基于HRP與OA系統(tǒng)的后勤物資管理全流程優(yōu)化研究

尹莎　謝洋

關鍵詞：后勤物資；全流程管理；醫(yī)院資源規(guī)劃（HRP）；辦公自動化（OA）

中圖法分類號：TP311 文獻標識碼：A

HRP由成熟的企業(yè)資源規(guī)劃（enterprise resource planning，ERP）發(fā)展而來，并將其應用于醫(yī)院運營管理，實現(xiàn)資金流、業(yè)務流和數(shù)據(jù)流之間的有效結合與互聯(lián)互通，是指融合現(xiàn)代管理理念，整合醫(yī)院各類資源，進行統(tǒng)一規(guī)劃管理。辦公自動化（office automation，OA）系統(tǒng)負載輕，開放性好，系統(tǒng)維護升級方便，網(wǎng)絡辦公不受到地域的限制，能夠實現(xiàn)對文本、圖像、聲音等信息的訪問，具有良好的使用性能。

醫(yī)院后勤物資保障工作是醫(yī)院正常運轉的基本保證和重要組成部分，其管理水平直接關系到醫(yī)院運轉的質量和效率。醫(yī)院后勤物資包括辦公用品、被服裝具、保潔用品、維修材料、五金交電、計算機耗材及配件等，具有物資品種繁雜、工作內(nèi)容瑣碎等特點。

為滿足和提升醫(yī)院對后勤物資保障工作需求，本文基于HRP系統(tǒng)和OA系統(tǒng)對H醫(yī)院后勤物資管理流程進行優(yōu)化改造，以提高工作的時效性、統(tǒng)一性和規(guī)范性。在此次優(yōu)化系統(tǒng)建設實施過程中，分三個步驟來進行：第一步，分析現(xiàn)有流程存在的問題；第二步，結合需求和信息系統(tǒng)能實現(xiàn)的功能進行流程優(yōu)化和搭建平臺：第三步，對優(yōu)化后的管理流程進行評價和完善。

1現(xiàn)狀及存在的問題

目前，河北醫(yī)科大學第二醫(yī)院后勤保障部按照是否“零庫存”的屬性將物資分為庫存物資和專購物資，申請科室分為醫(yī)療醫(yī)技科室和行政后勤科室，申請和審批模式分為線上和線下兩種。

醫(yī)療醫(yī)技科室物資采用線上申請線下審批的模式。為了數(shù)據(jù)安全，醫(yī)院HRP系統(tǒng)連接醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)絡，醫(yī)師工作站和護理工作站都在內(nèi)網(wǎng)計算機，因此，醫(yī)療醫(yī)技科室申請物資在內(nèi)網(wǎng)計算機上登錄HRP系統(tǒng)按說明操作即可生成請領單，系統(tǒng)根據(jù)物資屬性拆單，庫存物資訂單發(fā)送至庫房保管員直接出庫，專購物資發(fā)送至采購員生成供應商訂單，依次由庫房負責人、后勤保障部主任、主管院領導審批通過后發(fā)送至供應商客戶端。

行政后勤科室物資申請和審批均采用線下模式。行政后勤科室由申請人提出書面申請，科室負責人審批通過后送至后勤保障部，庫存物資經(jīng)庫房負責人審核通過后辦理出庫，專購物資經(jīng)采購員匯總后依次由庫房負責人、后勤保障部主任、主管院領導審批通過后，采購員通過電話方式通知供應商送貨。

供應商下訂單采用線上線下結合模式。通過內(nèi)網(wǎng)HRP系統(tǒng)申請的專購物資通過線下審批通過后，采購員通過HRP系統(tǒng)供應商客戶端發(fā)送訂單，并生成訂單條形碼，通過條形碼辦理入庫，系統(tǒng)自動對應請領單生成出庫單。通過線下書面審批通過后的專購物資，由采購員電話通知供應商送貨，隨貨同行單備注使用科室，采購員手動入庫，保管員按照隨貨同行單備注的使用科室手動錄入出庫單。圖1為后勤物資供應流程圖。

基于以上模式，存在以下問題。第一，時效性差，耗時過長。只要涉及線下審批及書面材料的流轉，就需要不同角色的人見面，就需要為了克服空間的距離而花費時間，加上等待審批和等著手工錄入出庫單與出貨的時間等，經(jīng)統(tǒng)計申請與審批環(huán)節(jié)平均用時為6h，平均領用等待時間為19min。第二，準確性差，出錯率高。線下訂單經(jīng)口頭傳達，難免存在遺漏或者備注錯誤，導致多發(fā)、少發(fā)、發(fā)錯科室等情況。

