財務(wù)機器人上崗實現(xiàn)流程處理自動化

文/王幽曼 中車唐山機車車輛有限公司

發(fā)展是人類社會永恒的主題，人工智能作為科學(xué)技術(shù)躍上新階段的產(chǎn)物，正在翻天覆地改變著人類的生產(chǎn)生活方式。流程自動化技術(shù)是人工智能的最初狀態(tài)，它的應(yīng)用提高了財務(wù)人員的工作效率，也提升了財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度，大大減少了業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)錯誤的概率。

裝備制造企業(yè)財務(wù)流程

公司引入財務(wù)機器人的重要性。為了解決企業(yè)財會工作內(nèi)容龐大的問題，我們研究了智能化的會計工作系統(tǒng)開發(fā)形態(tài)和流程，最終選擇了財務(wù)機器人，它可以幫助企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)會計的轉(zhuǎn)型，目前公司財務(wù)管理中許多流程都滿足財務(wù)機器人的使用條件。

一是工作量大且單一。公司采購核算的標(biāo)準(zhǔn)流程：物料正式入庫；采購合同、采購入庫單和采購發(fā)票進行匹配；審核業(yè)務(wù)的真實性，主要是業(yè)務(wù)的發(fā)票信息審核，該項審核是對采購掛賬流程合規(guī)性的保駕護航，每個審核步驟的檢查要點固定，工作性質(zhì)較為單一，并且財務(wù)人員人工稽核容易出錯，核算質(zhì)量不高，造成財務(wù)數(shù)據(jù)失真。二是資料準(zhǔn)備時間過長。承兌資料準(zhǔn)備時間過長，影響公司的付款時效。當(dāng)公司處于集中付款的時段，存在大量提報承兌付款的情況，導(dǎo)致采購會計為保證付款時效需要加班加點。三是財務(wù)會計向管理會計的轉(zhuǎn)型。企業(yè)更需要管理會計幫助管理者獲取更精準(zhǔn)、更實時的業(yè)務(wù)支持?jǐn)?shù)據(jù)，來應(yīng)對眾多的不確定性，但實際情況是，公司財務(wù)人員的大部分時間忙著基礎(chǔ)核算會計工作，沒有時間涉及企業(yè)的經(jīng)營管理，對財務(wù)價值的創(chuàng)造力較小。

RPA（流程自動化）機器人實踐應(yīng)用思路

RPA財務(wù)機器人的出現(xiàn)是流程自動化技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用的基礎(chǔ)，借助于認(rèn)知技術(shù)，可以實現(xiàn)財務(wù)處理流程的自動化。我們將標(biāo)準(zhǔn)化、重復(fù)性、數(shù)據(jù)量大的工作交給RPA財務(wù)機器人，讓它取代財務(wù)人員的操作，這樣就提高了財務(wù)人員的工作效率和人員配備的合理性。在機器人的具體應(yīng)用過程中，公司解構(gòu)原有流程，重新全面梳理應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程，按照業(yè)務(wù)需求量身打造自動化執(zhí)行工作流，并根據(jù)合規(guī)性和靈活性組合采購核算的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)，選擇工作量大的財務(wù)環(huán)節(jié)來建設(shè)財務(wù)機器人。

采購核算自動化。采購核算RPA主要完成一些機械重復(fù)性工作，例如，人工在財務(wù)系統(tǒng)的制單、匹配以及傳遞等，財務(wù)人員可將工作重點轉(zhuǎn)移到查驗審核上，提升工作效率。依據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的規(guī)則，將圖像信息作為判定要點，實現(xiàn)圖片的轉(zhuǎn)換與原始加工，并完成Excel信息登記。一是發(fā)票數(shù)據(jù)要素，包括發(fā)票金額、增值稅稅額、發(fā)票號及開票日期。二是合規(guī)性數(shù)據(jù)要素，包括物料名稱、物料數(shù)量、合同編號及采購訂單編號，分別匹配稅局信息、SAP采購訂單信息、合同信息及紙質(zhì)發(fā)票信息。自動進行“三單”匹配后，機器人制證，生成采購應(yīng)付賬款的會計憑證，并且登錄增值稅認(rèn)證平臺進行發(fā)票認(rèn)證。

承兌資料準(zhǔn)備自動化。承兌資料準(zhǔn)備RPA主要應(yīng)用于辦理承兌的資料準(zhǔn)備階段，準(zhǔn)備合規(guī)性審核的背景資料。通過大批量執(zhí)行優(yōu)勢提升業(yè)務(wù)的執(zhí)行速度，縮短業(yè)務(wù)響應(yīng)時間，保持高效作業(yè)。

銀行對賬自動化。銀行對賬RPA主要應(yīng)用于多個銀行系統(tǒng)間的操作，核對銀行存款科目、企業(yè)賬目與銀行賬目是否一致，并作為銀行存款科目的附列資料數(shù)據(jù)保存，通過自動下載數(shù)據(jù)，再根據(jù)固定規(guī)則進行核對，可以減輕財務(wù)人員的工作量。

