員工檔案進(jìn)入信息化時(shí)代

高文靜

當(dāng)前，我國(guó)各個(gè)組織機(jī)構(gòu)在數(shù)字化建設(shè)方面仍處于摸索階段，較為成熟的領(lǐng)域主要集中在銷售、配送以及生產(chǎn)、采購(gòu)等領(lǐng)域，人力資源管理等職能領(lǐng)域數(shù)字化程度不深刻，也不成熟。數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)是現(xiàn)在進(jìn)行時(shí)，而我們要做的是數(shù)字化向智慧化的升級(jí)轉(zhuǎn)型。之所以有數(shù)字轉(zhuǎn)型，根本目的就是想借用計(jì)算機(jī)的能力來(lái)幫助我們做數(shù)字信號(hào)的各種處理，從而獲得我們?cè)谀M環(huán)境下不具備的能力。以員工檔案管理為例，信息數(shù)據(jù)的處理人也可以做到，但是當(dāng)我們面對(duì)數(shù)以萬(wàn)計(jì)的檔案資料，龐大的人力成本是組織難以承擔(dān)的。而檔案信息化就是模擬空間向數(shù)字空間遷移的過(guò)程。之前的數(shù)字檔案即掃描數(shù)字化，僅僅是檔案工作轉(zhuǎn)型的第一步，還需要管理治理重建重構(gòu)秩序等智慧化功能。尤其在傳統(tǒng)的人事管理方面，想要結(jié)合數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)型和發(fā)展，還需要一定時(shí)間的探索。這個(gè)最基礎(chǔ)的人事管理如何與大數(shù)據(jù)結(jié)合起來(lái)，以實(shí)現(xiàn)人和事的統(tǒng)一，需要從思維上、技術(shù)上、人員配置上進(jìn)行轉(zhuǎn)型。

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

以往的檔案管理工作，主要通過(guò)人工方式進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，檔案存儲(chǔ)的效率往往較低，也會(huì)出現(xiàn)較多的人工失誤，影響檔案管理的實(shí)效性?，F(xiàn)如今，推動(dòng)檔案信息化發(fā)展，則能夠借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，可以將大量數(shù)據(jù)信息自動(dòng)存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)中，有效地減少了信息處理的時(shí)間，能夠提升檔案整理的效率，也不用占據(jù)較多的空間，減少了檔案存儲(chǔ)的成本。而且，在檔案信息化建設(shè)中，也能夠在信息系統(tǒng)中進(jìn)行自動(dòng)備份，有效地防止數(shù)據(jù)信息丟失，確保數(shù)據(jù)信息的完整性。

檔案信息化建設(shè)不僅有利于優(yōu)化檔案存儲(chǔ)方式，還能夠?yàn)闄n案信息查詢工作提供更大的便利，提高檔案使用的效率。在以往的紙質(zhì)檔案管理中，要對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢，則需要對(duì)較多的紙質(zhì)檔案進(jìn)行查找，耗費(fèi)較多的時(shí)間，無(wú)法在較短的時(shí)間內(nèi)獲取目標(biāo)文件。而在檔案信息化發(fā)展中，檔案信息能夠分類存儲(chǔ)在相應(yīng)的信息系統(tǒng)中，在查詢有關(guān)信息時(shí)，可以借助檢索功能，通過(guò)檢索關(guān)鍵字即可獲取所需要的資料，這樣極大地縮短了信息查詢的時(shí)間。

檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)

●大數(shù)據(jù)技術(shù)水平有待提升

多數(shù)組織內(nèi)部的信息技術(shù)水平還較低，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用還不夠成熟，無(wú)法有效地發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的作用，阻礙檔案信息化進(jìn)程。一些組織在檔案信息技術(shù)研發(fā)方面缺乏重視，信息技術(shù)創(chuàng)新能力較低。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作也提出了更高的要求，這就需要強(qiáng)化技術(shù)創(chuàng)新，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，制定個(gè)性化的信息管理系統(tǒng)和平臺(tái)，而單位自身的信息技術(shù)水平還無(wú)法滿足檔案信息化發(fā)展的要求，影響檔案信息化建設(shè)的成效。

