)量提高、結(jié)構(gòu)優(yōu)化，對現(xiàn)有的人才進行培訓(xùn)，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，多組織舉辦以“信息技術(shù)應(yīng)用”“檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型”為專題的培訓(xùn)活動，打造創(chuàng)新型、領(lǐng)軍型人才隊伍。

六、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理工作迎來了全新的改革機遇，事業(yè)單位需要重新審視當(dāng)前檔案管理工作的開展現(xiàn)狀，正視其中存在的問題，加大大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入和應(yīng)用力度，深入挖掘大數(shù)據(jù)技術(shù)資源，逐步提高對檔案管理的信息化、智能化、數(shù)據(jù)化管理水平，從整體上提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

作者單位：施林林 河北省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第六地質(zhì)大隊

參? 考? 文? 獻

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施林林（1987.07-），女，漢族，河北石家莊，碩士，研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論與發(fā)展和檔案信息化。