裝備制造企業(yè)引進RPA機器人的優(yōu)勢及局限性

日益增長的人工智能需求加快了RPA技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)希望根據(jù)人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段壓縮成本，同時為企業(yè)帶來效益。財務(wù)管理一直都是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點應(yīng)用領(lǐng)域和天然場景，而面對人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)的介入，公司一方面要積極嘗試新興技術(shù)，促進財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，幫助企業(yè)提升經(jīng)營能力；另一方面需斟酌可能存在的問題和風(fēng)險，做好防范風(fēng)險的預(yù)案。

引進RPA機器人的優(yōu)勢表現(xiàn)為：

有效提升財務(wù)工作效率。以承兌資料準(zhǔn)備為例，假設(shè)辦理一筆承兌準(zhǔn)備材料需要約25分鐘，2020年度開立承兌時，準(zhǔn)備承兌資料用時約2810小時。將這些流程固定、規(guī)則明確的高重復(fù)性環(huán)節(jié)借助RPA技術(shù)批量處理，降低了人工成本，提高了企業(yè)財務(wù)的運營效率和響應(yīng)速度。

保障財務(wù)工作質(zhì)量。以增值稅發(fā)票審核為例，機器人提取相關(guān)數(shù)據(jù)，包括OCR識別文字信息；自動登錄啟動相關(guān)系統(tǒng)，包括SAP、稅局平臺、合同系統(tǒng)等，RPA財務(wù)機器人的整體操作過程都是根據(jù)固定規(guī)則執(zhí)行，使得審核的準(zhǔn)確率大幅度提升，同時消除了業(yè)務(wù)操作的不一致性，保障了財務(wù)工作質(zhì)量。

節(jié)約經(jīng)營成本。首先，RPA是指虛擬勞動力，通過提升業(yè)務(wù)處理效率，將財務(wù)人員從重復(fù)的財務(wù)工作中解放出來從事更重要的工作，以此降低人員成本；其次，基于RPA不改變現(xiàn)有系統(tǒng)、不依賴復(fù)雜開發(fā)的特點，通過模擬人的操作步驟完成財務(wù)流程，可以訪問多個系統(tǒng)，加快了業(yè)財信息的融合，節(jié)約各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成成本，從而降低信息化整合成本。

當(dāng)然，財務(wù)機器人為公司帶來了便利和收益，同時也要明確財務(wù)機器人的局限性：

RPA的絕對優(yōu)勢體現(xiàn)在對重復(fù)性強、業(yè)務(wù)規(guī)則明確、流程標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理上，但在實際應(yīng)用過程中，由于公司的會計核算業(yè)務(wù)流程沒有完全實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，以增值稅發(fā)票為例，有些物料名稱填寫不規(guī)范，造成審核不通過，需要人工干預(yù)處理。

RPA不但對系統(tǒng)平臺的穩(wěn)定性有要求，同時很大程度上依賴于執(zhí)行規(guī)定及業(yè)務(wù)流程的固化程度。當(dāng)系統(tǒng)頁面模塊變化或業(yè)務(wù)流程發(fā)生改變時，RPA可能不能正常運作，此時公司就要投入時間和資源進行優(yōu)化部署。為了保障財務(wù)機器人正常有序運行，公司需要設(shè)計詳細的跟蹤優(yōu)化機制。

人工智能的發(fā)展正在改變我們的時代，使傳統(tǒng)會計行業(yè)不得不直面這場席卷而來的變革和挑戰(zhàn)。人工智能在會計核算和管理領(lǐng)域發(fā)揮著積極作用，它建立了關(guān)于會計知識、會計邏輯、數(shù)學(xué)思維、統(tǒng)計方法和計算機語言的系統(tǒng)性支持，通過抓取“大數(shù)據(jù)”嵌入重要性參數(shù)與數(shù)學(xué)建模提供輔助決策信息。這一切都對財務(wù)人員的技能提出了更高的要求，財務(wù)人員要真正接觸人工智能會計成果平臺，了解機器人的工作原理和機制并熟練操作，有需要的情況下可定期組織財務(wù)人員培訓(xùn)，引導(dǎo)財務(wù)人員轉(zhuǎn)型升級。

RPA財務(wù)機器人在裝備制造企業(yè)的實踐應(yīng)用足以說明，借助數(shù)字化信息手段，讓機器人完成重復(fù)性財務(wù)工作，可以推進財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動財務(wù)人員向復(fù)合型人才靠攏。與此同時，RPA機器人借助自動化處理，進一步規(guī)范了管理流程，提高了工作效率，提升了會計核算質(zhì)量和財務(wù)管理能力，促使財務(wù)管理在公司治理中發(fā)揮更大作用。商