●檔案信息化系統(tǒng)缺乏安全性

在檔案信息化建設(shè)中，不僅要關(guān)注檔案管理體系建設(shè)，還要做好信息系統(tǒng)維護(hù)工作，要確保檔案信息化的安全。但是，較多單位對(duì)檔案信息化安全維護(hù)工作缺乏重視，不能定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查和修護(hù)，從而會(huì)造成信息系統(tǒng)更新不及時(shí)、系統(tǒng)存在漏洞等問(wèn)題，影響檔案信息系統(tǒng)的使用效果，還更加容易受到外部人員的入侵，導(dǎo)致內(nèi)部檔案信息資源遭到泄露，增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

●綜合型人才較為缺乏

許多組織針對(duì)檔案工作人員缺乏良好的培養(yǎng)體系，無(wú)法為檔案人員專業(yè)能力的提升提供較大的幫助，使得內(nèi)部檔案人員的綜合能力缺乏明顯的提升。而且，較多檔案工作人員對(duì)信息技術(shù)的了解不足，對(duì)檔案信息化建設(shè)也缺乏有效的認(rèn)知，這就使得檔案信息化復(fù)合人才較為缺乏，無(wú)法有效地滿足檔案信息建設(shè)工作的實(shí)際要求，影響檔案信息建設(shè)的質(zhì)量。

利用大數(shù)據(jù)強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

●提高檔案信息化系統(tǒng)的安全性

大數(shù)據(jù)下，檔案信息建設(shè)過(guò)程中面臨著嚴(yán)重的安全問(wèn)題，這就需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全維護(hù)，要確保系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全運(yùn)行，這樣才能夠更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，確保檔案管理工作的良好落實(shí)。要提高內(nèi)部的信息技術(shù)水平，要構(gòu)建專業(yè)性較強(qiáng)的信息技術(shù)人才隊(duì)伍，促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)和平臺(tái)的高質(zhì)量建設(shè)，促進(jìn)系統(tǒng)和平臺(tái)的高效運(yùn)行。此外，還需要定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)和平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)，要及時(shí)地檢查系統(tǒng)是否存在漏洞，對(duì)可能存在的問(wèn)題采取有效的防范措施，降低系統(tǒng)被病毒、木馬入侵的風(fēng)險(xiǎn)。提升檔案信息化系統(tǒng)的安全性，可以解決海量電子檔案數(shù)據(jù)的安全長(zhǎng)久保存問(wèn)題。因此，組織迫切需要采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，大力建設(shè)電子檔案安全存儲(chǔ)平臺(tái)，為海量電子檔案的長(zhǎng)久安全保管創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境。

●虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)備份

實(shí)體檔案由于存儲(chǔ)不便、查找耗力、規(guī)格特殊、形態(tài)各異等特點(diǎn)，使檔案工作開(kāi)展困難。通過(guò)虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的使用，減少對(duì)檔案的調(diào)用，記錄檔案存儲(chǔ)位置，形成獨(dú)立的虛擬存儲(chǔ)空間，并與現(xiàn)實(shí)檔案管理工作結(jié)合，能夠有效提升檔案管理工作的規(guī)范性，解決實(shí)物檔案?jìng)浞輪?wèn)題、保存問(wèn)題和損耗問(wèn)題。數(shù)字資源主要分為在線數(shù)據(jù)、近線數(shù)據(jù)和離線數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性特征，因此，數(shù)字資源的三種形式都是采集對(duì)象，為使數(shù)據(jù)具有代表性，需要對(duì)數(shù)據(jù)收集方式進(jìn)行調(diào)整。虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)能夠?qū)n案數(shù)據(jù)化，便于工作者查找相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)查找的結(jié)果更加直觀，數(shù)據(jù)查找過(guò)程更加便利。

