大數(shù)據(jù)讓檔案管理變得更智能

李亞楠

當(dāng)前，事業(yè)單位的發(fā)展水平不斷提升，通過各種招考模式進(jìn)入事業(yè)單位的人才變得越來越多，但是檔案管理卻仍是人們很少關(guān)注的一類職業(yè)，久而久之，檔案管理工作便陷入了尷尬的發(fā)展境地?，F(xiàn)立足于當(dāng)前發(fā)展實(shí)際，對大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題和具體的質(zhì)量提升策略予以詳細(xì)分析和闡述，希望借此不斷提升檔案管理工作水平和質(zhì)量，為事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為檔案管理的數(shù)字化發(fā)展、信息化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。主動(dòng)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求，對提升事業(yè)單位檔案管理工作的便捷性、有效性具有至關(guān)重要的意義和作用。在新時(shí)期背景下，事業(yè)單位檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，只有將大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，才能提升事業(yè)單位檔案管理效果，繼而為事業(yè)單位的發(fā)展保駕護(hù)航。

事業(yè)單位檔案的主要內(nèi)容、具體范圍、核心價(jià)值

主要內(nèi)容

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位在長期發(fā)展過程中所形成的一系列原始資料，其不僅可以見證事業(yè)單位的發(fā)展歷史，同時(shí)還記載了大量重要事件，具有明顯的規(guī)范性、服務(wù)性以及分散性特點(diǎn)。事業(yè)單位檔案記載了事業(yè)單位在整個(gè)發(fā)展階段所開展的重要活動(dòng)、發(fā)生的重大事件，其對事業(yè)單位每一項(xiàng)工作的開展而言，均具有十分重要的價(jià)值。隨著現(xiàn)階段事業(yè)單位體制改革程度日漸加深，再加上信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的大力應(yīng)用，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理工作日漸顯現(xiàn)出制度有待完善、工作方式不新穎、檔案資源利用率低等相關(guān)問題，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理水平持續(xù)下降，因此，按照事業(yè)單位本身的基礎(chǔ)運(yùn)行需求和檔案工作的發(fā)展特點(diǎn)逐步完善檔案管理工作可謂迫在眉睫。

具體范圍

第一，行政類檔案。行政類檔案普遍以上級下發(fā)的文件、本單位下達(dá)的文件、各部門工作計(jì)劃等內(nèi)容為主，這些檔案屬于行政范疇，是事業(yè)單位行政工作的核心內(nèi)容。上級文件檔案通常都是下發(fā)給各部門的學(xué)習(xí)資料，譬如與重大會(huì)議精神有關(guān)的演講比賽記錄和活動(dòng)通知等，都屬于上級文件；本單位文件以本單位的規(guī)章制度、活動(dòng)開展記錄等為主；工作計(jì)劃與總結(jié)是指各部門、各人員按照單位發(fā)展要求所撰寫的工作計(jì)劃，通過提交工作計(jì)劃和總結(jié)，便可以指導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)層改進(jìn)單位建設(shè)方案。

第二，人事檔案。人事檔案是指事業(yè)單位中每一名在編人員的檔案，記錄了在編人員的基本信息、獎(jiǎng)勵(lì)信息、懲處信息等方面。人事檔案對每一位職工來說都十分重要，無論是職稱評定或是崗位轉(zhuǎn)調(diào)，都離不開個(gè)人檔案。若是沒有個(gè)人檔案，亦或是經(jīng)過調(diào)查存在與事實(shí)不符的情況，都將被視為無效。

第三，財(cái)務(wù)檔案。眾所周知，事業(yè)單位和行政單位之間存在很大差別，因此二者的財(cái)務(wù)檔案也截然不同。事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案涵蓋了單位日常財(cái)務(wù)支出憑證，不僅有每次財(cái)務(wù)支出的用途，還有財(cái)務(wù)支出金額以及發(fā)票等，這些信息均要詳細(xì)記錄在案。另外，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案中還會(huì)涉及年度預(yù)算方案、預(yù)算調(diào)整方案、財(cái)務(wù)決算方案等，這些均可為事業(yè)單位下一階段的財(cái)務(wù)總結(jié)預(yù)算工作的開展提供支持。