2后勤物資管理流程優(yōu)化

2.1系統(tǒng)框架

梳理和重新確定后勤物資管理的要求和業(yè)務流程，在HRP系統(tǒng)總體框架基礎上OA系統(tǒng)審批流，業(yè)務大致為“物資申請單→申請審批→申請審核→下達供貨訂單→驗收入庫→出庫記賬”。重新構建的后勤物資管理模塊包括院內(nèi)HRP系統(tǒng)申請模塊、OA系統(tǒng)審批模塊、HRP系統(tǒng)出入庫管理模塊。優(yōu)化的關鍵點包括：一是將所有線上書面申請及審批改成OA系統(tǒng)：二是將審批后的結果自動反饋到HRP系統(tǒng)。

2.2 HRP系統(tǒng)流程模塊

本文基于原有的業(yè)務流程進行了優(yōu)化改造，將所有的線下書面申請和審批全部改為線上OA系統(tǒng)處理，同時信息中心加裝了跳板機，實現(xiàn)了內(nèi)外網(wǎng)的數(shù)據(jù)互通共享。

HRP系統(tǒng)在與OA系統(tǒng)對接的前后程序上較之前有所改進，分別進行了匯總和拆單操作。HRP申請單的數(shù)量為500個／天左右，若每一個都到OA系統(tǒng)走審批，則工作量太大。因此，專購物資訂單經(jīng)采購員在HRP系統(tǒng)定期匯總后提交至OA系統(tǒng)進行審批，如遇特殊情況可加急審批，一天OA審批流會保持在5個以下。OA系統(tǒng)審批通過后反饋到HRP系統(tǒng)進行拆單處理，根據(jù)不同的供應商和不同和申請科室生成多個訂單并發(fā)送至供貨商，待貨物完成驗收入庫后，系統(tǒng)再根據(jù)不同的申請科室重新組合成出庫單，由保管員辦理備貨出庫。圖2為優(yōu)化后的后勤物資供應流程圖。

2.3 OA系統(tǒng)流程模塊

嵌入HRP系統(tǒng)中的OA審批流有三個，主要是針對行政后勤科室使用：一是申請科室審批流，主要針對原采用書面申請與審批的科室：二是供應商訂單審批流，替代了原有的對供應商訂單的線下審批；三是物資發(fā)放審批流，由OA系統(tǒng)與HRP系統(tǒng)對接，審核通過后直接生成出庫單，取代了保管員依照申請批示單手工錄入的程序。

優(yōu)化后的申請科室審批流程，在其中嵌入了選擇條件，如用途分為常規(guī)辦公和特殊用途，常規(guī)辦公不超限額申請部門負責人審批通過后直接流轉到庫房，若為特殊用途，則須增加主管院領導審批環(huán)節(jié)。再如，申請單金額≥500元的申請需要主管院領導審批，原來采用書面申請，科室不知道申請單金額，因此容易造成出庫時發(fā)現(xiàn)金額超限再去找主管院領導審核的情況。另外，優(yōu)化流程后，HRP系統(tǒng)可實現(xiàn)根據(jù)物資屬性自動將庫存物資和專購物資拆分為兩個訂單，分別發(fā)送至保管員和采購員兩個角色，避免了申請科室將物資寫在一個申請單上，到庫房才發(fā)現(xiàn)需要拆分后又重新審批的情況。圖3為OA系統(tǒng)申請科室審批流程圖。

優(yōu)化后的供應商訂單流程實現(xiàn)了“匯總后審批，通過后拆分”，供應商訂單分為增加庫存和專購臨采兩種情況，優(yōu)化前是“一單一簽”的模式.即所有的書面申請都需要領導簽字審批，給領導帶來了很大的工作量。由于所有的審批都采用“面簽”的方式，大大增加了等待審批的時間。優(yōu)化的流程實現(xiàn)了“定時匯總，線上審批”，審批人用手機即可審批，審批通過后將結果反饋到HRP系統(tǒng)，自動生成供應商訂單并實現(xiàn)了“一單一碼”，驗貨后對供應商隨貨同行單掃碼入庫，入庫后保管員收到系統(tǒng)根據(jù)請領單生成的出庫單，根據(jù)出庫單備貨，備貨完成后通知申請科室領取物資或由第三方配送公司送貨至科室。圖4為OA系統(tǒng)后勤物資管理科室供應商訂單流程圖。