●加大資金支持

在檔案管理信息化建設(shè)工作中，往往存在資金投入較少的問(wèn)題，使得檔案信息管理系統(tǒng)無(wú)法升級(jí)。因此，要加大資金支持，涵蓋信息資源的采集、接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等全過(guò)程規(guī)范化管理，提高檔案館業(yè)務(wù)管理的效率和資源服務(wù)的安全可靠性，滿足利用者和檔案管理者的需求。

●強(qiáng)化復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)下，想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，組織應(yīng)采用先進(jìn)的設(shè)備和信息技術(shù)手段對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)、高效的全面動(dòng)態(tài)管理。這對(duì)檔案工作人員的能力提出了更高的要求，需要檔案工作人員能夠多元化發(fā)展，更好地滿足檔案信息化建設(shè)的要求。要針對(duì)檔案工作人員定期開(kāi)展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)檔案管理相關(guān)的規(guī)定、專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案信息平臺(tái)等內(nèi)容進(jìn)行講解，推動(dòng)檔案工作人員多元化發(fā)展，提升工作人員的綜合能力。相關(guān)員工應(yīng)具備超級(jí)管理員資質(zhì)，通過(guò)掌握檔案上架、案卷實(shí)時(shí)登記、案卷清點(diǎn)、人員出入庫(kù)管理、檔案查詢等流程，可實(shí)現(xiàn)管理方式無(wú)紙化、檔案存儲(chǔ)位置圖形化和數(shù)字化、進(jìn)出庫(kù)手續(xù)自動(dòng)化的現(xiàn)代化檔案管理工作，使整個(gè)檔案管理水平實(shí)現(xiàn)飛躍。另一方面，組織可以與當(dāng)?shù)馗咝＿M(jìn)行合作，共同培養(yǎng)專業(yè)性較強(qiáng)的檔案信息人才，加強(qiáng)專業(yè)檔案人才儲(chǔ)備，拓展內(nèi)部檔案信息人才隊(duì)伍，提升檔案人員的整體能力，更好地發(fā)揮檔案人員的工作潛能，為檔案信息化建設(shè)提供有力的支持。

●建立智能檢索和共享服務(wù)平臺(tái)

通過(guò)局域網(wǎng)智能檢索門戶，對(duì)組織內(nèi)部檔案進(jìn)行檢索。結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、面向?qū)ο箝_(kāi)發(fā)技術(shù)、信號(hào)處理、微弱信號(hào)檢測(cè)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)藏實(shí)體檔案和人員進(jìn)行感知、跟蹤管理。運(yùn)用“數(shù)字檔案館”實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理的可視化，主要以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，通過(guò)物品信息的交換和通信，就能對(duì)檔案進(jìn)行識(shí)別、定位、追蹤、監(jiān)控和管理，實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化和精細(xì)化管理。在檔案管理中，憑借電子標(biāo)簽、閱讀器、服務(wù)器等基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理環(huán)境建設(shè)，再以自動(dòng)感知、智能調(diào)節(jié)、檔案追蹤等功能，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理監(jiān)控，從而提升管理效率，降低管理成本。

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理建設(shè)需要不斷加強(qiáng)創(chuàng)新力度，圍繞核心業(yè)務(wù)和核心價(jià)值，建立數(shù)字檔案管理模式，挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，建立檔案管理數(shù)據(jù)共享制度，推動(dòng)云計(jì)算基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建立數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)，重視云計(jì)算基礎(chǔ)創(chuàng)新，開(kāi)發(fā)語(yǔ)義分析、數(shù)據(jù)挖掘、虛擬現(xiàn)實(shí)等新技術(shù)的使用。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)下的檔案管理制度也存在資源浪費(fèi)和數(shù)據(jù)保密問(wèn)題，為解決服務(wù)問(wèn)題，檔案管理部門要建立完整的數(shù)據(jù)調(diào)用制度，保持檔案信息的機(jī)密性和開(kāi)放性。

作者單位 山西警察學(xué)院