第四，業(yè)務(wù)檔案。事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案普遍涵蓋了業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)考核以及業(yè)務(wù)會(huì)議記錄等多項(xiàng)內(nèi)容，譬如事業(yè)單位每年組織的招考活動(dòng)就屬于其業(yè)務(wù)范疇，其中涉及到的考試大綱和課本以及參考資料等，均屬于業(yè)務(wù)檔案。再有就是事業(yè)單位組織開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，以及由于業(yè)務(wù)需要而必需采購的期刊雜志等業(yè)務(wù)資料，都是事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案管理的主要對象。在新時(shí)期背景下，唯有提高對業(yè)務(wù)檔案管理工作的重視程度，才能為事業(yè)單位以后的業(yè)務(wù)開展提供強(qiáng)有力的支持。

核心價(jià)值

首先，檔案的核心作用在于其能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層和決策層提供參考依據(jù)，并利用其本身所具有的服務(wù)性特點(diǎn)，幫助領(lǐng)導(dǎo)層和決策層提高工作效率；再就是將檔案管理和信息化技術(shù)相結(jié)合，還能夠?yàn)楦鞑块T、各人員提供便捷的檔案信息查詢服務(wù)。

其次，事業(yè)單位檔案基本上都是以領(lǐng)導(dǎo)層公文資料為主，對此類資料加強(qiáng)管理是提升事業(yè)單位文書檔案管理水平的關(guān)鍵所在。對公文資料的紙張、字跡和傳遞流程的有效管理，體現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性。

最后，事業(yè)單位檔案管理水平和檔案部門所存儲(chǔ)檔案資料的完整程度有著密切關(guān)聯(lián)，而事業(yè)單位檔案具有分散性特征，單位內(nèi)部各職能部門均有很多檔案。正是檔案分布的分散性，使得檔案管理難度上升，進(jìn)而造成檔案收集不完善的情況出現(xiàn)。

大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)存問題

檔案信息化建設(shè)制度亟須完善

當(dāng)前，很多事業(yè)單位都沒有對檔案管理信息化建設(shè)工作加以重視，并且沒有打造出規(guī)范且有針對性的檔案管理體系，更沒有與信息技術(shù)進(jìn)行深度融合，如此一來，事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)、利用等進(jìn)程均會(huì)受到影響。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行自身信息化建設(shè)時(shí)，要重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟件環(huán)境建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)和管理擺在重要位置，進(jìn)而提高檔案信息化的建設(shè)水平。

檔案信息管理基礎(chǔ)薄弱

在開展實(shí)際工作的過程中，絕大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作人員普遍將工作重點(diǎn)放在了檔案收集和檔案整編上，而在信息化處理和信息化工具應(yīng)用方面的重視程度不足。另外，一些事業(yè)單位的信息系統(tǒng)建設(shè)水平相對來說比較落后，信息化管理能力不足，不論是硬件系統(tǒng)還是軟件操作，都難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理需求，以至于檔案信息化管理根基薄弱，難以充分發(fā)揮出信息化技術(shù)優(yōu)勢和檔案資源優(yōu)勢，最終影響事業(yè)單位的發(fā)展前景。

檔案利用路徑狹窄

絕大多數(shù)事業(yè)單位在利用檔案資源時(shí)，普遍缺乏對檔案工作現(xiàn)狀、未來發(fā)展需求的了解與分析，導(dǎo)致那些極具保存價(jià)值和利用價(jià)值的檔案資源被“束之高閣”，未能和先進(jìn)的檔案管理平臺、辦公信息系統(tǒng)等形成有機(jī)互聯(lián)格局，同時(shí)也沒有做到以需求為導(dǎo)向，不僅檔案利用方式陳舊，而且檔案資源傳遞方式也十分單一，未能有效拓寬檔案資源傳播路徑，削弱了事業(yè)單位檔案資源的價(jià)值。