無論是庫存物資還是專購物資，經(jīng)申請科室負責人審批通過后都要經(jīng)庫房負責人審核，審核其領用物資種類和數(shù)量的必要性。比如，醫(yī)療醫(yī)技科室及醫(yī)務處、護理部、感染控制處、住院處等與臨床工作緊密相關的職能科室或窗口科室可以領用白大衣等工作服，而一般的行政人員是不可以領用的。因此，庫房負責人對醫(yī)院物資的管控和成本的管理是必不可少的角色。圖5為OA系統(tǒng)后勤物資管理科室發(fā)放流程圖。

3應用效果評價

將OA系統(tǒng)與HRP系統(tǒng)相結合，實現(xiàn)了多部門使用、多級別審批的工作全部線上完成，提高了后勤物資管理工作的高效性、規(guī)范性和準確性，同時為醫(yī)院節(jié)約了人力成本和財力成本，做到了痕跡管理、有據(jù)可循。

3.1提高工作時效性

后勤物資領用審批流程在OA系統(tǒng)的應用，簡化了辦公流程，避免了“找人、等人”的現(xiàn)象，減少了審批的等待時間，相關負責人在移動上網(wǎng)設備上處理即可，增加了處理工作的靈活性，縮短了審批周期，提高了辦事效率和執(zhí)行力。

除了OA系統(tǒng)本身的優(yōu)勢能提高工作效率，其與HRP系統(tǒng)對接后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)更為規(guī)范，格式更為統(tǒng)一。HRP系統(tǒng)采用結構化模板式界面，對每個字段進行系統(tǒng)控制和校驗，防止漏填和錯填，一次性審批通過，避免了申請人采用無格式敘述性文字填報導致多次退回和修改的情況發(fā)生，極大地提高了工作效率。

OA系統(tǒng)可記錄流程中每一個環(huán)節(jié)的發(fā)生時間節(jié)點，能夠方便準確地統(tǒng)計出每個環(huán)節(jié)的時長。對比流程優(yōu)化前后的1個月的平均申請審批和貨物領取等待時長，優(yōu)化后的申請與審批環(huán)節(jié)平均用時由6h降低到2.5h，縮短了58.3%：平均領用等待時間由19min降低到7min，縮短了63.2%。

3.2規(guī)范操作流程，提高工作質量

兩個系統(tǒng)集成后，數(shù)據(jù)的字段內(nèi)容和格式部是統(tǒng)一調(diào)用HRP系統(tǒng)中物品字典的數(shù)據(jù)，有些字段是可選擇的，如物資名稱、規(guī)格等，有些字段是填寫的，如數(shù)量、備注等。因此，由HRP系統(tǒng)轉錄到OA系統(tǒng)里的表格格式一致，且能自動生成金額合計，便于條件判斷，從而確定下一步流向，在降低出錯率的同時提高了操作的規(guī)范性和工作質量。

3.3加強痕跡管理，做到有據(jù)可循

在OA系統(tǒng)中流轉的每一個環(huán)節(jié)，系統(tǒng)都有記錄并形成電子文單、帶有修改痕跡的簽發(fā)電子文稿、關聯(lián)文件信息、電子文件運轉流程圖等，有效確保了無紙化辦公運轉模式下歸檔材料的完整性，切實保留了文件之間直接的完整、清晰的相互關系，極大豐富了檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了信息資源整合。

3.4為醫(yī)院節(jié)約成本

此次流程優(yōu)化不但提高了工作質量和工作效率，也為醫(yī)院節(jié)約了人力成本和物力成本。一般申請人為本院員工，把原來等待審批、返工糾錯和等待領取物資的時間用在了其他工作上，大大減少了人力的投入。OA系統(tǒng)采用了無紙化辦公，在減少了紙張的同時也減少了相應打印耗材、筆墨、書釘?shù)绕渌k公費用，為醫(yī)院節(jié)省了相關開支。

4結束語

通過轉變傳統(tǒng)工作模式，完成物資供應流程再造，在有效提升物資供應效率和效益、改進服務質量、降低運營成本的同時，便于醫(yī)院集中人力、物力、財力，專注于提升醫(yī)療技術水平。

優(yōu)化后的后勤物資全流程管理實現(xiàn)了OA系統(tǒng)與HRP系統(tǒng)互聯(lián)互通、高效集成，實現(xiàn)了申請和審批全流程線上處理，實現(xiàn)了標準化流程管理，簡化了后勤物資的管理流程，大幅度提高了工作效率，降低了醫(yī)院運營和審計的風險，提高了醫(yī)院綜合管理水平和臨床一線的服務質量。

作者簡介：

尹莎（1987—），本科，經(jīng)濟師，研究方向：醫(yī)院成本管理。