檔案管理人才相對不足

人才是事業(yè)單位發(fā)展過程中所需的重要資源，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)離不開充足的人才資源?？v觀現(xiàn)狀，不難看出，人才不足始終是阻礙事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的一大因素，事業(yè)單位信息化建設(shè)工作雖在如火如荼地進(jìn)行著，但是由于受到檔案管理崗位薪酬水平和檔案管理職業(yè)發(fā)展等各種因素的影響，常常難以招聘到能力和素養(yǎng)兼?zhèn)涞膬?yōu)秀檔案管理技術(shù)工作人員，而往往杰出的檔案管理人員又極易流動(dòng)到其他部門，所以事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)力量比較薄弱。

大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量提升策略

落實(shí)制度化管理舉措，推動(dòng)檔案管理有條不紊地開展

唯有加強(qiáng)檔案管理力度，才能推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序、有效進(jìn)行。制度是企事業(yè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)保障之一，正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，若想推動(dòng)檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展，首先就要制定行之有效的管理制度。

第一，應(yīng)該詳細(xì)整理在職工作人員的檔案資料，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展要求，按照不同的檔案類別對檔案資料進(jìn)行有針對性的歸類處理，以便日后查找。另外，要完整記錄事業(yè)單位中新進(jìn)人員的檔案，對于退休人員的檔案資料，要根據(jù)具體操作程序進(jìn)行有效整理。

第二，在對事業(yè)單位中轉(zhuǎn)調(diào)人員的檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，需要制定正規(guī)的檔案提取制度和檔案轉(zhuǎn)接制度，通過此種方式保證檔案交接的過程中不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，更不會(huì)由于未能對中間環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控而致使檔案資料丟失。需要注意的一點(diǎn)是，在進(jìn)行檔案整理的過程中，檔案管理人員需要根據(jù)編號對檔案進(jìn)行有效分類，對于那些外借的檔案一定要詳細(xì)記錄在案，其中包括借出時(shí)間和歸還時(shí)間等，待檔案歸還之后需根據(jù)之前的分類標(biāo)準(zhǔn)將其放回原來的位置。

對檔案資源中的多樣化數(shù)據(jù)進(jìn)行深度整合

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，務(wù)必要持續(xù)關(guān)注檔案的信息化管理和工作轉(zhuǎn)型，要充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢。檔案管理人員要切實(shí)做好檔案數(shù)據(jù)信息歸檔以及分類工作，數(shù)據(jù)信息格式必須規(guī)范統(tǒng)一，這樣才能彰顯出信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，最終將檔案數(shù)據(jù)信息挖掘工作、提取工作等落實(shí)到位。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案數(shù)量和種類都在持續(xù)增加，從大量檔案資源中提煉有價(jià)值的信息成為了事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)。要切實(shí)做好檔案資源的整合、分類、格式調(diào)整等一系列工作，全方位、多角度地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，這樣才能推動(dòng)檔案管理工作有條不紊地開展下去。

加強(qiáng)對檔案保密技術(shù)的應(yīng)用

首先，應(yīng)充分使用先進(jìn)的防火墻技術(shù)。對防火墻進(jìn)行有效的設(shè)置和優(yōu)化，構(gòu)成優(yōu)質(zhì)的防護(hù)體系，進(jìn)而避免計(jì)算機(jī)信息外泄，全面保證檔案信息安全，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。在科學(xué)合理地使用防火墻技術(shù)的基礎(chǔ)上，應(yīng)該根據(jù)不同崗位的發(fā)展需求，及時(shí)設(shè)置好對應(yīng)的訪問權(quán)限，每個(gè)用戶均要登入對應(yīng)的端口去訪問信息。在設(shè)置好訪問權(quán)限后，還應(yīng)該定期更新訪問權(quán)限的期限，從而規(guī)避黑客入侵等問題。由于病毒具有一定的隨機(jī)性和難預(yù)測性等特點(diǎn)，事業(yè)單位一定要主動(dòng)加強(qiáng)對防火墻的監(jiān)控力度，對防火墻動(dòng)態(tài)進(jìn)行全面關(guān)注，及時(shí)過濾有害信息，若發(fā)現(xiàn)某些程序中帶有病毒，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)預(yù)警并啟動(dòng)保護(hù)程序，有效處理病毒。

其次，應(yīng)建立優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)安全保障機(jī)制。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要想建立和落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全保障機(jī)制，關(guān)鍵是要制定一系列行之有效的使用操作規(guī)程，用制度去規(guī)范檔案管理人員的行為。另外，要對計(jì)算機(jī)自身所存在的硬件問題進(jìn)行嚴(yán)密檢查，加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)，特別是要對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和單位中心機(jī)房予以定期檢查，只有這樣才能保證服務(wù)器設(shè)備的不間斷供電，從根本上提升機(jī)房環(huán)境的安全性、穩(wěn)定性。

打造檔案信息管理數(shù)字化平臺

事業(yè)單位檔案管理過程中所涉及檔案信息相對來說比較復(fù)雜，既有圖文，還有音頻、視頻等多種形式。大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)的大力發(fā)展對數(shù)據(jù)信息提取工作提出了更高的要求，為了使以上技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中得到高效應(yīng)用，就一定要和事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況相結(jié)合，全面完善單位內(nèi)部的信息化數(shù)據(jù)平臺，切實(shí)做好線上數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)提取以及數(shù)據(jù)處理等一系列工作。再者，要將檔案管理信息化平臺和互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)，通過聯(lián)網(wǎng)的方式促進(jìn)各部門檔案數(shù)據(jù)資源的共建共享，這樣便可切實(shí)提升各部門、各人員的工作效率，滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。另外，在事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化平臺的建設(shè)過程中，要注意完善平臺的對外宣傳功能，使外來訪問者能夠從中了解并掌握本單位的實(shí)際發(fā)展情況和單位文化，平臺也能從中掌握用戶的相關(guān)隱性需求，繼而更好更優(yōu)地為民服務(wù)。

加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)

首先，在新時(shí)期，事業(yè)單位應(yīng)引導(dǎo)檔案管理人員加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)專業(yè)知識、專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，使之能夠明確大數(shù)據(jù)的概念、特點(diǎn)、作用、應(yīng)用方法。還可以邀請業(yè)界專家蒞臨指導(dǎo)，加強(qiáng)檔案管理人員對大數(shù)據(jù)知識和技能的認(rèn)知，從根本上強(qiáng)化自身的大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識。

其次，事業(yè)單位檔案管理人員要具備“活到老、學(xué)到老”的精神，主動(dòng)參與單位組織的培訓(xùn)、進(jìn)修等活動(dòng)，業(yè)余時(shí)間還要經(jīng)常自學(xué)，不斷為自己“充電”，主動(dòng)探索事業(yè)單位檔案信息化管理的手段、模式，不斷提升自身的工作效率，為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

最后，事業(yè)單位可以從相關(guān)高校中選拔一部分人才，使其擔(dān)任檔案管理工作，同時(shí)要適當(dāng)提高其薪資待遇，真正留住人才，如此方可壯大檔案管理隊(duì)伍，提升檔案管理的整體水平，為以后事業(yè)單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供支持。

綜上所述，步入信息化時(shí)代后，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，唯有持續(xù)提升事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量，才能推動(dòng)事業(yè)單位的綜合發(fā)展。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，或多或少存在一些問題，當(dāng)務(wù)之急就是要落實(shí)制度化管理舉措，對檔案資源中的多樣化數(shù)據(jù)進(jìn)行深度整合，同時(shí)還要加強(qiáng)對檔案保密技術(shù)的應(yīng)用，打造檔案信息管理數(shù)字化平臺，加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)，從而提升事業(yè)單位的檔案信息化管理水平，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（作者單位：駐馬店市中心血站）